Te aseguro que has vivido alguna o ambas situaciones que te voy a presentar con la identificación de series documentales:
Situación #1
Suena el teléfono de tu oficina.
Contestas.
Es Myriam, la auxiliar de contabilidad. Llama para decirte:
Tú nos dijiste en la capacitación que no archiváramos en carpetas de «comunicaciones enviadas» o «comunicaciones recibidas» porque esto generaba desorden ¿verdad?
A lo cual tú respondes con un rotundo SÍ.
Ella te dice:
¿Pero entonces cómo hago con unas comunicaciones que tengo en una carpeta y otras que me acaban de llegar? no veo con qué serie se relacionan.
Vas hasta su oficina, revisas las comunicaciones y… ¡oh sorpresa! tú tampoco identificas la serie documental con la cual tiene relación (vínculo archivístico).
Algo falló en tu construcción del Cuadro de Clasificación Documental para la entidad.
Situación #2
Tu organización contrató los servicios de un consultor (natural o jurídico) para que elaborara las Tablas de Retención Documental con el fin de:
- controlar la producción documental ya que relaciona los tipos documentales,
- la organización documental pues trae consigo el Cuadro de Clasificación Documental y
- la retención y eliminación de los documentos debido a que registra la valoración y disposición final.
Una vez el consultor hace la entrega oficial de los instrumentos archivísticos, tú inicias con su implementación en toda la entidad.
Días después empiezas a recibir llamadas de tus compañeros de trabajo.
Te dicen que si los documentos ya no se deben archivar en «comunicaciones enviadas o recibidas», ¿entonces en dónde ubican unos comunicados que han recibido y no ven su relación con las series que están en el Cuadro de Clasificación Documental?
Vas, revisas, analizas y tampoco hallas el vínculo de esas comunicaciones con alguna de las series documentales.
Llamas al consultor, le expones el caso y resulta que ellos tampoco relacionan la serie documental a la cual se vinculan algunas comunicaciones.
Su respuesta al final termina siendo:
«Ehh (se queda pensando)… mira, no todas las comunicaciones tienen relación con alguna serie o subserie documental. En este caso lo que toca hacer es crear dos carpetas de comunicaciones de enviadas y recibidas, y allí archivarlas de forma momentánea, o también podrías llevarlas a la serie derechos de petición o PQRSFD (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones, Denuncias)»
Tú no quedas tranquilo con ninguna de las dos sugerencias.
La primera entorpece la clasificación y la ordenación documental.
La segunda es muy facilista. Es como que simplemente se haya cambiado el nombre de comunicaciones recibidas y enviadas a Derechos de Petición o PQRSFD.
Y sabes que esas comunicaciones no corresponden a ninguna de las dos.
¿Cuál es la consecuencia de no identificar a tiempo las series documentales de los comunicados que llegan o salen de la empresa?
Cuando empecé a ejercer la profesión de archivista (año 2008), lo hice como auxiliar en la alcaldía del municipio en el cual resido.
Recuerdo que por disposición de mi jefe y según el Cuadro de Clasificación Documental (de aquella época) de la entidad, las comunicaciones enviadas y recibidas las archivaba en su respectiva carpeta:
«Comunicaciones recibidas» y «Comunicaciones enviadas».
Siendo sincero, para aquel momento no visualizaba las dificultades que esta forma de tratar las comunicaciones ocasionarían en la posterior búsqueda de la información, en especial cuando los documentos ya reposaban en el Archivo Central a raíz de las transferencias.
Fue tiempo después que caí en cuenta, con la experiencia que me trajeron los años y con la profundización en la teoría archivística sobre la identificación y clasificación documental.
Así que esta forma inadecuada de archivar trae problemas para la gestión documental.
Te invito a leer un artículo que escribí sobre por qué no hacerlo así.
¿Desde qué momento se deben identificar las series a las que corresponden los comunicados que llegan y salen?
La respuesta es obvia.
Desde el proceso de construcción del Cuadro de Clasificación Documental.
Si se identifican después de aprobado e implementado el Cuadro de Clasificación Documental, esto ocasiona que se tenga que actualizar y con ello cambiaría el orden de las series y sus respectivos códigos.
