Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental.
Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central.
Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas le dan a la Gestión Documental.
Cuando les mencionas el tema, crean una barrera que te impide mostrarles lo beneficioso que sería para ellos implementar Gestión Documental.
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Todo lo bueno que tienes en mente para la empresa, se queda en eso: ideas e intenciones.
Si leíste mi artículo sobre porque no deberías iniciar a organizar los documentos del fondo acumulado antes que los de las oficinas, es muy probable que estés pensando:
«Edin, pienso igual que tú, pero he intentado iniciar con la implementación de la Gestión Documental en las oficinas y no me lo permiten.
Dicen que siempre lo han hecho de una manera y que así por lo menos han hallado lo que necesitan, que entonces no les interesa cambiar las cosas».
¡Déjame decirte que tienes entre manos un «Tremendo reto»!
Sí, así es, tienes un «tremendo reto Archivístico y Profesional.»
Deberás empezar a sacar de ti, todas tus capacidades de persuasión para que ésta situación cambie.
No solo será para beneficio de la empresa, también es por tu bien.
¿Por qué será para tu bien?
Como siempre lo digo: ¡el proceso, te dará un enorme aprendizaje!
Las frases más comunes de las oficinas para no implementar Gestión Documental
1) «Es más fácil para nosotros, organizar los documentos como siempre lo hemos hecho. De esa manera nunca se nos han perdido.»
2) «No me gusta que conozcan la información que manejo en mi oficina.»
3) «No tenemos tiempo para ponernos a organizar los documentos de otra manera a la que siempre lo hemos hecho»
4) «Con que estén organizados los documentos viejos, con eso basta. Cuando yo envíe mis documentos al Archivo, que allá los organicen como debe de ser.»
5) «Los de Gestión Documental lo que hacen es enredar las cosas. Como ellos proponen, lo que se genera es un desorden en vez de organización.»
Y así por este mismo estilo, podría darte muchas otras frases y sé que tú también has escuchado otra gran cantidad de barreras que colocan las personas de las oficinas ante la Gestión Documental.
¡Sólo te aconsejo que no te rindas!
Sé que puede ser desmotivante que tú labor no sea vista con buenos ojos por las demás áreas de la empresa.
Pero quiero que no pienses en ello.
Recuerda, su forma de pensar es simplemente por desconocimiento y poca visión organizacional en cuanto a las oportunidades y mejoras que ofrece la Gestión Documental.
3 creencias de los empleados de las oficinas que generan la barrera ante la Gestión Documental
Creencia #1
«La Gestión Documental es igual a más trabajo».
He conocido casos en los que las personas creen que les estás añadiendo más trabajo del que ya tienen, solo porque les solicitas implementar técnicas archivísticas y llevar a cabo procesos de gestión Documental.
Ten en cuenta que todo cambio lleva consigo una adaptación.
En tu caso, estás proponiendo nuevos procedimientos que requieren de tiempo para que los empleados lo tomen como nuevos hábitos.
Conclusión: ¡Ten paciencia y persiste!
Creencia #2
«¿Para organizar papelitos hay que estudiar?»
Lo que tú sabes ya ellos lo conocen, ¡y sin necesidad de estudiar!
Esto lo piensan los que subestiman nuestra profesión.
Si este es tu caso y encuentras personas con este pensamiento, te recomiendo ser cauteloso y estratégico al tener contacto con ellos.
Demuestra con ejemplos y argumentos porque implementar Gestión Documental, no es tan solo organizar documentos.
Creencia #3
«Da lo mismo organizarlo como yo siempre lo he hecho, que hacerlo según como dicen los de Archivo»
Los que pertenecen a esta creencia, suelen defenderla argumentando que en las empresas en las que trabajaron, también llevaban a cabo el mismo método de archivo que están usando actualmente; y aún, así la empresa anterior era muy organizada.
Puede que sí.
Al final, ubican la información.
Pero recuerda que la recuperación de los documentos no es el único objetivo de la Gestión Documental.
Además, yo soy de los que pienso que las cosas son como son.
Si algo no respeta principios básicos de una ciencia o disciplina, entonces técnicamente no está bien, por más que en el momento esté funcionando.
