Sé que has escuchado de empresas que eliminan la historia laboral de un empleado en el momento que este ya no hace parte de ella.
También personas que se quejan porque la empresa en la que trabajaron hace quince años, le eliminó la historia laboral.
Ambas situaciones podrían acarrear inconvenientes para los dos.
Imagen tomada de Freepik.com
Antes de hablarte sobre el tiempo de conservación de la historia laboral, aprovecharé esta oportunidad para aclararte un concepto y que no caigas en este error tan común.
¿La hoja de vida del empleado? No, si te refieres a los documentos que evidencian el vínculo laboral de un empleado con la empresa, lo correcto es que la llames «la Historia Laboral».
¿Por qué?
Porque si hablas de la hoja de vida, solo te estarías refiriendo a lo que conoces como el Currículum Vitae de una persona, el cual es tan solo un tipo documental de la unidad documental (carpeta) del empleado.
¿Por qué es importante conservar la Historia Laboral en una empresa?
La Historia Laboral es la evidencia del vínculo que una persona ha tenido como empleado de una empresa.
Es un expediente (porque contiene varios tipos de documentos) en el cual se ubican todos los documentos que nacen o se relacionan entre la empresa y el empleado.
Algunos documentos que hacen parte de la historia laboral son:
- El contrato laboral (debería ser el primero porque con él nace la Historia Laboral)
- Los documentos de identificación
- La hoja de vida
- Los certificados de estudio y experiencia
- El soporte de afiliación a la seguridad social
- Los certificados médicos
- Los memorandos
- Las evidencias de las vacaciones
- Licencias
- Los documentos soportes de la relación laboral con la empresa.
- Documento de terminación del vínculo laboral.
Si te pregunto: ¿Que valor documental tiene la Historia Laboral?
¿Cuál sería tu respuesta?… Te daré la mía.
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Los valores documentales de La Historia Laboral
Mientras el empleado sea parte de la empresa, la historia laboral tiene mínimo un valor administrativo, legal y jurídico.
Te debes estar preguntando…
¿Y cuando el empleado ya no hace parte de la empresa qué?
Entonces, cuando el empleado ya no trabaje más para la empresa, la historia laboral pierde su estado de trámite.
Por lo tanto, pierde su valor administrativo.
Pero continúa con un valor legal y jurídico debido a que mediante la historia laboral el exempleado puede exigir el cumplimiento de derechos y obligaciones por parte del empleador.
De igual manera la empresa, puede portar con la evidencia que la libre de alguna demanda.
Pero la pregunta del millón que te debes seguir haciendo hasta el momento es:
¿Y cuándo puede entonces la empresa eliminar la Historia Laboral de un exempleado?
Antes que nada, debes saber que no hay un marco legal que reglamente de manera específica el tiempo de conservación de la Historia Laboral.
Pero como estás buscando una orientación, aquí te la doy.
Para mí hay dos posibles respuestas:
Respuesta #1:
Si haces parte de una entidad pública o privada con funciones públicas, ésta se debe acoger a los conceptos emitidos por el Archivo General de la Nación (Colombia).
Sobre este tema, la entidad propone que el tiempo mínimo de conservación de la Historia Laboral sea de 80 años.
Respuesta #2
Si es una entidad privada en la que estás trabajando, no hay como tal una norma que especifique el tiempo mínimo de conservación de la Historia Laboral.
Por ejemplo el Código Sustantivo de Trabajo en su artículo 264 solo establece que las empresas que paguen directamente la pensión a un empleado, deben de conservar los datos del tiempo de servicio y los salarios devengados por este.
Lo sé, tu duda persiste más por los exempleados a los que la empresa no les paga la pensión.
Quiero ser lo más claro posible.
Mi segunda respuesta, contempla que conserves 10 años la historia laboral de acuerdo con la aplicación de la ley 962 de 2005 en su artículo 28:
«Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio.
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales»
Para complementarte lo anterior, también el artículo 60 del código de comercio dicta:
“Conservación de Libros y Papeles de Comercio
Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores”
Esta respuesta que te presento, está basada en el concepto 266558 del 8 de septiembre de 2008, en el cual el Ministerio de Salud y Protección Social, menciona que a pesar de que las normas anteriores no son específicas sobre las historias laborales, se pueden aplicar por analogía.
