Las Series Documentales.
Un concepto valioso que a la vez ha sido maltratado en los procesos de organización documental.
He decidido escribir este artículo sobre las Series Documentales por dos motivos que considero, fueron una señal:
- Hace poco estuve en una charla en la Universidad de Antioquia en donde estuvo presente el profesor Luis Fernando Sierra, de quien leí un documento que escribió sobre una propuesta para denominar las Series Documentales y sobre el cual concluyo, es un documento esclarecedor.
- La semana pasada analicé un Cuadro de Clasificación Documental, el cual, desde mi concepto, presentaba varios errores de denominación en las series documentales y que observo, siguen siendo comunes.
De acuerdo con lo anterior, mi objetivo con este artículo es darte 7 recomendaciones que deberías tener presente a la hora de denominar Series Documentales.
Quiero que tomes en cuenta que lo hablaré desde mi experiencia.
Recuerdo que cuando apenas egresé de la Universidad y conseguí mi primer trabajo, me enfrenté a la responsabilidad de construir Series Documentales.
A pesar de que recibí muy buena fundamentación teórica, cuando uno se enfrenta a la práctica real, es en donde aparecen las dudas, como tú lo sabes.
Desde aquel primer momento, comprendí la responsabilidad que tenía bajo mis manos.
Si nombras de forma inadecuada las Series Documentales, estás abriendo la puerta a la desorganización documental.
Pero antes de explicarte lo que prometí en el título de este artículo, debes tener claro lo siguiente:
Lo que debes saber primero sobre las Series Documentales antes de denominarlas.
Primero. Definiciones del concepto de Series Documentales puedes encontrar varias por distintos autores de la Archivística.
Para este artículo usaré la definición que el Archivo General de la Nación de Colombia ha establecido en su banco terminológico.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros
A medida que lees este artículo, te iré explicando la definición anterior de Series Documentales.
Segundo. Las Series Documentales son el resultado de un proceso intelectual.
Es decir, no es algo que estableces a la ligera, requieres de sentarte a analizar distintos factores que inciden en la denominación de las Series Documentales.
Ahora sí, vamos al grano de este artículo.
7 recomendaciones que deberías tener presente cuando denominas Series Documentales en los Archivos de Gestión.
Recomendación #1. No cometas el error de denominar las Series Documentales con la primera palabra que aparece en el nombre de los Documentos.
Pienso que este es uno de los errores más comunes que he observado a la hora de nombrar las Series Documentales.
Esta práctica consiste en considerar que la Serie Documental corresponde a la primera palabra que aparece en el nombre de los documentos.
Te doy este ejemplo:
Tienes un conjunto de Actas de entrega de dotación, un conjunto de Balances Generales y un conjunto de Facturas de Venta.
El error que te menciono se basa en que consideres que las Series Documentales del ejemplo anterior son:
- Serie Actas, porque empieza por la palabra Actas.
- Serie Balances, porque el documento empieza por la palabra Balances.
- Serie Facturas…
¡Ojo!
No todo lo que empieza por la palabra Actas genera o pertenece a la Serie Documental Actas.
Lo mismo aplica para el resto de los documentos del ejemplo.
En la definición que te dí sobre Series Documentales del Archivo General de la Nación, hay dos palabras claves para identificar de manera correcta las Series Documentales.
Debes tener siempre presente la estructura y contenido homogéneo de los documentos.
Recomendación #2. Evita identificar las Series Documentales solo a partir de los documentos individuales que produce la oficina.
Sí solo te basas en los documentos individuales que produce la oficina, corres un gran riesgo.
Que identifiques Series Documentales que no existen. Como resultado no tendrán documentos que la alimenten.
Observa este caso:
Estás consultando cual es la producción documental de la oficina de contratación de tu empresa.
Resulta que uno de los tantos documentos que ellos producen, son los certificados de disponibilidad presupuestal, aquel documento que las entidades expiden con el fin de certificar que cuentan con el presupuesto para adquirir a algún bien o servicio mediante un contrato.
Esta recomendación se basa en el error que podrías cometer en la siguiente situación:
De la forma como has identificado la producción documento por documento y no por unidades documentales, corres el riesgo de terminar creando una Serie Documental con el nombre: Certificados Presupuestales.
Ten cuidado, porque como expliqué antes los certificados de disponibilidad presupuestal son un documento que permiten garantizar a la entidad contar con el presupuesto necesario para realizar el contrato.
Por tanto, más que una serie documental, los certificados presupuestales son una tipología de otra serie documental.
La Serie Documental Contratos.
Por eso te sugiero que no te enfoques en investigar por cada documento que produce la oficina.
Concéntrate en conocer cuales son las unidades documentales que genera o tramita, tanto sí son de tipo simples o compuestas.
Recomendación #3. No denomines las Series Documentales con nombres de empresas.
