Tan importante como es solucionar un trámite, lo es igual el saber conformar y organizar los expedientes que lo evidencian.
Imagínate esta conversación:
Gerente: Marta buenos días, ¿hay algún expediente del carro que transportaba nuestra mercancía hasta el año pasado?
Secretaria: Señor González, ¿el carro de placas ABC123?
Gerente: ¡Sí, ese!
Secretaria: Don González, pero ese carro fue dado de baja de la empresa cuando se vendió.
Gerente: ¡No me importa Marta, necesito el expediente!
Secretaria: Claro que si Doctor, ya mismo lo solicito al Archivo Central, ellos lo recibieron una vez el carro dejó de ser propiedad de la empresa.
Una hora despúes…
Secretaria: Doctor González, aquí está la carpeta de ese carro.
Gerente: Pero Martha, aquí solo están los recibos del Seguro y el certificado de revisión tecnomecánica.
¿No hay más documentos sobre este vehículo? ¿en 20 años de uso la única información que tenemos sobre el carro son estos recibos?
Secretaria: Doctor cálmese, eso es lo que se guardó del vehículo.
Gerente: Perdón Marta, me preocupa la demanda que recibí por un accidente que al parecer hubo con este carro.
Pon atención en algo…
¿Porqué será que el doctor González enfatiza que en 20 años de uso del vehículo hayan tan solo esos documentos?
¿Tú crees que de lo único que pudo haber acontecido con el vehículo en esos 20 años haya sido la actualización de su seguro y la revisión tecnomecánica?
Podría ser, quizás.
Pero para el Doctor Gónzalez no fue así.
¿Entonces en donde están los demás documentos relacionados con el uso del vehículo?
Si es que existen, deben de estar en algún lugar o esparcidos en diferentes puntos.
Y además de estar en papel, es muy probable que también hayan documentos electrónicos.
¿En donde esta el embrollo del asunto?
Imagen tomada de Freepik.com
Que queda complejo adivinar cada una de las posibilidades de ubicación de información generada sobre el vehículo a raíz de su uso por la empresa.
Te tocaría ponerte en la tediosa tarea de revisar muchas unidades documentales en las que consideres podría haber información.
Una tarea titánica ¿verdad?
Además de titánica, costosa para la empresa ¿no crees?
La solución está en cómo se conforma y organiza los expedientes archivísticos.
Si te fijas bien, estamos llenos de trámites, todos tenemos en el día algún trámite por hacer.
Las empresas no se quedan atrás.
Tu empresa no se queda atrás, por más pequeña que sea, no será la excepción a la regla.
Imagen tomada de Freepik.com
Antes de continuar, quiero que leas la definición dada por el Consejo Internacional de Archivos al término expediente:
La suma o conjunto integrado de documentos producidos o separados que participan en el mismo asunto o están relacionados con un mismo evento, persona, lugar, proyecto o materia, agregado de tal forma que pueda ser recuperado para una acción o como referencia. Son elaborados y recibidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de actividades y preservados.
Toma como referencia un trámite de un proceso de selección para suplir una vacante:
Alrededor de dicho trámite pueden pasar muchos o pocos eventos, pero pasan.
Haz de cuenta que todo sucede en el área de Talento Humano:
Eventos como:
- La convocatoria.
- La recepción de las hojas de vida.
- El registro de llamadas telefónicas como primera prueba.
- El registro de la entrevista.
- Las pruebas psicológicas.
- Las pruebas técnicas de conocimiento.
- Registro de visitas domiciliarias.
- Y también la elección del candidato.
Hasta aquí todos estos eventos pertenecen a un mismo trámite.
Lo que da como resultado que la información y los documentos resultantes conforman un mismo expediente.
Pero a la vez mientras los candidatos pasan por todo lo que conlleva un proceso de selección en el área de Talento Humano, desde otras áreas son requeridos como parte del proceso para:
- Firmar un acuerdo de confidencialidad en el área de Seguridad de la información.
