Yyyyy la respuesta a la pregunta es: «Que la gestión documental sea valorada por todos en mi entidad».
¿Alguna vez viste en televisión un programa de concurso en el que a 100 personas le hacían una pregunta sobre un tema cualquiera y habían dos familias que competían por adivinar la respuesta más común?
Fue un programa muy popular, se llamó «100 colombianos dicen».
Tengo entendido que el mismo formato se transmitió en diferentes países de latinoamérica.
Para que lo recuerdes te comparto una muestra del programa:
Imaginemos que el programa se llamara «100 archivistas dicen».
Sería algo así:
El presentador:
«¡Vamooos a jugaaaar!
Le preguntamos a 100 archivistas las cuatro respuestas más populares en nuestro tablero. Tienen que darme la respuesta más popular:
¿Qué es lo que más desea un Archivista?»
Uno de los participantes gana el turno de responder primero:
Participante #1:
«Qué le aumenten el sueldo»
Y en el tablero esa no es la respuesta más popular.
Le toca al participante #2:
«Qué la gestión documental sea valorada cómo se merece»
Y sin temor a equivocarme, en el tablero esa sería la respuesta más popular.
Es decir, la que dirían la mayoría de los 100 archivistas.
Y no sería algo raro.
Es un comentario que de tanto repetirse pareciera que se ha convertido en el slogan archivístico para muchos.
«Hola, soy Pablo León Jaramillo y en mi entidad la gestión documental no es valorada»
«Hola, soy Marimar y trabajo en una entidad en donde la gestión documental no le dan importancia».
«Hola, soy Fulanito y que rico que en mi entidad la gestión documental sea valorada».
Sabes que lo que te estoy diciendo es un común denominador en la comunidad de Archivistas.
Solo es hablar con otros colegas, y por lo menos la mitad más uno de ellos van a responder que donde la gestión documental fuera valorada por la entidad, el Archivista tendría mayor reconocimiento.
Y etc, etc, etc.
También es cuestión de observar en algunos grupos de redes sociales sobre archivística, innumerables comentarios en los que se hace esta afirmación:
«La gestión documental no es valorada por la entidades».
No soy yo… eres tú…
«El problema no es mío, yo estoy muy bien preparado o preparada, el problema en realidad es:
- De el Archivo, es que no debería llamarse archivo, porque suena despectivo, como el cuarto útil y por esto no lo ven importante.
- De la Archivística, porque no se endiente de que trata cuando uno dice que existe la archivística, debería tener otro nombre, así cambiaría la imagen y tomaría más valor.
- De la gestión documental, porque todos se imaginan que es organizar documentos y pues se piensa que para eso no es necesario estudiar y que cualquiera lo puede hacer; debería llamarse así: «gestión del activo informativo estratégico organizacional»; ufff con ese nombre sí que la gestión documental sería súper valorada.
- De la empresa porque no me ha dotado del software para demostrar que ya los documentos físicos están pasados de moda, y que ahora todo debe ser es electrónico, por eso es que la gestión documental no es valorada en mi entidad.»
En resumen.
«Perdóoonnn, no soy yo, eres tú.»
¿Cuál debería ser el enfoque de tu gestión documental?, ¿un enfoque «en» o «desde»?
Una cosa es decir que la gestión documental se desarrolla desde el área de Archivo.
Otra, es decir que la Gestión Documental se desarrolla en el área de Archivo.
Ambas afirmaciones tienen enfoques diferentes.
El «desde» se refiere al punto de origen.
Mientras que el «en» indica el lugar en donde está algo; el interior donde está algo.
Allí está la gran diferencia para que la gestión documental sea valorada por la entidad o no lo sea.
Tu enfoque determina tu realidad, así que mira bien.
Anónimo.
¿En qué te estás enfocando?
¿En realizar una gestión documental que no sale de tu área de Archivo?
¿O en una gestión documental que se origina desde tu área de Archivo?
Cuando llevas a cabo una gestión documental desde el área de Archivo, significa que impactas toda la entidad (pero no solo recibiendo y organizando documentos).
