Iniciaré este artículo sobre políticas de gestión documental con un ejemplo muy sencillo:
El gerente de tu empresa firma los documentos con el lapicero de tinta húmeda porque así se ve más bonita la firma, además su esfero es de marca y tiene su nombre grabado en oro.
La líder financiera todo lo imprime porque considera que si no está en físico no tiene valor.
Tú eres líder de gestión documental y quien propende por las adecuadas prácticas de estas recomendaciones.
Haz reiterado en diferentes espacios firmar solo con lapiceros de tinta seca y evitar la impresión de documentos que pueden estar en soporte electrónico.
Lastimosamente, al parecer, están haciendo caso omiso.
¿Qué debes crear para fortalecer el desarrollo de la gestión documental en tu empresa?
Sin más rodeos.
No es otra cosa que las políticas de gestión documental.
Seguro, seguro y seguro que ya has escucho esto.
Y te estarás diciendo: con los instrumentos archivísticos tengo.
Y yo te respondo:
La gestión documental no es solo instrumentos archivísticos, requiere de estrategia organizacional.
Es más, bien por ti si ya tienes los instrumentos.
Pero para que la gestión documental de tu entidad sea fuerte, es necesario crear directrices, definir las maneras de proceder, los comportamientos y las reglas vinculadas al desarrollo de la gestión documental.
¿Ves?
¿Cuántas entidades tienen instrumentos archivísticos, un área de Archivo o un CAD, pero no todas sus partes interesadas (colaboradores, directivos, proveedores, clientes, entes de control, etc) hablan el mismo idioma?
Y aún peor, a nivel organizacional, ¿cuántas empresas no tienen definida cual es su intención o compromiso en cuanto al desarrollo de la gestión documental?
¿Qué son las políticas de gestión documental?
Una política es una declaración de un compromiso o principio que la entidad establece sobre un asunto específico y determina su manera de actuar sobre este.
Observa por ejemplo la política que Amazon.es tiene establecida con respecto a las devoluciones de sus productos:
Amazon, así como terceros que venden a través del Marketplace de Amazon.es, ofrecen la devolución de la mayoría de productos dentro del plazo de 30 días desde la recepción del mismo por parte del consumidor.
Y la política financiera de Empresas Públicas de Medellín:
EPM desarrolla su Gestión Financiera atendiendo criterios de ética, transparencia, responsabilidad frente al riesgo y rigurosidad financiera, dentro del marco legal y estatutario y en línea con sus objetivos estratégicos. Lo anterior, para soportar las decisiones de inversión, obtención de recursos, reparto de excedentes financieros y manejo de liquidez, con el fin de maximizar el valor de la empresa y garantizar su sostenibilidad en el contexto del sano equilibrio entre lo social, lo económico y lo ambiental.
Siguiendo este camino, las políticas de gestión documental no son otra cosa que una declaración de un compromiso o principio que regirá el quehacer de tu entidad en lo concerniente al alcance de la gestión documental.
Observa estas políticas de gestión documental:
Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia
La Superintendencia de Industria y Comercio declara como Política Institucional de Gestión Documental su compromiso de implementar las mejores prácticas para la correcta gestión de sus documentos e información como elemento fundamental para avanzar hacia el cumplimiento de su visión institucional de controlar y apoyar la actividad empresarial así como de defender los derechos del consumidor colombiano y de la protección de datos personales; para ello reconoce la importancia de los documentos que produce en el cumplimiento de su misión y los identifica como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para la toma de decisiones basadas en antecedentes (…).
En la Agencia Nacional de Tierras – ANT reconocemos que la información se encuentra en soporte papel y electrónico, sabemos que es el sustento y evidencia de todas las actividades que se ejecutan en cumplimiento de las funciones legalmente asignadas, defendemos la aplicación de los procesos archivísticos como parte del conjunto de actividades técnicas, que contribuyen a la transparencia de nuestras actuaciones y a la mejora continua de nuestra gestión; por tal razón declaramos que la información es concebida como un activo, que se valora, cuidada y salvaguardada, en todo momento de la gestión y del ciclo vital del documento, bajo el concepto de Archivo Total, señalado en la Ley General de Archivos.
Estos dos ejemplos que te presento, son de entidades públicas puesto que las privadas no están en la obligación de publicarlas lo que dificulta conseguirlas.
Pero la estructura y la función de una política de gestión documental de una entidad pública o una privada, no son distantes.
¿Cuáles son los tipos de políticas de gestión documental que puedes crear en tu empresa?
Tipo #1. Política estratégica de gestión documental:
Esta política es la declaración máxima del compromiso, principio o directriz que tu entidad define con respecto al desarrollo de su gestión documental como soporte al cumplimiento de la misión institucional.
Esta política no es solo para el área de gestión documental.