- Firmar una autorización para el tratamiento de datos personales en el área jurídica.
- Desde el área de Salud Ocupacional deben de asistir a una inducción de seguridad ocupacional debido a que estarán ingresando a las instalaciones de la empresa.
- Además como política de la empresa, todo candidato no debe de tener inconsistencias con su información financiera en los bancos (reportado en la lista negra de los bancos), a lo cual la auxiliar contable realiza la consulta debida por medio de Internet y obtiene un reporte electrónico de cada candidato.
(Puede que te parezca muchos eventos, pero los utilizo para ambientar el ejemplo)
Cada una de las áreas mencionas se responsabilizan de custodiar los documentos que resultaron de las actividades que te mencioné.
Esta es mi pregunta para ti:
¿Acaso cada una de las actividades que realizó las áreas (diferentes a la de Talento Humano) no están relacionadas o hacen parte del mismo trámite del proceso de selección?
¿No piensas que el archivamiento adecuado de cada uno de los documentos debería estar en el mismo expediente?
¿Cómo será más fácil conocer la información del proceso de selección cuando alguien requiera consultarlo?
¿Todo en un mismo expediente? o ¿buscando en diferentes unidades documentales? o ¿consultando en diferentes áreas de la empresa?
Claro está, con el fin de conocer la información completa.
Te invito a que lo pienses (déjame la respuesta en los comentarios por favor).
3 desaciertos que impiden conformar y organizar los expedientes
Ten presente.
Los expedientes son el reflejo de la ejecución de los trámites.
Desacierto número 1. No tener claridad de los procesos, procedimientos y trámites.
¿Cómo se conforman los expedientes?
¿Son reflejo de qué?
Respuesta: Se conforman con base en los procesos, procedimientos y trámites.
Respuesta: Son el reflejo de los trámites, lo repito porqué quiero que lo tengas muy presente.
Si tú no tienes claro cuales son los trámites que se desarrollan en la empresa, será muy difícil conformar y organizar los expedientes.
Desacierto número 2. Crear carpetas con el nombre «Documentos varios»
Mi pesadilla y creo que el de muchos Archivistas.
Qué hoy en día desde las oficinas se creen carpetas físicas o electrónicas (no las llamo unidades documentales porque no lo son) con el nombre «documentos varios».
El asesino de la organización documental.
¿Por qué?
Porque una carpeta llamada «documentos varios» es una revoltura de trámites.
Ojo, esto no solo aplica para los documentos en soporte papel.
Es igual para los documentos electrónicos ya sea gestionados en un software o simplemente en carpetas del ordenador (Pc).
Desacierto 3. Aislarte archivísticamente de las áreas productoras de los documentos.
Qué no se te olvide.
El teso, el que más sabe, el preparado profesionalmente y conocedor de Gestión Documental, eres tú.
No es culpa de los colaboradores de la empresa el que en un principio no sepan conformar y organizar los expedientes como debe de ser.
Tú tienes que definir la estructura documental de toda la empresa y explicar los criterios que los demás deben poner en marcha para conformar y organizar los expedientes correctamente.
De igual manera me refiero a que no te puedes aislar de la producción documental en soportes distintos al papel.
4 Pasos para conformar y organizar los expedientes archivísticos.
Primer paso: Analiza el trámite documental
El objetivo de este paso es identificar para cada trámite que información se genera desde su inicio hasta el fin.
Para llevar a cabo este punto es necesario contar con el manual de funciones o el de procedimientos para conocer cuales son las actividades que se ejecutan en la solución de los trámites.
En este paso sería genial si cuentas con flujogramas de los trámites, pues así conocerás más al detalle quienes participan (áreas, cargos o procesos) en la ejecución y su resolución.
Y algo importante que también se conoce, los distintos documentos que se producen o reciben para dicho trámite.
En caso que tu empresa no cuente con flujogramas de los trámites, ¡pues mucho mejor!, es tu oportunidad de demostrar que tú no solo archivas y guardas documentos.
