Instrumentos archivísticos es un concepto que en la implementación de la gestión documental se usa a diario.

Tanto es así que pareciera (y algunos archivistas así lo hacen ver) que la gestión documental es igual a instrumentos archivísticos.

Y no voy a negar que antes yo también caía en aquella práctica.

Todo el tiempo solo hablaba de instrumentos archivísticos, hasta calificar la gestión documental por la cantidad que se tenía.

Y sí, antes que lo digas, sé que cuando hablamos de entidades del estado, la regulación exige la elaboración de instrumentos archivísticos.

Pero sé que tú sabes que el problema no es que el estado los exija, el problema real es tener instrumentos archivísticos y ya por ello asumir que nuestra entidad implementa gestión documental, así estos instrumentos archivísticos sean solo de adorno.

Alguna vez me dijo un líder de un Archivo Central de una entidad privada a la que estaba asesorando:

«Ay Edin, pero que dices, si los instrumentos archivísticos son indispensables, sin ellos no hay gestión documental».

Y pues más o menos.

Pero a medida que avances con este artículo entenderás mi posición.

Los instrumentos archivísticos que más se reconocen.

Yo creo que aquí, en este punto, es importante aclarar que es un instrumento archivístico.

¿Será que tiene alguna diferencia con una herramienta archivística? ¿o solo es un juego de palabras?

Para mí, desde mi experiencia y formación académica, yo los diferencio.

Un instrumento archivístico es un documento técnico construido a partir de una metodología establecida, con el cual se regula la ejecución de actividades enfocadas en la formación, gestión, administración y protección de los archivos.

Edin Gutiérrez

Algunos ejemplos de instrumentos archivísticos:

Primero es importante aclararte que la Archivística es universal.

Lo que tal vez si dista mucho entre los países es el modelo de gestión documental. Es decir, la manera en la que se ejecuta la archivística.

Por ende, los instrumentos archivísticos son similares entre los países, lo que puede cambiar es el nombre o la denominación que le dan a los instrumentos archivísticos.

Por ejemplo, en Colombia se denomina Cuadro de Clasificación Documental, en otros países como México también lo llaman Cuadro General de Clasificación Archivística.

En Bolivia se denomina Tabla de Retención Documental, en Argentina la denominan también Tablas de Plazos Mínimos de Conservación de los Documentos.

Y así habría más ejemplos, tu podrías hacer una búsqueda en internet.

Dicho esto, te hago un listado de los instrumentos archivísticos tomando como base la gestión documental de Colombia y que ha sido fuertemente difundida por el Archivo General de la Nación del país.

Estos son:

• Plan Estratégico Archivístico (para el sector público el AGN lo denomina Plan Institucional de Archivos).
• Instrumentos de Descripción Archivística (Inventario Documental, Censos, Catálogos, Guías, Índices).
• Cuadro de Clasificación Documental (se podría dividir en dos: uno general y otro por secciones).
• Tabla de Retención Documental (En Colombia su enfoque es la gestión documental, es decir, se construye para las estructura vigente al momento de su elaboración).
• Tabla de Valoración Documental (es un instrumento archivístico que en Colombia se utiliza para la valoración de los fondos que se hayan acumulados anteriores a la primera versión de las Tablas de Retención Documental).
• Programa de Gestión Documental (puede componerse de subprogramas que una entidad requiere regular y mejorar de manera específica).
• Sistema Integrado de Conservación Documental.
• Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos.
• Banco Terminológico de Series y Subseries Documentales.
• Tabla de Control de Acceso a los Documentos.
• Esquemas de Metadatos para la Gestión de Documentos Electrónicos.
• Registro de Activos de Información (sí, ya sé, si eres de Colombia podrías decir que no es un instrumento archivístico sino de gestión de la información pública, pero es común que lo construyamos nosotros como archivistas, además la gestión documental es su insumo).
• Índice de Información Clasificada y Reservada (igual que el anterior, no aparece en la normativa pública colombiana como instrumento archivístico, pero la costumbre es que somos nosotros quienes los hacemos).

Hasta el momento estos son los que se me vienen a la mente.

Pero es posible que puedas estar pensando que lo anterior está mal, por el motivo que el AGN de Colombia en el decreto 2609 de 2012 (compilado en el decreto 1080 de 2015), definió los instrumentos archivísticos para la gestión documental, y varios de los que relacioné no aparecen allí.

Mi respuesta sería que tienes razón para el sector público colombiano para cumplir con una norma.

Más el hecho que no aparezcan en dicho decreto para el modelo de gestión documental público colombiano, no significa que no sean instrumentos archivísticos.

