Este es el segundo artículo que publico en la categoría «La Academia» y trata del Ciclo Vital del Documento.
Pero antes de entrar en materia, quiero recordarte de qué trata esta sección de mi blog.
Con «La Academia» pretendo explicar conceptos archivísticos o relacionados con gestión documental de forma menos teórica y más práctica.
Por ahora escribiré en esta categoría un artículo semanal.
Luego de aclararte el propósito de «La Academia», te invito a la lectura del tema.
¿El Ciclo Vital del Documento es lo mismo que las fases de Archivo: Gestión, Central e histórico?
Imagen tomada de Freepik.com
Te doy un rotundo no.
Aún escucho la siguiente respuesta de algunas personas de este campo cuando se le pregunta por el Ciclo vital del Documento:
¡Ah! el ciclo vital del documento es Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
Quizás esta confusión se da por la estrecha relación que tienen estas tres clases de archivos con los documentos.
Pero te lo digo de nuevo, no son lo mismo.
Espero hacerme entender con la siguiente explicación.
¿Por qué no son lo mismo?
Primero que todo, te recordaré la definición de ambos conceptos.
Tomaré como referencia el banco terminológico del Archivo General de la Nación (Colombia).
(Si deseas conocer el banco terminológico del Archivo General de la Nación (Colombia) da clic en este enlace.)
Ciclo Vital del Documento:
Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Ahora la definición de las tres fases de archivo:
Archivo de Gestión:
Es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Central:
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
Archivo Histórico:
Es el archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión los documentos que deben de conservarse permanentemente dado su valor histórico.
Obeserva que el ciclo vital del documento hace referencia a las etapas o momentos por los que atraviesa el documento desde que se produce.
Recalco, por los que atraviesa el documento.
Bien sabes que documento no es lo mismo que archivo.
También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos.
Cada uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los documentos de acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su ciclo vital.
Como no son lo mismo, entonces puede suceder esto:
Un documento puede atravesar todo su ciclo vital (etapas, edades o momentos) sin necesidad de moverse por los tres archivos (Gestión, Central e Histórico).
Pero te preguntarás.
¿Cómo?
Muy sencillo.
Como te mencioné, el documento atraviesa por momentos de acuerdo a diferentes características que va adquiriendo o perdiendo con el tiempo.
No es necesario que sea llevado a lugares (archivos) para que atraviese su ciclo vital.
Bueno, ¿cuales son las etapas sucesivas del ciclo vital del documento?
Considero muy importante que tengas presente que el ciclo vital del documento es uno de los principios en los que se sustenta la gestión documental.
Este ha sido formulado y estudiado por varios teóricos de la archivística.
Te dejo el link del libro de Joaquim Llansó I San Juan en caso que quieras ampliar tu conocimiento teórico sobre el Ciclo vital del documento (página 33).
Este libro lo encontré publicado en Internet.
Continuemos…
Para mí las teorías alrededor del ciclo vital del documento se resume en la siguiente:
1 Edad: En esta edad el documento se encuentra en la etapa activa (corriente).
Imagen Tomada de Freepik.com
Aquí el documento esta cumpliendo la función para la que fue creado y debido a esto su consulta es constante.
Puede tener diferentes valores primarios, pero mínimo tiene el valor administrativo mientras está en esta edad.
Ejemplo:
Un contrato laboral de un empleado que aún sigue en la empresa.
2 Edad: Aquí el documento está en etapa semiactiva (semicorriente)
El documento ya ha perdido su trámite.
Imagen tomada de Freepik.com
Es decir.
La función principal para la que fue creado el documento ya no se está cumpliendo, pero aún sigue vigente porque posee algún otro valor primario.
Si está en esta etapa ha perdido el valor administrativo, pero posee algún otro valor como puede ser el valor legal.
