Hacer uso de buenas prácticas de Gestión Documental no es una situación que solo se dé en empresas grandes.

¡Todo lo contrario!

Todos, absolutamente todos estamos en las condiciones de poner en marcha buenas prácticas de Gestión Documental en las organizaciones para las que trabajamos.

¡Y tú no eres la excepción!

Es posible que estés pensando que no tienes el suficiente tiempo para implementar acciones nuevas de Gestión Documental en la empresa.

Incluso, puedes estar considerando que no tienes la suficiente experiencia para aplicar buenas prácticas de Gestión Documental.

También puedes estar considerando que requieres sumar más años dentro de la empresa para proponer e implementar buenas prácticas de Gestión Documental.

Permíteme te doy mi punto de vista.

Sé que trabajar en un Archivo o un Centro de Administración Documental consume mucho tiempo y más cuando eres el responsable de la radicación, tan solo con esta tarea se te va el día.

Pero te sugiero que este obstáculo no sea impedimento para que muestres a todos el valor que puedes aportar a la empresa con tus conocimientos en Gestión Documental.

Además, podría ser la oportunidad perfecta que tienes para empezar a crecer dentro de la organización, tanto tú como el área de Gestión Documental.

Albert Einstein tiene una frase que me encanta:

Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo.

A todas estas, ¿qué es una Buena práctica?

¿Qué son las Buenas Prácticas de Gestión Documental?

En Wikipedia encontré esta definición de Buena Práctica:

Por buenas o mejores prácticas se entiende un conjunto coherente de acciones que han rendido buen o incluso excelente servicio en un determinado contexto y que se espera que, en contextos similares, rindan similares resultados. Estas dependen de las épocas, de las modas y hasta de la empresa consultora o del autor que las preconiza. No es de extrañar que algunas sean incluso contradictorias entre ellas.

Si tomas en cuenta la definición anterior, las buenas prácticas de Gestión Documental consisten en acciones enfocadas a la gestión, tratamiento y conservación de la información y los documentos, que han sido ya probadas en distintos contextos con resultados positivos.

Una vez  aclarado el concepto de Buenas Prácticas de Gestión Documental, te tengo preparado lo mejor.

Buenas Prácticas de Gestión Documental recomendadas por 5 expertos en Archivística y Gestión Documental.

Decidí para este tema traerte una propuesta diferente a lo que he acostumbrado publicar en mi blog hasta el momento.

He solicitado a 5 personas con una amplia experiencia en este tema y con la autoridad para recomendarte sus buenas prácticas.

A pesar que son profesionales muy ocupados, no dudaron en aportar  su conocimiento a la comunidad que estamos construyendo en NoSonPapeles.com

Para ellos, las Buenas Prácticas que recomendaron, no deberían hacer falta en las empresas o por lo menos ellos no dudarían en llevarlas a cabo.

Ahora si, te presento este contenido que sé te será de mucha utilidad.

Empecemos…

Margarita María Torres Rodríguez

Profesional en Ciencias de La información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

Se desempeña como Docente en Universidades.

Además Trabaja en la Empresa de Desarrollo Urbano EDU como profesional  en Gestión Documental.

Es autora del Libro: «Los documentos, una historia para contar», desce el cual Margarita nos acerca de una manera pedagógica a los archivos personales. Puedes conocer la versión online del libro en este enlace:  www.documentosparacontar.com

Contacto: margara0708@gmail.com

Sus Buenas prácticas de Gestión Documental.

Uno. Conocer las fortalezas y debilidades del Área de Gestión Documental que se administra (que sea un reflejo de la realidad) técnicamente denominado Diagnóstico.

Dos. Elaborar, actualizar y utilizar permanentemente el Inventario Documental del Fondo(s) que se administra.

Tres. Optimizar cada recurso con el que se cuenta, Documentar los Procesos y Procedimientos.

Cuatro. Manejar Estadísticas que permitan medir la gestión realizada (Indicadores).

