¿Acaso la Tabla de Retención Documental es el único o más importante instrumento Archivístico?
No.
Ni es el único instrumento y ni es el más importante.
Pero…
Hay una expresión popular que dice:
Tener casa no es riqueza, pero no tenerla si es pobreza.
Me atrevo a comparar la Tabla de Retención Documental con la casa.
Pues con el solo hecho de que tu empresa tenga la Tabla de Retención Documental no significa que esten muy bien en Gestión Documental.
Entre tener la Tabla de Retención Documental y estar muy bien en Gestión Documental, aún hay un largo camino por recorrer.
Pero, no tener este instrumento en tu empresa sí es sinónimo de escasez.
¿En verdad es tan importante la Tabla de Retención Documental?
Sí.
No es el instrumentos más importante, pero su aporte a la Gestión Documental es trascendental.
Hay quienes piensan que la Tabla de Retención Documental es tan solo un instrumento Archivístico para saber cuanto tiempo se conservan los documentos.
O en otras palabras, para saber en que momento los puedes eliminar.
Si eres una de esas personas, no estás tan alejado de la realidad.
Definir el tiempo de conservación de los documentos es una de sus principales tareas. Pues de ahí su nombre ¿no?
El fallo para mí está en pensar que es para lo único que se sirve.
Si fuera así, entonces en mi concepto te diría que no sería necesaria la Tabla de Retención Documental como base para implementar procesos de Gestión Documental.
Te pido que continúes leyendo el resto del artículo, el cual lo preparé con base en mi conocimiento y experiencia como consultor:
7 razones por las cuales tu empresa debe tener La Tabla de Retención Documental sin pensarlo.
Imagen tomada de Freepik.com
Razón #1. La TRD define la producción documental de acuerdo a la realidad administrativa.
Ya sea que la gestión administrativa de la empresa esté diseñada por procesos o mediante estructura orgánico funcional, los documentos siempre se producen (incluyo los que se reciben) a raíz del ejercicio de actividades o funciones.
¿No te ha pasado alguna vez, que hay colaboradores de la empresa que siempre están imprimiendo o archivando electrónicamente documentos en formatos nuevos cada semana?
Lo que te quiero decir, es que hay algunos administrativos que producen y producen documentos porque ellos consideran (a veces por capricho) que así es necesario para evitar algún tropiezo más adelante.
Entonces, ¿qué significa para la empresa que sus empleados estén creando nuevos tipos de documentos sin control?
¿Documentos que quizás a la luz de un buen análisis no son necesarios?
- ¡Gastos y más gastos en suministros de oficina!
- Tiempo muerto de un empleado realizando una actividad poco beneficiosa, es decir, más dinero.
Beneficio para la empresa:
Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos de archivo de toda la empresa.
Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa, se encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes con la realidad administrativa.
Razón #2. La TRD facilita la Gestión Documental de los trámites que hacen parte de la empresa.
Uno de los aspectos importantes que se identifican en el proceso de elaboración de la Tabla de Retención Documental, es el hecho de detallar el trámite por el que transita la unidad documental desde que se genera hasta cuando esta concluye.
La anterior información, es valiosa para la empresa colocando como base que se hace un exhaustivo análisis de la información que se levantó desde las oficinas.
Las agrupaciones documentales con sus tipologías reflejadas en la Tabla de Retención Documental, facilitan el camino documental en la resolución de los trámites de la empresa.
¿Cómo?
¿Es carreta?
Créeme, no.
Debido a que la Tabla de Retención Documental contiene la tipología documental, se conoce entonces de primera mano los pasos a seguir y los documentos a diligenciar para resolver los trámites.
Beneficio para la empresa:
Facilidad de la gestión documental de los trámites ya que La Tabla de Retención Documental especifica las agrupaciones documentales con base en las funciones que dan resolución a dichos trámites.
Razón #3. La TRD propicia la Gestión del Conocimiento dentro de la empresa.
La Gestión del Conocimiento es el proceso de captura, distribución y uso efectivo del conocimiento dentro de una organización. Davenport (1994)
¿Te ha tocado en la empresa para la que trabajas, que renuncia una empleado y se crea un estrés por no tener claro él como hacia su trabajo?
Yo si lo he observado.
He presenciado que cuando alguien se va de una empresa, se suele decir:
«¿Cómo se contactaba él con este cliente? ¿en donde habrá guardado alguna información al respecto en su computador?»
O también frases por el estilo como que:
«Habrá que esperar a que llegue el reemplazo y saber como se hace dicha tarea para preguntarle como me podría contactar con el cliente».