Recuerdo la vez que un estudiante me llamó preocupado en su primer día de práctica y me consultó sobre un Cuadro de Clasificación Documental que estaba elaborado de forma contraria de como él aprendió en las clases.
Imagen tomada de Freepik.com
Me dijo: «Edin, esta empresa tiene Tablas de Retención Documental que pagaron el año pasado a una oficina de abogados para su elaboración.
Me están pidiendo que la revise y la conozca bien para continuar con su aplicación en las oficinas.
Pero yo me siento perdido porque las Series Documentales están muy distintas según lo que aprendimos en las clases»
Le pregunto: «¿porqué dice eso?»
Él continúa: «Hay varias series documentales con nombres como:
- Convenios con emisoras
- Convenios con Bancolombia
- Correspondencia Cámara de Comercio
- Informes de educación anual al ministerio de Educación.»
Le pregunté: «¿según tu formación, qué piensas sobre esas Series Documentales?»
Respondió: «Están mal nombradas ya que no se deben de usar nombres de empresas o personas para denominar las Series Documentales.»
Ya él con más confianza propuso un mejor borrador de Series Documentales a la empresa.
De acuerdo con lo anterior, si yo te pregunto:
¿Qué tipo de convenio con Bancolombia es el que tiene la empresa del ejemplo anterior?
¿Cuál sería tu respuesta?
No están fácil, ¿verdad?
Pues sabes que podrían ser varios tipos de convenios los que la empresa realizaría con otra entidad.
Además, si la empresa tuviera convenios con 15 bancos más, ¿serían 15 series documentales?
Algo mucho peor pasa algunas veces y es llamar a la Series Documentales solo por el tipo de empresa:
Bancos, emisoras, clientes, entes de control, etc.
Sólo imagina cuantos tipos de documentos o trámites distintos se pueden hacer con un banco.
Por ejemplo: Contratos de servicios, convenios comerciales, acuerdos comerciales, conciliaciones bancarias, etc.
Graba en tu mente: Estructura y contenido homogéneo.
Recomendación #4. No uses nombres de personas y fechas para denominar las Series Documentales.
Hazte la siguiente idea.
A la serie documental Historias Laborales, le estás colocando el nombre de cada empleado.
¿Te imaginas que pasaría si tu empresa tiene 500 empleados?
Imagen tomada de Freepik.com
¡Peor aún!
¿Qué sucedería si cada día entra un nuevo empleado y sale otro de la empresa? Tendrías que estar modificando el Cuadro de Clasificación Documental ¿no es cierto?
El nombre de la persona debería estar descrito en la unidad documental tan solo para facilitar su consulta, pero no en la denominación de las Series Documentales.
Ahora bien.
¿Y si le asignas a las Series Documentales, fechas?
- Informes 2017
- Contratos 2017
- Actas anuales.
¿Qué consecuencia te traería?
Pues los más seguro es que al iniciar un nuevo año, tengas que cambiar otra vez las denominaciones de las Series Documentales.
Al igual en el caso de las «Actas anuales», cuando éstas pasen a elaborarse de manera trimestral o semestral, te tocará, ya sea cambiar la denominación de la Serie Documental o crear otras dos para cada período.
Lo mejor, es entonces que evites hacer uso de los nombres de personas y las fechas.
Recomendación #5. No Denomines las Series Documentales con nombres de oficinas.
Presta mucha atención a este error.
Voy de nuevo.
Analiza estructura y contenido de los documentos.
Resulta que encuentras en la oficina de contabilidad estos documentos:
Imagen tomada de Freepik.com
- Informes contables
- Declaraciones de impuestos
- Certificados de retención en la fuente
- Comprobantes de pago
- Estados de resultados
- Balances generales.
Y, como estos documentos están relacionados con el área contable, la Serie Documental la denominas:
Contabilidad.
Hay varias razones por las cuales no debes denominar las Series Documentales con nombres de oficinas.
Te quiero enfatizar solo una razón.
En el hecho que todos los documentos anteriores, no cuentan con la misma estructura y contenido.
Es decir, la forma en la que se presenta la información (campos o el formato) no coinciden entre ellos.
Aclaro, no quiero decir que la estructura deba ser igual en su formato, pero sí debe ser similar en sus componentes o partes.
Un ejemplo podría ser:
Los certificados tienen como estructura: Fecha y lugar de elaboración, quien certifica, la palabra certifica, luego el texto mediante el cual se especifica que es lo que se está certificando, para que se expide el certificado y luego la firma de quien certifica.
Los informes presentan una estructura diferente: fecha y lugar de elaboración, el título del informe, el objetivo del informe, quien lo elaboró, luego el contenido que trata sobre informar lo que se hizo y por último la firma del responsable.
Si comparas cada tipo de documento, es claro que ambos tienen estructuras diferentes.
Y ni que decir del contenido.