Y ya imaginarás que impacto causa en la organización documental que se venía desarrollando en tu entidad.
El método secreto que utilizo para que no se me escapen series y subseries documentales
Como ya has leído, este artículo se enfoca en las series documentales vinculadas con las comunicaciones físicas como electrónicas.
Tanto las que entran como las que salen y que en muchas ocasiones no son identificadas en el Cuadro de Clasificación Documental.
Pero antes, ¿cuál es el proceso normal para identificar series y subseries documentales?
Sé que lo conoces y lo llevas a cabo.
#1 Recopilar el manual de funciones, y si existen, también los procedimientos.
#2 Realizar una proyección de series documentales a partir del análisis de las funciones y procedimientos de cada proceso o área.
#3 Investigar la producción documental de cada área o proceso de la compañía a través de una encuesta sobre las unidades documentales que estas generan.
El formato más común de encuesta es el diseñado por el Archivo General de la Nación de Colombia en su Mini Manual de TRD, pero este formato presenta la cantidad de preguntas necesarias para construir un Tabla de Retención Documental.
Si el objetivo es solo diseñar un Cuadro de Clasificación Documental, entonces las preguntas serían menos, en mi opinión solo las nueve primeras del formato de encuesta de unidad documental.
En todo caso, ten presente que este formato del AGN fue diseñado en el 2004.
Así que deberías agregarle otras preguntas acordes con la realidad actual en las que se desenvuelven las organizaciones.
#4 Analizar la información investigada para identificar las series y subseries documentales con sus respectivos tipos documentales.
#5 Construir el Cuadro de Clasificación Documental.
Pero entonces, si llevas a cabo los cinco pasos anteriores (o más), ¿por qué se te escapan series documentales?
Yo me daba cuenta de dos maneras que me faltó identificar series documentales.
Primero, cuando me llamaban a preguntar en cuál serie se archivaba tal comunicado y después de analizar no identificaba en el Cuadro de Clasificación Documental la serie vinculada.
Segundo, cuando realizábamos talleres de organización de los Archivos de Gestión y en el proceso daba con comunicados que no presentaban relación con ninguna serie documental.
Resulta que la anterior situación se me presentó en dos o tres consultorías.
Ellos me terminaban llamando para saber qué hacer con ese comunicado del cual no identificaban la serie en el Cuadro de Clasificación Documental.
Así que definitivamente el eslabón perdido no estaba en el paso de análisis de la información investigada, sino en la investigación misma de la producción documental.
Pero ¿por qué? ¿Si yo preguntaba en cada oficina de que trataba las comunicaciones que producían y recibían?
Ahí estaba el embrollo del asunto.
Ahora sí, te presento mi método secreto…
En realidad, más que un método secreto, es una buena práctica que empecé a emplear en mis procesos de construcción del Cuadro de Clasificación Documental.
Este consiste en solicitar a cada una de las áreas o procesos las carpetas de comunicaciones -algunos también la llaman como correspondencia- recibidas o enviadas.
Tanto las de soporte físico o electrónico – aquí también entran los correos electrónicos-.
El fin es analizar qué tipo de comunicaciones producen y reciben, cuál es el contenido y la relación que estos tienen con la ejecución de las funciones y procedimientos del área o proceso.
¿Y por qué deberías tú también analizar las carpetas de comunicaciones enviadas o recibidas?
Por varios motivos:
Número 1.
Las series documentales se componen de unidades documentales.
Una de las características de las unidades documentales es que la información se relaciona con un mismo asunto.
¿Será que los documentos ubicados en las carpetas físicas o electrónicas de comunicaciones recibidas o enviadas comparten un mismo asunto? ¡Claro que no!
Número 2.
Los responsables de los procesos o áreas en muchas ocasiones no analizan la información de las comunicaciones desde el punto de vista de su tipo de contenido, sino desde el tipo de documento.
Por ello, si todo llega o sale como un comunicado o carta, ¿en dónde crees que las ubicaran?
En «comunicaciones enviadas o recibidas».
Número 3.
Toda comunicación, absolutamente toda comunicación corresponde a algún trámite o asunto que se refleja en una serie documental.