Y lo mismo diría para cualquier otro país.

Es más, recuerda que los estoy relacionado con base en el modelo colombiano, pero quizás si hiciéramos una búsqueda en otros países, encontraríamos otros instrumentos archivísticos que en Colombia no se usan porque el AGN tal vez aún no los ve necesario o que se yo.

Y otra cosita, los instrumentos archivísticos anteriores no solo tienen que ser para la entidad pública, también lo pueden ser para la entidad privada, claro está, el sector privado si los desarrolla, sería más por mejoramiento organizacional que por obligación.

¿Y todo son instrumentos archivísticos? la diferencia con las herramientas archivísticas.

Cómo te dije en párrafos anteriores, para mí hay diferencias.

Quizás en otros ámbitos de la vida, instrumento y herramienta sea lo mismo, pero como te dije, para mí es importante hacer la diferencia en el ámbito archivístico porque los primeros son de «mayor nivel» que los segundos.

Una herramienta archivística es un elemento o un objeto que se diseña para realizar una acción concreta de gestión documental y que sirve de apoyo para la implementación de los instrumentos archivísticos.

Edin Gutiérrez

Una característica que podría servir para diferenciar los instrumentos archivísticos de las herramientas archivísticas podría ser el hecho que los primeros requerirían de una aprobación por comité u órgano asesor de la entidad antes de su implementación.

Especialmente por su construcción técnica y porque su puesta en marcha impacta a nivel estratégico y operativo la entidad, además de requerir de recursos.

Mientras que los segundos (las herramientas archivísticas), son objetos o elementos que se crean para apoyar los instrumentos, y pueden estar bajo la decisión del responsable de gestión documental.

Algunos ejemplos de herramientas archivísticas:

Una herramienta puede ser netamente propia de la archivística, o podría ser desarrollada por otra área de tu entidad u otra disciplina, y tú la adoptas en tu gestión documental porque la consideras pertinente y útil.

Estas herramientas archivísticas pueden ser desde formatos (por ejemplo, de registro de préstamos), hasta documentos de varias páginas (un instructivo o una guía de organización documental).

En todo caso, a diferencia de los instrumentos archivísticos que son más limitados en su cantidad, las herramientas archivísticas pueden ser numerosas, ya que todo depende de las necesidades de la gestión documental en su operación.

Algunas herramientas podrían ser:

• Herramientas de organización documental (hoja de control, rótulos de carpeta o caja, referencia cruzada, etc.)
• Herramientas para la gestión y control de los trámites (registros de recepción y entrega de comunicaciones, tableros de control de PQRSDF, etc.)
• Instructivos, guías y protocolos de gestión documental.
• Herramientas de control de las condiciones de conservación documental (Registro de temperatura y humedad, registro de desinfección, registro de control de backups, etc.).
• Herramientas de control de la gestión (tablero de indicadores, formularios de seguimiento, etc.).

Básicamente tú podrías construir para cada instrumento archivístico una batería de herramientas que apoyen su implementación.

Aunque tampoco significa que las herramientas archivísticas que crees tienen que estar si o si ligados a los instrumentos archivísticos.

Puedes contar con herramientas archivísticas que son independientes de los instrumentos archivísticos, todo depende de las necesidades de tu organización.

Te presento 7 creencias erróneas, y que quizás no sabías, sobre los instrumentos archivísticos.

Cómo ya te lo he hecho saber.

Los instrumentos archivísticos son realmente importantes para la operación de la gestión documental.

Se pueden implementar en entidades públicas como privadas.

En las entidades del estado lo primero que se debe hacer es revisar que exigencias tiene la normativa y cumplir con ella, obviamente.

En las entidades privadas también es necesario cerciorarse si existe alguna normativa del sector en el que se desenvuelven, que se regulen aspectos de gestión documental, en caso que sí, se debe cumplir con ella.

Además, en el sector privado los instrumentos archivísticos son necesarios también porque facilitan una gestión documental que dé como resultado la formación de archivos (físicos o electrónicos).

Creencia errónea #1: Los instrumentos archivísticos per se son la solución.

Los instrumentos archivísticos se crean para solucionar una necesidad que una entidad pública o privada está presentando con su gestión documental y la formación de los archivos.

La cuestión es que por sí solos no son la solución.

Necesitan toda una gestión para aplicarlos.

Requieren compromiso por el archivista y la entidad para que no se queden en los anaqueles del olvido o en los CD’s o correos electrónicos como entregables de un contrato.

Los instrumentos archivísticos bien elaborados traen una solución a una necesidad de tu entidad, pero requieren de tu mano como archivista para orientar su puesta en marcha.