No.
La política estratégica de gestión documental es a nivel organizacional, es decir, en ella intervienen todas las partes interesadas de la entidad, como la alta dirección, los colaboradores, proveedores, clientes, entes de control, etc.
Las dos políticas que te presenté en los párrafos anteriores, son claros ejemplos de políticas estratégicas de gestión documental.
Tipo #2. Política operativa de gestión documental:
Para ti y para mí es muy claro que la gestión documental conlleva a implementar un sinnúmero de prácticas, actividades y acciones en beneficio de la empresa.
Pero para gran parte de los que integran tu entidad lo desconocen o no lo ven como nosotros.
Piensan que solo es producir, organizar y archivar los documentos (normalmente de soporte papel).
Así que entonces es tu deber establecer las políticas operativas de la gestión documental.
Este tipo de políticas de gestión documental plantea las reglas de juego, los patrones de cada proceso y los lineamientos bajo los cuales se ejecutan los diferentes procesos de la gestión documental.
Estas políticas de gestión documental son de obligatorio cumplimiento por todas las partes interesadas de tu empresa.
Algunos ejemplos de políticas operativas de gestión documental podrían ser:
Con respecto a la producción e ingreso de documentos en soporte papel:
- Está prohibido el uso de micro puntas o esferos de tinta húmeda para la firma de documentos en soporte papel, pero en especial para aquellos que según las Tablas de Retención Documental serán de conservación permanente, esto para facilitar la conservación del soporte y la estabilidad de la información registrada en él.
- Solo está autorizado el Centro Documental para la recepción, revisión, radicación y registro de las comunicaciones, por lo cual está prohibido que los colaboradores y/o contratistas de apoyo a la gestión recepcionen comunicaciones de manera directa, en caso que esta situación se presente, dicho colaborador podría acarrear sanciones.
Para el proceso de gestión de los trámites:
- Por ninguna circunstancia se elaborará la versión definitiva de los documentos tanto originales y copias en papel reciclado, de igual manera no se aceptarán fotocopias que hagan las veces de originales de las comunicaciones a enviar.
Para el proceso de organización documental:
- El Cuadro de Clasificación Documental es el instrumento archivístico base para la adecuada organización de los documentos de archivo en la entidad Capacitaciones S.A, toda vez que establece la estructura documental para la clasificación de los documentos.
Espero ser claro con estos ejemplos sobre las políticas operativas de gestión documental.
En sí, lo que se busca con este tipo de políticas de gestión documental, es establecer las formas de proceder de todos los involucrados de la empresa con respecto a los procesos de la gestión documental.
¿Qué pasos debes seguir para construir las políticas de gestión documental?
Paso número 1. Preparar la declaración de las políticas de gestión documental
No cometas el error de copiar y pegar las políticas de gestión documental de otra entidad.
Sé que has escuchado que cada empresa es un mundo diferente, cada una trae sus particularidades.
La tuya no es la excepción.
Así que lo primero que debes hacer es tener claro que requisitos debe cumplir las políticas de gestión documental que tu entidad debe tener.
Algunos requisitos podrían salir de:
- Normas de Sistemas de Gestión Documental como la ISO 15489 o la ISO 30300.
- Normatividad del país de acuerdo al sector en el que se desenvuelve tu entidad.
- La misión, visión y objetivos organizacionales, es decir, plataforma estratégica.
Una vez claros los requisitos que deberían cumplir las políticas de gestión documental que definas, el paso a seguir es identificar los beneficios que obtendrá la empresa con estas políticas.
Un beneficio podría ser garantizar la disponibilidad de la información en los momentos que se requieran.
Terminado lo anterior, declaras el primer borrador de las políticas de gestión documental.
NOTA: Sí haces parte del sector público colombiano, debes tomar como base los requisitos exigidos en el decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.5.6
Pero de igual manera así estés en el sector privado, te recomiendo usar como base este decreto como buena práctica.
Paso número 2. Presentar las políticas de gestión documental para su aprobación.
Estas políticas de gestión documental no deberían quedarse solas en tu dependencia.
Es necesario que busques por todos los medios que la alta dirección te dé un espacio para que tú se las presentes.
Es trascendental que le cuentes a la gerencia las políticas de gestión documental para conocer qué es lo que ellos esperan que haga la gestión documental por la entidad.
Además deberás dar a conocer lo que preparaste de la política, como los requisitos que cumple y los beneficios que traerá.
Ojo, la declaración de la política estratégica de gestión documental debe quedar muy bien definida, pues de esta se desprenderán unos objetivos para su cumplimiento (y ojalá, unos recursos).
Te recomiendo que cuando se trate de la política estratégica de gestión documental, la presentes a la alta dirección.
Y si se trata de las políticas operativas de gestión documental, solicites la aprobación al comité de gestión documental o quien haga sus veces.