Número 4.
De este análisis se puede determinar que ciertos tipos de comunicaciones conforman una serie documental.
O son tipos documentales de otras series.
Pero el personal del área o proceso que los generó no lo entiende así, para ellos son comunicados que entran y salen.
Mi método lo aplico así:
Primero:
Inicio leyendo las carpetas de comunicaciones recibidas y enviadas que se hallan en soporte físico y luego las electrónicas, casi siempre los correos electrónicos.
Me enfoco en especial en aquellas comunicaciones que no les hallo relación con las series documentales del Cuadro de Clasificación Documental.
Las separo y luego las agrupo por similitud en los asuntos.
Por ejemplo:
Es muy común que se hallen diferentes comunicaciones en medio físico y por correo electrónico entre la entidad y los bancos sobre productos financieros como cuentas de ahorro, inversiones, CDT, cuentas corrientes, etc.
Segundo:
Luego de tener los documentos separados y agrupados por asuntos similares, reviso el manual de funciones o procedimientos del área o proceso.
Selecciono la función o procedimiento del cual se producen o reciben dichos documentos para determinar así la denominación de la serie documental.
Siguiendo con el ejemplo anterior, esta sería la función a la que corresponden:
- Controlar el movimiento de los productos financieros como cuentas de ahorro, corrientes, fiducuentas y las demás que tenga la empresa.
Tercero:
Denomino la serie documental bajo la cual se deben clasificar los documentos.
Para establecer el nombre de la serie analizo el asunto de los documentos con la función que los genera.
Eso sí, la denominación que se le dé a la serie no debería salirse de las 7 recomendaciones para denominar series documentales que publiqué en este blog y que te recomiendo leer.
La denominación de la serie documental podría quedar así:
Ya con esta clasificación, el paso a seguir sería ordenar las unidades documentales por bancos o por producto financiero.
Ya es cuestión que implementes los sistemas de ordenación documental según las características de las series documentales.
Ahhh, la anterior serie para mí no se compone de subseries.
Para finalizar…
El resto está en tus manos.
Recuerda si has vivido alguna de las dos situaciones que te presenté al inicio de este artículo.
Te recomiendo llevar a cabo la buena práctica que yo aplico para que no se te escapen series documentales de los Archivos de Gestión.
En palabras de la Archivera española Paloma Valencia Gil (1997):
… una buena organización de un archivo solo es posible si se nombran correctamente las series documentales, o lo que es lo mismo los sistemas de archivo que se implanten estarán abocados al fracaso sin un buen conocimiento de lo que es una serie documental.
Bueno, ahora es tu turno.
¿Cuáles otras buenas prácticas aplicas para identificar las series documentales y que no se te escape alguna?
¿Qué recomendaciones darías para mejorar la identificación de las series documentales?
Espero leerte en los comentarios.
Por favor, recuerda compartir este artículo con tus contactos si consideras que puede ser de ayuda para otros.
Solo da clic en algunas de opciones de aquí abajo.
Gracias por la in formación! Excelente
Hola Carmen.
Gracias por leer y comentar.
Un abrazo.
Hola buen día,
En la empresa donde laboro las comunicaciones que entran y salen quedaron bajo la serie de comunicaciones empresariales esto esta bien ?
Hola Elizabeth.
En mi experiencia las empresas que tienen esa denominación de comunicaciones empresariales las utilizan igual para archivar las comunicaciones que entran o que salen, es decir es lo mismo que comunicaciones enviadas o recibidas solo con nombre distinto. Por tanto, en mi opinión esta mal creada ya que como lo menciono en el artículo, estas archivísticamente generan desorden documental.
Gracias por leer y comentar.
excelente artículo
Hola Francisco,
Muchas gracias a ti por leer y comentar.
Un abrazo
Excelente aclaración Edin! Gracias por despejar dudas y concretar situaciones que muchas veces los textos o las metodologías tradicionales no alcanzan a profundizar o a puntualizar en cada tema.
Me gustó la parte en la que anotas que durante el análisis, es importante identificar qué comunicaciones son parte de una serie y cuáles de otras series.
