¿Desde dónde inicia la gestión documental?, pues obvio en el archivo. Dirán algunos o muchos.

Tal vez como proceso sí inicia su diseño y planeación en el área de Archivo.

Pero su aplicación inicia desde el momento que se crean los documentos, pues sin estos, no hay archivos y por ende no habría necesidad de gestión documental.

Ya he dicho en varias oportunidades que la gestión documental NO es igual a organizar documentos.

Y es posible que para ti sea también muy claro.

Esto se relaciona con el entender muy bien desde donde inicia la gestión documental.

Es más, para quienes estamos inmersos en esta profesión debería ser así de claro.

Digo que debería, porque aún escucho y veo algunos comportamientos y lenguajes como si la gestión documental fuera organizar documentos y ya.

La norma ISO 30300 define la gestión documental como:

Área responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

UNE-ISO 30300 AENOR 2011

Esta definición de gestión documental lo deja muy claro.

Desde donde inicia la gestión documental no es en la organización de documentos, y tampoco termina ahí.

Es más, como te has podido dar cuenta, no se menciona en dicha definición «organización documental», pero si está relacionada con el concepto de «incorporar» los documentos.

La tarea archivística que también es responsabilidad del Archivista en la gestión documental.

En aquellas entidades (públicas y privadas) en donde la gestión documental pasa casi que, por desapercibida, o más bien, como muchos dicen, poco valorada, he notado que tienen algo en común.

Se les olvida que el archivo (no como depósito sino como conjunto de documentos) NO tiene su origen en el depósito o repositorio.

El archivo no se empieza a formar cuando llega a custodia en el Archivo Central o en el repositorio digital de la entidad.

El archivo inicia su formación desde el momento que se crean los documentos.

Hay un fragmento del libro Archivística General: Teoría y práctica (1991), escrito por la Doctora Antonia Heredia que dice lo siguiente:

Los documentos como materia prima de los archivos son el objeto sobre el que el archivero realiza su actividad profesional, de tal manera que los documentos dan lugar a la existencia de archivos y éstos hacen necesaria la presencia de los archiveros.

Antonia Heredia, 1991.

Así que la tarea archivística que es parte de nuestra responsabilidad como archivistas de una entidad, es poner la lupa en la creación de los documentos.

Te doy 3 razones por las cuales la gestión documental debe participar en la creación de los documentos.

Cuando te digo participar en la creación de los documentos me refiero a ser parte de su planeación.

Es decir, apoyar desde el diseño, estructura, soporte y valoración.

Estas son mis razones.

Razón #1: Minimizar que las áreas creen documentos de apoyo como si fueran documentos de archivo.

Mi formación es Archivista.

Posiblemente tú también lo seas.

Mi enfoque en la Archivística es la gestión documental.

Y la gestión no inicia en el Archivo.

La gestión inicia desde el Archivo hacia la operación, en donde está la producción documental, allí en las áreas de la entidad.

Sea desconocimiento, pereza, o por acumulación, algunas de las áreas archivan documentos innecesarios.

Crean o reciben documentos que no son de archivo, sino que son un apoyo para ellos ejercer su función, los cuáles, en ocasiones, terminan en el Archivo (físico o electrónico).

Y ya sabes lo que esto implica para la entidad.

Razón #2: Recomendar las características con las cuáles el documento debería producirse.

Si le preguntas a una persona que no es Archivista: ¿por qué una entidad crea documentos?

¿Cuál crees que es la respuesta más común?

¡Atinaste!

Porque sirven de evidencia o soporte de su quehacer.

Porque son un respaldo ante cualquier eventualidad.

También porque son la memoria corporativa.

Con base en las dos primeras, evidencia y respaldo, para que esto se dé, el documento debe cumplir con las características de (que creo que nos la sabemos de memoria): autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, lo que les otorga mayor fuerza probatoria.

Por ejemplo:

La empresa va contratar un servicio con una persona natural, y este es quien asume la responsabilidad de la seguridad de sus propios trabajadores, y así quedó plasmado en el contrato.

¿Tiene la empresa algún riesgo jurídico con este documento? ¿podría servir de prueba?

