¿Es una buena práctica que archives los documentos en comunicaciones enviadas y recibidas?
Imagina este posible caso:
Trabajas para una entidad que protege los recursos hídricos de la ciudad, la cual ha realizado una convocatoria pública para contratar una empresa que realice la limpieza del rio principal ya que se encuentra muy contaminado.
Luego de culminado el proceso de selección, se ha elegido a la empresa RiosLimpios S.A.S.
El contrato inicia sin ningún percance. Se ha firmado por seis meses.
Los documentos generados de este contrato, los estás ubicando en el siguiente expediente:
«Contrato de Prestación de Servicios #23 de 2017 con la empresa Rioslimpios S.A.S».
El contrato se ejecuta con normalidad y se está cumpliendo con el objeto en las condiciones pactadas.
Al cuarto mes de ejecutado el contrato, recibes una carta de un ciudadano en la que manifiesta su descontento con el trabajo que se esta haciendo de la limpieza del rio, debido a que algunos empleados de la empresa contratista se quedan consumiendo bebidas alcohólicas en las inmediaciones al rio.
Tu empresa responde al ciudadano que se hará la respectiva averiguación del hecho.
Acto seguido, decides archivar la carta en una carpeta que tiene por nombre «Comunicaciones enviadas y recibidas» en la cual ubicas todas las comunicaciones que recibes y envías de diferentes asuntos.
En el caso anterior ¿qué podría pasar por desapercibido debido a la forma como archivaste los documentos?
A simple, vista todo te puede parecer normal. ¿Verdad?
El caso anterior es muy común, solo cámbiale el tipo de empresa y de servicio.
Te propongo entonces, sigamos creando un posible escenario de este caso.
Imagina que la empresa contratista ha terminado la limpieza del río en el tiempo esperado.
Pero resulta que cinco meses después, se ha presentado un incendio muy fuerte en las inmediaciones del río, arrasando con casas de personas humildes que se encontraban asentadas allí.
Se inicia una investigación sobre lo sucedido.
La entidad encargada de la investigación se entera que hace cinco meses se llevó a cabo una limpieza del río.
Deciden solicitar a tu empresa el expediente del contrato de prestación de servicios #23 con la empresa RíosLimpios S.A.S, para encontrar alguna posible pista que despeje lo sucedido.
Como creo que esperabas, no se halló nada sospechoso.
¿Acaso no podría entregar alguna pista, el hecho de que hubo empleados que consumían bebidas alcohólicas después del trabajo en los lugares aledaños al río?
¿Pero que pasó entonces con la carta que envió un ciudadano en medio de la ejecución del contrato?
¿Las botellas que estos dejaron allí, no pudieron ser el detonante del incendio?
¿Cuál fue la causa archivística que ocasionó la omisión de esta información en la investigación?
Primero, recuerda que la carta no fue archivada en el expediente del contrato.
Segundo, la entidad que investiga no tiene como saber que existe una carta relacionada con el asunto y que fue archivada en una carpeta de comunicaciones enviadas y recibidas hace ocho meses.
Creo que ya estás comprendiendo la idea que te quiero transmitir.
Continuemos…
Entonces como te habrás dado cuenta, el expediente del contrato no evidencia de manera fidedigna todo su trámite.
Observa que hay documentos que deben estar ubicados en el expediente del contrato, pero están archivados en otras carpetas como la llamada comunicaciones enviadas y recibidas.
Lo anterior ocasiona una desintegración del expediente del contrato.
¿Qué error técnico archivístico cometes, cuando archivas documentos en carpetas llamadas comunicaciones enviadas y recibidas?
La no aplicación de un principio de la Gestión Documental, denominado El vínculo Archivístico (da clic para conocer definición técnica según el Archivo General de la Nación de Colombia)
Uno de los objetivos de la organización de documentos mediante los criterios archivísticos, es agruparlos de tal manera que evidencien los trámites de principio a fin realizados en tu empresa.
Imagen tomada de Freepik.com
Para que los trámites llevados a cabo en tu empresa cumplan con este objetivo, los documentos que nacen o se reciben de un mismo asunto (trámite) deben estar agrupados en la misma unidad de conservación (carpeta por ejemplo).
Así el expediente que estás formando estaría reflejando de manera íntegra, todo lo que sucedió en su etapa de trámite.
Toma como ejemplo de ausencia del vínculo archivístico, el caso con el que iniciamos este artículo.
La carta que envío el ciudadano a la empresa, esta ligada al trámite de la ejecución del contrato con RiosLimpios S.A.S.