Si lo que haces es una gestión documental que en su mayoría se desarrolla en el Archivo, pues el impacto que siente la gestión institucional es menor y con ello el valor que estos le dan.
Entonces, ¿qué NO debes hacer para que la gestión documental sea valorada por todos en tu entidad?
¡Quedarte encerrado en tu mundo!
Bueno, específicamente, dejar a la gestión documental encerrada en el «Archivo».
Con candado.
Cuando me refiero a «Archivo» quiero decir el área, la dependencia, el depósito, la oficina, etc.
Eso es lo que NO deberías hacer.
Volver a la gestión documental «introvertida»
No soy psicólogo, es más, sé muy poco sobre estos temas, pero después de buscar en Google la definición de introvertido, esto me apareció:
Caracterizada por una inclinación hacia el universo interior. (…) El introvertido concentra su interés y su atención en sus propios procesos internos.
Definición.de
Y espero hacerme entender con el término «introvertido».
Primero, creo que debí aclararlo desde el principio.
Este artículo trata de la gestión documental, no de los archivos.
Pero indiscutiblemente, una óptima gestión documental hará que los archivos resplandezcan y sean valorados.
¿Y sabes cuando la gestión documental la vuelves «introvertida»?
(Sí, a la gestión documental la hacen «introvertida»).
Algunos síntomas:
- Solo tiene contacto con los productores de la información cuando se van a recibir documentos por transferencia o traslado.
- El proceso que más destaca es la recepción y radicación de documentos.
- La entidad o no tiene planeado y estructurado los formatos para los documentos, o si los tiene, la gestión documental nada tiene que ver con ello.
- El Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental solo se usa en la dependencia de Archivo. Las únicas veces que los productores de la información los usan, es tal vez para las transferencias.
- Las diferentes áreas tienen criterios propios para: 1) Determinar que documentos sí o no crear. 2) Definir la forma y estructura de los documentos. 3) Determinar el soporte de los documentos. 4) Establecer como organizarlos. 5) Decidir cuando enviarlos al archivo. 6) Eliminar documentos sin control.
- La entidad crece y el área de archivo sigue igual o cada vez es menos importante.
- No hay articulación con el área de gestión de la calidad.
- La entidad está llevando a cabo proyectos que impactan su crecimiento institucional y el área de gestión documental ni es mencionado «por error» para hacer parte de él.
- Hay enredos administrativos en las oficinas, pero el área de gestión documental no identifica ni propone soluciones.
- El área de administración documental poco o nada tiene que ver con los documentos en soportes electrónicos.
- El área de TIC’s no toma en cuenta al área de Archivo, pues ni ve algo en común entre ambos.
Yo sé que me comprendes la idea, ponle más síntomas.
Pero te recalco, lo que NO debes hacer para que la gestión documental sea valorada por todos en tu entidad, es no solo desarrollarla en el Archivo.
Hacerla «introvertida».
«Encerrada en las cuatros paredes del área de Archivo».
Y cuando hablo de valorada por todos, me refiero a todos.
No solo a los que hacen consultas y tú los atiendes.
Seguro que ellos ya la valoran, pero porque te buscan para hacer consultas.
¿Y qué pasa con los que (por el motivo que sea) no requieren ir hasta tu área a consultar información?
Lo más probable es que son de los que no valoran la gestión documental, simplemente porque no perciben beneficio (beneficio = valor).
Cuatro acciones que podrías hacer para dejar de realizar una gestión documental «introvertida».
Acción #1. Sal a explorar la gestión institucional.
Siempre se ha dicho que las empresas son muy cambiantes.
Que lo que hoy está funcionando, mañana puede que ya no tanto.
Y ello puede estar generando problemas, reprocesos y hasta ineficiencia administrativa y operativa.
Mira a tu alrededor, date cuenta que está pasando.
Pero no solo hasta ahí.
Visualiza la gestión documental cómo puede ayudar.
Acción #2. Identifica las fortalezas y debilidades que la gestión institucional tiene relacionado con gestión documental.
En esta acción, debes realizar un diagnóstico no de Archivo, sino de gestión documental.
Es decir, identificar como operan los productores de la información sus funciones y actividades y como lo hacen con la gestión documental.