Mi recomendación:
Te diré que teniendo en cuenta mi perfil como archivista y administrador de empresas, mi sugerencia para las entidades tanto públicas y privadas es aplicar el concepto que entrega el Archivo General de la Nación (Colombia) con respecto a que el tiempo mínimo de conservación de la Historia Laboral debe ser de 80 años a partir de cuando el empleado ya no haga más parte de la empresa.
4 razones por las cuales debes de conservar la historia laboral del exempleado mínimo 80 años.
Razón #1
El archivo General de la Nación es la entidad que regula la política de archivos en Colombia y considero que los conceptos que emiten deben ser tomados en cuenta.
Son pertinentes y con conocimiento de fondo.
En sus conceptos dice:
…el Archivo General de la Nación ha conceptuado que este tipo de expedientes deben conservarse debidamente organizados y en sus soportes originales, por un periodo de por lo menos 80 años posteriores a la prestación del servicio por parte del trabajador, debido a los efectos legales que estos archivos puedan tener para el reconocimiento y pago de la pensión, para las decisiones de instancias judiciales, en el marco de la garantía y salvaguarda del derecho fundamental a la seguridad social, y porque este tipo de expedientes aportan a la investigación histórica en el campo de la ciencias sociales.
Razón #2
Los derechos pensionales son imprescriptibles, por lo cual la reclamación de una pensión nunca perderá vigencia y validez.
No importa los años que pasen, una persona en cualquier momento puede solicitar su derecho a la pensión.
Razón #3
Te invito a que busques en Google sentencias de la Corte Constitucional de Colombia sobre las historias laborales.
Verás que los resultados son muchos.
¿Qué significa esto?
Simple, que a diario son muchas las reclamaciones hechas por temas de solicitud de derecho de pensión y otros asuntos relacionados.
En varias de estas sentencias están inmersas empresas que no cuentan con la historia laboral ya que cometieron el gran error de eliminarla antes de tiempo o nunca tuvieron la precaución de conservarla de manera adecuada.
Si lees estas sentencias te darás cuenta que al final, el fallo exige a las empresas respetar el derecho constitucional que tienen las personas que hacen la reclamación.
En conclusión, les exige reconstruir los datos de servicio y salarios devengados del exempleado.
Su derecho constitucional no se puede ver violentado porque la empresa eliminó la historia laboral.
Razón #4
Como sabes, los documentos de archivo deben de ser eliminados cuando pierden sus valores primarios y no peseen valores secundarios.
Entonces, deberías eliminar o proponer eliminar la historia laboral de un exempleado solo cuando esta ha perdido estos valores.
Como ya te aclaré antes, la historia laboral pierde su valor administrativo una vez deja de estar en trámite.
Pero aún continúa vigente toda vez que posee un valor legal y jurídico si tienes en cuenta que de ella se desprenden distintos derechos y obligaciones.
¿Entonces cuándo terminaría este valor jurídico y legal?
No es para nada sencillo de identificar.
Tú y yo sabemos que el proceso de valoración documental requiere de un análisis exhaustivo.
Por eso te sugiero que apliques la conservación de mínimo 80 años como lo establece el Archivo General de la Nación.
No sobra decirte que los 80 años inician una vez el empleado ya no trabaja más para la empresa.
Ahora quisiera saber que opinión tienes sobre este tema.
¿Consideras que el tiempo de conservación de mínimo 80 años de las historias laborales es apropiado?
¿Debería ser menos? ¿por qué?
¿Qué experiencia archivística has tenido con las Historias laborales que nos quieras contar?
¿Estás pasando en estos momentos por algún inconveniente con las Historias Laborales?
¿Qué nos podrías recomendar para su tratamiento?
Déjame tu opinión en los comentarios.
Comparte por favor este artículo con las personas que les pueda ser de alguna ayuda.
está muy interesante la página y de gran ayuda para mi. Tengo una duda sobre las historias laborales, la empresa me pide abrir espacio para seguir Archivado y las quieren digitalizadas para salir del físico que pasó tengo que hacer para que se haga el proyecto bien echo muchas gracias y felicitaciones
Hola Diana,
Gracias por tu comentario.
