Hay algo que veo con frecuencia entre colegas archivistas y profesionales de gestión documental.
Hay personas muy buenas en lo técnico.
Además con experiencia, con conocimiento, con criterio archivístico y con capacidad para resolver problemas reales en una entidad.
Pero cuando llega el momento de explicar una idea, presentar una propuesta, socializar un instrumento archivístico o hablar frente a otros, aparece el freno.
“Me pongo muy nerviosa.”
“No sé si me expreso bien.”
“Me da pena hablar delante de otras personas.”
“Yo prefiero hacer mi trabajo, pero no exponer.”
Y entonces pasa algo que no siempre se nota de inmediato.
Muchas ideas valiosas se quedan guardadas.
No porque no existan.
Sino porque no se comunican.
Y aquí vale la pena decirlo con claridad.
En archivística, comunicar no es un lujo.
Tampoco es una habilidad “extra” reservada para quienes tienen un perfil extrovertido o para quienes disfrutan hablar en público.
No.
Comunicar es parte del trabajo archivístico.
Porque nuestro ejercicio profesional no se limita a saber hacer.
También implica saber explicar, orientar, sustentar, socializar, capacitar, convencer y ayudar a que otros comprendan por qué la gestión documental importa.
Las cosas como son.
Un o una archivista puede tener muy buen criterio técnico.
Puede conocer la norma.
Puede entender la lógica de los instrumentos archivísticos.
Puede identificar problemas con claridad y proponer soluciones valiosas.
Pero si no logra comunicar esas ideas de forma comprensible y oportuna, muchas veces su aporte pierde fuerza dentro de la entidad.
Y eso no solo afecta a la persona.
También afecta a la gestión documental.
El problema no siempre es la falta de conocimiento
A veces se piensa que el archivista no participa más porque “le falta preparación”.
Y en algunos casos podrá ser así.
Pero en muchos otros no.
Muchas veces el problema no es la falta de conocimiento, sino la dificultad para expresarlo frente a otros.
Eso pasa más de lo que parece.
Pasa cuando una archivista tiene una muy buena observación sobre la producción documental de un área, pero no la dice con seguridad.
Pasa cuando identifica un riesgo en la organización de los documentos, pero no encuentra la forma de explicarlo sin sonar técnico o enredado.
Pasa cuando tiene claro que un procedimiento debe ajustarse, pero no se atreve a intervenir en una reunión.
Pasa cuando sabe que la entidad necesita fortalecer su gestión documental, pero le cuesta hablar con directivos o con líderes de otras áreas.
Y entonces el conocimiento se queda en la cabeza, en los apuntes, en el escritorio o en la conversación interna del equipo de archivo.
Pero no llega a donde debe llegar.
Ese es el punto.
En muchas entidades, el problema no es solo que la gestión documental no tenga herramientas o instrumentos suficientes.
A veces también pasa que sí hay conocimiento técnico, pero ese conocimiento no logra ganar visibilidad ni tracción porque no se comunica con claridad.
Saber archivística no siempre basta para ganar credibilidad
Esto puede sonar incómodo, pero es importante decirlo.
En el mundo laboral, no siempre basta con saber mucho para ser escuchado.
Tampoco basta con hacer bien el trabajo en silencio esperando que, tarde o temprano, los demás lo noten por sí solos.
Ojalá fuera así de automático.
Pero no siempre lo es.
Dentro de una entidad, la credibilidad profesional también se construye a través de la forma en que explicas lo que haces, del modo en que presentas tus ideas y de la capacidad que tienes para hacer comprensible el valor de tu trabajo.
Por eso, muchas veces la diferencia entre pasar desapercibido o convertirse en un referente no está únicamente en cuánto sabes, sino en qué tan bien eres capaz de compartirlo.
Y ojo.
Esto no significa caer en la lógica de “hablar por hablar” o de sobresalir solo por tener facilidad verbal.
No se trata de eso.
Se trata de algo mucho más profesional.
Se trata de desarrollar la capacidad de poner tu conocimiento al servicio de la entidad a través de una comunicación más clara, más segura y más útil.
Porque cuando un archivista sabe comunicar, pasan cosas importantes.
- Explica mejor la importancia de los archivos.
- Logra que otras áreas entiendan los procesos.
- Ayuda a que se comprendan los instrumentos archivísticos.
- Genera cultura archivística.
- Facilita la implementación de cambios.
- Y gana mayor credibilidad dentro de la organización.
Dicho de otra manera: comunicar bien no es adornar el trabajo archivístico. Es potenciarlo.
El miedo a hablar no es un tema menor
Ahora bien, tampoco hay que simplificar el asunto.
No se trata de decirle a alguien: “pierde el miedo y ya”.
Porque no funciona así.
Detrás de la dificultad para comunicar suelen existir inseguridades muy reales.