Descarga la Guía Técnica Colombiana 185 del Icontec y compara la estructura de los documentos.
Volvamos a la definición de series: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo.
En conclusión, cuando agrupas documentos bajo una Serie Documental denominada con el nombre de una oficina, lo puedes comparar con las mal creadas (pero comunes) carpetas llamadas «documentos varios».
Son unidades documentales (que en realidad no lo son) que no comparten estructura ni contenido homogéneo.
Recomendación #6. Evita denominar Series Documentales en singular.
Singular y plural.
Lo primero se refiere a un elemento y lo segundo a varios.
Como ya has podido observar, las series documentales se componen de un conjunto de unidades documentales.
Es decir, agrupan varias unidades documentales.
Por tanto, cuando las denomines, no lo hagas de forma singular: Acta, contrato, informe, proyecto…
Siempre denomínala en plural: Actas, contratos, informes, proyectos…
Recomendación #7. No Denomines las Series Documentales con los nombres de lugares.
Serie Documental: Antioquia.
Serie Documental: Bogotá
Imagen tomada de Freepik.com
Y Serie Documental: Parque de las luces.
¿Podrías identificar los documentos que se producen en cada uno de los ejemplos anteriores?
Cuando las unidades documentales están identificadas con lugares, están ligadas más a ser un Sistema de Ordenación de dichas unidades que una Agrupación Documental.
El Sistema de Ordenación es de tipo Toponímico o Geográfico. (Si deseas, puedes consultar la Cartilla de Ordenación Documental del AGN de Colombia)
Haz de cuenta que las unidades documentales que se encuentran etiquetadas con la palabra Antioquia, sean contratos que se ejecutan en distintos municipios de este departamento.
La Serie Documental sería contratos y los lugares (municipios en este caso) podría ser el sistema de ordenación que se utiliza para archivar cada uno de los contratos de acuerdo al nombre del municipio.
Para finalizar, ten presente…
1) La identificación de las Series Documentales no es algo que debas tomar a la ligera.
2) Se requieren de conocimientos Archivísticos y Administrativos.
3) Para hacer una correcta denominación de las Series Documentales, necesitas sentarte a analizar todos los aspectos que afectan la conformación de las unidades documentales, tales como:
Funciones administrativas, procedimientos, estructura administrativa, estructura y contenido homogéneo de los documentos, entre otros.
4) No hay una última palabra sobre la denominación de las series, cada entidad es un mundo distinto.
Es nuestra responsabilidad como Archivistas y el respeto a nuestra profesión, hacer el trabajo a conciencia pensado en el futuro de la entidad.
5) Siempre estaremos aprendiendo en este tema.
Tanto tú como yo.
Por último, te comparto la plantilla que utilizo para hacer Cuadros de Clasificación Documental.
Descarga la Plantilla del Cuadro de Clasificación Documental
Suscríbete y descarga la plantilla con la explicación de cada uno de los campos del CCD y utilízalo como guía para elaborar este Instrumento Archivístico.
¿Que piensas?
Cuéntame sobre alguna experiencia que hayas tenido con la identificación y denominación de las Series Documentales.
¿Consideras que es un tema poco relevante?
También deja en los comentarios, otros aspectos, errores o recomendaciones que no están en el artículo y se deberían tener presente.
De tu experiencia seguro seguiremos creciendo como comunidad.
Por favor, recuerda compartir este artículo con quienes crees les puede ser de alguna ayuda u orientación.
Cordial Saludo
Me gustó mucho tu publicación y quiero compartir la siguiente experiencia:
Trabajo en una entidad de control fiscal, el área misional realiza su labor a través de las normas de auditoría generalmente aceptadas, actualmente con fundamento en la Guía de Auditoría Territorial. Al realizar el análisis de la producción documental, se identifica que al proceso auditor se asocian diferentes tipos documentales: memorando de asignación, carta de presentación, programa de auditoría, mesas de trabajo, papeles de trabajo, requerimientos de información, informe preliminar, contradicción o respuesta del sujeto de control, informe definitivo, beneficios del control fiscal, hallazgos (penales, fiscales y administrativos) y plan de mejoramiento.
Con fundamento en el concepto de serie y sus palabras clave, de contenido y estructura homogénea, mu criterio es que este expediente se denomina como lo establece la norma que fue creada para regular y orientar el Control Fiscal «Auditoría». Ello considerando además que metodológicamente las auditorías se clasifican en: de primera parte o internas, de segunda parte o externas y de tercera parte que son las realizadas por entes de control. Todas de contenido y estructura homogénea.
No obstante lo anterior, los organismos evaluadores de TRD consideran que la denominación correcta es «informes de auditoría» cuando si bien es cierto este es el dictamen final y el único documento valorado por la entidad sujeta de control o receptora, el ente de control debe valorar y conservar atendiendo los principios de procedencia y orden original, cada uno de los documentos que se produjeron o recibieron en el desarrollo del trámite. No concibo una serie documental»informes de auditoría» con tan extensa tipología documental asociada.