Es común que algunas empresas consideren que la solución a los problemas de espacio está en la eliminación de los documentos físicos, es claro que esto ayuda, pero más que una solución definitiva, considero que es tan solo un pañito de agua tibia, es decir, es una solución solo momentánea.
Para dar respuesta a tu pregunta:
Es es una decisión que no se debe (y recomiendo) no tomar a la ligera, es delicado, las historias laborales son un expediente que evidencian y respetan el derecho de los empleados, por lo cual hay que tomar con pinzas la decisión de su eliminación física.
Como relaciono en este artículo, no hay una norma específica que reglamente el tratamiento de las historias laborales, pero si aplicamos por analogía tanto el código de comercio como la ley 962 de 2005, se menciona que el comerciante puede eliminar el soporte papel siempre y cuando garantice que la reproducción es una copia exacta y verás del original, para lo cual se debe de seguir y cumplir con un procedimiento que asegure este requisito (digitalización certificada).
Que sucede, en el artículo recomiendo aplicar el concepto de conservar las historias laborales por 80 años, además por que lo ha aplican otros colegas archivistas.
Para terminar, el AGN solicita conservar las historias laborales en sus soportes originales, en caso tal de usar tecnología como medio de reproducción, solo se podría eliminar el soporte papel siempre y cuando se garantice su autenticidad y reproducción exacta. Puedes leer este concepto del AGN al respecto de tu pregunta:
http://www.archivogeneral.gov.co/cmis/views/5cacc95d-2d5f-4c11-8ead-5ca637763c38%253B1.0
Espero que te sea de alguna orientación y ayuda mi respuesta.
Gracias por leer y comentar.
Buenas noches,
Muy interesante este artículo.
Tengo dos preguntas al respecto: se podría tener en cuenta los años de edad de los exempleados para analizar que a esa edad ya debería de estar pensionados? Se podría investigar si ya están pensionados o fallecidos? Toda está información sería útil para determinar si es necesario conservar la historia laboral por un periodo de 80 años.
Muchas gracias, felicitaciones por sus contenidos.
Hasta pronto.
Hola Yeison,
Claro que sí, se podrían tener en cuenta estos aspectos dentro del proceso de valoración. Lo que habría que analizar con detenimiento sería la facilidad para la empresa en cuenta a investigar esta información, sería un trabajo que requiere de tiempo y personal, que por ende repercute en dinero, entonces habría que analizar el costo – beneficio de hacer esta investigación para la empresa.
La palabra final debería ser tomada en conjunto por un Comité de Archivo.
Gracias Yeison por tu comentario y estar en el blog.
Es importante anotar que no obstante hay que conservar la historia laboral, no necesariamente tiene que ser en soporte papel, puede ser en cualquier medio técnico a través del cual se garantice su reproducción exacta.
Hola Arturo,
Te doy gracias por tu valioso aporte.
Claro que si, no necesariamente tiene que ser en papel (cuando este es el original), es muy claro que se puede conservar en otro medio que garantice su reproducción exacta, como por ejemplo la digitalización, pero se debe de hacer la salvedad, que la digitalización por si sola no garantiza su reproducción exacta, se requiere de un elemento que garantice que su reproducción es exacta, como la digitalización certificada, solo en estos casos la digitalización cumple con características de autenticidad, de otra manera tan solo servirá como medio de consulta, ya que como sabemos, los documentos de archivo tienen la característica de Unicidad o sea únicos e irrepetibles, entonces las copias no hacen las veces del original a excepción de cuando se garantiza la fidelidad de la copia (en papel por ejemplo autenticar ante un notario y en digitalización la que conocemos como certificada).
Muchas gracias Arturo por tu importante aclaración.
Hola Edin,
Te felicito por tu blog está muy interesante, pero tengo una duda, ¿que pasaría en las hojas de vida que no presentan el derecho de pensión porque no es un requisito? Te doy un ejemplo de las hojas de vida de los conciliadores que nosotros manejamos acá en la entidad. Entonces no seria el mismo tiempo de retención. Quedo atenta, muchas gracias.
Hola Edin.