Paso número 3. Comunica las políticas de gestión documental
Gran error es tener políticas de gestión documental pero no darlas a conocer.
Es como no tener nada.
Porque recuerda, las políticas de gestión documental no son solo para ti. No, no, no.
Las políticas de gestión documental son para todas las partes interesadas en la entidad.
Así que una vez ya estén aprobadas idea la manera de darlas a conocer.
Utiliza infografías, descansa pantallas, en las carteleras, en las capacitaciones, etc.
Si tu empresa tiene comunicador, apóyate de él.
5 motivos por los cuales sí o sí tu entidad debe contar con políticas de gestión documental
Imagen tomada de Freepik.com
Motivo #1. Brindan mayor claridad a todas las partes interesadas de tu entidad sobre los comportamientos, las maneras de actuar y las reglas relacionadas con las actividades archivísticas.
Motivo #2. Ayudan en la construcción de una cultura archivística en tu empresa de tal manera que sea más fácil comprender e identificar el qué y cómo hacer las actividades archivísticas por cualquier parte interesada de tu empresa.
Motivo #3. Facilitan la dirección a tomar en caso que se presente algún tipo de conflicto u omisión (sobre gestión documental) de las partes interesadas de tu entidad, en especial de los colaboradores, por lo cual, la resolución de dicha situación estará basada en parámetros o lineamientos ya establecidos.
Motivo #4. Permiten determinar con mayor claridad los objetivos a los que debería apuntar el área de gestión documental dentro de tu empresa.
Motivo #5. Fortalecen la gestión empresarial de tu organización ya que al establecer las directrices y lineamientos claros del desarrollo de la gestión documental, se hará una gestión más eficiente y eficaz en lo concerniente con el tratamiento de la información.
Por último…
Las políticas de gestión documental deben manejar un lenguaje sencillo para ser entendido por las partes interesadas de tu entidad.
Estas políticas de gestión documental podrían quedar registradas en un documento específico para este tema.
O bien, la política estratégica de gestión documental podría quedar desde el Plan Estratégico Archivístico o Plan Institucional de Archivos (este último como se le nombra en Colombia).
Y las políticas operativas de gestión documental podrían quedar registradas en el Programa de Gestión Documental distribuidas en cada uno de los procesos.
Te recomiendo que definas periodos para su revisión, evaluación y aprobación.
Me gustaría saber qué piensas…
Escribe en los comentarios que opinas sobre la creación de políticas de gestión documental para las entidades.
¿Tu empresa cuenta con estas políticas de gestión documental?
¿Cuál ha sido tu experiencia sobre este tema?
Y recuerda por favor compartir este artículo con las personas que consideres puede ser de interés para ellos.
Tan solo da clic en alguno de los botones de aquí abajo.
buen documento, claro y especificó
Hola, saludos desde México, tienes toda la razón en cuanto a la gestión documental acerca de que se deberá contar con políticas, así mismo como bien lo dices deberán estar integradas todas las áreas de la institución y uno como el Archivistas dictar los pasos a seguir ya que tenemos el conocimiento del proceso archivistico, difícil pero con perseverancia se logran objetivos y alcanzan metas.
Hola Oscar,
Gracias por leer el artículo.
Un abrazo.
Excelente aclaración sobre las políticas de Gestión Documental, muy buen aporte para los que tienen la duda del cómo, porqué y para qué la implementación de éstas políticas.
Hola Jorge,
Gracias por leerlo.
Un abrazo.
Hola Edín!
Nuevamente gracias por tus blogs y darnos más claridad acerca de los temas vistos.
En éste caso, nos hablas sobre las políticas de gestión documental y la importancia e implementación que debemos darle, no solo desde el área de archivo y GD, sino por todas las áreas y sujetos que conforman nuestra entidad.
Ahora bien, tengo unas dudas…
¿Qué pasa si mi jefe o director me dice que ya existe un Reglamento de Archivos, que ya hacemos caso de él?
¿Hay diferencias entre Las Políticas de GD y El Reglamento de GD?
¿Nos podríamos apoyar en la construcción de Las Políticas con El Reglamento de Archivos y GD o son corrientes distintas?
Muchas gracias!
Muy interesante este articulo, así me ayudaran a poder establecer esta políticas para la entidad en la cual presto mis servicios. Quisiera saber si hay normativa latino americana para sustentar mi propuesta.
muchas gracias.
Hola Alcides,
Para el sector público colombiano si existe una normatividad que aclara todo esto de las políticas. Es el decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.5.6. Solo lo buscas en google.
Un abrazo.
Me parece muy interesante, por que en este blog nos enseña que políticas debemos implementar en la gestión documental.
Hola Mari.