Con La Tabla de Retención Documental, este tipo de impacto cuando un empleado renuncia, disminuirá.
Tu empresa tendría más control sobre el conocimiento que han generado los empleados puesto que las evidencias de su aplicación (del conocimiento) estarán en los respectivos documentos.
Así, si un empleado de tu empresa llegara a renunciar, su conocimiento está plasmado en los documentos que generó, además sus funciones están reflejadas en la Tabla de Retención Documental en las agrupaciones documentales que le correspondían.
Beneficio para la empresa:
Disminución del impacto negativo de fuga de información cuando algún empleado renuncia, si tienes en cuenta que La Tabla de Retención Documental identifica el quehacer a partir de los documentos y captura la información que se genera.
Razón #4. La TRD impacta la economía y la eficiencia administrativa de la empresa.
¿Cómo?
La Tabla de Retención Documental establece los documentos de archivo que se generan y tramitan en motivo de alguna actividad.
Tu empresa establecerá de primera mano la producción documental necesaria para cumplir con sus funciones y actividades.
El punto principal, es que en tu empresa se minimizaría la generación innecesaria de documentos.
Al minimizarse la producción documental al nivel requerido, se agiliza entonces la búsqueda de información ya sea debido a la reducción de documentos o la reducción del tamaño del volumen sobre el que habría que buscar, además por la claridad de la ubicación de los documentos requeridos.
Incluso con la Tabla de Retención Documental evitarás la impresión de documentos que por su originalidad deben permanecer en soportes electrónicos y al imprimirse tan solo se está obteniendo una copia.
Ya sabes entonces que con la Tabla de Retención Documental se esclarecen las tipologías en soporte electrónico y las que deben de estar en soporte físico, lo que daría como resultado los expedientes híbridos.
Hasta aquí el impacto de la Tabla de Retención Documental ha sido económico.
Se reducen gastos y costos.
Pero la Tabla de Retención Documental impacta también en gran escala sobre la eficiencia de los procesos administrativos.
Ten en cuenta que cada área (o proceso) de la empresa, al contar con este instrumento, agilizará su producción documental para resolver los trámites.
También, de una forma oportuna y ágil obtendrá la información que requiere para tomar decisiones con base en ella.
Beneficio para la empresa:
Disminución de gastos y costos en la reducción de insumos y la reducción de tiempo para la búsqueda de información.
Y muy importante, agilidad en los procesos administrativos al contar con la información al alcance y de manera oportuna.
Razón #5. La TRD es un apoyo para fortalecer el Programa de Gestión Documental.
Una cosa es implementar buenas prácticas de procesos de Gestión Documental y otra implementar el Programa de Gestión Documental.
Buenas prácticas de procesos de Gestión Documental lo puedes llevar a cabo desde cualquier momento en tu empresa.
Pero poner en marcha un Programa de Gestión Documental requiere de un nivel administrativo y archivístico más alto.
Tienes que tener claro, que un Programa de Gestión Documental ya es un instrumento Archivístico en sí.
Lo que significa que necesitas aumentar tu nivel de conocimiento y experiencia en temas de Archivística, Gestión Documental, Gestión Administrativa, procesos administrativos y sistemas de información.
¿Por qué todo eso? te podrías estar preguntando.
Porqué el PGD (Programa de Gestión Documental) no solo impacta el área de Archivo, sino que repercute en cada esquina y rincón de la empresa (administrativamente hablando)
Por eso, la Tabla de Retención Documental es un apoyo y una base hacia el diseño del PGD.
Porque con la Tabla de Retención Documental estableces:
- Tiempos de retención y disposición final,
- Tipologías documentales,
- Reflejo de funciones
- Transferencias documentales
- Conformación de unidades documentales en diferentes soportes.
- Criterios de conformación de expedientes a partir de trámites.
Etc, etc, etc.
Te concluyo diciéndote que además la Tabla de Retención Documental, para mí, es base y fundamento para la implementación de un Software de Gestión Documental.
Dado que se compone del Cuadro de Clasificación Documental y determina los tiempos de retención de la información, además de los tipos documentales.
Beneficio para la empresa:
Establece condiciones para los procesos de gestión documental necesarias en el camino hacia la implementación de un Programa de Gestión Documental.
Razón #6. La TRD sirve de pilar para organizar los documentos de manera adecuada desde las diferentes oficinas de la la empresa.
¿De dónde nace la Tabla de Retención Documental?
¡Tan tan tan tan!
Ahí está la respuesta de porqué puede servir de pilar para la Organización Documental.
Sería lo mínimo ¿no crees?