Cinco. Hacer difusión permanente de las fortalezas en la Gestión Documental y de manera discreta ir trabajando los aspectos por mejorar.

Ignacio Manuel Epinayu Pushaina

Bibliotecólogo y Archivista Wayúu.

Actualmente es el Presidente de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas.

Consultor en Archivística y Gestión Documental.

Escribe en su blog personal epinayup.blogspot.com.co, en el cual comparte contenido con un gran sentido social tomando como referencia sus raíces y vida Wayuu.

E-mail: epinayup@hotmail.com

Twitter: @ignacioepinayu

Blog: http://epinayup.blogspot.com.co/

Sus Buenas Prácticas de Gestión Documental.

Uno. Diagnosticar. Sin diagnóstico no hay línea base para saber de dónde arrancamos y hacia donde vamos; no es posible medir cuanto hemos avanzado. Un adecuado diagnóstico debería indicarnos que hacer en el corto, mediano y largo plazo.

Dos. Pensar la Gestión Documental con enfoque de Proyecto. Formular proyectos, medibles, trazables, mostrables, con un inicio y un fin, nos libera del empantanamiento y la rutina de hacer lo mismo siempre. Documenta tus proyectos, la foto del antes y el después son buena opción.

Tres. No dejarse vislumbrar por el auge tecnológico. Si tu proceso documental en papel funciona óptimamente, no lo cambies por un medio tecnológico, a menos que tengas asegurado el componente legal (validez legal), económico (reducción de costos con la automatización), técnico (cumpla con requisitos y estándares archivísticos) y administrativo (eficiencia en la gestión).

Cuatro. La norma no lo es todo. Nunca vendas proyectos acudiendo a las normas. Vende tus proyectos mostrando el costo/beneficio a corto, mediano y largo plazo. Vende beneficios de un óptimo funcionamiento de la Gestión Documental, no porque una norma obligue a hacerlo.

Cinco. Articular. Trabajar interdisciplinariamente consiste en tomar elementos de otros sistemas y modelos de gestión de la entidad, pero también incorporar elementos de la Gestión Documental en la consecución de los objetivos de los otros procesos. Por ejemplo: la reducción de papel en la entidad.

Nelly Del Carmen Panesso Arias

Profesional en Archivística.

Docente de Archivística de la Escuela Interamericana de Bibliotecología en la Universidad de Antioquia.

Estudiante de la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos de la Universidad de la Salle.

Apoya la ejecución de proyectos Archivísticos del Centro de Investigaciones en Ciencias de la Información – CICINF – de la Universidad de Antioquia.

Twitter: Npanesso1

Sus Buenas Prácticas en Gestión Documental

Uno. Ver la entidad como un todo, realizar un adecuado proceso de identificación, que contemple el reconocimiento de estructura administrativa, mapa de procesos, funciones generales, objetivos, misión, visión, procedimientos, etc. Esto, con el propósito de visualizar la producción documental de arriba hacia abajo para mayor comprensión.

Dos. Clasificar la información que se produce, ya sea por organigrama y funciones o por procesos y procedimientos, de acuerdo con el tipo de entidad y su organización administrativa. Promover el hábito de clasificación por parte de TODOS los empleados de la entidad, de tal manera que siempre que generen o reciban un documento, inmediatamente lo asocien con la serie que corresponda al Cuadro de Clasificación Documental.

Tres. Articular los Instrumentos Archivísticos con los demás Sistemas de Gestión de la entidad, con Calidad (ISO o NTC GP), con Control Interno (MECI), con atención al ciudadano – Instrumentos de Gestión de Información (Ley de transparencia y acceso a la información y con Ley de Habeas Data), con Gobierno en Línea, con Arquitectura TI, con Plan de Capacitación y Formación, Plan estratégico de la entidad, etc.

Cuatro. Buscar el trabajo interdisciplinario SIEMPRE, para cualquier actividad relacionada con la Gestión Documental y la Administración de Archivos de la entidad, ya que siempre se requiere el conocimiento y perspectiva de otros profesionales para garantizar que las políticas sean aplicables por todos, esto incluye por supuesto involucrar a la Alta Dirección.