Me gustaría mucho saber qué opina o de ser necesario ilustrar mejor el caso para debatir el tema.
Hola Yolima,
Excelente el caso que expones.
En mi criterio y según la información que brindas, opino que el informe de auditoría tan solo es una tipología de un conjunto que se produce a raíz de la ejecución de dicha función.
Yo, a la serie la denominaría: Procesos de auditorías, debido a que en sí lo que se lleva a cabo es un proceso, pues mira la estructura:
Sabemos que un proceso de conforma de una entrada, una transformación y una salida.
En el caso que expones, la entrada hace referencia a los documentos que se requieren para el inicio de la auditoria, la transformación se identifica cuando se hace el análisis de los documentos que se auditan y la salida cuando se elabora el veredicto o el resultado de dicha auditoría.
Es algo similar a la estructura de un proceso judicial, por ejemplo. Se tiene una entrada (recopilación de pruebas), una transformación (análisis de esas pruebas) y una salida (fallo o informe final del resultado del análisis).
Espero haber sido claro con mi respuesta.
Muchas gracias por estar en el blog.
Un abrazo.
Estoy de acuerdo contigo, el expediente conforma un proceso de auditoría. Sin embargo y debido a que el ente de control fiscal de la nación (CGR) los denomina informes de auditoría, con toda la tipología que mencioné asociada…, y al igual otras organizaciones los denominan así por el copie y pegue, el ente evaluador no cambia el suiche…
Ah y se me pasó comentar que frente a la denominación»procesos de auditoría» la evaluadora argumentó que no es procedente porque lo que se origina no lo es…
Esto es algo así como el ejercicio del derecho, cada quien conceptua e interpreta desde sus conocimientos… desconcertante.
Yolima, si sería ya una cuestión de sentarse a analizar los puntos de vista, yo opino que nadie tiene la verdad absoluta, de cierta manera tienes razón en la analogía que mencionas. Tengo entendido que se viene adelantando un Banco terminológico de series documentales. Esperemos que éste salga a la luz, será una gran herramienta. (Si ya salió, lo desconozco).
Gracias por comentar Yolima.
Excelente artículo Edin, muchas gracias.
Hola Natalia,
Muchas gracias, me alegra que ye te haya gustado.
Gracias por leer el blog.
Hola Edin
Hoy traigo una nueva inquietud. En la función «Representar jurídicamente a la entidad» el responsable atiende: tutelas, exhortos de juzgados, demandas, acciones populares, entre otras; en las demandas se derivan «Procesos de Representación Judicial» porque son varias etapas y documentos, sin embargo, los exhortos generalmente sólo están acompañados de la respectiva respuesta;por su parte las tutelas no son tan extensas como las demandas pero tampoco son simples comunicaciones como los exhortos, ya que en estas hay fallos en primera y segunda instancia. Esta producción documental la he venido clasificando así:
Procesos de Representación judicial: en contra e instaurados por la entidad, en donde existen (tutelas, demandas, acciones populares…)
Comunicaciones oficiales: Exhortos
Dado que estoy en el proceso de actualización de TRD y considerando el concepto Ref. 1-2016-03076-2513/2016/SGC-540 del AGN, donde expone que no se deben reflejar las Comunicaciones Oficiales como serie documental en las TRD, creo que este argumento se debe a que las está asociando unicamente a los consecutivos, me gustaría mucho escuchar tu opinión respecto a la clasificación que he venido aplicando.
Cordial saludo
Hola Yolima,
Interesante reto el que tienes entre manos.
Con respecto al contenido de tu comentario y tu pregunta quiero enfatizar mi opinión personal.
Primero que todo te diría que sería irresponsable de mi parte indicarte cual podría ser la serie documental tan solo con la información que me brindas, puesto que para realizar un proceso como este se requiere de conocer la entidad, la estructura, las funciones, el contexto de los documentos y el trámite que se lleva a cabo. Aunque otras entidades puedan tener funciones similares a las que mencionas, cada una es un mundo diferente que requiere de una análisis personalizado.
Pero ya una vez te he aclarado lo anterior, me tiraré al ruedo y te diré que no creería que la serie pudiera ser «procesos de representación legal» ya que como tal es una función de la cual podrían nacer distintos documentos frutos de diferentes trámites (que nacen de la misma función) que no tienen relación entre sí (no hay vínculo archivístico).
Con respecto a la serie comunicaciones, el Archivo General de la Nación ha enfatizado en distintos momentos, que las comunicaciones (recibidas y enviadas) hacen como tal parte de algún otro expediente, y cuando hace referencia a los consecutivos habla sobre el instrumento de control de los consecutivos de lo que se envía y llega.