Hay archivistas que temen equivocarse al hablar.
Otros sienten que no tienen la elocuencia suficiente.
Algunos creen que su voz no impone.
Otros piensan que no son buenos para exponer.
Y muchos, sencillamente, se consideran tímidos.
Además, hay un factor adicional.
Durante mucho tiempo, en varios contextos, la archivística ha sido vista como una labor más de apoyo que de liderazgo. Más de ejecución que de incidencia. Más de cumplimiento que de posicionamiento.
Y eso también influye.
Porque cuando una profesión ha sido subvalorada o mal entendida, quienes la ejercen pueden terminar interiorizando cierto temor a ocupar espacios de palabra, como si su voz no tuviera suficiente peso.
Pero sí lo tiene.
Y sí la necesita la entidad.
Porque una archivista no solo organiza documentos o construye instrumentos.
También ayuda a pensar mejor la información, a ordenar procesos, a reducir riesgos, a facilitar decisiones, a sostener la memoria institucional y a fortalecer la gestión.
¿Cómo no va a ser importante comunicar eso?
La comunicación también construye visibilidad profesional
Hay una relación directa entre comunicación y visibilidad profesional.
No porque debamos vivir pendientes de “figurar”.
No va por ahí.
Va por algo más de fondo: si quieres que la gestión documental tenga mayor reconocimiento dentro de la entidad, necesitas que se entienda.
Y si quieres que se entienda, necesitas comunicarla.
Así de simple.
Una buena intervención en una reunión puede abrir más puertas que varios correos ignorados.
Una capacitación clara y bien orientada puede generar más compromiso que una circular fría que nadie interioriza.
Una explicación sencilla sobre por qué cierta práctica archivística debe cambiar puede lograr más avances que un instructivo técnicamente impecable, pero mal socializado.
Y eso aplica también para el gremio.
Muchos archivistas tienen experiencias valiosas, aprendizajes útiles, errores de los que otros podrían aprender, ideas que podrían aportar a colegas, pero no las comparten.
A veces por nervios. A veces por inseguridad. A veces porque sienten que no tienen nada relevante que decir.
Y sí lo tienen.
Lo que pasa es que hace falta entrenar la habilidad de compartirlo.
Por eso, desarrollar la capacidad de comunicar también puede convertirse en una manera de crecer profesionalmente.
Te permite participar más.
Te ayuda a hacer visible tu criterio.
Fortalece tu presencia profesional.
Te da más herramientas para liderar conversaciones.
Y amplía las oportunidades en las que puedes aportar.
No porque hablar sea más importante que saber.
Sino porque, en la práctica, muchas veces necesitas ambas cosas.
Comunicar no es solo hablar en público
Aquí te hago una precisión importante.
Cuando hablamos de desarrollar la habilidad de comunicar, no nos estamos refiriendo únicamente a dar conferencias o pararse frente a un auditorio grande.
No.
Eso sería reducir demasiado el concepto.
Comunicar, en el trabajo archivístico, también es:
- Explicar un procedimiento a un compañero,
- socializar cambios en la organización documental,
- sustentar una propuesta ante un líder de área,
- orientar a un equipo sobre buenas prácticas,
- presentar un diagnóstico,
- defender la necesidad de recursos,
- dar una capacitación,
- escribir con claridad un correo o una circular,
- intervenir con criterio en una reunión,
- o incluso formular una idea de manera comprensible en una conversación cotidiana.
Es decir, comunicar no es solo “hablar bonito”.
Es lograr que una idea llegue, se entienda y movilice algo.
Por eso esta habilidad atraviesa buena parte del ejercicio profesional del archivista, incluso aunque no siempre la nombremos así.
Un archivista que no comunica bien puede limitar el impacto de su trabajo
Voy a decirlo de una forma muy directa.
Puede haber muy buen trabajo archivístico que pierde fuerza simplemente porque no se sabe comunicar.
Y esto duele, porque no es un problema de incapacidad técnica.
Es un problema de traducción profesional.
Es saber mucho, pero no lograr transmitirlo.
Es identificar necesidades, pero no saber sustentarlas.
Es entender riesgos, pero no saber explicarlos.
Es tener propuestas, pero no encontrar cómo presentarlas con claridad.
Entonces la consecuencia es que el trabajo existe, pero no impacta con toda la fuerza que podría.
Y cuando eso pasa, la gestión documental corre el riesgo de seguir siendo vista por otros como algo secundario, meramente operativo o limitado a tareas de organización.
No porque realmente lo sea.
Sino porque no se le está comunicando a la entidad su verdadero alcance.
Aquí hay una lección importante para el gremio.
A veces queremos que la gestión documental sea más visible, más comprendida y más valorada, pero dejamos de lado una pregunta fundamental:
¿Estamos desarrollando la capacidad de comunicarla de una manera que conecte con quienes deben escucharla?