Gracias y bendiciones!
uuuyyyy sii eso siempre pasa en muchas entidades, gracias por tu aclaracion muy acertado en estos momentos que se esta llevando a cabo la actividad archivistica en cada archivo de gestion….gracias bendiciones
Gracias a ti Ángela por leer el articulo y por comentar.
Un abrazo.
Excelente trabajo! Felicitaciones
Gracias Gladis.
Le alegra que te sea útil.
Gracias por leer y comentar.
Un abrazo.
Edin, qué buen artículo y magnífica estrategia de identificación de (sub)series. Ese caso que comentas es muy común, y me imagino que en tu trayectoria lo has vivido muchísimas veces. Gracias por compartir tus conocimientos con toda esta comunidad. Son muy pocos los espacios donde se habla de archivística (casi el único que conozco a nivel nacional) y fortalece el aprendizaje de este gremio.
Hola Mario,
Gracias por tus comentarios, me alegra que te sea útil este artículo.
Un abrazo
Excelente artículo, gracias por compartirlo.
Hola Rita.
Gracias a ti po leerlo y comentar.
Un abrazo.
Hola estimado Edin Gutiérrez, saludos cordiales desde la calurosa Cúcuta.
Muy interesante su artículo y gracias por la información que nos comparte desde su amplia experiencia.
Éxitos en sus proyectos y demás asuntos en el devenir de sus días.
Con deferencia Saúl Serrano.
Hola Saúl.
Gracias a ti por leer.
hola edin siempre estoy atenta a cada nota que haces sobre gestión documental por que cada día me sorprendes mas
con la cantidad de información que manejas sobre el tema gracias por compartir tus conocimientos un abrazo
Hola Nidia.
Gracias por leer el artículo.
Un abrazo.
buen día Edin:
Tengo una pregunta en la empresa donde laboro tienen una unidad documental llamada correspondencia, la cual tiene unas comunicaciones donde se expresa a la otra persona que le envía unos bonos de regalo, en realidad no se que hacer con esta unidad documental.
me ayudas?
muchas gracias y te felicito por este blog que me a servido tanto
Yeydy hola,
Me alegra que el blog te sea de ayuda.
Como menciono en el articulo, para identificar las series documentales se requiere llevar a cabo un proceso, por tanto seria irresponsable de mi parte contigo arrojar una denominación sin conocer el contexto de la unidad documental. Te recomiendo que la analices y determines su denominación teniendo en cuenta los tipos documentales, función y trámite.
Un abrazo.
Muchas gracias Edin
Hola, Edin!
Excelente tu artículo, una vez más aclaro muchas dudas a través de tus escritos. Me gustaría detenerme en el tema del Cuadro de Clasificación Documental (CCD), específicamente en la incorporación de nuevas series documentales. Cuando se construyen los CCD se incorporan todas las series identificadas para el momento, pero con el pasar del tiempo: pueden generarse otras serie distintas? cúando es aconsejable incorporarlas al CCD?
Saludos!
Hola Iván,
El deber ser, en mi experiencia, es actualizarlo a medida que se generan o eliminan series documentales.
Gracias por leer el artículo.
Un abrazo.
Saludo cordial Edin
Los tips que arrojas aclaran muchas dudas que se nos presentan, para la muestra un botón en lo particular me sirvió mucho Excelente artículo
Hola Elkin.
Me alegra que te sea de ayuda.
Un abrazo.
Gracias por el artículo, muy interesante.
Hay asuntos pendientes, como por ejemplo, no podemos desestimar la anulación de la serie «correspondencia» pues el envío de normas legales mediante Memorando, o un agradecimiento enviado mediante Carta u Oficio son de tramite corto y su período de retención también lo es. Hay documentos que su período de retención es muy corto, y éstos pueden ser considerados como correspondencia y los primeros en proponer su eliminación.
Hola Jose Luis,
Primero gracias por leer el artículo.
