Es clave para ti como archivista articular la gestión documental con los demás procesos organizacionales.
Lo anterior, para evitar funcionar como una isla.
Por tanto, entender el verdadero propósito de tu trabajo archivístico en la entidad es esencial para impulsar el crecimiento de tu área de gestión documental.
Pues, más allá de archivar, radicar, transferir o eliminar documentos, tu verdadera función es contribuir a la resolución de problemas dentro de la entidad.
La clave está en involucrarte activamente con el resto de la empresa y articular soluciones desde la gestión documental.
Aquello implica no solo interactuar con otras áreas, sino también hacer que te conozcan y reconocer el valor que aportas como archivista.
Un ejemplo: articular la gestión documental y el área de calidad.
Tenlo presente, es un ejemplo.
¿Está tu Tabla de Retención Documental (TRD) alineada con los procesos y procedimientos establecidos?
¿Incluye las tipologías documentales con los códigos correspondientes del listado maestro de formatos?
¿Identifica claramente cuáles series y subseries documentales tienen acceso clasificado, reservado o público?
Al colaborar con el área de calidad, puedes abordar problemas como el uso incorrecto de formatos por parte de los productores de documentos asegurando que se cumplan los estándares y procedimientos vigentes.
Tu papel como archivista es facilitar el flujo de información y garantizar que los procesos de gestión documental estén alineados con las necesidades y regulaciones de tu entidad pública o privada.
Por lo tanto, te invito a reflexionar sobre cómo puedes continuar contribuyendo al éxito de tu entidad a través de articular la gestión documental con las demás áreas de la entidad.
Propón soluciones innovadoras a los desafíos organizacionales con la gestión documental.
Claro, no siempre será posible.
Pero llega a esa conclusión después de que hayas analizado.
Busca oportunidades para colaborar con otras áreas, especialmente con el área de calidad, para mejorar continuamente los procesos y procedimientos organizacionales.
Una forma efectiva de hacerlo es establecer una comunicación abierta y colaborativa con otras áreas.
Especialmente con aquellas que tienen procesos estrechamente relacionados con la gestión documental, como el área de calidad, como te lo he dicho.
Aquí 5 sugerencias para ti como Archivista poder articular la gestión documental de manera más efectiva:
#1 Comparte tu conocimiento:
Educa a otras áreas sobre la importancia de una gestión documental adecuada.
Proporciona capacitación sobre prácticas recomendadas en la gestión de documentos y cómo utilizar adecuadamente los sistemas y herramientas disponibles.
#2 Ofrece soluciones:
Identifica áreas de mejora en los procesos documentales y propón soluciones concretas para abordarlas.
Por ejemplo, si notas que los productores de documentos no están utilizando los formatos vigentes o no tienen acceso a la información sobre los procesos y procedimientos relacionados, ofrece capacitación o desarrolla herramientas que faciliten su uso.
#3 Establece vínculos con el área de calidad:
Trabaja en estrecha colaboración con el área de calidad para garantizar que la gestión documental esté alineada con los estándares y requisitos de calidad de la organización.
Asegúrate de que la TRD (por darte un ejemplo) esté articulada con los procesos y procedimientos de calidad y que contenga la información necesaria para garantizar la integridad y la seguridad de los documentos.
#4 Mantén una comunicación fluida:
Establece canales de comunicación abiertos y transparentes con otros departamentos para fomentar la colaboración y el intercambio de información.
Participa en reuniones interdepartamentales y ofrece tu expertise para ayudar a abordar cualquier problema relacionado con la gestión documental.
#5 Sé proactivo:
No esperes a que surjan problemas para actuar.
Mantente al tanto de las necesidades y desafíos de otros departamentos y ofrece tu ayuda y orientación de manera proactiva.
Busca oportunidades para mejorar los procesos y procedimientos en toda la organización utilizando tu experiencia en gestión documental.
Recuerda, tu trabajo va más allá de estar en una oficina de Archivo esperando a que te lleguen las transferencias.
Se trata de ser un agente de cambio y un facilitador del progreso dentro de tu entidad.
Al centrarte en ayudar a solucionar problemas, estás cumpliendo con tu verdadera función y agregando un valor significativo a tu área de gestión documental y a la organización en su conjunto.
Colorín colorado, este cuen…
Espero que lo que te he compartido en este artículo te sea útil.
Te ayude y motive a dar lo mejor de ti para lograr articular la gestión documental con otras áreas estratégicas de la organización.
[Te comparto un episodio del podcast «Archivística a otro Nivel sobre cómo articular la gestión documental con otros sistemas de gestión].
Te espero en el campo de los comentarios para conocer tu opinión.
Deja una respuesta