Quinto. Participar en grupos de discusión y estudio con otros profesionales de la disciplina para mantener actualizado y estar orientado a implementar estrategias teniendo en cuenta las lecciones aprendidas por otros.

Y otras recomendaciones que Nelly propone para un nivel más básico.

Uno. Establecer formatos para documentos de uso común en la empresa (Comunicaciones Internas y Externas, Actas, Listados de Asistencia, Resoluciones, etc)

Dos. Priorizar el uso de la tecnología para el envío de información y solo utilizar los servicios de mensajería en los casos que legalmente sea necesario.

Tres. Promover el hábito de identificar a qué serie pertenece cada documento que se produce o recibe, para ello, por supuesto debe existir ya el Cuadro de Clasificación Documental – CCD – a nivel de tipos documentales.

Cuatro. Optimizar el uso de papel, por ejemplo: los encabezados y pie de página de logotipos de la empresa con el menor tamaño de márgen posible, impresión por las dos caras, a blanco y negro, en borrador, si son comunicaciones internas o documentos solo para revisión, se pueden imprimir en hojas ya usadas.

Oscar Betancurt Betancurt

Administrador Documental

Coordinador de Gestión Documental de la Universidad Remington

Igualmente es Consultor empresarial en Gestión Documental y asesorías Archivísticas.

E-mail: oabetancur534@hotmail.com

 

Sus Buenas Prácticas en Gestión Documental.

Uno. El primer paso debe ser ordenar la casa, Documentar el Proceso y generar credibilidad y confianza.

Dos. Realizar un buen Diagnóstico, conocer los puntos más críticos en organización de los Archivos de Gestión, capacitar al personal asistencial y elaborar un Plan de Trabajo.

Tres. Identificar los recursos dispuestos por la organización para el proceso, y presupuestar los recursos necesarios para prestar un servicio de calidad implementando una correcta operación al interior del Archivo Central.

Cuatro. Conocer el sector al cual pertenece la empresa, la normatividad interna y externa que la impacta, y las expectativas de la dirección referentes a los resultados del proceso.

Cinco. Dar a conocer el proceso y la importancia del mismo, por todos los medios que estén a disposición.

Seis. Implementar los procesos técnicos en la Unidad de Correspondencia, desde elementos básicos, con el objeto de atender las necesidades del día a día.

Siete. Generar un Inventario Documental y/o Bases de Datos, que permitan conocer la documentación que posee el proceso, por la cual responderán a los diferentes usuarios.

Sergio Gómez Florez

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística.

Consultor en Gestión de Documentos Electrónicos.

Escritor en diferentes Blogs sobre Gestión Documental.

Twitter: @sghomez

Perfil de Linkedin: Sergio Gómez Florez

E-mail: Serghio.gf@gmail.com

Sus Buenas prácticas de Gestión Documental.

Uno. Clasifica y reinarás: La clasificación documental es la columna vertebral del asunto. Si definimos claramente cuál es la estructura documental de la entidad, quien produce qué y cómo se agrupa de forma jerárquica, funcional y lógica toda la documentación de la empresa, fácilmente podemos hacer que los demás procesos sean más fluidos. Al tiempo que podemos identificar qué información es vital, que áreas producen documentos duplicados.

En términos de Documento Electrónico, la estructura documental es el todo a partir del cual se puede parametrizar el modelo de metadatos, las reglas de retención y disposición, roles y permisos de acceso, reglas de recuperación, entre otros. Resulta que al final de todo, el Cuadro de Clasificación Documental es más que relevante.

Dos. Retención y Disposición: Esto está orientado a optimizar los recursos físicos de almacenamiento, a conservar los documentos cuyos valores son significativos en el tiempo y, para mí en ultimas, a cumplir con disposiciones legales.