La buena noticia: comunicar es una habilidad que se puede entrenar
Ahora viene una parte que me parece importante subrayar.
La comunicación no es un talento reservado para unos pocos.
No es un don exclusivo de quienes nacieron extrovertidos.
No es patrimonio de quienes tienen voz fuerte.
No es una habilidad solo para conferencistas, docentes o líderes muy carismáticos.
Es una habilidad que se puede entrenar.
Y eso cambia mucho la perspectiva.
Porque si se puede entrenar, entonces no tienes que esperar a “sentirte listo” para empezar.
Puedes empezar antes.
Puedes empezar pequeño.
Puedes empezar nervioso.
Puedes empezar con dificultad.
Puedes empezar sin hacerlo perfecto.
Y justamente así es como se crece.
No hablando impecable desde el día uno.
Sino practicando, ajustando, aprendiendo, volviendo a intentar.
A veces se piensa que primero hay que vencer por completo el miedo y después sí hablar.
Pero muchas veces ocurre al revés.
Primero hablas, aunque te dé nervios.
Luego aprendes.
Luego mejoras.
Y poco a poco el miedo pierde terreno.
No desaparece por arte de magia.
Pero sí deja de mandar.
Empezar pequeño también es una estrategia inteligente
Aquí creo que vale la pena aterrizar más la idea.
No todo archivista necesita comenzar dando una gran conferencia, liderando un seminario o haciendo una presentación de una hora ante directivos.
A veces eso intimida más de la cuenta y termina convirtiéndose en una barrera.
En cambio, empezar con espacios pequeños puede ser una estrategia mucho más realista y sostenible.
Por ejemplo:
- Explicar un procedimiento al equipo del área de gestión documental;
- hacer una breve socialización con compañeros con quienes tienes más confianza;
- compartir una experiencia en una reunión de trabajo;
- atreverte a levantar la mano y expresar una idea;
- hacer una intervención corta para explicar por qué un cambio documental sí importa;
- presentar una recomendación concreta sobre un asunto puntual.
Eso ya es práctica.
Eso ya cuenta.
Eso ya entrena.
Y algo importante es que esos espacios pequeños no son “menos valiosos” por ser pequeños.
Muchas veces son el terreno donde empiezas a construir confianza, claridad y seguridad.
Primero con grupos reducidos.
Luego con grupos un poco más grandes.
Después en escenarios más exigentes.
Pero la lógica es la misma: escalar poco a poco.
No para dejar de sentir nervios por completo, sino para aprender a actuar a pesar de ellos.
Hablar con propiedad no significa hablar complicado
Este punto me parece clave, sobre todo en archivística.
A veces se confunde comunicar bien con hablar de forma rebuscada, demasiado técnica o excesivamente formal.
Y no necesariamente.
Hablar con propiedad no es llenar el discurso de palabras complejas.
Hablar con propiedad es hablar con claridad, con criterio y con sentido.
Es saber explicar una idea técnica de una forma que otros puedan entender sin perder rigor.
Ese es el verdadero reto.
Porque de poco sirve dominar un tema si al momento de compartirlo lo convertimos en un mensaje tan cerrado que solo lo entiende quien ya sabe del asunto.
La comunicación profesional del archivista debería apuntar, cada vez más, a la capacidad de traducir sin deformar.
Es decir:
Hacer comprensible la archivística sin vaciarla de profundidad.
Explicar la gestión documental sin reducirla a frases superficiales.
Hablar con otros procesos sin encerrarse en un lenguaje que los aleje.
Y eso también se practica.
Se practica cuando simplificas una explicación.
Cuando cambias una frase técnica por una más entendible sin perder el fondo.
Cuando usas ejemplos reales.
Cuando conectas el tema con problemas cotidianos de la entidad.
En ese sentido, comunicar bien también es una forma de liderazgo profesional.
Porque ayudas a que otros entiendan mejor lo que antes veían lejano, confuso o irrelevante.
El o la archivista también necesita aprender a enseñar
Hay otra idea que me parece importante rescatar.
Quien trabaja en gestión documental, en muchos momentos, también cumple una función pedagógica.
Sí.
Aunque no tenga el cargo de instructor, docente o capacitador.
Cuando explicas cómo debe organizarse una serie documental.
Cuando socializas lineamientos.
Cuando orientas sobre producción documental.
Cuando aclaras por qué ciertos documentos deben manejarse de determinada manera.
Cuando ayudas a que un área entienda un procedimiento.
En todos esos momentos estás enseñando.
Y para enseñar bien no basta con saber el contenido. También hay que saber cómo comunicarlo.
Por eso la archivista necesita desarrollar una mentalidad de aprendizaje permanente en esta habilidad.
No asumir que porque ya domina el tema técnico, automáticamente ya sabe enseñarlo.