Es tú responsabilidad definir los flujogramas, es un elemento indispensable para implementar Gestión Documental.
Así empezarás a demostrarte a ti y a la empresa que la Gestión Documental va mucho más allá de lo que todos piensan.
Además tu aporte de valor a la empresa ¡crecerá!
Resultados de este paso:
- Listado de documentos por trámite.
- Flujogramas de cada trámite.
- Mapa documental de cada trámite.
Segundo paso: Elabora el Cuadro de Clasificación Documental o la Tabla de Retención Documental
La carencia del Cuadro de Clasificación Documental o la Tabla de Retención Documental, es el factor común por el cual la empresa no conforma y organiza los expedientes de manera adecuada.
Un segundo factor, es que hay entidades sí tienen alguno de estos dos instrumentos, pero ya te imaginarás lo que pasa.
¡No los utilizan!
El Cuadro de Clasificación Documental o la TRD son la base para conformar y organizar los expedientes archivísticos.
En ellos se crean las agrupaciones documentales, además la relación archivística y administrativa entre dichos documentos.
Resultados de este paso:
- Encuestas documentales (en donde se identifican los trámites)
- El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) o la Tabla de Retención Documental (TRD)
Tercer paso: Capacita sobre el principio de Vínculo Archivístico
Una vez más.
Se deben de conformar y organizar los expedientes de forma correcta desde su momento de trámite.
¡Desde las oficinas!
No esperes a que lleguen al Archivo Central para conformar y organizar los expedientes adecuadamente.
¿Te imaginas?
Sería algo de nunca acabar.
Esperar a que los documentos de un mismo trámite lleguen al archivo central enviados desde los diferentes archivos de gestión para que sean organizados como expediente.
Se podría hacer, pero uff…
Para evitar que esto pase, ponte en el rol de profesor, prepara el material didáctico y ¡manos a la obra!
Reúnete con cada una de las áreas u oficinas y explícales la información que se produce de cada uno de los trámites, y quienes participan en dichos trámites.
Así entonces, ya tú les aclaras que todos los documentos que se producen o reciben que están relacionados con un mismo asunto, deben de ser parte de un solo expediente.
Para concluir este paso, el vínculo archivístico se enfoca en conformar y organizar los expedientes ya que los documentos deben de estar agrupados de acuerdo al vínculo que tienen con un mismo asunto.
Sé lo que puedes estar pensando.
Es muy fácil decirlo, pero las personas son reacias a la Gestión Documental.
Mi respuesta es:
No te cierres la puerta, inténtalo y demuestra las ventajas que trae para ellos y la empresa poner en marcha lo que desde Gestión Documental estás recomendando.
Resultados de este paso:
- Circular de capacitación.
- Material de capacitación.
- Evidencias de la capacitación.
Cuarto paso: Haz seguimiento a los documentos de un expediente pero que están en soportes distintos.
Bien sabes que ha raíz de la irrupción de los medios tecnológicos de comunicación, los trámites ya no solo se resuelven en soporte papel.
Ahora es común que un trámite se resuelva con documentos en soporte papel y además con documentos en soporte electrónico o solamente en soporte electrónico.
El error común en las empresas es solo mirar el soporte análogo, solo cuidar la información en el soporte tradicional (papel).
En este paso no me enfocaré en el expediente electrónico, pues a este tipo de expediente tú le realizas los pasos anteriores como si fuera en papel.
Ten claro que este artículo no está destinado a un tipo de soporte en especial, es indiferente para mi.
El tema de este artículo es conformar y organizar los expedientes sin importar el soporte documental.
Bueno, continuemos con el tema.
Si en tu empresa un trámite se resuelve con documentos en soporte papel y documentos en soporte electrónico, el expediente que se está conformando se le conoce como «expediente híbrido».
El expediente híbrido entonces es la combinación de los dos soportes y no solo uno.
Por ejemplo:
Continuemos con el expediente del proceso de selección que utilizamos al inicio de este artículo.