Para hacer la Tabla de Retención Documental, se tuvo que indagar cuales son las unidades documentales que se generan o tramitan desde los productores (oficinas) para con esta información construir el Cuadro de Clasificación Documental, pues entonces a partir de ellos es que se conforman las agrupaciones documentales acordes a dicha producción.
Y ojo, digo que la Tabla de Retención Documental sirve de pilar para la organización documental por dos razones.
Primero, Trae el Cuadro de Clasificación Documental incorporado en su estructura.
Segundo, refleja los tipos documentales de cada subserie documental.
¡Upps. Pero el hecho de tenerla no significa que ya la organización documental será excelente!
Esto depende del proceso de divulgación de las acciones y procedimientos necesarios para que se respete fidedignamente lo que en ella (TRD) se expresa.
Además con la Tabla de Retención Documental, se dispone la conformación de los expedientes en papel, en electrónico y estos dos combinados (híbiridos).
Beneficio para la empresa:
Tener un instrumento Archivístico que sirve como guía, base y soporte para la organización adecuada de los documentos que se generan desde su productor.
Razón #7. La TRD garantiza la identificación de los documentos (físicos o electrónicos) que son evidencia histórica de la empresa.
Hoy en día, es un graso error pensar solo en mantener organizada la información en soporte papel que genera la empresa.
Peor aún, buscar solo conservar los documentos de valor histórico que se encuentran en soporte papel.
Tu empresa no debería descuidar los documentos que están produciendo en soportes distintos al papel.
La Tabla de Retención Documental, establece que documentos en soportes cómo el electrónico poseen valores de interés para la historia.
Beneficio para la empresa:
Selección de los documentos sin importar el soporte y que por su valor histórico, deben ser de conservación permanente en un Archivo Histórico.
Concluyo este artículo recordándote que puedes leer «Cómo hacer una Tabla de Retención y no morir en el intento«.
Y como siempre, te pido que comentes sobre lo siguiente:
¿Y tú que otras razones conoces por las que una empresa debe de tener la Tabla de Retención Documental?
¿Qué opinión tienes de las siete razones que te expongo?
Cuéntame que piensas al respecto de la importancia de tener este instrumento Archivístico.
Como siempre, te pido el favor de compartir este artículo con quienes crees será de alguna ayuda.
Buen día:
Me siento plenamente identificada, desde mi experiencia con todo lo que dices, más tengo motivos para decir que hay muchas más cosas positivas que incluir y que se logran alcanzar con esta herramienta, pero solo depende del nivel de acercamiento que tenga uno con las áreas estratégicas de la empresa, ya que son las que direccionan y respaldan nuestra intervención, pues desde la actitud y oportunidad que dimensionen los líderes, así mismo será un eco bien llevado a los niveles operativos, misionales y demás que la componen.
He logrado un acercamiento tal con las áreas de Planeación y de Calidad, que se sorprenden los niveles de control y sincronía que se pueden alcanzar a tal punto que el personal se ve obligado a generar soluciones y optimizar los recursos con simplemente evidenciar que las cosas se pueden hacer igual o mejor solo con lo necesario y que sin necesidad de reproducir los documentos estos se pueden controlar, desde que se planea su estructura (se formaliza en Calidad) hasta que se define el responsable final del trámite con el documento.
Pero también es triste ver desde otra perspectiva la elaboración de las TRD, hay empresas que son contratadas, determinan un tiempo para su entrega, ni siquiera se analiza la implementación y lo que viene hacia adelante porque se cree que solo se debe cumplir con un compromiso que está en papel porque la norma lo exige.
Estoy siguiendo de cerca la elaboración como la implementación y es un proceso tan enriquecedor donde el personal poco a poco (no es fácil) logra comprender la coherencia entre lo que se tramita con lo que se archiva, los niveles de responsabilidad y muchas otras cosas.
Saludos
Buen día.
Como siempre, muy buen articulo.
Primeramente en México las conocemos como Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), y es un tema muy interesante, porque gracias a este instrumento de control archivístico es como atendemos a la depuración, eliminación o expurgo de los documentos que ya prescribieron y que no tienen un valor secundario para transferirlos a un Archivo Histórico. En muchos de los Sujetos Obligados, de acuerdo, a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información , así como en base a los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, hacemos oídos sordos por temor a la transparencia misma, por lo cual no implementamos un sistema, área o coordinación de archivos, por otro lado, el presupuesto. Pero sigamos en el tema de la Disposición Documental; por mi parte yo cuento con los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos, (Catálogo, Cuadro, Guía e Inventarios), pero mi Catálogo no es válido de acuerdo a los LIneamientos, pues, debe de ser revisado y validado por una Comité de Transparencia y un Grupo Interdisciplinario, grupo que no se ha podido formar, todos reniegan del trabajo, algunos me preguntan que si les van a pagar más o se les dará una compensación por el trabajo extra que desarrollaran, muchas excusas.