6 Tácticas para eliminar las barreras que te impiden implementar Gestión Documental desde las oficinas.
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Táctica #1: Pide el respaldo desde la Gerencia.
Busca primero primero por ganarte el respaldo de la cabeza máxima de la empresa.
¿Cómo lo haces?
Pídele una cita de 20 minutos, arma una súper presentación en la que le mostrarás cual es tu objetivo en la empresa con el tema de Gestión Documental.
Además, dile que requieres de su apoyo para que los empleados apliquen tus procedimientos.
Recuerda: no es únicamente organizar documentos.
Tu objetivo debe ser mucho más grande, como por ejemplo, montar un Centro Documental desde el cual se lleve control de todo lo relacionado con la documentación de la empresa.
No plantees en la presentación enseñar conceptos, solo utiliza las diapostivas para visualizar que pasaría en la empresa, si se implementa adecuadamente la Gestión Documental.
Claro, también incluye que está pasando en la empresa debido a la falta de los procesos de la Gestión Documental desde las oficinas.
Si obtienes el respaldo por parte del Gerente, solicítale que expida un comunicado en el que notifique que se implementará Gestión Documental.
Es muy importante que puedas incluir en este comunicado:
«Se espera la colaboración y compromiso de todos»
Táctica #2: Plasma en un documento La Filosofía Archivística que esperas implementar en la empresa.
No pretendas que las cosas cambien si siempre haces lo mismo. – Albert Einstein
Si ya has intentado convencer (mediante conversaciones), a las demás áreas de la empresa para que apliquen Gestión Documental y recibes por respuesta siempre un «no», entonces detente.
Replantea el camino porque esa no es la única manera de lograrlo. ¡No te sigas desgastando!
Dentro de ti sabes que lo que estás proponiendo, es por el beneficio de la empresa.
No te llenes de desilusión porque no quieran darte la oportunidad de implementar este proyecto.
¡Insisto, debes de persistir!
No bajes los brazos porque tú ganarás toneladas de conocimiento si sigues luchando para que la empresa decida implementar Gestión Documental desde las oficinas.
¡Pero hazlo de forma distinta!
Como segunda táctica, elabora un documento con la Filosofia Archivística a la que la empresa debería apuntar.
En este documento, defines cual es el propósito (La Misión) que la Gestión Documental tiene en la empresa.
Un ejemplo puede ser:
Misión:
«Garantizar la seguridad y conservación adecuada de la información de la empresa, mediante procesos de Gestión Documental que cumplan con los principios de oportunidad, eficacia, eficiencia y economía para facilitar el acceso a la información de todas las partes interesadas de la empresa»
Luego, describe como estará la empresa en el futuro (ideal máximo a 5 años), con respecto a la Gestión Documental. Aquí estás desarrollando La Visión.
Ejemplo:
Visión:
«Contar con un Archivo Institucional técnicamente organizado y dotado con las herramientas necesarias para la gestión de los documentos, sin importar el soporte en el que se encuentren; implementando procesos de Gestión Documental y herramientas Archivísticas que permitirán la conservación, trazabilidad y recuperación de la información que sirva a los usuarios como base para la toma de decisiones.»
Una vez ya tienes escrito lo que será la misión y visión, puedes seguir definiendo cuales son los valores y prinicipios organizacionales – desde un punto de vista archivístico -.
Sobre estos valores y principios, se sustentará el actuar de todos los involucrados en el cumplimiento de la Misión y la Visión.
¡Aquí no termina todo, tan solo es el inicio!
Pero ya tienes la guía bajo la cual implementarás la Gestión Documental en la empresa y alcanzarás lo presupuestado.
Ya el trabajo duro es el que está por venir.
Preséntale esta propuesta a tu jefe inmediato, haz lo posible luego por escalar hacia la dirección de la empresa.
Si tú se la puedes explicar, sería estupendo, es más posible que así se interesen.
Lo que podría significar que te den vía libre y respaldo, para iniciar con la implementación de la Gestión Documental desde las oficinas.
Hasta antes de intentarlo ya sabes que tienes un «no» como respuesta. ¡Entonces ve con todo por un SÍ!