Este blog aporta y despeja muchas dudas respecto al tema de la gestión documental. siempre tan minucioso a la hora de explicar por eso es tan fácil entender lo que nos quieres trasmitir, ademas de que es un tema un poco complejo para quienes no lo conocen. gracias por ser tan asertivo a la hora de publicar los temas.
muchas gracias
Hola Liliana,
Mil gracias por tu comentario, me alegra que lo veas así. Seguiré trabajando para mejorar día a día.
Un abrazo, gracias por estar en el blog.
Hola Edin! Que bueno sería ahora un artículo sobre la serie Contratos, ya que he visto como en algunas empresas tienen, por ejemplo, un contrato de prestación de servicios de una persona en la oficina de Contratación y en Recursos Humanos tienen abierta una historia laboral de la misma persona.
Hola Diana,
Muy buena idea, lo he apuntado como un tema para un futuro artículo.
Por ahora quiero dar una respuesta a tu comentario:
Las historias laborales solo se forman para los colaboradores que están en la empresa legalmente vinculados ya sea por contrato a término fijo, indefinido u obra labor (para el caso de Colombia), pero cuando una persona llega a una empresa por medio de un contrato de prestación de servicios significa que su vinculo no es laboral, sino un vinculo más comercial en el cual el contratista vende un servicio definido con unas reglas ya estipuladas, por lo cual dicho contrato no genera Historia Laboral.
Ahora bien, en el caso de una persona que en un tiempo estuvo vinculado a la empresa, renunció o se le acabó el contrato laboral (tuvo historia Laboral por estar vinculado), y después de un tiempo regresó pero esta vez por medio de un contrato de Prestación de servicios, entonces este contrato no se debería mezclar con la historia laboral sino estar organizado en otra serie documental que normalmente se denomina «Contratos de Prestación de Servicios» pudiendo entonces estar la Historia Laboral en el Archivo Central ya que no está activa, y estar el contrato de Prestación de Servicios en el área de contratación (si aún sigue en trámite el contrato) o estar en el Archivo Central si el contrato ya se terminó, pero separado de la Historia Laboral que alguna vez generó.
Diana, espero ser claro con mi respuesta y que te pueda ser de alguna ayuda.
Un abrazo.
Tengo la inquietud sobre los temas de seguridad y salud en el trabajo, puesto se un área de una empresa que produce mucho documento de los empleados, esto envidentemente también aplica como parte de la historia laboral del empleado.. sin embargo, cuando le plantee a mi jefe que deben permanecer al menos 80 años, se hechará para atrás…
Buen artículo…
hola Edin pues yo no soy archivista ni algo parecido pero tengo una pregunta y creo que me la aclararas de maravilla
mi hoja de vida registra todo mi desempeño en la empresa por todas los cargos que he pasado, osea cada vez que tenga un puesto nuevo un ascenso una felicitación y memorando todo va a mi hoja de vida. y puedo exigir que me hagan quede registro de todos mis logros …gracias espero me entiendas
Hola buenos días, trabajo en una empresa de servicios públicos en el departamento de nomina y tenemos una gran inquietud. el departamento de nomina esta dentro de el área administrativa al igual que el archivo general de la empresa, y tenemos un gran inconveniente cuando las personas han sido retiradas por x o y razón o simplemente renuncian a su trabajo y pasa un tiempo y estos solicitan documentación e información de su historia laboral para tramites de pensión ¿Quien debe de expedir esta información la persona encargada del archivo general de la empresa que es donde se encuentra la historia laboral de dichos empleados por ser históricos o la persona encargada del departamento de nomina que es donde se encuentra el personal activo.
Quisiéramos que nos colaboraran con su respuesta lo mas pronto posible con su respuesta porque nos encontramos en una encricijada. Agradecemos su gentil colaboracion.
Cordial saludo: los derechos de peticiòn referentes a trámites de pensión los debe resolver el área de talento humano correspondiente. Ahora bien, si la hoja de vida reposa en el archivo central, talento humano debe hacer las gestiones de solicitud de préstamo de la misma para poder contestar el derecho de petición en los términos que señala la Ley para tal fin.
buenos dias….
quisiera saber que personas tienen acceso a esta información y quien es la responsable de la guardarla por todo este tiempo… de igual manera que requisitos se necesitaría para poder acceder a esta información de cierto empleado?