Dentro de su primer punto es realidad la explosión documental, quieren tener soportes a lo bruto, pero no se dan cuenta que solamente se están llenando de papeles y traspapelado. Aquí por ejemplo en el área de Obras Públicas y Desarrollo Urbano, yo he visto que le sacan copias y copias a los contratos, a las fichas técnicas de las pavimentaciones y electrificaciones, porque no escanean el documento y se hace llegar el documento digitalmente, a parte que la dirección se queda con un original, le dan copia al contratista, copia a la dirección de desarrollo urbano, copia a la dirección de desarrollo social, copia a la tesorería, copia la presidencia, copia al supervisor, copia a quien llevará la obra, en fin, gastos y más gastos en papelería.
La organización de los documentos y el documento mismo serán la memoria y descripción del trabajo de cada servidor pública o persona, en base a ello nos daremos cuenta cuales eran y cómo llevaba a cabo sus actividades. regularmente cuando un servidor público es despedido, siempre se lleva la información consigo, deja su equipo en blanco y no se sabe en qué punto dejó sus gestiones, pero ahora con una buena organización documental, nos podremos dar cuenta la forma de los procesos.
Todo esto podría quedar atrás, si se implementa un sistema de gestión documental. se puede decir que sin el papel no habría memoria, pero un sistema de gestión, donde el papel seria el 2% de la informacion, estaria excelente, cuidamos del medio ambiente y llevamos un proceso de transparencia y rendición de cuentas excelente.
En todos lados podemos hablar de leyes, de transparencia, de rendición de cuentas; pero, ¿La ciudadanía, sociedad o servidores públicos se darán cuenta que sin archivos, nada de eso existe?
Armando, me siento identificado con el comentario que haces acerca de que algunos te preguntan «que si les van a pagar más o se les dará una compensación por el trabajo extra que desarrollarán» En Colombia ese grupo multidisciplinario, se le conoce como Comité de Archivo, y es verdad, es en ocasiones difícil lograr que todo el comité se reúna.
Es nuestra labor como archivistas llevar de manera impecable las TRD, hacer llegar la esencia de su existencia a todos los diferentes productores y usuarios de la información y no dejar que se desactualicen, que no pasen a ser un folleto más en el cajón, ya que quienes como, yo tienen en sus Compañía procesos tercerizados, las TRD terminan siendo una excelente ayuda para el control del gasto.
Wao ! Que dato tan importante el relacionar la Tabla de Retención Documental TRD con los diferentes tipos documentales y a su vez las Actividades administrativas de las organizaciones. En mi caso estamos desarrollando un Archivo Central es nuestra propuesta . Con la Implementación de la TRD estamos dando un paso importante en la implementación de la Gestión Documental para el control de la información en la organización y a su vez la creación de un Programa de Gestión Documental don de se establecerán pautas en la creación tramitación y gestión de información. Eficacia y reducción de costos y una mejor transferencia de información . Muy valioso articulo.
Excelente aporte Edin, cómo siempre aportándonos tu conocimiento. Como dices, es cierto que la Tabla de Retención Documental es uno de los instrumentos más importantes que debemos tener en nuestras empresas, ya que con ésta podemos administrar mejor los archivos.
Saludos, Diosile
excelente excelente articulo, no solamente la información dada a conocer, sino la sencillez y la humildad que te caracteriza para darnos cada vez valor agregado y por tus aportes desinteresados sin recibir nada a cambio con todo lo que nos brindas en materia de gestión documental
Excelente articulo un gran aporte para poder realizar mi trabajo cada vez mejor. Gracias por compartir información tan valiosa y sobre todo por enseñarnos cada vez mas y compartir tus conocimientos con nosotros.
!Felicitaciones! por tu gran labor de compartir, con un gran nivel profesional en GESTION DOCUMENTAL.
Estoy compartiendo sus articulos, con todos mis amigos que gustan de este tema; por que son de mucha calidad.
Mil gracias para nosotros es un aporte fundamental..Excelente.
María Nelly.
Me alegra que te sean útiles.
Gracias a ti por leer.
Cordial Saludo, tengo conocimiento que las Tablas de retención documental llegaron a Colombia a finales del siglo XX y fueron Aprobadas por el AGN En 1998. Pero me interesa saber el origen de las TRD, quién las determinó, en qué lugar del planeta y año. Me podrían colaborar