Por tanto el deber ser, es que dicha carta tú la hayas archivado en el expediente que se formó del contrato y no en la carpeta de comunicaciones enviadas y recibidas.
2 razones por las que no debes de agrupar los documentos en comunicaciones enviadas y recibidas.
Razón #1
Si agrupas los documentos que llegan o salen de tu empresa en una misma unidad de conservación como la carpeta (física o electrónica), irrespetas el principio de Vínculo Archivístico de la Gestión Documental.
Esto generará que los diferentes expedientes no evidencien en un 100% el trámite que tuvo en su etapa activa.
Te tocaría – o a la persona que consulta el expediente – saber con anterioridad que hay más documentos en otras unidades documentales relacionados con el asunto.
Razón #2
Recuerda que otros de los principios de la Gestión Documental son la Eficiencia y Economía.
¿Crees que cuando un empleado revisa un expediente y luego debe de consultar la carpeta de comunicaciones enviadas y recibidas esta siendo eficiente?
Quizás sí sea eficaz (no es lo mismo que eficiente) porque logra el resultado que espera.
¿Pero será eficiente malgastando un recurso como el tiempo, lo que para la empresa significa dinero?
Ese tiempo que utilizas buscando en comunicaciones enviadas y recibidas, lo hubieras usado en otra actividad si todos los documentos estuviesen agrupados en la misma unidad documental (expediente), respetando el Vínculo archivístico.
¿Entonces, qué pasa con La Serie Documental «Comunicaciones» o «Comunicaciones Oficiales»?
Primero, mi recomendación es que no deberías de conformar una Serie Documental con esta denominación.
¿Por qué?
Porque el concepto es ambiguo.
Lo sé, debes estar diciendo que hay otros tipos de comunicaciones que no son comunicaciones enviadas y recibidas.
Por ejemplo: las Circulares, los Derechos de Petición, los Memorandos, etc.
Pero cuando creas la denominación de serie «Comunicaciones Oficiales» estás abriendo una puerta al desorden archivístico.
Podría suceder (casi siempre pasa), que los empleados al ver esta denominación se confundan y comiencen a archivar todas las comunicaciones en una misma carpeta ya sea recibidas o enviadas.
Lo que podrías hacer con las Circulares, sería conformarla como una Serie Documental. En cuanto a los derechos de petición, tú defines de acuerdo a la función y contexto de la empresa, si los agrupas como serie o también como Subserie de la Serie Acciones Constitucionales.
¿Y cómo haces con las comunicaciones que llegan o salen de la empresa, que no están ligadas o vinculadas con algún trámite que posea expediente?
¿Que puedes hacer con esos documentos que parecen no pertenecer a nada?
La respuesta a esta pregunta te la daré basado en mi experiencia y mis acciones.
Primero, trata de identificar si verdaderamente son documentos de archivo, o sea que sean recibidos o producidos en función de las actividades de la empresa.
Segundo, si definitivamente hay documentos que la empresa recibe o produce y no están ligados a algún expediente puedes reunir el Comité de Archivo.
Para eso existe, con el fin de tomar decisiones archivísticas que aporten a la Gestión Documental de la empresa.
Una vez reunido el comité presenta el caso.
Explícales la importancia de no archivar los documentos en carpetas de comunicaciones enviadas y recibidas. – Espero que ya tengas claros los argumentos –
Luego, infórmales que hay documentos que la empresa recibe o produce sin que se identifique a cual trámite pertenecen.
Entonces, aclaras que el objetivo de esta reunión, es tomar una decisión que se vuelva política dentro de la empresa para el manejo de estos documentos.
Una decisión que podría tomar el Comité de Archivo es que sólo con estos documentos que son esporádicos, se ubiquen en una misma carpeta y se conserve por un tiempo determinado.
Luego de esto se elimina.
Sólo ten presente que no debería de quedar asignada ni en el Cuadro de Clasificación Documental, ni tampoco en la Tabla de Retención Documental, la serie Comunicaciones o Comunicaciones Oficiales (esta última si tu entidad es pública) ya que será solo una acción de choque en caso que estos tipos de documentos aparezcan en tu empresa.
Déjame tu opinión por favor.
El tema anterior es uno de los puntos de dolor de muchos responsables de los archivos y la Gestión Documental de las empresas.
Por eso me gustaría saber que opinión tienes al respecto.
Qué haces en la empresa con las comunicaciones que llegan y las que salen, ¿cómo las archivas?
¿Qué otras consideraciones tienes en cuenta y que no están en este artículo?
Sería genial que nos las comentarás, así todos podríamos aprender de tus buenas prácticas.