Con respecto a los Derechos de Petición, si no pertenecen a algún expediente de los mencionados, yo (opinión personal) las denominaría una serie Documental con el nombre de Derechos de Petición o dependiendo de la función y el trámite las denominaría como una subserie documental de la Serie Acciones constitucionales en donde también podría hacer parte las acciones de tutela como subserie.
Mi consejo siempre será, realizar un debido proceso de clasificación como sé que lo estás llevando a cabo.
Confío en que mi respuesta te pueda servir de alguna orientación.
Muchas gracias por tu comentario.
PD: Sería interesante escuchar la opinión u aporte al respecto de otro lector del blog. Esperemos si de pronto se da.
Hola Edin
Disculpa por no presentar oportunamente los comentarios o inquietudes frente a tu respuesta, pero aquí van.
Me queda la inquietud respecto a la denominación que propones “Procesos de Representación legal” toda vez que esta función se encuentra a cargo del gerente (Representante Legal) y la jurídica del jurídico (valga la redundancia), sí bien se puede delegar siempre será responsabilidad del gerente, mientras que la representación jurídica le corresponde al abogado que desempeñe dicha función.
Ahora bien, cuando te refieres a los Derechos de Petición asumo que los relacionas con los Exhortos porque las Acciones Populares son otro mecanismo de Participación o de Acción Ciudadana; y sí, estos son peticiones de información entre entidades y como tal deben estar clasificados en los Derechos de Petición.
En este orden de ideas en mis comunicaciones oficiales quedan Circulares Externas e internas porque las demás se convierten en instrumentos de control: consecutivos de memorandos, oficios… pero a las circulares no se les puede dar ese tratamiento porque en su mayoría no corresponden a ningún trámite especifico, son normativas o informativas y de carácter general. Qué tan válido sería manejarlas como serie? He visto entidades, como el AGN por ejemplo, que las clasifica como Actos Administrativos, y lo son pero en esta clasificación aplicarían muchos más…
Cordial saludo
Hola Yolima,
Cuando hice el comentario sobre los procesos de representación legal, lo que te quise decir es que para mi no sería una serie documental, pero conociendo más a profundidad el contexto de esta función, podría cambiar de opinión, en todo caso, la clasificación es un proceso que requiere de un gran análisis (como te has dado cuenta), no quiero decir que sea mi última palabra.
Con respecto a las Circulares, para mi se puede crear una Serie documental con ellas que se llamaría «Circulares», toda vez que estos documentos nacen de una función específica y no es común que siempre pertenezcan a algún otro expediente. Y si manejas dos tipos de circulares y las llevas en unidades documentales aparte, podrías entonces conformar dos subseries.
Gracias por leer, espero que te pueda ayudar mis opiniones.
Hola Edin
Estoy de acuerdo con tu concepto.
Gracias por atender mi solicitud
Hola Edin
Hoy tengo una nueva inquietud…
Uno de los criterios para determinar nueva producción documental es la normativa, en nuestro ámbito el Decreto 2609 de 2012 en su artículo 8 establece los instrumentos archivísticos, que son 9, todos con un mismo propósito: el desarrollo y administración de la Gestión Documental; algunos de contenido y estructura homogéneos (TRD, TVD) sé que los conoces pero quiero mencionarlos para contextualizar:
a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
b) La Tabla de Retención Documental (TRD).
c) El Programa de Gestión Documental (PGD).
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
e) El Inventario Documental.
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
Al realizar el proceso de actualización considerando la normativa vigente, sus requisitos, nueva producción documental e incluyendo el documento en formato electrónico, surgen múltiples inquietudes. Podríamos establecer por ejemplo la existencia de la serie “instrumentos archivísticos” sin embargo uno de ellos es transversal a otros documentos del sistema (h). Respecto a la clasificación de algunos de los instrumentos en mención, tradicionalmente o por lo menos en la entidad para la que laboro, se han considerado así:
Inventario documental como subserie de inventarios
El PGD por ser un documento de apoyo, adoptado como guía en el SGC, no se incluyó en la versión uno, sin embargo en esta actualización se hace necesario; en el PGD se encuentran incluidas las TRD versión uno y TVD, sin embargo al actualizar y atendiendo la normativa vigente, se deben individualizar estos instrumentos y llevar el control de cada una de sus versiones. Por su parte el PINAR clasifica en los planes institucionales, el CCD hace parte integral de las TRD y TVD, el modelo de requisitos está inmerso en el PGD…
Pero el Banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales, así como las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, son documentos nuevos y no visualizo una clasificación diferente a “Instrumentos Archivísticos”.
De acuerdo con lo anterior y atendiendo un criterio que leí pero en el momento no recuerdo la fuente, que indica que existe otro aspecto a considerar para definir las series documentales y es la denominación técnica establecida por el organismo competente, considero pertinente definir la serie documental “Instrumentos Archivísticos”, reclasificando los que son considerados como tal y hacían parte de otra serie e incluyendo los que se comienzan a producir en la aplicación de la norma.