A veces no.
A veces hace falta trabajar la forma.
La estructura del mensaje.
Los ejemplos.
La claridad.
El tono.
La capacidad de síntesis.
La seguridad al hablar.
Y esto no debería verse como una carencia vergonzosa, sino como un campo de crecimiento profesional.
El costo silencioso de no comunicar
No siempre se habla de esto, pero vale la pena ponerlo sobre la mesa.
Cuando un archivista no desarrolla la habilidad de comunicar, puede perder oportunidades importantes.
Oportunidades de participar en decisiones.
Oportunidades de liderar procesos.
Oportunidades de ser tenido en cuenta en espacios estratégicos.
Oportunidades de compartir su experiencia con otros colegas.
Oportunidades de fortalecer su presencia profesional en la entidad y en el gremio.
Y no porque no tenga con qué.
Sino porque su conocimiento no está llegando con la fuerza necesaria.
Ese costo es silencioso.
No siempre se ve de inmediato.
No siempre alguien te lo dice.
No siempre aparece como una falla evidente.
Pero se siente con el tiempo.
En la poca visibilidad.
En la escasa incidencia.
En la falta de reconocimiento.
En las ideas que nunca salieron del todo.
En las propuestas que no se sostuvieron con claridad.
Por eso este no es un tema menor ni superficial.
Trabajar la habilidad de comunicar también es trabajar sobre el alcance real de tu ejercicio profesional.
Mantenerse en modo aprendiz
Si tuviera que dejar una idea central sobre este tema, sería esta:
Te conviene mantenerte en modo aprendiz.
Porque comunicar no es una habilidad que un día se “conquista” por completo y ya.
Es una práctica en permanente construcción.
Incluso quienes ya tienen más experiencia hablando, enseñando o socializando ideas siguen aprendiendo.
Siguen ajustando.
Siguen descubriendo formas mejores de explicar, de conectar, de sintetizar, de captar atención y de transmitir con más claridad.
Por eso no se trata de esperar a ser “muy bueno” para empezar.
Se trata de asumir que esta habilidad merece práctica continua.
Y esa práctica puede tomar muchas formas:
- Leer sobre comunicación,
- observar cómo explican otros,
- preparar mejor las intervenciones,
- pedir retroalimentación,
- tomar nota de lo que funcionó y lo que no,
- atreverse a participar una vez más.
Todo eso forma parte del proceso.
Una recomendación útil para seguir creciendo
En estos días he estado leyendo un libro que justamente toca este tema y que puede resultar útil para quienes quieren fortalecer esta habilidad: Charlas TED, de Chris J. Anderson.
Me parece valioso porque aterriza la comunicación no como un asunto de “hablar bonito”, sino como la capacidad de compartir ideas de forma clara, conectar con las personas y construir mensajes que realmente lleguen.
Y eso tiene mucho que ver con el trabajo archivístico.
Porque al final, si somos archivistas, no solo necesitamos saber hacer bien nuestro trabajo.
También necesitamos saber explicar por qué nuestro trabajo es importante.
Necesitamos saber mostrar el valor de una buena gestión documental.
Necesitamos saber traducir lo técnico a lo comprensible.
Necesitamos saber sostener nuestras ideas con mayor claridad.
Necesitamos saber abrir conversaciones que ayuden a transformar prácticas dentro de las entidades.
Y para eso, comunicar mejor sí hace diferencia.
Una reflexión final para el gremio
Tal vez durante mucho tiempo algunos archivistas se acostumbraron a pensar que lo importante era hacer bien el trabajo, aunque nadie lo viera del todo.
Y sí, hacer bien el trabajo sigue siendo esencial.
Pero hoy hace falta algo más.
Hace falta que el gremio también fortalezca su capacidad de comunicar lo que sabe, lo que hace y lo que puede aportar.
Porque la archivística necesita profesionales técnicamente sólidos, sí.
Pero también necesita profesionales capaces de poner en palabras el valor de su trabajo.
Capaces de orientar.
Capaces de enseñar.
Capaces de influir.
Capaces de abrir conversaciones.
Capaces de llevar la gestión documental a lugares de mayor comprensión y mayor visibilidad.
Tal vez no necesitas empezar dando una gran conferencia.
Tal vez solo necesitas empezar compartiendo una idea en la próxima reunión de tu equipo.
Tal vez necesitas explicar con más tranquilidad un procedimiento que ya conoces bien.
Tal vez necesitas atreverte a intervenir una vez más.
A veces los cambios profesionales más importantes comienzan con algo muy sencillo:
atreverse a hablar una vez más.
Y quizá la pregunta de fondo no es si hoy te sientes completamente listo para hacerlo.
Quizá la pregunta es otra:
¿Qué oportunidad podrías estar perdiendo por no atreverte a compartir lo que sabes?
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