Y requieren de la mano de los productores de información para operar la solución.

Per se, los instrumentos archivísticos no son la solución.

Creencia errónea #2: Para ser buen Archivista, debes saber hacer todos los instrumentos archivísticos.

Cada uno de los instrumentos archivísticos tiene su especificidad.

Por ende, cada uno de los instrumentos archivísticos requiere de ti un conocimiento y una experiencia que debiste haber desarrollado en tu proceso profesional.

No es lo mismo construir un Plan Estratégico Archivístico (en Colombia para el sector público lo denominan PINAR, en México por ejemplo PADA) que un Sistema Integrado de Conservación Documental.

Para el primero se requiere tener conocimientos de estrategia empresarial, de planeación estratégica, de indicadores de gestión, de construcción de objetivos estratégicos, funcionales y operativos.

Y para el segundo, específicamente se necesita conocimientos más orientados hacia la conservación de soportes físicos (Plan de Conservación Documental) y la preservación de los documentos electrónicos (Plan de Preservación Digital).

No es lo mismo construir una Tabla de Retención Documental (Catálogo de Disposición de Documentos como lo denominan en México) que un instrumento de descripción documental.

El primero requiere fuertes bases de identificación, clasificación y valoración documental por tu parte.

Mientras que, para el segundo, tú necesitarías como archivista, tener conocimientos en normas de descripción archivística y habilidad para el análisis y comprensión lectora con el fin de obtener información valiosa de los documentos.

Para concluir, tú como archivista puedes estar en la capacidad de construir todos los instrumentos archivísticos, porque quizás tu experiencia te lo permita.

Sin embargo, el hecho que no sea así, es decir, que no estés en la capacidad de hacerlos todos, no te hará mejor o peor archivista.

Creencia errónea #3: Los instrumentos archivísticos son fáciles de hacer.

Primera frase: «Juana, tranquila, eso es muy fácil de hacer, no le llevará más de una semana».

Segunda frase: «Jefe, eso lo hago yo, no se preocupe, eso es muy fácil de hacer, yo ya he visto ejemplos en internet, y no se ve complejo».

Tercera frase: «Ya contratamos un practicante de archivística, con esa persona elaboramos eso que nos está pidiendo el ente regulador, eso no debe ser tan difícil, solo es cuestión de tener a alguien que entienda del tema»

¿Tú has escuchado alguna frase como estas?

Yo sí, comúnmente se la he escuchado a quienes no son archivistas y no tienen idea de esta profesión.

Desde gerentes hasta directivos de mando medio, e incluyendo compañeros de trabajo (😕).

Yo soy de los que piensa que el nivel con que tú como archivista construyas los instrumentos archivísticos, será como lo percibirán los demás.

En últimas, no quiero decir que los instrumentos archivísticos sean difíciles, pero sí que no son como soplar y hacer botellas, cada uno requiero su nivel específico de conocimiento y experiencia.

Creencia errónea #4: Entre más instrumentos archivísticos haya en la entidad, más fuerte la gestión documental.

Partamos de algo.

La gestión documental tiene como finalidad que los documentos puedan ser utilizados en el momento que se requieren y preservados por el tiempo necesario.

Para ello, los instrumentos archivísticos son un eslabón más en la cadena que protege los archivos a través de la gestión documental.

Tener instrumentos archivísticos es necesario, ¡por supuesto!

Hay que hacer una salvedad.

Las entidades del estado, necesiten o no (se supone que sí los necesitan) por normativa deben de contar con los instrumentos archivísticos que les exijan.

En cambio, las entidades privadas (aunque pueden existir normativas que las regulan con temas de gestión documental) deberían tener aquellos instrumentos archivísticos que en verdad aportan a sus necesidades.

Entonces, no por el hecho de tener todo un derrotero de instrumentos archivísticos significa que tu entidad es fuerte en gestión documental.

Conozco muchas entidades que tienen Tabla de Retención Documental y sus archivos de gestión (físicos o electrónicos) son desorganizados.

He tenido contacto con entidades que tienen un Esquema de Metadatos para los documentos electrónicos, y el 90% es en papel, y como cereza no con mucho orden.

¿Y tú crees que entonces por tener ese instrumento archivístico la gestión documental es más fuerte?

Te aclaro de nuevo, no estoy diciendo que entonces no se hagan, pues en el sector público si la norma lo exige hay que tenerlos, así lamentablemente no lo usen o se demoren mucho para ello.

Mientras no los usen, servirán para los reportes a las entidades del estado como un número.