¿Qué pierdes con intentarlo?
Táctica #3: Los pequeños cambios, son el principio de grandes revoluciones.
La acción más pequeña vale más que la intención más grande. – Jiddu Krishnamurti
No esperes que todos estén dispuestos a replicar en sus oficinas los procesos de Gestión Documental por el simple hecho de que es tu gran intención lograrlo.
Ya sabes que en este momento ellos tienen una barrera – más por desconocimiento del tema – que te impide implementar Gestión Documental en toda la empresa.
Tu éxito dependerá de las acciones que lleves a cabo día a día.
No importa si estas son son grandes o pequeñas, lo que vale la pena, es que cada una de ellas, te acerque más y más a la meta.
Puedes difundir las pequeñas acciones de estas dos formas:
1) Realiza charlas de 30 minutos sobre Archivística y Gestión Documental con píldoras de información que los asistentes puedan llevar a cabo en su oficina.
Escoge un día a la semana y una hora determinada. Puede ser al iniciar la jornada o al finalizar.
No tires la toalla si a las primeras charlas no van muchas personas. Continúa con todo el entusiasmo, poco a poco verás como la asistencia aumentará.
Esta es una pequeña acción que aumentará el interés de los colaboradores de la empresa a implementar lo que les propones con la Gestión Documental.
2) Comparte por el correo institucional, por la Intranet o pega en carteleras – entre más visible mejor – información con técnicas Archivísticas y buenas prácticas de Gestión Documental que faciliten el trabajo en las oficinas.
¡Sé creativo!, desarrolla tus propias pequeñas acciones que crearán mas adelante la revolución que esperas.
Táctica #4: Retroalimenta las Transferencias Documentales.
Sabemos hasta aquí, que en las oficinas no se aplican los procesos de Gestión Documental, debido a la barrera que han puesto a este tema.
Como resultado de esta carencia de Gestión Documental en cada oficina, los documentos que ellos te envían para que tú los conserves en el Archivo; por obvias razones llegan con distintos errores y faltos de criterios archivísticos de organización.
El objetivo de esta táctica consiste, en que una vez has recibido la transferencia documental de una oficina, registres en una planilla cuales son los errores y al frente la práctica correcta que deben usar.
Una vez has revisado la transferencia, saca el tiempo para sentarte con quien te la ha enviado, explícale los fallos que hallaste y la forma correcta para que lo tenga presente para las futuras transferencias.
«¡Pero mi empresa es muy grande, sería un trabajo desgastante!»
Seguro que si lo será. No tiene que ser con cada persona, encuentra la mejor manera de hacerlo.
Piensa que si ellos no reciben retroalimentación o feedback de lo que te enviaron, lo seguirán haciendo siempre igual.
En muchas ocasiones la mejor manera de aprender, es que se sienten con nosotros y nos acompañen en el proceso.
Táctica #5: Convierte todo en dinero
Para esta táctica, vas a necesitar la colaboración de otros profesionales.
Tú sabes que en casi todos los casos, las áreas de Archivo conviven con la etiqueta de que solo representan gastos para la empresa, pero no generan ingresos o ahorros.
Pero ambos sabemos que esto no es del todo cierto. La Gestión Documental bien implementada en una empresa, minimiza gastos y aumenta la eficiencia.
En otras palabras, puedes identificar recursos que la empresa podría utilizar de forma más productiva.
Para dar a conocer la empresa cuanto dinero está malgastando, producto de la carencia de procesos de Gestión Documental, enfócate en estos criterios:
- Volumen de documentos en soporte papel que conservas en el Archivo.
- Porcentaje de duplicados de documentos del total del volumen documental.
- Tiempo estimado por persona en búsqueda de documentos de vigencias pasadas.
- Porcentaje de esos documentos que no eran necesarios transferir al Archivo o conservarlos tan siquiera en la oficina ya que carecen de valor.
Toma en cuenta otros criterios que consideres puedes identificar y cuantificar.
Ahora representa estos criterios en equivalencia de dinero para la empresa.
Tu oportunidad es demostrar que con la Gestión Documental desde las oficinas, estos gastos se puede convertir en recursos que la empresa puede darle un mejor uso.