Cordial saludo:
Al respecto hay que precisar lo siguiente: El Artículo 24 de la Ley 1755 de 2015 determina el carácter de reservado de ciertos documentos, entre los que se destacan las historias clínicas y las hojas de vida; por lo tanto en el caso concreto de las hojas de vida por ejemplo, solo el titular o éste mediante autorización a apoderado podrán tener acceso a la información correspondiente a su hoja de vida. Ahora bien, es cierto además que el personal del área de talento humano también podrá acceder a la información de la hoja de vida de una persona, todo ello para los fines del área, lo mismo que los organismos de control como Contraloría y Procuraduría.
Hola Edin,
Tengo una inquietud en cuanto a la hoja de vida de un aprendiz o un practicante, en las empresas . ¿Estas deben tener el mismo tiempo de permanencia en una compañía, al igual que la hoja de vida de un vinculado ?
Cordial saludo Edin,
Me puedes colaborar por favor: Si ya el Comité de Archivo aprobó la depuración de ciertos documentos de las Historias Laborales inactivas de la empresa, en el momento de elaborar el Acta en que normatividad me puedo apoyar, que quede escrito la depuración de los documentos de la Historia Laboral. Para conservarlas los 80 años.
Gracias.
¿Consideras que el tiempo de conservación de mínimo 80 años de las historias laborales es apropiado?
Considero que se debería aplicar un proceso de selección, ¿porqué?, si bien, el tema de la pensión y que ante asuntos legales lo recomendable es seguir las pautas que dispone el AGN, vale la pena aplicar este mismo principio para empleados que trabajan en contrato por obra o labor, pasantías, prácticas y similares?
¿Debería ser menos? ¿por qué?
Vale la pena guardar una hoja de vida de un estudiante que hizo sus prácticas en la empresa y solo trabajó 6 meses?, o la de un trabajador contratado para ejecución de obra o labor que trabajó por un año? o un empleado que renunció 3 años después de su ingreso?
En ese sentido, considero hacer un proceso de selección por polos de interés, conservándolas si, pero teniendo en cuenta únicamente aquellos trabajadores que laboraron 10 o más años en la compañía y/o que su labor fue muy representativa para la compañía.
¿Qué experiencia archivística has tenido con las Historias laborales que nos quieras contar?
La descrita anteriormente, en la empresa donde trabajo, hay muchas hojas de vida de practicantes y empleados por obra o labor. considero que no deberían tener el mismo tratamiento que empleados cuya gestión en la empresa sea más relevante.
¿Estás pasando en estos momentos por algún inconveniente con las Historias Laborales?
Lo ya descrito.
¿Qué nos podrías recomendar para su tratamiento?
Selección por polos de interés.
muy buenos dias, en mi amplia trayectoria en donde he estado trabajando en empresas publicas y empresas privadas, con referente al tema de las historias laborales en las empresas publicas lo tiene muy claro y son muy respectuosas de la conservacion de los 80 años. pero las entidades privadas digamos que se hacen el de la vista gorda porque saben que no estan vigilados ni obliados por una norma a no estas deacuerdo con esta termino en años. lo que pasa es de que casi que todos los problemas se fijan y se centran en espacio fisico, empresas grandes tiene y cuentan con espacios suficientes para almacenar y conservar hasta por 100 años sus historias laborales de manera fisica, pero las empresas que asi tengan un espacio fisico suficiente , nunca destinaron ni diseñaron un espacio especifico esclusivo para las historias laborales, y es ahi cuando llega un profesional en gestion documental a organizar y crear el centro documental de la empresa donde al momento de decirle a la empresa el tiempo de conservacion del documento fisico en papel por minimo 80 años , te ponen miles de trabas y para ellos es una exageracion todos esos años y lo primero que te van a decir es la empresa no cuenta con espacio fisico , es ahi donde tu les propones y les das varias alternativas , como acudir a una empresa experta en bodega y custodia de documentacion que se especializa en solucionarles a las empresas con poco espacio fisico a custodiar sus documentos, la segunda la digitalizacion pero certificada y la ultima es cumplir con la normatividad asi no la tengan que cumplir estoy hablando de las empresas privadas, pero que pasa te van a decir no hay presupuesto para pagar dicho bodegaje, no se va comprar ningun sistema de gestion documental electronico, ni se va a pagar a una empresa para digitalizacion es ahi entonces dodnde tu como profesional tienes dos opciones o salirte de esa empresa o seguir en ella y seguir buscando mas opciones al problema. en este momento tengo esete problema en la empresa en donde estoy laborando actualmente , que se esta haciendo o que estoy haciendo en este momento estoy escaneando las historias laborales del personal inactivo o retirado con el fin de reducir el volumen documental en pael de cad historia y asi ampliar un poco el espacio fisico acupado , ya que este proceso se hace primero para facilitar y agilizar la consulta y segundo al momento de escanear la historia laboral se vuelve a guardar dicha historia pero ya solo con los documentos fisicos contractuales como son el contrato laboral, las afiliaciones a seguridad social y la liquidacion definitiva como la carta de renuncia o de no prorrogar el contrato, y los demas documentos como hoja de vida , certificados de estudio y judiciales y todo los demas documentos que fueron conformando el recorrido de el ex empleado se destruyen o eliminan.