Imagínate que uno de los candidatos decide no continuar en el proceso de selección para lo cual envía un correo electrónico informándolo.
Así decidas imprimir el correo electrónico, el expediente del proceso de selección seguirá siendo híbrido si tomas en cuenta que el documento original no es el correo impreso sino el que se encuentra en el soporte electrónico.
¿Entonces que deberías hacer cuando el expediente tiene documentos en soporte papel y soporte electrónico?
Aquí es en donde la Gestión Documental entra a aportar valor con fuerza.
De acuerdo a la necesidad de tu empresa, deberías diseñar instrumentos de control que permitan realizar un seguimiento y una relación entre los documentos en distintos soportes pero que pertenecen al mismo expediente.
Una manera es implementar el CCD o las TRD en los correos electrónicos y en los documentos electrónicos que los productores conservan en sus equipos de cómputo.
Debes trabajar en conjunto con el equipo de sistemas de la empresa para tomar decisiones en pro de preservar y organizar los expedientes archivísticos físicos que además se compone de documentos en soporte electrónico.
Si tienes la oportunidad de contar con un software de Gestión Documental, la tarea es algo más sencilla.
Pero si no cuentas con uno, esto no puede ser un impedimento para ti.
Todo lo contrario, es otra oportunidad que tienes para aportar una oleada de valor a la empresa desde la Gestión Documental.
El software es tan solo una herramienta para la Gestión Documental, más no es en sí Gestión Documental.
¡Lo anterior que no se te olvide!
Resultados de este paso:
- Manual de aplicación de TRD para los correos electrónicos y los documentos electrónicos en los PCs.
- Procedimiento de transferencia y preservación de documentos electrónicos.
- Registros de control de expedientes híbridos.
¿Que piensas?
Cuéntame que otra táctica u otro paso se debería tener en cuenta para conformar y organizar los expedientes.
Te invito a decir las buenas prácticas que pones en marcha para conformar y organizar los expedientes.
También sería importante conocer que dificultades tienes actualmente con este tema.
No dudes en escribir en los comentarios.
Termino pidiéndote un gran favor.
Comparte este artículo con otras personas a las que consideres puede ser de utilidad.
Aquí abajo tienes los botones para compartir.
muy bien tu aporte a como se deben conformar los expedientes, en mi larga esperiencia he aprendido que con dar ejemplos es lo mas sano y efectivo, me explico en todas las empresas que he estado cuando llego a cada area a enseñar como se debe organizar un expediente siempre lo represento con un ejemplo que este acorde con el area y con el tipo documental especifico, ejemplo el arae de gestion humana o telento humano , les asumo un ejemplo con la historia laboral. cuando me dicen , yo tengo la hoja de vida del empleado en una carpeta , el contrato en otra , sus estudios en otra, yo le pregunto, cual es el primer vinculo que una persona que ingresa a la empresa tiene como documento el contrato de trabajo, luego que otro documento debe tener la empresa de su personal nuevo , la hoja de vida , pasados judiciales , salud eps, bien y luego los pagos de nomina , vaciones , etc, entonces ahi es donde yo les explico que la historia laboral de un empleado es el conjunto de todos estos documentos iniciales pero que es el continuo generacion de diferentes documentos que este empleado ira generando en el tiempo que dure en la empresa vinculado todo esto se va ir agregando a esta historia laboral, para cuando se necesita buscar algun tipo de informacion de este empleado en esta sola carpeta se encontrara en menor tiempo casi que de inmediato, en la empresa donde estoy en este momento el area de gestion humana manejaba la palabra hoja de vida como historia laboral y capacitandolas hoy ya manejan el concepto de historia laboral , el tema es y siempre sera de cultura documental en las empresas
Jose Fernando,
Un gusto saludarte,
Como siempre, tus comentarios son muy acertados y llenos de experiencia.
Me parece muy interesante tu método, seguro a alguien que esté leyendo estos artículos le servirá.
Un abrazo.