Te vas a dar cuenta de dos cosas:
- Qué pueden hacer mucho mejor su trabajo con lo que puedes aportarle desde la gestión documental.
- Qué es una gran oportunidad para que la gestión documental sea valorada.
Acción #3. Define planes a corto y mediano plazo.
Establece cómo puedes hacer que la gestión documental poco a poco vaya ganando espacio en la gestión institucional.
Si no tienes claro el qué y el cómo, pues no sabrás si lo que vas a hacer vaya a dar algún resultado positivo.
En tu plan, el objetivo primordial desde el principio es dar golpes de opinión (impactar) entre los productores de la información.
Acción #4. Articula políticas con otros áreas estratégicas.
Al tener una radiografía que da cuenta del estado de tu entidad con respecto a la gestión documental en la gestión institucional, podrás plantearte conseguir aliados estratégicos.
¿Cómo cuáles?
Los que tengan objetivos en común con la gestión documental.
Por ejemplo:
- El área de Tecnología, (Seguridad de la información).
- El área de gestión de la calidad. (Planeación, diseño y estructura de documentos).
- El área control interno. (Verificación y control de procesos).
- El área de planeación. (Mejoramiento continuo).
- El área jurídica. (Seguridad legal).
Como con las anteriores áreas gestión documental comparte objetivos, articula políticas operativas entre sí.
Primero, porque la unión hace la fuerza.
Segundo, aprovechas el posicionamiento y respaldo que ya tienen estas áreas para que la gestión documental poco a poco gane terreno y se posicione a través del fortalecimiento institucional que seguro aportará.
Descarga la infografía sobre este artículo.
Todo está en tus manos para que la gestión documental sea valorada por todos… no des un paso en falso.
También, para complementar este artículo, puedes observar este webinar relacionado en el que fui ponente.
Mi objetivo es brindarte otra mirada.
Darte ideas.
Apoyarte con una base.
El resto está en tus manos.
¿Qué tal eres para ir más allá del área de Archivo?
Cuál enfoque prefieres ¿desarrollar la gestión documental en el área de Archivo?
O ¿desarrollar la gestión documental desde el área de Archivo?
Me encantará leerte en los comentarios de este artículo.
Déjame (y a toda la comunidad de nosonpapeles) conocer tu opinión.
Además te pido un súper favor, comparte este artículo con quienes consideres puede serle de utilidad en estos momentos.
Excelente reflexión y excelente aporte a la comunidad; estamos a tiempo de romper con las barreras de la ignorancia y la falta de comunicación.
Todo está en ser constantes, disciplinado y más asertivo para ser el valor agregado de las entidades y ser los protagonistas de la información.
primero no nos podemos enfocar en que el de la culpa es de la empresa en donde estemos llámese publica o privada el problema parte es si tu como administrador documental si le estas dando el enfoque que se le debe dar a tu área en la empresa . porque una cosa es de que si tu tienes un archivo central muy organizado atiendes consultas ,tienes tus tablas de retención etc. y solo te limitas a estar bien con esto. otra cosa es que tu manejes desde tu área la gestión documental de la empresa , y esto se traduce en salir de tu área y intercomunicarte con toda la empresa , con el área de sistemas o tecnología , con el área de logística ,con el área de mercadeo, contable de cartera con la finalidad de siempre estar buscando como desde tu gestión documental le puedes aportar a cada una de las áreas en el mejoramiento de sus funciones , en agilizar sus tramites dando internos como externos, de llegar siempre a la parte jerarjica llamase presidencia , gerencia siempre con ideas , ´planes proyectos y la palabra clave en todo esto es siempre el administrador documental debe estar siempre mostrando y dando soluciones a la empresa para cada vez mejorar su gestión documental general y global y ese función te corresponde a ti y a mi hacerla de la mejor forma posible así que compañeros ,compañeros administradores documentales , archivistas , nosotros somos los únicos responsables en hacer que la gestión documental si tenga importancia o no en el lugar donde estés laborando .
Excelente aporte, Sr. Edin.
Si nos conformamos con una gestión documental de 4 paredes, no podemos esperar resultados notorios dentro de cualquier organización.