Me gustaría leer tu opinión.
Cordial saludo
Hola Yolima, es una respuesta que como te he mencionado antes, no es fácil y pertinente hacerla por medio de un comentario, para ello se requiere de un análisis en conjunto.
Pero para adelantarte algo, en mi opinión no considero «instrumentos archivísticos» como una serie documental. Puesto que a pesar que nace de una función archivistica, lo cierto es que cumplen objetivos distintos, además de no ser de estructura y contenido homogéneo. Si deseas me puedes escribir al interno «botón contacto».
La TRD y la TVD pueden ser parte de la subserie Manuales Archivísticos, puesto que en sí, el documento final es el Manual de la TRD y la TVD.
En cuanto al PGD también podría hacer parte de otra serie como Programas (porque lo es Así como en su momento lo fue el programa de Salud Ocupacional, hoy sistema)
Lo que quiero que me comprendas, es que no hay una respuesta definitiva (sólo los que se creen eminencias de la archivistica, que los hay por montones, creen que la hay) y considero que eso es lo que hace interesante nuestra procesión, Que no es estática si no dinámica, es decir, de acuerdo a diferentes variables, se denominan las series.
Espero poderte ser de alguna ayuda.
De nuevo, Muchas gracias por leer el blog.
Todos estamos aportando.
la verdad es que tus herramientas me han ayudado mucho porque gue he complementado los instrumentos y me han ayudado para que cada vez pueda hacer mejor mi trabajo,gracias y felicitaciones por tu profesionalismo.
Hola
Edin y Yolima; en la empresa que laboro me encuentro con la misma inquietud, las TRD que elaboraron se encuentran los inventarios documentales como subserie de la serie inventarios, en esta se encuentran como subseries los inventarios ciclicos de productos entre otros de diferentes unidades productoras; además la serie Reglamentos, con una unica subserie Reglamento interno de archivo, y la serie instrumentos archivisticos con las Trd y el PGD como subseries; Para implementar las tablas de retención he ido elaborando procedimientos de consultas, transferencias, y algunas guias de organización para series como historias laborales, clientes, entre otras, pero realmente no se cual seria una apropiada clasificación para estos teniendo en cuenta su objetivo que es el direccionar los procedimientos que realizamos alrededor de la implementacion del PGD y las TRD.
Muchas gracias por su ayuda.
Hola Katherine,
Primero que todo, muchas gracias por leer el blog y comentar.
Segundo, como lo he dicho en comentarios anteriores, no hay una respuesta absoluta, para definir lo más adecuado posible las series documentales, se deben de tener en cuenta distintas variables.
Pero con el ánimo de ayudarte, te daré mi opinión con base en la información que me das, pero teniendo en cuenta que no es la última palabra.
Con respecto a los inventarios, para mí sí podrían ser una serie documental, y los inventarios documentales una de sus subseries, pero ojo, en esta subserie no irían los inventarios documentales relacionados con la eliminación de documentos, puesto que estos deberían ser una tipología de las actas de comité de Archivo que además van acompañadas con el acta de eliminación. Con relación a los otros tipos de inventarios (el cíclico), te entiendo que es un inventario que nace de la operación de la empresa, este igualmente podría ser una subserie, pero sí es producto de una acción repetitiva de la cual nacen otros tipos de inventarios del área de producción (tú mencionas que existen) cabe la posibilidad que este inventario cíclico de productos sea una tipología de una subserie como inventarios de control o inventarios operacionales (te repito, es un ejemplo).
Con relación a los reglamentos, considero que si el reglamento nace a partir de una acto jurídico que lo aprueba(una resolución, etc), dicho reglamento es una tipología anexa a ese acto jurídico, por lo tanto no pertenece a la serie Reglamentos. Por ejemplo, el reglamento de higiene laboral, este es una tipología del SGSST, y no estaría en la serie Reglamentos.
Para mí no estaría bien denominada «Instrumentos Archivísticos» como una serie documental, ya que no todos los instrumentos Archivísticos cumplen con la condición de estructura y contenido homogéneo, por ejemplo, una TRD (que en el fondo puede ser considerado un Manual) no es compatible ni en estructura o contenido con el PEA (Plan Estratégico Archivístico) o el PINAR (Plan Institucional de Archivos), la TRD podría ser parte de una serie que se llame Manuales, Subserie Manuales Archivísticos y tipología Manual de TRD, Manual de TVD, como también puede ser de otra serie; mientras que el PEA o el PINAR es de la serie Planes, subserie Planes Estratégicos y tipología PEA o PINAR.