Un ejemplo:
Si seguimos con el contrato anterior, este documento automáticamente entra en esta edad cuando el tiempo del contrato ha expirado o el empleado ya no sigue en la empresa, entonces perdió su valor administrativo pero aún puede poseer otros valores como el legal.
Lo que hace que el documento ya no esté en trámite pero sí siga vigente.
3 Edad: en esta edad se presenta la etapa inactiva (no corriente)
Imagen tomada de Freepik.com
Ojo, no te confundas.
El hecho que se llame inactiva no significa que no sirva o no se consulte.
En esta etapa la función principal para la que fue creado el documento ya no está más activa, a esto se refiere con la denominación inactiva.
Es muy claro que el documento cuando llega a esta edad se le activa otro tipo de función, más relacionado con el tema investigativo, social y cultural.
Para concluir…
El ciclo vital del documento para que se cumpla no necesita de los tres tipos de archivos (gestión, central e histórico).
Ten presente que el documento puede pasar por sus tres edades (o dos) sin ser trasladado por cada uno de los archivos (gestión, central e histórico).
Entonces también puedes concluir que en cambio los tres tipos de archivos sí requieren que el documento pase por el ciclo vital para que estos (los archivos) se puedan dar en las empresas.
Un ejemplo final:
Sigamos con el mismo contrato.
Puedes imaginar que la empresa no cuenta con un archivo sino más bien posee un fondo acumulado.
Tienen por costumbre guardar los documentos en un depósito sin ningún control y criterio de organización.
Entonces cuando el empleado ha firmado su contrato, el empleador guarda el documento en el depósito en donde normalmente lo hacen y lo arruma con otros documentos.
¿Que pasa?
¿Entonces como el documento no está en un archivo de gestión este no se encuentra en su primera edad?
Claro que sí.
Así no se encuentre en un archivo de gestión, sino como en este caso en un fondo acumulado, el documento cumple con las características de la primera edad.
Está en trámite y posee como mínimo el valor administrativo.
Continúo con el ejemplo.
Piensa entonces que el empleado se ha ido de la empresa después de tres años de labor.
También ten en cuenta que su contrato sigue en el mismo lugar desde que se produjo.
Entonces desde el mismo momento que el empleado se va de la empresa el contrato (documento) inicia su segunda edad (semiactiva).
Ya no tiene valor administrativo.
Pero sí tiene un valor legal o jurídico o técnico.
Mínimo uno.
Respóndeme por favor.
¿El documento requirió ser movido a un archivo central para cumplir con su segunda edad?
Si me estoy haciendo entender, comprenderás que no fue necesario.
Continuemos.
Pasan los años (muchos), la empresa aún sigue con el mismo fondo acumulado.
Llegará un momento en el que el contrato de este empleado ya no poseerá un valor legal, jurídico o algún otro valor primario.
Puede suceder que el documento por su antigüedad adquiera algún valor histórico para la empresa, entrando el documento a su tercer momento (o estado), el inactivo.
Es claro que lo mejor sería aplicar un proceso de valoración para determinar con más precisión el ciclo vital del documento.
Para finalizar el ejemplo.
Observa que el documento cumplió con el ciclo vital del documento en un mismo sitio sin necesidad de haber estado en cada uno de los tres tipos de archivos.
Por eso te mencioné antes.
Los tres archivos (gestión, central e histórico) sí requieren del ciclo vital del documento para poder existir, al contrario del ciclo vital del documento dado que el documento puede cumplir con su ciclo vital sin necesidad de pasar por los tres archivos.
¿Entonces, qué papel cumplen los tres archivos en el ciclo vital del documento?
Uno muy importante.
Custodiar y gestionar los documentos de acuerdo a la etapa en la que se encuentran para facilitar su manejo y consulta.
Espero haber sido claro para tí.
Déjame tu punto de vista sobre el tema de este artículo.
¿Estás de acuerdo?
¿Sigues pensando que el ciclo vital del documento y las tres fases de archivo son lo mismo?