En mi opinión, no de debe establecer como serie «correspondencia, o comunicaciones recibidas, o comunicaciones enviadas, o comunicaciones empresariales o solicitudes recibidas y enviadas», toda vez que esta que estos documentos no corresponden a un asunto en común, además dicha palabra es ambigua y se presta para que desde los archivos de gestión se genere desorden al utilizar dicha denominación para conservar todo aquello que llegue o salga con estructura de carta sin analizar a la serie que por trámite y función verdaderamente pertenece, desagregando así un expediente.
En los casos que tú mencionas, como la carta de felicitaciones, si tomamos como base que esta no se generó a raíz de algún trámite ya en ejecución como por ejemplo un proyecto social (pues en este caso iría al expediente de ese proyecto social ya que es su vínculo archivístico), sino que las felicitaciones es por el buen desempeño de la compañía, dicha carta de felicitaciones haría parte de la serie documental «Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones y Denuncias» donde esta denominación sería la clasificación, ya la ordenación se llevaría a cabo de manera temática donde se podría formar unidades documentales por separado con las peticiones, con las quejas, con los reclamos, con las sugerencias y con las Felicitaciones de los clientes o de los proveedores, en fin, es por colocarte un ejemplo, pues la forma de ordenar dependería del volumen documental y el trámite.
Cuando menciones lo de normas legales, no alcanzo a comprender si te las envían o tu empresa las envía, pero digamos que son normas que nuestra empresa envía. En este caso considero hará parte de la (serie documental) Circulares (Subserie) Circulares reglamentarias, o como veo que en Perú los memorandos son lo que en Colombia es la Circular (en Colombia el memorando es dirigido solo a una persona en partícular, entonces siempre es un tipo documental de alguna serie, normalmente la Historia Laboral) entonces la Serie la denominaría Memorandos (subseries) Memorandos informativos y otra Memorandos reglamentarios, donde la primera (los informativos) tendrían menos tiempo de retención, y los segundos (los reglamentaris) mayor tiempo de retención.
En todo caso, para mí es peligroso las denominaciones que mencioné al principio de este comentario, entre ellos el de correspondencia, toda vez que se presta para generar facilismo y archivar allí todo lo que llegue o salga por el hecho de no analizar la serie a la que corresponde.
Mil gracias Jose Luis por tu tiempo en comentar.
Un abrazo.
Tienes toda la razón. Correspondencia es un término ambiguo para considerarlo como serie documental, así fué durante años, y será una gran tarea concientizar a los archivos de gestión su aplicación, desde la modificación del PCD hasta su aplicación cotidiana, pero ten por seguro que cuando se logre, será genial.
Estamos de acuerdo José Luis.
Un abrazo.
Pregunta los documentos que se reciben esta bien que los separe de la forma siguiente, los que no se traten de un asunto en especifico o sobre un solo tema, osea que estarán en gestión administrativa hasta que concluyan sobre el asunto o tema del que se trate, son clasificados en una serie y los que se tratan solo de conocimiento los dejo en la serie correspondencia, espero tu asesoría saludos del Estado de Guanajuato., México.
Hola Juan,
En mi opinión, todas las comunicaciones corresponden a alguna serie, (ojo) no necesariamente a un expediente, pues varias comunicaciones según el tema que tratan pueden conformar una denominación de alguna serie documental. Por tanto, no sugiero que se cree una denominación de correspondencia, comunicaciones, solicitudes, etc. Pues el deber ser es desde el inicio identificar la serie correspondiente.
Un abrazo.
buen dia
exelente articulo
Bajo mi experiencia si se debería ejercer un control de las comunicaciones recibidas y despachadas; por que en la mayoría de instituciones existe los radicados los cuales identifican cuando y el motivo de la solicitud Y EXISTEN SOLICITUDES DE LAS IAS que siempre están solicitando asuntos de interés.
Hola Carlos,
Gracias por tu comentario.
Sobre el control de las comunicaciones, por supuesto que hay que hacerlo, pero una cosa es llevar el control de estas y otra es archivarlas todas juntas o separandolas por las que llegan o salen, el deber ser es identificar la correspondiente serie documental.
Un abrazo.
Excelente y oportuna información..saludos edin desde la Guajira
Hola Edín.