Con respecto a la última parte de tu comentario, dichas guías y procedimientos, bien podrían ser parte del PGD, o de instrumentos de control, como estar ligado también al mismo documento del que se desprende, ejemplo el manual de aplicación de TRD, no es necesario ubicarlo en una serie específica, este documento puede ser considerado parte de la TRD.
Katherine, espero haberte ayudado con mi respuesta, te repito, con base en la información que entregas, lo correcto sería analizar más a profundidad la situación, además recuerda, es mi opinión.
De nuevo, muchas gracias por estar aquí.
Excelente permite aclarar muchas dudas de lo general a lo particular
Hola Luis Fernando.
Me alegra que te haya servido.
Muchas gracias por leer el Blog.
Un abrazo.
Buenas tardes Edin.
Excelente artículo y muy oportuno en este momento nos encontramos revisando ajustando unas TRD de una entidad pública y nos hemos encontrado con algunas disparidades. Por ejemplo en el caso qué mencionas certificados de Disponibilidad Presupuestal, se incluyó cómo tipología de los contratos . Pero quien revisa advierte que debe incluirse la serie en tesorería por la función. En esto materia hay temas subjetivos y estoy de acuerdo la realidad de las instituciones no son iguales totalmente y se debe conocer inicialmente para llegar a dar una solución eficaz.
Gracias por compartir tus conocimientos y opiniones
Saludos
Yalenis Agamez
Bibliotecologa – Archivista
Hola Yalenis,
Muchas gracias tus palabras.
Tienes mucha razón en cuanto que hay temas subjetivos y dependen totalmente del contexto de las entidades.
Lo que sucede es que el vínculo archivístico al que pertenece un certificado de Disponibilidad presupuestal esta ligado al expediente del cual se está certificando que se cuenta con el presupuesto para su puesta en marcha, es decir, en mi opinión, yo no desligaría los certificados de Disponibilidad Presupuestal ubicándolos en una unidad documental por aparte (en otra serie). Creo que de esta manera, se estaría en contra de este principio de la Gestión Documental. Otra cosa muy distinta es que los CDP se deban de conservar en la oficina de Tesorería como una copia de control (algo que sería decisión totalmente de la entidad), el cual tendría un menor tiempo de retención toda vez que son copias para llevar un control, pero no concibo conformar una serie específica para estos documentos, teniendo en cuenta que ellos hacen parte de otros expedientes como los contratos.
Igual, como tu lo dices, no todas las realidades de las instituciones son iguales, hay que aplicar la Gestión Documental en pro de facilitar la gestión Administrativa de las entidades.
Yalenis, te agradezco por leer el blog y comentar.
Muchas gracias, por tus observaciones. Me ayudan a aclarar muchas dudas. Apenas tenga una clasificación más detallada, les comento.
Saludos,
Hola Katherine…
Me alegra que te haya servido.
Quedaré atento a tus próximos comentarios.
Antes que nada gracias por las publicaciones que nos orientan en temas archivisticos. Muy atinado tu artículo sobre el Cuadro de clasificación, y muy oportuno ya que en este momento estamos revisando y ajustando este en una dependencia pública y nos hemos encontrado con algunos temas fuera del lugar.
Saludos Cordiales
Sobre el tema de la series documentales relacionadas con las auditorias internas, podría utilizarse también el termino «Programa de Auditorias Internas» en atención teniendo en cuenta que el grupo de control interno debe realizar una plan o programa anual de auditorias, en esta agrupación pueden reposar todos y cada uno de los documentos producidos por los procesos de auditorias, además una denominación de este estilo nos daría una raíz documental para nuestra serie.
Excelente artículo,
La verdad es que si, cada empresa es un mundo en cuanto a gestión documental…
Trato de manejar todas las series y sub-series teniendo en cuenta que tengan estructura y contenido homogéneo…. (https://i.imgur.com/PtOQcgo.png)
Sin embargo, hay casos como el de la imagen (https://i.imgur.com/yZjCxAu.png ), donde ninguno de los documentos tiene contenido homogéneo… Adicional a ello, como bien se nota en la imagen, solo manejo series y sus respectivas sub-series documentales, dejando de lado las unidades documentales, esto lo hago ya que las TRD que hizo la persona antes de mi, las hizo así… y me han dicho «deje eso así, que así es que lo entienden los demás»
Mi pregunta es, para este último caso, este grupo de documentos se manejan en la forma que están registrados, o hay alguna recomendación para aplicar a mi caso?
Gracias!
Buenas tardes Edin
Un tema complicado en las series documentales es la denominación a partir de sistemas (sistema de gestión de calidad, sistema de gestión documental, etc.) Con lo cual se crea está agrupación documental y se archivan bajo esta todos los documentos de dicho sistema. Por otra parte, hay series documentales denominadas a partir de procesos o actividades como por ejemplo procesos de contratación, que darían vía libre a tener series misceláneas en muchos casos. Frente a esto y en razón a que no Vi estos casos en su artículo me gustaría saber cuál es su visión y que soluciones puede uno brindar a las entidades?
