La importancia de las Tablas de Valoración Documental radica en que…
No tan rápido😜, sigue leyendo.
Las Tablas de Valoración Documental proporcionan la guía necesaria para transformar fondos documentales acumulados en verdaderos archivos.
Su construcción requiere un profundo conocimiento del fondo acumulado, así como una comprensión integral de los principios archivísticos fundamentales.
A menudo, se comete el error de considerar que la simple realización de un inventario documental y el almacenamiento de documentos en cajas constituyen un archivo.
Sin embargo, esto solo resulta en un fondo acumulado en cajas bonitas de archivo, sin la estructura ni la organización necesaria para constituir un archivo propiamente dicho.
Lo podríamos llamar «un fondo acumulado bonito».
Cuando hablamos de un archivo, nos referimos no solo a un espacio físico o electrónico de almacenamiento, sino a un conjunto de documentos cuidadosamente organizados (clasificados, ordenados y descritos) de acuerdo con criterios establecidos.
Es en este contexto donde las Tablas de Valoración Documental juegan un papel fundamental.
Dos conceptos claves para entender la importancia de las Tablas de Valoración Documental
Es indispensable que te recuerde las definiciones técnicas de los dos conceptos claves que te estoy tocando:
Según el acuerdo 027 de 2006, la Tabla de Valoración Documental se define como:
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el
Archivo General de la Nación de Colombia
archivo central, así como una disposición final.
Mientras que el mismo acuerdo define el concepto de Fondo Acumulado como:
Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística
Archivo General de la Nación de Colombia
Para que complementes la información sobre los fondos acumulados, te invito este artículo que tenemos publicado, solo da clic aquí.
Y si no eres de Colombia, te aclaro que aquí se habla de dos instrumentos archivísticos de valoración documental.
Uno de ellos es la Tabla de Retención Documental que tiene como alcance desde el origen de los documentos en las áreas y se construye a partí de la estructura organizacional vigente.
Y las Tablas de Valoración Documental, de la que te hablo en este artículo, que tiene como alcance los documentos pertenecientes a un fondo acumulado.
2 aspectos claves por los que las Tablas de Valoración Documental transforman fondos acumulados en archivos.
En primer lugar:
Te permiten la identificación de los periodos administrativos por los que ha atravesado tu entidad, lo que facilita la aplicación del principio de procedencia.
Este principio establece que los documentos deben mantenerse y organizarse según su origen o fuente de creación, lo que garantiza la integridad y autenticidad de los archivos.
Dichos periodos administrativos te dan como resultado la «Historia Institucional Archivística de la entidad»
Si quieres ampliar tu conocimiento sobre «historias institucionales archivísticas», da clic aquí para escuchar el episodio #41 sobre cómo se construyen.
En segundo lugar:
Las Tablas de Valoración Documental necesitan de la elaboración de los Cuadros de Clasificación Documental (CCD).
Y sabemos que los CCD son fundamentales para la clasificación, ordenación, descripción y valoración de los documentos de acuerdo con su productor y función administrativa.
Esto asegura que la información esté adecuadamente estructurada y sea fácilmente accesible para su consulta y uso.
En conclusión…
Las Tablas de Valoración Documental son la piedra angular sobre la cual se construye un archivo organizado y funcional a partir de un fondo acumulado.
Su implementación adecuada garantiza que los documentos sean tratados de manera coherente y eficiente, cumpliendo con los estándares archivísticos y proporcionando una base sólida para la preservación y gestión de la información a lo largo del tiempo.
No debes confundir un simple fondo acumulado con un archivo genuino; este último requiere una planificación cuidadosa y la aplicación de prácticas archivísticas rigurosas, como las proporcionadas por las Tablas de Valoración Documental.
Espero que este artículo haya aportado en tu crecimiento profesional como Archivista.
Que te sea de utilidad para seguir haciendo de la Archivística Memorable en tu entidad.
Te pido el favor que compartas este artículo con otros colegas que tu consideres esta información puede serles de utilidad.
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