También por favor recuerda compartir este artículo si consideras puede ser de ayuda para alguien más.
Es un tema bien interesante y lo comprendo claramente, aunque en ocaciones cuando uno da a conocer este concepto en las empresas, al personal le es un poco complicado que entiendan las consecuencias, y todo esto es por los malos hábitos que vienen utilizando.
Hola Lina,
Has mencionado una de las causas, los malos hábitos o la falta de información para crear el hábito adecuadamente.
También mencionas algo muy común, la resistencia al cambio que presentan algunos empleados, puesto que poner en práctica el vínculo archivístico requiere que deban analizar cada documento con que trámite esta relacionado, y ellos vienen de realizar una práctica que no conlleva mayor esfuerzo como lo es tan solo ubicar en la unidad teniendo presente si es recibida o enviada. Por este tipo de situaciones es que los responsables de los archivos o la gestión documental deberían desarrollar habilidades de comunicación asertiva y además de ser pacientes, persistentes y educar con el ejemplo. (He conocido personas de archivo que promulgan la seguridad y la importancia de los documentos, pero desayunan, almuerzan y toman el tinto en la oficina encima de los documentos).
He pasado por tu situación, sé que decirlo es fácil, pero créeme que lo mejor es no tirar la toalla, sino seguir intentando hasta encontrar la mejor manera de transmitir el mensaje y desarrollar en los empleados como tú lo dices, buenos hábitos archivísticos. Así poco a poco irás creando cultura archivística en la empresa. Además nada pierdes, todo lo contrario, el proceso te dará un enorme aprendizaje (así lo logres o no) que podrás llevar a cabo ya sea en la misma empresa pero quizás en otro momento o en otra empresa en la vayas a trabajar.
Gracias Lina por leer el artículo, espero que te haya sido de alguna ayuda.
Hola, que buen tema existen empresas que no permiten que les cambien los métodos de archivo que siempre han manejado, y aunque le delegan todo al encargado del archivo no le permiten realizar ningún cambio, y es ahí la importancia de contar con comité de archivo altamente comprometido con la responsabilidad de el mejor manejo de los documentos, sin embargo quiero resaltar mi experiencia en una empresa que tiene un comité de archivo solo para indicar su existencia más no para darle valor a los documentos, al archivo y a su organización, entonces como se imaginaran nunca permitieron realizar cambios significativos de organización y conservación..
Hola Lina,
Gracias por compatir tu experencia.
Es cierto, lastimosamente muchas entidades solo tienen comité de archivo por que lo necesitaron en algún momento para algo, pero estos comités tienen un alto potencial para tomar decisiones estratégicas que impacten de forma positiva los demás procesos administrativos de la empresa.
En varias ocasiones, el motivo que hace que la empresa sea reacia a las buenas prácticas archivísticas, es el hecho de solo considerar que el objetivo de la archivística o la gestión documental, consiste en simplemente organizar carpetas. ¡¡Todos nosotros ya sabemos que no es así!! pero ellos no, entonces el trabajo que más requiere de nuestra dedicación y compromiso es ser perseverante ente la creación de la cultura archivística, y algo muy importante que debemos tener o desarrollar, es ser altamente tolerantes ante la frustración.
Gracias Lina por tu comentario.
Hola cordial saludo, tengo una inquietud actualmente estoy realizando un levantamiento de tablas de retención documental para una empresa privada, en el proceso de compras bienes y servicios ellos se encargan de recepcionar los requerimientos de cada una de las áreas de acuerdo a las necesidades de elementos que soliciten, entonces en este orden de ideas se genera un documento que es un formato en el cual se hace la solicitud de los elementos requeridos el cual llega a esta área, luego viene una cotización, orden de compra y por ultimo la entrada al almacén, cuando se habla de entrada de almacén es que ha cumplido a satisfacción con la necesidad del área o proceso que requería de este producto, después todos estos documentos son archivados y conservados en una carpeta para luego ser entregados al área de contabilidad para ser parte de los comprantes de egreso.
Mi inquietud es la siguiente:
-como se denominaría esta serie documental? es o no una serie?
-Esta serie se incluye directamente en la tabla de retención de compras bienes y servicios? ya que que como lo
menciono al final después de realizar la entrada al almacén estos documentos inmediatamente son entregados al
área contable.
De acuerdo a los valores primarios, que valor se encuentra asociado a esta documentación?
por favor agradezco de su gentil colaboración
En mi país, suelo encontrar que en los cuadros de clasificación se divide la serie documental correspondencia en Enviada y Recibida dentro de un cuadro de clasificación orgánico, por lo que frecuentemente vemos por ejemplo: Cartas Recibidas Asesoría Legal, Cartas Enviadas Asesoría Legal. Estas dos carpetas conforman parte de la serie Correspondencia, pero tienen el inconveniente frecuentemente la correspondencia relacionada con asuntos, temas o gestiones sustantivas a las funciones institucionales este separada en varias unidades administrativas.
