No se puede tapar el sol con un dedo. Te presento los 3 obstáculos más comunes para implementar gestión documental, pero seguro hay más.

El objetivo de este artículo, no es para hacer más quejas.

Sino de reflexionar sobre como los podemos superar.

La mayoría ve obstáculos; pocos ven objetivos; la historia registra los éxitos de estos últimos, mientras que el olvido es la recompensa de los primeros. –

Alfred A. Montapert

¿Alguien te dijo que era fácil?

¿Qué todos los empresarios están ávidos porque implementes Gestión Documental en su entidad? Pues la respuesta ya la conoces y seguramente la vives:

¡No!

Por el contrario, es común que quienes nos dedicamos a los archivos y la gestión de la información, debamos convivir con una serie de estigmas y limitaciones interpuestas por quienes desconocen el quehacer de un Archivista más allá de la valiosa labor de organizar documentos.

Cómo dice la frase que da apertura a este artículo, deberías convertir en objetivos los obstáculos que te impiden implementar Gestión Documental.

Estos son los tres obstáculos más comunes para implementar Gestión Documental en tu entidad.

Para obtener la información que leerás, tuve que recurrir algunos suscriptores de este blog, a quienes en 2018 les hice la siguiente pregunta:

¿Cuál es o ha sido el mayor obstáculo que tienes en la entidad que trabajas para implementar Gestión Documental?

Las respuestas no se hicieron esperar.

Aunque la muestra fue relativamente pequeña (100 personas), pienso que son obstáculos muy comunes.

Están presentes en el día a día de quienes ejercen como responsables de los documentos y los Archivos.

Sin importar si están en una empresa grande, mediana o pequeña.

O si son técnicos, tecnólogos, profesionales, magísteres, doctores, etc.

Lo que si debe ser claro es que todos (quienes hacen parte de esta profesión) somos uno.

Cada victoria archivística por pequeña que sea, se convierte en un grano de arena más hacia el fortalecimiento de la profesión.

Ni que decir de la labor con la información, documentos y los archivos.

Ahora sí, estos son los obstáculos arrojados en la consulta realizada (a algunos suscriptores del blog) a los responsables de Archivos de diferentes entidades:

Obstáculo #1. Baja importancia en los procesos Archivísticos en la Entidad

Cómo habrás podido observar en la gráfica anterior.

El obstáculo más común que tienen los responsables de Archivos para implementar Gestión Documental, está relacionado con el poco valor e importancia que le dan las entidades al quehacer Archivístico.

¿Qué puedes hacer ante esto?

Puño arriba y espíritu de gladiador.

Bueno, espero no estar exagerando.

Pero en realidad es algo así, aquí tienes que sacar todos tus dotes de orador, vendedor, instructor y sobre todo de líder.

En mi opinión, la mayoría de las veces, la escasa importancia que le dan las entidades a los Archivos y en general a la Gestión Documental, se debe a la falta de conocimiento.

Y como aparece en los diccionarios, la ignorancia no es otra cosa más que el desconocimiento que se tiene sobre algo.

La percepción que en general tienen las entidades de la Gestión Documental, es tal vez qué solo sirve para organizar documentos.

Insisto, para mi organizar los documentos es una actividad supremamente importante, pero pequeña en comparación a todo lo que se puede aportar y que espera una entidad pública o privada.

Es allí donde debes convertir este obstáculo en un objetivo.

¿Qué objetivo?

Demostrar que la Gestión Documental implementada en una entidad, no solo aporta a la organización de los documentos.

Sino que puede impactar todas sus esferas administrativas, desde que se produce o recepciona la información hasta que se define cuál se ha de conservar o  eliminar debido a la pérdida de los valores documentales.

Entre un punto y el otro, pueden suceder innumerables aportes de valor que la entidad reciba con agrado.

Pero también quiero hacer énfasis en que, para demostrar la importancia de la Archivística en la entidad, es indispensable que no solo seas bueno en temas técnicos de la profesión.

Es igual de necesario que desarrolles competencias transversales como alta gerencia, liderazgo, marketing, etc.

En fin, por lo menos sé proactivo, propone mejoras y soluciones Archivísticas a los problemas administrativos de la entidad.

Obstáculo #2. Poca cultura y aceptación de los asuntos archivísticos por parte de las áreas administrativas.

«Hombre, si, muy bueno, pero eso a mí no me sirve, es lo mismo hacerlo como siempre lo he hecho; así me ha dado resultado».

Dirán los demás empleados de la entidad.

Sí, es duro comprender como aún hay empleados de entidades que piensan que son los dueños de la información que generan de sus funciones.

