Un Archivista debe desarrollar su marca personal. ¿Has escuchado esta afirmación? Seguramente lo vez más común en otras profesiones. Pero no. Desarrollar una marca personal no es exclusivo de artistas, famosos, publicistas o especialistas del marketing. Es un concepto que aplica a cualquier persona en cualquier profesión. Abramos el telón de la siguiente historia: Érase […]
«¡Hay que implementar la estrategia cero papel! ¡Pero para qué tanto papel en esta empresa, Uds. están 20 años atrasados! Hoy en día con la estrategia cero papel se permite que la entidad todo lo haga electrónico» Dijo un consultor en sistemas a una entidad de salud. Y a él le preguntó el gerente: «Doc., […]
¿Desde dónde inicia la gestión documental?, pues obvio en el archivo. Dirán algunos o muchos. Tal vez como proceso sí inicia su diseño y planeación en el área de Archivo. Pero su aplicación inicia desde el momento que se crean los documentos, pues sin estos, no hay archivos y por ende no habría necesidad de […]
Instrumentos archivísticos es un concepto que en la implementación de la gestión documental se usa a diario. Tanto es así que pareciera (y algunos archivistas así lo hacen ver) que la gestión documental es igual a instrumentos archivísticos. Y no voy a negar que antes yo también caía en aquella práctica. Todo el tiempo solo […]
Los tiempos de retención de los documentos son un resultado de la valoración documental. En Colombia el instrumento archivístico en el que se registra el resultado de la valoración documental es la Tabla de Retención Documental. En México dicho instrumento es el Catálogo de Disposición de Documentos. En el Salvador es la Tabla de Plazos […]
Pensar que todo lo que hacemos nosotros como Archivistas es meramente operativo, para mí es un error. Sé que desde afuera hay personas que piensan que lo que un archivista hace es aburrido y poco retador para la mente. A mí eso no me ofende. Simplemente ignoran nuestra formación y por ende desconocen nuestro alcance. […]
Yyyyy la respuesta a la pregunta es: «Que la gestión documental sea valorada por todos en mi entidad». ¿Alguna vez viste en televisión un programa de concurso en el que a 100 personas le hacían una pregunta sobre un tema cualquiera y habían dos familias que competían por adivinar la respuesta más común? Fue un […]
Son 17 fuentes de ingresos para un Archivista, no 17 «ideas millonarias» Así que el objetivo de este artículo no es decirte como hacerte rico. Primero no lo sé, y si lo supiera, yo ya lo sería jejeje. Pero si te quiero dar un listado de posibles fuentes de ingresos para un Archivista y que […]
A pesar que ya hace tiempo (por lo menos en Colombia) se habla del teletrabajo, solo es hasta ahora que a raíz del COVID-19 tomó mayor fuerza; creándose para el Archivista la necesidad de definir actividades archivísticas para hacer en teletrabajo. Es muy claro que, según el nivel de tecnología implantada por las empresas para […]
No se puede tapar el sol con un dedo. Te presento los 3 obstáculos más comunes para implementar gestión documental, pero seguro hay más. El objetivo de este artículo, no es para hacer más quejas. Sino de reflexionar sobre como los podemos superar. La mayoría ve obstáculos; pocos ven objetivos; la historia registra los éxitos […]
¿El superpoder de hacer excelentes instrumentos archivísticos? Nooop. ¿El superpoder de ser un experto en Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo? Nooop. ¿El superpoder de foliar a la velocidad de la luz? (Jejeje) Nooop. ¿El superpoder de ser Archivista profesional, con especialización, maestría y doctorado? Nooop. ¿El superpoder de ser el todero de la […]
¿La codificación de estructuras organizacionales? «Aaahh eso es ponerle números a cada dependencia. ¿No?» Si eres Archivista esta no podría ser tu respuesta. Primero, porque una estructura organizacional no siempre es por dependencias o áreas. Segundo, porque no solo es poner unos números. Va mucho más allá que eso. Tercero, para poderlo hacer debes tener […]
Iniciaré este artículo sobre políticas de gestión documental con un ejemplo muy sencillo: El gerente de tu empresa firma los documentos con el lapicero de tinta húmeda porque así se ve más bonita la firma, además su esfero es de marca y tiene su nombre grabado en oro. La líder financiera todo lo imprime porque […]
Te aseguro que has vivido alguna o ambas situaciones que te voy a presentar con la identificación de series documentales: Situación #1 Suena el teléfono de tu oficina. Contestas. Es Myriam, la auxiliar de contabilidad. Llama para decirte: Tú nos dijiste en la capacitación que no archiváramos en carpetas de «comunicaciones enviadas» o «comunicaciones recibidas» […]
«Necesito normas sobre la Gestión Documental ¿en donde consulto?» Escena número 1: ¿Cuál será la norma que dice el tipo de carpeta a utilizar en los archivos? Escena número 2: ¿A quién le pregunto cuál será la norma que me dice cuanto tiempo debo de conservar los documentos? Escena número 3: ¿Cuál será la norma […]
¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales? ¿Porqué se crean las Historias Laborales? ¿Qué documentos se guardan en las Historias Laborales? ¿Cómo se deben de ubicar los documentos dentro de las Historias Laborales? ¿Por cuánto tiempo debe tu empresa conservar las Historias Laborales? Sigue leyendo. En las próximas líneas te daré respuesta a cada […]
¿Acaso la Tabla de Retención Documental es el único o más importante instrumento Archivístico? No. Ni es el único instrumento y ni es el más importante. Pero… Hay una expresión popular que dice: Tener casa no es riqueza, pero no tenerla si es pobreza. Me atrevo a comparar la Tabla de Retención Documental con la […]
Tan importante como es solucionar un trámite, lo es igual el saber conformar y organizar los expedientes que lo evidencian. Imagínate esta conversación: Gerente: Marta buenos días, ¿hay algún expediente del carro que transportaba nuestra mercancía hasta el año pasado? Secretaria: Señor González, ¿el carro de placas ABC123? Gerente: ¡Sí, ese! Secretaria: Don González, pero […]
El Inventario Documental, aquel instrumento Archivístico que seguramente ya debes de tener o que tienes contemplado realizar. Aunque no es un instrumento con un alto grado de complejidad para elaborar, si se necesita ser asumido con responsabilidad y visión archivística. Empezaré este tema así: Caso de la vida real #1 Necesitas con urgencia saber en […]
Sí, te doy la razón, un Fondo Acumulado no se organiza solo con la aplicación del Principio de Procedencia. Se necesita más que eso. Para organizar un Fondo Acumulado se debe aplicar además del Principio de Procedencia: El Principio de Orden Original. La Identificación Documental. La Clasificación Documental. La Ordenación Documental. La Descripción Documental. Por […]
Sí, es el Principio de Orden Original. Imagina este escenario: Es una tarde común y corriente en la empresa donde trabajas. Todo sigue como siempre: Servicio al Cliente recibe pedidos y el Área de Producción se pone a toda máquina para cumplir con ellos. El Área Contable sigue pagando las facturas y recuperando la cartera. […]