se que no es la solucion , pero es digamos una forma de que la empresa vaya concientisandose que va a llegar el momento en que el volumen documental que se genera y se va trasfiriendo al archivo central de los archivos de gestion va a saturarse en un determinado tiempo y que van a tener que buscar y soluciones al respeto, lo importante es siempre, mantenerse firme en cumplimiento de las normas y leyes que como administradores documentales debemos siempre seguir y respectar y que la empresa se de cuenta que asi com entidad privada no esta obligada a cumplirlas que vean que es una necesidad prioritaria para poder tener un centro documental como se debe de tener y manejar.
Trabaje para una empresa 22 años en alto riesgo este nunca pago el adicional de ley ahora el fondo me pide todas las plantillas de pago y se los pedí ala empresa y esta me dice que los destruyeron 3 meses después de no trabajar mas para ellos que hago
Poner una demanda a la empresa, tienes todas las de ganar
Saludos
Creo que es muy ilustrativo esta recomendación que haces, por que hay millones de trabajadores que pierden el derecho adquirido durante muchos años de trabajo en diferentes empresas del ámbito nacional de comprobar las semanas cotizadas ante Colpensiones, que dicen no tener en su base de datos las cotizaciones individuales de cada individuo. Situación que se podría resolver si la empresa responsable conserva la historia laboral y pueda certificar que efectivamente la persona si laboro en esa empresa.
por lo tanto la conservación de la historia laboral durante 80 años es fundamental, no solo para el ex empleado sino también para la empresa que la protegerá en futuras demandas.
En mi caso particularmente en Colpensiones no me están reconociendo las semanas cotizadas en la empresa Equipos Gleason en el periodo de 1.981 al periodo 1.983, e enviado varios derechos de petición y no recibo ninguna repuesta hasta la fecha.
Gracias por este espacio
Buenos días
Trabajo en una cooperativa de trabajo asociado de carácter privado, en el momento se esta escaneando las historias laborales de personal inactivo y mi pregunta es que documentos se pueden eliminar para reducir espacio y costos
Buenas tardes.
Profesor Edin, tengo una gran inquietud, estoy realizando mi practica académica en el proceso de organización documental de historias laborales inactivas y se tomó la decisión que las resoluciones de reconocimiento de pensión y la resoluciones de sustitución de pensión deben desagregarse de la historia laboral y pertenecer a la serie resoluciones, lo mismo sucede con los derechos de petición y tutelas interpuestas por el funcionario a quien pertenece el expediente, deben ir dentro de la serie derechos de petición y acciones de tutela respectivamente; ademas en las TRD la serie a la que pertenece las historias laborales se denomina Historiales; ¿esto es correcto?
Muchas gracias.
Buenas me gustaría saber si ya se elimino una historia laboral despues de 50 años y el señor esta reclamando liquidacion de contrato que se debe hacer en esos casos, la empresa corre algún riesgo legal?