Quiero conocer tu punto de vista.
Buenas tardes. Considero que tu apreciación aplica para documentos arrumados en un solo sitio donde pudieron completar su ciclo vital. Sin embargo, desde un punto de vista organizacional y teniendo en cuenta los lineamientos del AGN, el documento comienza su ciclo de vida en los archivos de gestión, donde inicia su trámite y dependiendo de las TRD, será transferido al archivo central y luego al archivo histórico dependiendo de sus valores primarios y secundarios. Esto, hablado desde una entidad que acata la política archivística. Por lo demás, estaríamos hablando de documentos en un fondo acumulado donde inicia y termina su ciclo vital.
Hola Nelida,
Gracias por tu comentario, es muy claro.
Lo que pretendo dar a entender con el artículo, está ligado a lo que mencionas.
Es básicamente que siempre se ha tenido la percepción de que el ciclo de vida de los documentos es Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, lo cual técnicamente no es así, debido a que estos últimos son tan solo lugares que conservan documentos de acuerdo en la etapa de su ciclo de vida en la que se encuentra.
No solo me refiero a fondos acumulados, fue tan solo un ejemplo para ilustrar los conceptos.
Aplica igual para una empresa que cuenta con un archivo institucional (debidamente organizado).
Por ejemplo, si una empresa tiene un sistema de archivo centralizado (no me refiero al concepto de archivo central), es decir, que todos los documentos se conservan en un mismo lugar así estén en trámite, porqué las oficinas no se quedan con ellos cuando lo producen (o por muy poco tiempo) debido a que inmediatamente lo envían al archivo (que es centralizado) así este siga en trámite como dije antes, entonces mira que así el documento no esté en un archivo de gestión (oficina), sino en un archivo centralizado, lo ubicarán desde que lo reciben en un estante, luego caja y carpeta, el documento igualmente está en la etapa activa (trámite) y pasado el tiempo este documento pasará a su segunda edad estando en el mismo archivo, en el mismo estante, la misma caja y la misma carpeta desde que se recibió (cuando estaba en trámite), entonces observa que inició su segunda edad sin necesidad de ser enviado a un archivo central (Continuó en el mismo punto desde que se recibió por primera vez).
En conclusión, los documentos pueden atravesar todo su ciclo de vida sin necesidad de ser enviados a los tres lugares.
Por este motivo la ley 594 de 2000 y los diferentes conceptos emitidos por el Archivo General de la Nación, solicitan que las entidades públicas y privadas con funciones públicas creen los tres tipos de archivos de acuerdo al ciclo vital de los documentos. Por eso, el ciclo vital de los documentos no es lo mismo que las tres fases de archivo, este último son lugares que dependen del primero para que existan.
Espero ser claro en mi respuesta.
Muchas gracias Nélida por leer y comentar.
Buenas tardes Edin. Agradezco tu ejemplo del archivo centralizado que con tu explicación me aclara el ciclo vital del documento, sin necesidad de moverlo de lugar. Sin embargo me queda la duda de la aplicación de las TRD según el tiempo de retención en las diferentes oficinas productoras y la programación de las transferencias documentales mediante el FUID del archivo de gestión al central y de este al histórico? ó en qué situación se aplica?
Muchas gracias por todo.
Hola Nélida,
Te responderé como entendí la pregunta.
Cuando una empresa usa el sistema de Archivo centralizado, es decir, no se conservan documentos en las oficinas, sino que una vez éstas los producen los envía inmediatamente al Archivo (centralizado) a que los conserven, entonces las TRD las aplica el responsable del archivo centralizado, identificado los documentos que han terminado sus diferentes etapas del ciclo de vida según lo estipule la TRD.