Gracias por su atención
Buen día.
No esta sirviendo la descargada del archivo.
Gracias
Oscar Pachón Acero
Hola Oscar,
El link si está correcto, lo que sucede es que solo permite que la persona se suscriba a la lista una sola vez, y según veo en los registros tu ya estás inscrito y solicitaste el formato el 28 de Diciembre, para esto te recomiendo que busques el correo que te tuvo que haber llegado ese día, lo puedes buscar con este asunto: «Haz clic aquí para Descargar el formato del Diagnóstico Integral de Archivos», es posible que te haya llegado a la carpeta de SPAM búscalo ahí.
Te pido el favor que me escribas a info@nosonpapeles.com en caso que no lo halles, pero sé que lo encontrarás.
Un abrazo y mil gracias por el interés.
Edin, muchas gracias por la respuestas, efectivamente el formato de Diagnótico lo tengo, pero estaba intentando bajar este que es la «Plantilla del Cuadro de Clasificación Documental»
Quedo atento.
Oscar Pachón
Hola edin, me alegra leer tus publicaciones, trabajo en el AHP y soy especialista que atiende a las empresa y te pongo un ejemplo de cuadro de clasificacion y series documentales
JOVEN CLUB
1.4- GESTIÓN DE ESPECIALISTA DE CUADRO
1.4.1 Actas de la Comisión de Cuadros.
1.4.2 Registro de Movimientos de Cuadros.
1.4.3 Expediente de Proceso de evaluación de los cuadros.
1.4.4.Control de preparación de los cuadros y sus reservas.
Espero tu opinion colega
Hola Edin
Me gustaría tu ayuda con mi caso en particular
recientemente ingrese a laborar a una empresa dedicada al transporte masivo más específicamente transportan mercancía por toda la ciudad incluso por algunos paises, la cuestión es que de los 38 años que tiene la empresa de creada no han implementado un área de archivo y me han asignado la tarea de que les indique como tienen que empezar a manejar todo el tema documental.
mi duda puntual es que la empresa al ser privada no esta obligada a acogerse a la normatividad dada por el AGN pero al estar vigilada por la superintendencia de puertos y transporte tiene que acatar la normatividad que ellos decreten , hace poco la super de puertos y transportes saco la resolución 57839 de 2017 donde le dan la opción a las entidades de implementar instrumentos archivísticos, que tan conveniente es para mi regirme a esta resolución e implementar la TRD y la empresa al ser privada quien aprobaría la TRD.
Otra duda mi nivel de formación es tecnológico pero tengo conocimientos en la elaboración de estos instrumentos , soy apta para firmar las TRD?
Te agradecería mucho si me pudieras sacar de esta duda
Buenos dias Edin,
Hace unos unos meses trabajo para una empresa dedicada a la Construcción ,he evidenciado que las TRD se encuentran elaboradas por cada obra que se realiza, me gustaría saber cual es tu punto de vista, la entidad es privada.
Agradezco la atención prestada.
Muy bueno el blog, trabajo en el Archivo Historico Provincial de Camagüey, Cuba, es bastante claro el contenido y entendible. Gracias
Buenos días, Edin Gutierrez
me ha gusto mucho su cartilla pero quiero que explique mas sobre secciones, subsecciones, series, subseries cuando en una empresa o organización su estructura grande
como se diferencia unas de las otras soy estudiante y todavía me confundo usted explica de una manera muy sencilla facil de entender.
Ojala que me respondiera lo mas pronto.
Gracias
Buenas tardes,
tengo muchas dudas con la continuidad que le debo dar a las TRD de la entidad con la que laboro, no entiendo bien el tema de los códigos que se le da a cada dependencia y las series y sub series, quien da esos codigos? me podrias aclarar ese tema, muchas gracias
Muy interesante, gracias!!!
Muy ilustrativo… Ahora existe también el banco terminológico de series y subseries del AGN
Hola Edin,
tengo una inquietud con la denominación para unas bases de datos de empresa,
se usan como recopiladores de información y se usan como base para realizar actividades
pero en el cuadro de clasificación documental no se como ponerlas como serie
¿me podrias ayudar?
o si no es una serie
que es?
Buenos días!! en la oficina que laboro se reúne dos veces al año el Consejo Universitario, de allí se generan varios documentos, como la Convocatoria al Consejo Universitario, las Actas de Consejo Universitario, las Resoluciones. Tengo que generar 3 Series para el Consejo Universitario como por ejemplo: Convocatoria, Actas y Resoluciones. O puedo denominar a la Serie Documental simplemente como CONSEJO UNIVERSITARIO y las Subseries serian Convocatoria, Actas y Resoluciones????
Perdón el Consejo Universitario se reúne dos veces al mes.