Experiencia personal: actualmente me encuentro en ese proceso de articulación con las áreas de Tics, Calidad y Auditoria Interna; desde que llegue a la empresa ya hace 8 meses solicite a los lideres de estas áreas poder trabajar en compañía, trate de demostrarle lo importante que es combinar esfuerzos y sacar adelante proyectos.
Es real, los resultados que he tenido son diferentes, tengo mas participan en reuniones administrativas, tengo mas opinión dentro de la organización y aun falta mucho trabajo por adelantar y muchas otras áreas con las cuales participar.
Muchas gracias por el articulo.
Atentamente,
Jesús David Guerrero Batalla
Justamente estoy trabajando en una campaña para que la empresa en la que trabajo valore la gestión documental y por suerte voy en buen camino ya que el enfoque es el que se plantea en el artículo, concuerdo con lo que se ha expresado y considero que todo depende que los archivistas propiciemos mayor representación en las empresas, que rompamos paradigmas sobre el archivo de los papeles y pasemos al archivo moderno, tecnológico. Debemos vender la imagen de nuestro trabajo porque muchas veces es silencioso y nos conformamos con ello
Edin algo que debo reconocerte es que a los que te seguimos y nos capacitamos nos conviertes en entes transformadores de los Archivos, es imposible no hacerlo !!!
Precisamente estamos trabajando en hacer llegar a los generadores de la documentación los beneficios de una correcta gestión documental, los beneficios que aportará a la calidad de su trabajo. Es un privilegio participar en esta transformación.
Edin, trabajo en una organzacion del estado y es allí donde más se ve reflejado el inconveniente del que comentas en el artículo.
Espero poderproponer a la Scretaría donde estoy adscrito para aplicar e iniciar un plan para mejorar La Gestión Documental en la entidad.
Me gusto mucho tu publicación, es vital que como profesionales en el terreno de Gestión Documental, tengamos claridad de que queremos hacer , como y hasta donde deseamos llegar con nuestra gestión, este enfoque permite que toda la entidad y sus colaboradores vean con otros «ojos» nuestro quehacer Archivístico y se le de el lugar e importancia que merece la administración documental. Ese es mi reto en la entidad donde acabo de ingresar, pues prácticamente este mundo es nuevo para ellos a pesar de llevar tiempo de funcionamiento, empezando por que el área esta identificada como Recursos físicos y archivo, (dos en uno). Pero eso me anima más, por que mi objeto es posesionar el área como independiente y que la entidad valore todo su funcionamiento al ver que estos procesos son transversales a toda la administración y vitales para su buen funcionamiento. «La información es el cerebro de la entidad»
Es muy cierto somos nosotros quienes debemos destacar y generar valor a la empresa, y esto sólo se logra cuando de verdad nos gusta lo que hacemos y tenemos vocación para ello.
Cuando no nos gusta lo que hacemos, hay dos caminos:
El primero aprender a amar lo que el destino nos colocó en el camino y adaptarnos a la empresa y sus cambios.
El Segundo con respecto lo menciono sería Buscar lo que realmente me satisfaga y me guste hacer; tanto por respecto primero a mí mismo y segundo a la profesión.
Hola Beatriz,
Mil gracias por leer el artículo, me alegra que el mensaje que Edin te quiso transmitir haya generado en ti la reflexión que has hecho.
Un abrazo.
Hola Edin,
Muy buena información y reflexión.
efectivamente, debemos hacer gestión documental desde el archivo a fin de coordinar el trabajo con otras áreas de la institución en pro de realizar gestión documental de manera óptima.
Gracias por tu permanente apoyo con información importante y precisa sobre los temas que nos competen.
Saludos desde Bolivia!
Muchas gracias por sus aportes excelente información, me encuentro en un proceso de organización de archivo central y archivos de gestion en la entidad donde laboró, Es importante que todos los funcionarios de las entidades o empresas nos concienticemos de la importancia que tiene la gestion documental debido a que permite tener conocimiento de como funcionan los procesos y como ha evolucionado la entidad a traves del tiempo y el mejoramiento continuo de los mismos.