Creencia errónea #5: Si los instrumentos archivísticos no se elaboran o denominan cómo exige el Archivo General de la Nación (de cada país), no sirve.

Los Archivos Generales de cada país, por lo menos el de Colombia, son quienes regulan la política archivística.

Cuando ellos expiden normativas regulando el modelo de gestión documental, esto hace que a nivel académico y práctico el archivista también siga incrementado su alcance.

La cuestión a la que me refiero, es que no todo aquello que el Archivo General de la Nación crea para el sector que regula, tenga que llevarse o imponerse en el privado.

Te coloco dos ejemplos para hacer entender en mi idea.

Ejemplo 1:

En Colombia, el Archivo General de la Nación estableció como instrumento de Planeación Archivística, el Plan Institucional de Archivos.

Este instrumento como tal es un Plan Estratégico Archivístico.

Solo que para el sector público (regulado por el AGN), su denominación debe ser tal cual como reglamenta la normativa.

En el sector privado no se tiene porque denominar de la misma manera.

Por ejemplo, para el sector privado yo los denomino Plan Estratégico Archivístico, y por ello no está mal.

Ejemplo 2:

El acuerdo 04 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación, denominó al documento que explica las Tablas de Retención Documental, como «memoria descriptiva».

Antes de esa fecha por ejemplo yo lo denominaba «Manual TRD».

Algunas veces escucho a responsables de archivos privados decir que «x» persona o «y» persona está equivocado porque en la cotización o entregable, no menciona la memoria descriptiva o la llamó de otra manera.

El punto aquí, espero hacerme entender contigo, es que cuando estamos en el sector privado, no todo tiene que ser igual en denominación o metodología que el sector público.

La normativa archivística del sector público es un muy buen referente para el sector privado.

Si somos archivistas, siempre hay que hacerlo de la forma correcta, respetando los principios y la teoría de la profesión.

No es hacer de cualquier manera porque estoy en el sector privado y nadie me ve.

Creencia errónea #6: Los instrumentos archivísticos desaparecerán a medida que se reduzca el uso del soporte papel.

Esta creencia es más común en aquellos que relacionan la gestión documental solo para el soporte papel.

La realidad es que los instrumentos archivísticos están diseñados para potenciar los archivos.

Algunos instrumentos archivísticos lo hacen de manera directa (Cuadro de Clasificación Documental) y otros de forma indirecta (Bancos Terminológicos de Series y Subseries).

Y por ningún lado, por lo menos yo no lo he leído o escuchado, que son creados solo para el soporte físico.

Son desarrollados con un enfoque hacia el documento, sea este físico o electrónico.

Lo que sí quiero serte claro, es que el medio en el que se haya el documento si podría generar algunos cambios en la metodología de construcción y por su puesto en las técnicas de aplicación de los instrumentos archivísticos.

Creencia errónea #7: Los instrumentos archivísticos son como estatuas, inertes.

Recuerda, la gestión documental no debería ser rígida, debe estar evolucionando con los cambios de la entidad.

Cuando desarrollas los instrumentos archivísticos, estos deben estar preparados y flexibles a los cambios que se dan a nivel normativo, administrativo y tecnológico.

Para el caso de la metodología de elaboración tú puedes ponerle el toque propio a la construcción de los instrumentos archivísticos, siempre y cuando sumen y no resten, especialmente en el sector público.

Lo recomendable, pero más que eso, el deber ser, es que todos los instrumentos archivísticos tengan vigencias, es decir, abarquen cierto tiempo.

Un Cuadro de Clasificación Documental requiere cambiar cuando hay modificaciones en la producción documental.

Unas Tablas de Retención Documental requieren cambios cuando hay modificaciones en los criterios de valoración documental.

Un Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de igual manera cuando los requerimientos funcionales o no funcionales se modifican.

Es decir, los instrumentos archivísticos no son inertes, estos pueden evolucionar, al igual que la metodología de construcción.

¿Y ahora tú que piensas?

Me gustaría saber tú que opinión tienes sobre las 7 creencias erróneas que te mencioné en este artículo.

No son fruto de una encuesta, ni de la opinión de cientos de archivistas que la hayan respondido.

Realmente es mi experiencia y la vivencia que he tenido en este campo de la archivística, además producto de conversaciones que he tenido con otros colegas.

Pero quiero que sepas, que tu opinión es muy importante para la comunidad de nosonpapeles.com porque nutres aún más a los demás.

Así que, si tienes algo para decir, cuéntanos si conoces otra creencia errónea con los instrumentos archivísticos.

Por último, te pido el favor que compartas este artículo por las redes sociales y con otros colegas que consideres puede serles de alguna utilidad.