Hola Edin,
Como siempre un articulo muy acertado y aplicado a la realidad, como suele decir la gente «cualquier parecido con la realidad, mera coincidencia».
Todos tus aportes son valiosos, en la empresa para la que laboro actualmente no cuentan con manuales de funciones, procesos y procedimientos, ademas existen unas TRD que elaboro un tercero que definitivamente creo que no tiene idea de este tema, nombro series documentales con cargos, así como lo lees, aquí te va un ejemplo: «Coordinación deportiva». Pero bueno ese es el «menor» de los problemas debido a que me encontré con un fondo acumulado de 20 años donde una de las series misionales de la institución esta fragmentada, los documentos esta repartidos en varios asuntos que se crearon según el tramite del documento. Para resumir la historia, solo hasta 2009 se adelantaron trabajos de gestión documental pero solo hasta 2015 se contrato una persona para este cargo pero con la pequeña anotación que no es archivista (no tiene titulo técnico, tecnológico o profesional según la Ley 1409 de 2010), asi que ya te imaginaras que no se ha avanzado mucho y por estas razones llegue yo hace un mes a la institución.
La tarea es larga pero no imposible, con dedicación y amor por el trabajo y la profesión se puede hacer, tus artículos me han ayudado mucho y espero poderte contar a futuro esta experiencia como un caso de éxito.
Gracias colega por compartir tu sabiduría, conocimientos y experiencia.
Hola Edin,
Buena tarde, como tú lo mencionas es muy correcto y asertivo lo que tu mencionas sobre la partición del expedientes en unidades documentales, actualmente me encuentro laborando en una empresa de transporte y acabo de identificar el mismo caso que tu expones sobre el caso del vehículo, acá está pasando lo mismo. En un principio estaba bien echa la labor del expediente, pero cuando iniciaron actividades sobre estadísticas de accidentes comenzaron los problemas ya que separaron el expediente terminando así, un expediente de mantenimiento, otro de accidentes, otra de seguros y así. Prácticamente lo degradaron tanto que podemos encontrar unidades documentales por separado en diferentes oficinas, la razón así encuentro más fácil todo. Pueda que tenga razón, pero a la fecha entraron en razón de que se perdió la idea de organización de acuerdo al trámite y que se requiere más tiempo encontrar la información.
Gracias por tu publicación, es muy importante para mí ya que encuentro un apoyo, de que nos somos los únicos en apuros de organización y que todo puede salir delante.
Hola Luis.
Un placer saludarte.
Me alegra que te sea de interés el artículo,
Mil gracias por leer el blog y comentar.
Un abrazo.
Liceth,
Me alegra saludarte.
Las gracias te las doy a ti por leer el blog y comentar,
Y claro que sí, espero con ansias el día que me cuentes el resultado de tu magnífica labor.
Un abrazo.
Hola Edin.
Me parece interesante que toques este tema ya que generalmente no se tiene en cuenta el trámite como tal, porque también es generalizado utilizar expedientes como correspondencia recibida, correspondencia enviada,correspondencia interna o correspondencia externa, los cuales también generan desorganización ya que no están basados en los procesos propios de las empresas, que generalmente son específicos y están orientados al giro de negocio de la misma.
En mi experiencia profesional me he encontrado en muchas entidades el uso de este tipo de ordenamiento, asimismo, cuando he ingresado al análisis de los manuales de procesos y procedimientos para realizar el flujo documental de cada uno de ellos, muchas veces los pasos o actividades de cada uno de los procedimientos no estaban reflejados de acuerdo a lo que realmente se realizaba por cada uno de los empleados.
O sino un procedimiento se desagregaba en muchos otros pequeños como si se trataran de procedimientos independientes, siendo que todos ellos eran uno solo.
Y en mi país generalmente crean el archivo central antes de crear los archivos de oficina, en el cual se realiza el tratamiento documental, lo que genera frecuentemente que exista una desorganización alarmante ya que solo se realiza el proceso de instalación física documental en estantería, es decir tal cual es entrega por las oficinas y por sus funcionarios los cuales no son archivistas y no saben como es que se debe de organizar la documentación, por lo cual no se cuenta con el control respectivo y los «archivistas» que trabajan en el archivo central solo realizan ese trabajo de solo instalar y resguardar los «expedientes o trámites» en los depósitos.