Muchas gracias por compartir estas experiencias. Lo leído corrobora mi postura respecto a que el desorden documental en muchas empresas respecto a lo que llamamos comunicaciones, es dado que a la ausencia de una cultura archivística y de la mano a inadecuados controles y conductos para el flujo de las comunicaciones. Comparto que toda comunicación esta relacionada con alguna serie ya existente, solo que algunos funcionarios o trabajadores suelen «crear» comunicaciones que no cumplen con los parámetros técnicos de tipo documental que ya se tengan señalados en la empresa.
El artículo está muy rico en detalles prácticos y relevantes. Sin embargo, cuando he tenido que trabajar en archivos con una historia archívistica me surgen dudas sobre qué criterios archívisticos implementar, re-organizar la documentación, o respectar la disposición existente, analizando su lógica interna (que en algunos casos desconoce el principio de procedencia), este es realmente un dilema ético a mi parecer que me parecía interesante de reflexionar en torno al tema que has propuesto de un modo muy didáctico y práctico.
Saludos desde Chile.
Hola Edín:
Saludos desde el Salvador, muy atinado tu artículo, realmente crear una serie denominada «Correspondencia» causa polémica por los múltiples criterios al respecto. Estoy recibiendo una capacitación sobre Archivística y precisamente cuando tocamos ese punto, generó un sin fin de comentarios; al final, el capacitador sugirió que no debemos clasificarla en enviada y recibida, pero sí crear la serie y archivar en ella toda la documentación ajena a las otras series documentales.
A pesar de eso, entendí perfectamente tu postura sobre el análisis de cada correspondencia para ser adjuntada como unidad documental vinculada a una de las series creadas, lo que me parece excelente, pero al final, la serie PQRSFD en realidad viene siendo lo mismo, lo que cambia es que en ella ya se contemplan las unidades documentales específicas a archivar (Peticiones, quejas, etc…).
Gracias por compartir tu valiosa experiencia, un abrazo!.
Hola Norma,
Me alegra que te haya sido útil el artículo.
Pero hay algo que quiero aclarar, no solo es revisar cada correspondencia para adjuntarla a la unidad documental de las series ya creadas, sino que se debe de analizar antes de crear las series documentales o para actualizar el Cuadro de Clasificación Documental. ¿Por qué? porque se da muchas veces los casos de que se presentan comunicados que no tienen relación alguna con las series ya creadas pero porque desde el inicio no se identificaron bien las series o no se tuvieron en cuenta que desde la correspondencia también se pueden generar series documentales.
Hay que tener mucho cuidado con la Serie de PQRSFD ya que si la utilizamos mal, terminará conviertiéndose en «Correspondencia recibida o enviada» ya que se archivará todo aquello a lo que no se le identifica la serie, y no es así.
PQRSFD es la serie para lo que en verdad es una petición, una queja, un reclaro, o una felicitación y que además no se generen a raíz de un expediente.
Pero en mi opinión, no deberían crearse en ningún caso denominaciones de «correspondencia» y similares.
Norma, gracias por leer el blog.
Entiendo tu postura y me parece es lo ideal. Muchas gracias.
Hola Edin!
Me parece que tienes una creatividad que pocos tienen. Enseñar por medio de ejemplos, y más si son reales, lo considero fantástico.
Muchas gracias por escribir tan claro y preciso. He disfrutado un montón leyendo tu post.
Sigue así!
Un saludo!
Si, realmente no resulta fácil en ocasiones, pero es un muy buen método para analizar y seleccionar los documentos de acuerdo a la serie que le corresponda.
Siempre que se cuente con las bases necesarias para el análisis, difícilmente se va a escapar una serie.
Interesante, práctico y de cuidado; es una labor de bastante análisis.
Gracias por la ayuda, muy claro todo y entendible, me sirvió de apoyo. Saludos
Edín:
Agradezco el inmenso apoyo que me brindas en mi trabajo. Es un blog de constante ayuda en todas mis labores y aplico métodos seguros al momento de corregir e implementar medidas en el proceso documental.
Mil gracias.
Gracias por tu publicación. Seguiré leyendo tus otros post.
Te leo desde Perú
Muy claro el articulo.
Mil gracias
Muy buenas enseñanzas, felicitaciones señor Edin Gutiérrez!!!