Si las respuestas son sí, entonces nuestro concepto técnico o sugerencia, o política para la entidad podría ser NO firmar con una firma escaneada.

Sino hacerse con firma electrónica o digital.

O en caso de no contar con estos mecanismos, pues el documento debería ser firmado en soporte físico.

Siempre con el ánimo de minimizar el repudio.

Otro ejemplo:

El área de almacén una vez a la semana hace entrega a las oficinas de elementos de consumo para su labor.

Cada vez que se entregan, quien recibe firma un registro de recibido.

Aquí, de nuevo las preguntas: ¿tiene la entidad algún riesgo jurídico con el documento? ¿es alto, mediano, bajo o nulo?

Supongamos que el abogado te dijo que el riesgo es bajo, y por ende determinaste que solo tiene un valor administrativo.

Entonces desde el momento de creación, tú como archivista, podrías recomendar o sugerir, e incluso establecer, que dicho registro sea a través de un correo electrónico en donde el colaborador confirme lo que ha recibido.

Y obviamente, el correo electrónico no se imprime, se archiva electrónico.

Espero serte claro con ambos ejemplos. Porque son eso, ejemplos.

Razón #3: Para iniciar la formación del archivo desde la misma creación de los documentos.

Un archivo se va formando cuando los documentos se reúnen de manera organizada.

Y de manera organizada significa respetando una estructura y un orden que le dé contexto a los documentos al momento de recuperarlos.

Una de las desventajas que a mí parecer se presenta cuando la gestión documental no participa de la creación de los documentos, es no prever tipologías documentales que quizás están mal denominadas y por tal motivo quedan mal archivadas o asignadas en las series documentales incorrectas.

Tanto para lo físico como lo electrónico.

Te coloco un ejemplo:

Me he topado con entidades públicas y privadas que en la oficina «equis» envían a través de un correo electrónico o por medio de una plataforma virtual, una información que les fue requerida.

Y bien sea físico o electrónico, ellos (la oficina) lo entienden como un informe a un organismo de control.

Cuando realmente, una vez tú revisas ese documento, bien sea un correo electrónico o el pdf que arroja la plataforma, te das cuenta que no es un informe sino un reporte o una respuesta a un requerimiento.

Y una cosa es un informe (documento con mayor estructura y formalismo) y otra cosa es un reporte o una respuesta a un requerimiento (los cuáles es muy común que no tienen estructura, contenido y el formalismo que tiene un informe), y la diferencia entre ambos incide en la valoración documental.

Para no ir más lejos, hay entidades que crean unos registros de entrega de elementos a los cuales llaman actas, pero si revisas su estructura y contenido, por ningún lado se parece a un acta.

Debido a la denominación de acta, lo archivan como un acta y de la misma manera la valoran.

Siendo tal vez un registro de control.

Trabajo interdisciplinario.

Cómo ves, desde dónde inicia la gestión documental, requiere que el o la Archivista interactúe con otras áreas.

Algo que quizás podrías estar pensando una vez llegado hasta aquí con este artículo, es el hecho que la creación de los documentos corresponde a otras áreas.

Como, por ejemplo: el área de gestión de la calidad, quienes entre otras cosas controlan formatos. O el área de jurídica, por la cuestión del riesgo y valor jurídico, entre otras, lo que depende de cada entidad.

Y tienes razón.

Pero no te estoy diciendo que él o la Archivista debe hacer el trabajo que le compete a ellos.

Te estoy diciendo que él o la Archivista debería asumir su rol en la creación de los documentos.

Un rol que va más allá de ser espectador hasta el momento que llega al Archivo en soporte físico, o cuando lo declaran como documento de archivo en el sistema electrónico.

Claro que debe ser un trabajo en equipo e interdisciplinario.

Es tu turno.

¿Cuál es tu opinión?

¿Consideras que el Archivista no debe ir más allá del Archivo?

O ¿has tenido alguna experiencia participando en la creación de los documentos que nos puedas aportar?

Anímate, tú comentario será muy útil para seguir haciendo de la archivística memorable.

Y por favor comparte este artículo por tus redes sociales, y con otros colegas que consideres les puede servir para su labor archivística.