Y sobre el ejemplo que dabas sobre el proceso de selección el cual debería de guardarse en el área de talento humano, pero hay que tener en cuenta que ahí no termina la generación de documentos que hagan referencia o sean propios del trámite «laboral» del funcionario o trabajador, aquí también es necesario preguntar si la documentación contable en la que se encuentra la documentación referida a los sueldos que percibe, los impuestos que paga por la misma y otros documentos que son generados que realiza en su rutina diaria.
También he encontrado CCD que solo mencionan los nombres de las unidades,direcciones o jefaturas como expedientes y no así los trámites que realizan de acuerdo a sus procesos y procedimientos, es necesario tener en cuenta que es un CCD o como yo genero un Cuadro de Clasificación de Series Documentales.
Generalmente se habla de expedientes especiales o en los cuales el ordenamiento no siempre esta sujeto al trámite y su tipo de ordenamiento esta basado en uno propio sin importar el procedimiento que lo a generado. en este caso hablo de los Comprobantes Contables que maneja el área contable, si puedes te pido por favor tu opinión sobre este tema.
Saludos.
Gerardo Coss
Hola Gerardo.
Gracias enormes por leer el blog y comentar.
Primero muy interesante todo lo que mencionas.
Responderé como entendí a tu pregunta.
Los comprobantes contables como lo son los egresos e ingresos, para mí responden a un propio trámite, el cual es el registro y control de las operaciones contables, por ende todas las salidas de dinero de la empresa, es común que se archiven en los comprobantes de egresos, los cuales se organizan aplicando prinicipio de orden original y tomando en cuenta el nro consecutivo del egreso, lo mismo para los ingresos.
Gerardo, no sé si respondo a tu pregunta, me gustaría que me lo hicieras saber.
Un abrazo.
Estimado Edin.
Es como tu indicas y también hay que tener en cuenta que otras áreas, como compras y contrataciones, de acuerdo a sus funciones, procesos y procedimientos, los trámites que llevan a cabo y de acuerdo a la normativa vigente en el país de origen, generalmente, se indica, me corrigen si no ocurre en su país, que el área contable será quien custodie todo la documentación en original, como ocurre en el mío, por lo cual el área de contrataciones, en este ejemplo, junto con el área solicitante los que generan documentos a un inicio y en un intermedio de los procedimientos y luego para finalizar el procedimiento con el pago por la compra y/o contratación, no llegaría a contar con documentación de este tipo de trámite.
He visto muchas veces que algunos colegas, de los profesionales hablo, y bueno como indicaba Liceth existen otros profesionales que incursionan en el ámbito archivístico, generalmente tratan de quedarse con algo de documentación y no cumplen con el proceso propio del trámite, sino solo de la documentación que se ha generado en el área de trabajo desfavoreciendo la gestión documental.
Actualmente para realizar mi trabajo utilizo, generalmente, la norma ISO 26122 para el análisis de los procesos de trabajo en toda la empresa para luego utilizar las normas ISO 23081 y 15489, con base en la ISO 9000 y 9001.
Bueno me despido y te agradezco por los temas que tocas, ya si me toca enseñar tomare en cuenta tus escritos para que mis estudiantes puedan leer y analizar los mismos, generalmente soy muy analítico en lo que leo y te felicito por poner estos temas para hablarlos.
Hasta luego y que te vaya muy bien en lo que nos apasiona. Saludos.
Gerardo Coss
Gracias Gerardo por leer el artículo.
Un abrazo.
El criterio sobre el que mas se apoyan las personas para separar ciertos documentos de sus expedientes, es la reserva de la información. He conocido empresas que separan los certificados de incapacidad de la historia laboral, por asuntos de reserva de información, pues es fácil para un tercero interpretar los diagnósticos que reposan en estos, otro de los casos son los comprobantes de entrega de dotación. por tener un tiempo de conservación inferior asociado a la prescripción de derechos también he visto que se separa.