La buena práctica acá consiste en hacer procesos juiciosos de Valoración Documental, más allá de crear instrumentos en archivos de Excel que poco o nada sirven a lo largo del tiempo. Hablo de elaborar procesos a conciencia con equipos interdisciplinarios, que puedan aportar contexto a cada Serie y Subserie a fin de darle valores que permitan definir cuanto tiempo los conservo en determinada fase del Ciclo de Vida del Documento y qué proceso realizar luego de cumplidos dichos tiempos.

La interdisciplinariedad es la clave. Sin dejar de lado que el criterio de quien produce el documento es valioso. Por último, independiente de cuál sea su criterio, no establezca Tiempos de Retención menores a los que se establecen en leyes de estricto cumplimiento.

Tres. La Gestión Documental es el principio, no el fin: Muchos Proyectos de Gestión Documental, inician y finalizan y hasta ahí llega todo. Lo cierto es que la Gestión Documental es solo el comienzo de otros temas, como por ejemplo la Gestión del Conocimiento, ¿para la cual el principal insumo es la documentación e información correctamente organizados y adivinen cómo se logra esto? Sí, con Gestión Documental.

Qué tal si hablamos de Big Data, estamos en el mismo escenario, el insumo es la Gestión Documental.

¿Y si hablamos de transparencia? También.

A esto me refiero, la gestión documental debe verse como una pieza muy grande de un rompecabezas empresarial que, al completar y unir todas las fichas, llevará a las empresas a un estadio de alta competitividad basados en gestión documental. Pero al final no es solo un tema de gestión documental, es un tema en el que escalonadamente, confluyen varios temas.

Cuatro. El software no lo es todo: está muy de moda la implementación de plataformas de gestión de documentos electrónicos. Todas las empresas, casi indistintamente de si son públicas o privadas, están desde hace un par de años, en el proceso de adquirir e implementar software y están dejando de lado y en el olvido, los documentos que hasta el momento habían creado en soportes análogos. O lo que es peor, están iniciando proyectos de implementación de software, sin tener un programa de gestión documental robusto, con políticas claras y medibles, y sin generar conciencia en el usuario final; quien al final es quien da éxito o condena al fracaso el sistema.

La buena práctica es primero organizar lo que hay, empapar al usuario sobre las eficiencias que se obtienen con una buena gestión documental, definir políticas, procedimientos, y luego si, luego de una madurez, definir los requisitos para su software e iniciar el proceso de adquisición e implementación.

Cinco. Sin metadatos no hay gestión de documentos electrónicos: Si ya estas en el largo trayecto de implementación de un sistema de Gestión de Documentos electrónicos es vital que sepas que sin metadatos, no hay nada.

Los metadatos son el todo en el documento electrónico. La única forma de comprobar autenticidad, integridad y fiabilidad es a partir de metadatos.

No se trata de metadatos mínimos, se trata de los que su entidad y sus necesidades específicas demanda. Lo mínimo es lo que el core de su negocio requiere para que desde la gestión de documentos electrónicos se optimicen procesos y se puedan satisfacer necesidades.

Al final, mi concepto en este sentido, es que cada empresa es un universo independiente y en razón de ello la gestión documental se debe moldear para que sea fácilmente implementada en la empresa.

Hasta aquí las buenas prácticas que te recomiendan estos 5 profesionales de la Archivística.

Después de esta oleada de contenido de valor, ¿qué sigue?

¡Que tú des el paso más importante!

Empezar a implementar en tu empresa las buenas prácticas que más te interesaron.

Estoy seguro que tu también tienes más buenas prácticas que no fueron mencionadas en este artículo, te invito a que nos las compartas en los comentarios.

De esta manera seguiremos el camino hacia la construcción de más contenido que pueda aportar valor a todos los interesados en este tema.

De igual manera me gustaría saber que piensas sobre las buenas prácticas que te presento en este artículo.

Por último y como siempre, te pido el favor que compartas este artículo con tus contactos, claro está, si consideras que podrá ser de alguna ayuda para alguien más.