Pero te aclaro algo, hay empresas que cuando usan este sistema de archivo centralizado, en sus formatos de TRD no tienen por separado los campos: Retención en Archivo de Gestión – Archivo Central (puesto que los archivos de gestión no conservan los documentos), sino que combinan ambos en un solo campo y lo llaman: Retención Total, y luego sigue el campo de Disposición final. Es decir entonces, que la oficina una vez produce el documento lo envía al archivo centralizado y como la TRD no tiene por separado los campos archivos de gestión y archivo central, sino combinados en Retención total, entonces el responsable del archivo ubica el documento en el lugar correspondiente y espera a que el documento cumpla con su tiempo de retención total (que abarca la etapa activa y semiactiva) no es necesario que el haga transferencias primarias, después que se cumpla este tiempo ya debe verificar que disposición final muestra la TRD: E, S, D/M, CT,B,Sup.
Por tanto cuando las empresas manejan el sistema anterior no se presentan transferencias primarias, pero si se pueden dar las secundarias.
Nélida, espero haber respondido a tu pregunta.
Muchas gracias por participar en el blog.
Buenos días Edin. Muchas gracias por tu respuesta. Muy clara e importante.
Por favor me indicas que significa en disposición final: la leta B y Sup.
No estoy familiarizada con estas dos convenciones. Feliz día
Hola Nélida,
Estas convenciones están relacionadas con los documentos electrónicos, se refieren a Borrar y Suprimir, El Archivo General de La Nación de Colombia también las menciona en la circular 03 de 2015.
Gracias por tus comentarios y participar en el blog.
Las fotocopias que se utilizaron para generar un libro o un articulo de una publicación seriada se deben conservar en un archivo histórico, aunque observándolos se nota la legibilidad en ellos. Tengo una gran duda si las fotocopias se deben archivar. Muchas gracias.
¿Estás de acuerdo?
Completamente, aunque me surgen dudas para la compañía donde laboro, ellos quieren guardar TODO, mi pregunta es, ¿Qué tipo de documentos deben ser transferidos al Archivo Histórico?, si bien he ido organizando el fondo acumulado que poseían, hay muchas cosas sobre las que no puedo obligar a «los de arriba» que hagan… adicional a ello y como lo mencionas en la conclusión, si bien los tres archivos (Gestión, Central, Inactivo) sirven para custodia y consulta, que hay cuando la oficina productora no hace las transferencias cuando lo determinan las TRD?, por tu publicación obviamente el documento sigue con su ciclo vital, correcto?
¿Sigues pensando que el ciclo vital del documento y las tres fases de archivo son lo mismo?
Siempre tuve dudas respecto al tema, pero eres muy claro al momento de explicar.
Excelente aporte, Gracias!!!
Me queda perfectamente claro, si bien es cierto en teoria debrian de estra ligados en ambos sentidos: ciclo de los documentos-y los tres tipos de archivo, pero me queda clara tu idea, ya que sie mpre creemos que es lo mismo, te felicito, es necesario tener presente laa dieferencia.
saludos
Un excelnte aporte este artículo, habría otro ejemplo donde se considerará las tres fases ? Gracias.
Hola, buen contenido.
Te hago una consulta con respecto a lo que planteas.
La norma dice que cuando el documento termine su trámite o consulta permanente debe ser transferido al archivo central, y de ahi si tiene valor histórico pasa el archivo histórico.
Claramente las empresas o entidades que no cumplen con la norma hacen que los documentos cumplan su ciclo donde iniciaron, no tienen en cuenta para nada el ciclo de los documentos hasta que les hacen auditorías, pero esto no quiere decir que eso sea correcto.
Legalmente, los documentos deberían cumplir su ciclo de vida en cada uno de los archivos y que no lo hagan no quiere decir que este bien y que se le deba dar otra apreciación a la norma. Según se lee.
cual es la Clasificación del Ciclo vital de los documentos de archivo, espero respuestas. gracias
cual es la Clasificación del Ciclo vital de los documentos de archivo? espero respuestas . gracias
Me parecen excelentes apreciaciones en cuanto el tema a tratar