¿Cual es el verdadero criterio para el tratamiento de estos dos documentos, si ambos argumentos son válidos?
¿Es valido que estos documentos estén unidos de manera lógica en la historia laboral digital y separados en la historia laboral física?
Hola David,
Primero, gracias por tu comentario.
De entrada la historia laboral es un expediente no clasificado pero que tiene un grado de confidencialidad. Cuando hablas de un tercero, no se a quienes podrías referirte, puesto que como menciono la Historia Laboral tiene un grado de confidencialidad. Una cosa son los certificados médicos pero que nacen de la aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, en dicho caso esos certificados hacen es parte de la Historia Clínica Ocupacional.
Con respecto a los comprobantes de entrega de dotación, pues si nos referimos a la norma colombiana, estos documentos son resultados del Sistema de Salud ocupacional, para lo que la norma dice que se debe conservar 20 años una vez el empleado se ha ido. Para este tipo de documentos del sistema que deben de ser por empleados, yo recomiendo crear una Historia Ocupacional (ojo, no clínica). Es decir entonces, que si estos registros de entrega de dotación no son parte del SGSST entonces «pueden» ser parte de la Historia Laboral.
Con respecto a cuál argumento es válido o no lo es, mi opinión es que los expedientes deben de reflejar el desarrollo del trámite, como te inidqué, depende de el motivo por el que se genera el documento haría parte de un expediente o del otro.
Lo que para mi (te aclaro, es mi opinión) no sería válido es que digitalmente estén de una manera y físicamente de otra, puesto que un expediente híbrido no significa (en mi opinión) que hayan dos expedientes, es uno solo pero con dos tipos de soportes.
David, te agradezco demasiado que participes en el blog y comentes.
Un abrazo.
hola
pues yo tengo una duda si es la historia laboral de el empleado debe llevar todos los soportes desde que empezó su vida laboral en la empresa ya que son soportes de las actividades que el realiza y demás no son documentos que se pueden estar separando ademas cada uno de esos documentos van a ser de una misma persona y se estaría conformando el expediente como total.
porque si se hace de que unos documentos en un lado y otros en otro pues no se estaría conformando el expediente como tal.
que pena la interrupción
gracias
samanta martinez
Hola Edin, muchas gracias por tus comentarios.
En nuestra empresa hace poco más de un año se implementó una historia ocupacional, con el fin de dar cumplimiento a la norma y ha impactado de manera muy positiva, ya que en las auditorias internas se requiere esta información de primera mano.
Para el caso nuestro, sí incluimos la entrega de dotación ya que hay puestos que requieren uniformes especiales para la labor, además de los elementos de protección personal. Las ordenamos de manera númerica, según van llegando e identificados con nombre completo y cédula.
Saludos y de nuevo gracias por dar ejemplos de la realidad.
Es vital para la conformacion de un expediente el vinculo o relacion de los diferentes documentos que conformen el mismo independientemente de la materia a tratar. Asi ahorramos tiempo y la informacion fluye rapidamente.
Edin agradezco por favor enviarme mas informacion sobre Gestion Archivistica y Archivo Central ya que en la actualidad estoy culminando estudios de la Carrera y preparo tesis de grado sobre este punto en particular. ( Venezuela -UCV ).
Muy interesantes y didacticos todos tus articulos amigo Edin sobre todo que incluyen ejemplos cotidianos que nos pueden ocurrir diariamente en nuestro sitios de trabajo. Felicitaciones .
Buen dia,
Es la primera vez que puedo comentar, pues por diferentes situaciones no lo habia podido hacer, estoy de acuerdo que los expedientes deben ir agrupados para una fácil consulta, y búsqueda del mismo, te comparto en la entidad donde trabajo, las Historias laborales se deja todo en una sola carpeta , por separtadores identificando cada uno o dandolo el nombre adecuado, ejemplo, contratos, hoja de vida y documentos, seguridad social y demas.