De pronto tu comentario tiene otra intención, pero en este artículo no te estoy enseñando que políticas debes implementar en gestión documental, el objetivo de este artículo es darte a entender que son necesarias las políticas de gestión documental.
Clara
Mil gracias por estos blogs son de vital importancia para mi entidad donde laboro ha sido de gran apoyo
¿ Cuando realizo un inventario documental en estado natural que políticas debo aplicar?
Clara Inés,
Justamente es tu empresa la que debe definir las políticas a implementar en relación con la gestión documental, pero ojo, debes tener presente que cumplan los requisitos que se les exijan según la naturaleza jurídica de tu empresa.
Buenas Noches
Edin Gutiérrez
La pregunta es la siguiente como es una empresa que está en proceso de liquidación, y nunca han aplicado ningún instrumento archivístico requieren realizar con ese inventario documental es tan amable y me indica cuales son los pasos para iniciar.
Gracias
,
Muy buenas tardes Edín, es muy interesante el tema de tu último blog. Pero me deja pensando que no se menciona para nada el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015, donde hacen referencia de los Componentes de las Políticas de Gestión Documental. En este preciso momento tengo el documento de las Políticas para llevar a revisión por el Comité Interno de Archivo, las cuales se elaboraron con base en estas disposiciones. Así las cosas me ha generado duda con respecto a cómo deben de elaborarse.
Quedo atenta a su aclaración.
Atentamente,
LUZ ADRIANA MEJIA R
Hola Luz Adriana,
El decreto como tal no lo mencioné porque mis artículos no los enfocó hacia un sector en específico (en este caso público o privado). Pero obvio, este decreto es el que se debe tenerse en cuenta para la construcción de las políticas en el sector público colombiano. Pero si voy a hacer la referencia, me parece interesante nombrarlo en el artículo.
Gracias por tu comentario, un abrazo.
muchas gracias por tus tips siempre me son de mucha ayuda para mi trabajo.
Muy interesante y sobre todo bien explicado. En mi trabajo hay poco de gestión documental, me interesaría avanzar en eso, pero es difícil desde mi posición, ya que ni siquiera he conseguido que me reconozcan como profesional, de modo que no se toman muy en cuenta mis sugerencias, en fin, veremos que se hace. Saludos desde Uruguay
Buenos días Edin, saludos desde México, en el Estado de Coahuila, te agradezco todos los artículos que me has compartido, han sido de gran utilidad, te mando bendiciones y abrazos…
Hola Edin,
Muchas gracias por tu BLOG, me gusto mucho el articulo, puedo entender con mas claridad no solo el llevar un programa de Gestión Documental bien ejecutado, si no también la importancia de implementar las políticas con base en la Gestión Documental.
Saludo Cordial
Buenos días Edín,
Gracias por compartir y transmitir todos esos conocimientos, verdaderamente ayudan a que como profesionales enriquecer y fortalecer la curva de aprendizaje.
Sin embargo, en este caso hablando de política de gestión documental y de la normatividad que lo reglamenta Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.6. Componentes de la política de gestión documental,
Ahora bien, tengo esta dudas…
1. ¿Cómo desarrollar una política con cada uno de estos componentes si la entidad no posee instrumentos archivistas,tiene fondo acumulado, 1 archivista en toda la entidad y los productores de documentos no tiene la cultura de la gestión documental?
2. ¿ A que hace referencia el componente b, c, y d, requiero mayor claridad y orientación ( b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la
información, independiente de su soporte y medio de creación. d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
Lo anterior, porque cuando realizan las auditorias lo entes de control, analizan la política teniendo en cuenta estos componentes como lo dice la norma.
Agradezco tu colaboración y orientación.
Saludos
Liliana
Cordial saludo:
Agradezco en compartir tan valiosos conocimientos; tengo igualmente la inquietud de Liliana Jimenez, el Decreto 1080 de 2015, ARTÍCULO 2.8.2.5.6. Componentes de la política de gestión documental, claridad de que se trata.
Hay apartes en la explicación que me gustaría tener en cuenta en la construcción de la política de la entidad, los podría retomar?. mil gracias.
Cordial saludo,
Edin Gutierrez
Muchas gracias por compartir su conocimiento, para la política de Gestión Documental, la trabajo bajo los procesos de gestión documental
Y el Decreto 1080 de 2015, ARTÍCULO 2.8.2.5.6. Si quiero trabajar solo en la política operativa y aque trabajo en una terminal que tiene que ver con el transporte nosotros no presentamos plan institucional pinar porque no podemos bajar recursos.
Agradeciendo la respuesta que dios lo bendiga ya que su conocimiento nos ayuda para hacer un mejor trabajo.
cordial saludo,
señor Gutierrez agradeciendole de antemano toda esta informacion, de verdad quer me ha sido y me será de mucha utilidad.