En general es difícil encontrar que los documentos realmente tengan un carácter seriado en relación a las funciones sustantivas de la institución.
hola buena tarde,
con relación a las certificaciones laborales y contratos de prestación de servicios, se pueden conservar en el expediente de historias laborales o en su defecto contrato de prestación de servicios o debo abrir unidad de conservación aparte del expediente para esta certificaciones.
Hola, Buenas noches.
En una Alcaldía Municipal, ¿Cómo debo archivar las solicitudes y su respectiva respuesta en los casos de que antiguos empleados o docentes municipales requieren certificaciones de récord de trabajo o certificaciones laborales?
Hola Edin, de antemano quiero felicitarte por tu blog, es muy instructivo! pero tengo una inquietud.
Vos decís en tu articulo:
«Pero cuando creas la denominación de serie “Comunicaciones Oficiales” estás abriendo una puerta al desorden archivístico»
y si! muy bien mejor ajustado a la realidad no puede estar. Porque acá donde trabajo estoy revisando el cuadro de clasificación y cometen ese error e inclusive algunos de los funcionarios en las dependencias me comentan que han tenido inconvenientes por eso.
Pero revisando las TRD del Archivo General de la Nación ellos manejan una serie denominada «Comunicaciones oficiales», tu que crees que se deba eso?
Gracias Edin y saludos!
Edin muy buenas tardes, este documento es de gran importancia para todas las personas que cumplimos funciones archivisticas en las empresas, tanto publicas como privadas.
Quedan muchas inquietudes, pero la mas importante para mi es saber su usted sugiere que las comunicaciones sean archivadas en cada expediente en caso de tenerlo,o se debe acatar las ordenes del Comité de Archivo?.
Mil gracias.
Hola Martha.
Pues para mi, como lo menciono en el artículo, toda comunicación tiene relación con alguna otra unidad documental según el trámite que la genera, a excepción de las que exclusivamente son Derechos de Petición (serie documental) o las que hacen parte de la Serie Documental «Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones, Denuncias», el trabajo entonces está en identificar que sí es una PQRSFD o un Derecho de Petición y no caer en el error de que cualquier comunicado es o un Derecho de Petición o una PQRSFD. Por eso todo depende de la identificación de las series documentales.
Y con relación al comité de archivo, debería ser este el que soporte la adecuada clasificación documental y su ordenación.
Es mi opinión.
Un abrazo.
hola edin tengo una consulta en la empresa actual donde estoy se encuentran varias carpetas o tomos como lo son movimiento contable, guias de correspondencia, facturas de ventas cajas con respuestos de equipos en conclusion es un fondo acomulado, mi consulta en que norma puedo visualizar que tiempo de conservacion tiene esta documentacion o porque no se puede tener y porque. para dar una buena explicacion a la hora de dirigirme a los lideres.. gracias feliz tarde
Hola Buen día
Yo hasta ahora estoy empezando con todo este de tema de Gestión Documental ya que gracias a la pandemia debí ser reubicada en la empresa donde laboro. Entiendo y comprendo todo lo que tu nos expones en este articulo pero me surge una duda entonces donde queda todo lo que se contempla en el acuerdo 060 del 2001?. No tiene relevancia o solo aplica para las entidades publicas?
Efectivamente,la correspondencia enviada y recibida es uno de mis dolores de cabeza actualmente. Tengo que reconocerle a la organización dónde estoy laborando que separaran por carpetas «el emisor» o el «receptor» según sea el caso, y dependiendo de la administración a la que pertenecen los archivos, usaron un código de color para los que son de un asunto en común. Eso me ha ayudado a identificar los temas recurrentes.
Aunque, mi problema mayor, son las copias, digamos que llega un oficio a la Dirección general: un civil reclamando un daño a su carro por una zanja no señalada, se turna una copia al departamento que hace las zanjas (y el original se queda la DG), éste hace una inspección para segurar que efectivamente no hay señalamientos y confirma la acusación por teléfono, la DG turna otra copia al departamento de jurídico junto con otro oficio solicitando hacer válido su reclamo y la compensación correspondiente. Ahí tengo 3 oficios iguales en 3 áreas diferentes, entiendo que el expediente más completo es en dónde se da respuesta (en jurídico), pero no sé que hacer con otras copias,