¿Quién no ha convivido con el dicho: «para organizar papeles hay que estudiar»?

Para algunos esta es una frase despectiva y con dardos de veneno.

Para mi tan solo es una muestra más de ignorancia (falta de conocimiento).

Concéntrate en lo bueno, no en lo malo.

A este tipo de personas hay que verlos como un reto.

Lo que denomino: «reto Archivístico».

¡Vaya, sí que lo es!

Utiliza estrategias de cambio cultural para que las áreas de la organización despejen el camino para la adopción de las técnicas Archivísticas y los procesos de Gestión Documental.

Al fin y al cabo, los diferentes procesos de Gestión Documental requieren del compromiso de las áreas de la entidad para que funcionen.

Mi anécdota…

Alguna vez, en un proyecto de Gestión Documental que estaba implementando en una empresa, me topé con un empleado el cual de entrada no me dejó ni siquiera contarle que estaba haciendo y por qué era importante para él y la empresa.

La persona que me apoyaba en el proyecto (Yeison) se sorprendió con aquel empleado, quien lideraba el área de información para la calidad. (Algo así como el área de indicadores)

Aquella persona no la vi como el problema, sino como el objetivo.

Entonces empecé a invitarlo a charlas y al comité de archivo (por medio de la Subgerente Científica).

En el primer Comité de Archivo realicé un taller sobre la organización de los documentos en papel y los que se tienen en los equipos de cómputo como en los correos electrónicos.

Recuerdo que su primer comentario en el comité fue:

«¿Y esto para qué? si dentro de unos años todo va a estar digital y el papel ya no se usará más, entonces me parece que esto que se está haciendo es más un gasto que una inversión».

Fue entonces en donde empecé a explicarle que la Gestión Documental no solo es para el papel.

Pero lo que verdaderamente hizo el cambio, ha sido que di importancia a sus aportes sobre cómo las dependencias podrían agilizar sus trabajos, mejorar así lo indicadores, teniendo como base la información tanto física como electrónica.

En su momento me funcionó.

Había leído en internet: algunas técnicas de persuasión.

Para mí, su cambio se dio en este comité.

Desde ese momento él había sido un asistente permanente en los comités y un doliente porque la persona responsable de Gestión Documental sea alguien de planta y no un cargo temporal.

Obstáculo #3. Pocos recursos para el área de Archivo.

Entiende un recurso como los diferentes elementos que se requieren con el ánimo de alcanzar un fin determinado o satisfacer una necesidad.

Para este caso, una necesidad archivístico-administrativa.

No descubrí que el agua moja, si te digo que este tercer obstáculo está estrechamente ligado a los dos primeros.

¡Claro, pues cómo no!

Si la entidad no le da importancia al tema archivístico y la mayoría de los colaboradores se rehúsan a utilizar métodos, técnicas y buenas prácticas de Gestión de Documentos, entonces qué decir de la asignación de recursos para poner en marcha proyectos encaminados a implementar Gestión Documental.

Entonces, si debes tomar prioridades en los objetivos, arranca por los que atacan los dos primeros obstáculos.

Si puedes lograr sobrepasar estos dos primeros obstáculos, ten por seguro que el tercero será más sencillo de cruzar.

Y quiero agregar algo más.

Los recursos económicos no pueden ser tijeras que te corten las alas hacia la mejora administrativa de la entidad mediante el desarrollo y aplicación de procesos de Gestión Documental.

Tú puedes hacer cosas buenas dependiendo el nivel de los recursos con los que cuentas.

Los resultados serán proporcionales.

¿Estos son todos los obstáculos que tiene el responsable de la Gestión Documental en una entidad?

¡Por supuesto que no!

Unos tendrán más, otros tendrán menos, y hasta hay quienes probablemente no tengan ninguno.

Si revisas de nuevo la gráfica, encontrarás que hay más obstáculos aparte de estos tres que te acabo de mencionar.

Te quiero compartir una ponencia que realicé para la Sociedad Colombiana de Archivistas, en la cual hablé sobre:

«Cómo destacar el valor de la gestión documental en tu empresa para salir del anonimato»

Además, te invito a que comentes este artículo exponiendo que otros obstáculos se te presentan  y  dificultan para implementar Gestión Documental en tu entidad.

Y tú que haces para derrumbarlos.

¿Sabes por qué tu comentario es importante?

Así conoceremos de primera mano que dificultades podrías enfrentar.

El fin es pensar desde ya estrategias y planes de acción para superarlos.

Comparte este artículo si te parece interesante y puede ser del interés de alguien más.