Te invito a que observes este video que esta en YouTube sobre este tema.
Táctica #6: Elabora la Tabla de Retención Documental
Más que una táctica, la Tabla de Retención Documental debe de ser el Instrumento Archivístico mínimo con el que la empresa debe de contar.
Pero si llegas donde tu jefe inmediato y le das a conocer este instrumento, sus beneficios, usos y la utilidad que puede representar para la empresa, es muy probable que te den el visto bueno.
La Tabla de Retención Documental, es la puerta de entrada a la implementación de la Gestión Documental desde las oficinas.
Es el instrumento base para adecuar los procesos de Gestión Documental en la empresa.
Tu turno…
¿Cuáles crees que son los motivos por los que las personas de las oficinas en ocasiones son reacias a la Gestión Documental?
¿Qué otra táctica conoces que no esté en este artículo, que ayude a eliminar la barrera de las oficinas para implementar la Gestión Documental?
Espero tu comentario, tu conocimiento puede ser de gran ayuda para otra persona.
Por favor comparte este artículo en tus redes sociales si crees que puede ser del interés de alguien más.
sobre el tema de las barreras con las que te puedes encontrar en las empresas para que acepten y se den cuenta de la importancia de la gestion documental. te puedo decir que en mi larga experiencia me a tocado confrontar toda clase de barreras, pero la clave es , analizar y diseñar estartegias con las cuales los integrantes de una empresa empezaran a endenter de una manera diferente que tener su documentos organizados es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. pero tambien se debe aplicar un poco de psicologia para saber llegar a cada funcionario porque a todos no le podemos llegar de la misma forma.
cuento algunas de las estrategia que yo sigo aplicando cuando llego a una empresa con el proposito de crear un centro documental. primero empiezo de una forma muy cordial a conocer a cada uno de sus empleados entableciendo una charla desinformal donde en ella me de cuenta que tipo de documentos maneja, hasta que tengo una informacion general de todas las areas ,depencias y oficinas, pero a su vez en esta charlas analizo la forma de ser de la persona , si es muy acelerado , si es calmado si es muy cuidadoso o muy descuidado en fin para poder asi llegar a formar un cuadro en donde mire como y de que manera puedo llegar a explicarle y dejar que yo pueda tener aseso a sus documentos, luiego creo un plan de trabajo en donde oficialmente empiezo a realizar visitas a cada area , pero ya a empezar a explicarles , porque es importante que sus archivos de gestion esten bien organizados, y en presencia de cada funcionario o del grupo de trabajo del area , les hago un ejemplo organizandoles un tipo documental de forma que la informacion que por lo general esta dispersa en varias carpetas o en varios sitios al realizarles una agrupacion documental en donde si ejemplo un funcionario tiene 20 mcarpetas de su archivo de gestion y al realizar el ejemplo se le reduce el numero de carpetas a 10 y en tiempo de buscar una informacion tambien se le reduce a mas de la mitad del tiempo que primero se demoraba en encontrarla, se vera como empiezan ha mirar que la idea de que llego una persona nueva a revolcarnos nuestros documentos que los tenemos bien miran que es totalmente erroneo, es mas cuando tu llegas donde el gerente ya el ha escuchado los diferentes comentarios positivos de esa persona que contrato para arreglar su archivo de la empresa, y asi tengo muchisimas mas anectodas , que si hay forma se las estare compartiendo.
Edin, en mi país por ley tenemos que implementar un Sistema de gestión documental basado en el Cuadro General de -clasificación -archivística y también me he encontrado con resistencia para que lo acepten y cambien su forma de archivar. Sin embargo como esta legislado no les queda mas que entrar al cambio, sin duda ha sido una labor muy ardua de convencimiento, de capacitación y de mostrarles los beneficios que contraen los cambios. Uno de los principales cambios en su mentalidad es hacerles notar que los archivos no son de propiedad privada si estamos en una administración pública también es público su desempeño, actividades e información generada y que en la medida en que puedan recuperar con eficiencia y rapidez un expediente más ganarán en imagen de eficiencia y eficacia como servidores públicos. Un saludo