Adriana, me alegra que hayas animado a comentar.
Es un placer para mi conocer tu experiencia y opinión.
Con respecto a tu comentario, te sugiero que apliquen el principio de orden original para la organización interna de los documentos, no recomiendo separar los documentos por tipos dentro de la historia, ya que de esta manera se estaría perdiendo la trazabilidad del trámite laboral.
Adriana, mil gracias por leer el blog.
Un abrazo.
excelente la estrategia académica-pedagógica con los ejemplos
Hola Alonso.
Me alegra que los ejemplos te parezcan acordes para entender el contenido y el objetivo del artículo.
Muchas gracias a ti por leer mi blog.
Un abrazo.
Excelente me encanta soy Archivóloga y me funcionara un montón
Hola Edin
muchas gracias por compartir estos artículos son muy interesantes y prácticos para realizar las labores de archivista, con sus experiencias voy aprendiendo y comenzando en este mundo de la archivistica .y gestión documental te cuento hasta ahora estoy iniciando y te agradecería que me enviaras mas artículos para ir complementando mis conocimientos
Muchas gracias
Buenos Días
Tengo una inquietud y deseo que me colaboren, el caso es el siguiente:
tengo la historia laboral de pepita perez quien ingreso a la compañía en enero 2011 y se retiro en febrero de 2013, a los 3 meses ingreso nuevamente a la compañía, la nueva documentación de pepita se indexa a la historia laboral que ya existía en su primer contrato????
si la primera carpeta cuenta con un total de 200 folios toca abrir una nueva carpeta el cual se identifica que es 1 de 2 ?? y para su ubicación se coloca enseguida de la primera que ya existía????
Hola Edin.
Tengo claro que la unidad (serie) que reúne todos los documentos producidos por un estudiante durante su paso por la institución se debe llamar HISTORIA ACADÉMICA. Hasta ahí esta claro…
Pasa que hay tres oficinas en la institución que producen documentos (que conforman unidades documentales) con base en el estudiante. Ejemplo:
– En Secretaría Académica realizan el proceso de matricula de los chicos, de esto resulta una carpeta que contiene: contrato de servicios escolar, contrato de transporte, el seguro, entrevista al chico y a la familia, certificados de ingresos, documentos de identidad, certificados y muchos otros tipos dctales.
-En Orientación Escolar producen todo lo relacionado al seguimiento que se le hace al estudiante desde que es admitido, todo lo relacionado con su desarrollo Psicológico, en este proceso resulta una carpeta que contiene: entrevista a familia, reportes, remisiones entre otros..
-Los Directores de Grupo le llevan al estudiante el Observador y este es otra carpeta con otros tipos documentales que la conforman diferentes a las anteriores mencionadas..
Con este panorama , te cuento que no hay TRD y el meollo del asunto es, tan pronto el estudiante deja de ser activo, ya sea que se haya graduado o que le hayan retirado de la institución; cada oficina empaca sus carpetitas (sin ningún criterio archivístico) en cajas comunes y corrientes y las mandan al «archivo», un deposito con más de 60 años de cumulo documental..
Que me aconsejas respecto a como manejar esta Serie Historias Académicas desde las oficinas de gestión sin perjudicar su acceso como se ha venido presentando cada vez que solicitan datos de los retirados o egresados?
Espero muy atenta a su respuesta …
Hola colegas!!! me he leído todo lo que han escrito.- Bien, he tenido siempre una duda. Para ordenar los documentos, y cumpliendo el principio de orden original, para ustedes el documento inicial, fuere cual fuere la diligencia administrativa o el tipo documental, en qué lugar va, con respecto a los otros documentos y la carpeta. Entiendo que va de primero, pero… dentro de la instalación en orden descendente o ascendente? Gracias. Un saludo a todos.
me gustaría saber como se realiza un diagrama de flujo de organización de los expedientes e inventarios