Claro, si esta persona demanda la empresa tiene todas las de perder; por esto, se debe conservar por 80 años las Historias Laborales
Buenos días, primero darte las gracias por el artículo tan interesante y segundo me gustaría saber cuánto tiempo debe permanecer en el archivo una hoja de vida con contrato por prestación de servicios. Gracias.
Normalmente se conservan por un periodo de 20 años
PRECIASAMENTE EN LA EMPRESA EN LA QUE ESTOY ACTUALMENTE SE PRESENTA UN PROBLEMA D ESPACIO FISICO LIMITADO PARA LA CONSERVACION DE SU DOCUMENTACION EN EL CENTRO DOCUMENTAL ÑLAS HISTORIAS LABORALES SON MUCHAS YA QUE LA EMPRESA TIENE MAS DE 40 AÑOS DE SER CREADA , YO LES DI LA OPCION DE ACUDIR A LAS EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN LA GUSTODIA DE BODEGAJE PERO NO QUIEREN TENER ESE GASTO . LA OTRA OPCION FUE QUE ASI SEA LA EMPRESA UNA ENTIDAD PRIVADA SE DEBE CONSERVAR MINIMO 80 AÑOS LA HISTORIA LABORAL FISICA, LA PROPUESTA FUE , ESCANEAR TODOSA LAS HISTORIAS LABORALES DEL PERSONAL RETIRADO LUEGO DE ESCANEARLAS VOLVER A ARMAR LA CARPETA SOLO CON LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES ENTRE EL EX EMPLEADO Y LA EMPRESA , Y LOS DOCUMENTOS NO CONTRACTUALES ELIMINARLOS , SE QUE SE ESTARAN PREGUNTANDO PERO CUALES , EN MI EMPRESA YO SOLO DEJO EL CONTARTO LABORAL DOCUMENTOS REFENTES A LA SEGURIDAD SOCILA , EPS , CAJAS DE COMPENSACION , DOCUMENTOS SI LOS HAY COMO DEMANDAS O RECLAMACIONES , CARTA DE RENUNCIA , O DE DESPIDO LIGUIDACION DEFINITIVA . Y EN ACUERDO CON LA ENCARGADA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SE LE ESTA ANEXANDO LA HISTORIA LABORAL OCUPACIONAL DEVIDAMENTE ESCANEADA , ASI QUEDAN ESTAS HISTORIAS LABORALES DE NUEVO CON LOS DOCUMENTOS FISICOS QUE POR NORMA DEBEN CONSERVARSE FISICAMENTE POR 80 AÑOS PERO AL RETIRAR LOS DEMAS DOCUMENTOS FISICOS Y ELIMINARLOS EL VOLUMEN DOCUMENTAL ES MUY CONSIDERABLE Y CREEA Y PROPORCIONA UN BUEN ESPACIO FISICO QUE NO SE TENIA. ESTO NO SOLO LO ESTOY HACIENDO EN MI EMPRESA HE CONSULTADO CON MAS EMPRESAS QUE POR ESPACIO FISICO LIMITADO NO TIENE ESA CAPACIDAD DE CONSERVAR UN GRAN VOLUMEN DOCUMENTAL Y ESTAN REALIZANDO ESTE PROCEDIMIENTO ADEMAS REALIZANDO ESTA OPERACION SE ESTA AGILIZANDO EN EL MOMENTO DE CONSULTAR LA HISTORIA LABORAL DE UN PERSONAL RETIRADO YA QUE EL AREA DE RECURSOS HUMANOS TENDRA EN LINEA ESTAS HISTORIAS LABORALES YA ESCANEADAS.
Buenas tardes
Mi pregunta es la siguiente:
En la empresa que actualmente trabajo se hizo digitalización de documentos y expedientes, entre ellos historias laborales, mediante un acta de eliminación se eliminaron los certificados laborales de otras empresas, certificados de estudio, certificado de matrimonio,estos no se digitalizaron, dejando solo contratos, cédula, hoja de vida sin soportes, afiliaciones, tarjeta profesional, tarjeta militar, paz y salvo, descargos, demandas y liquidaciones. Estos documentos si fueron digitalizados.
Hay algún inconveniente con los que no se digitalizaron y se destruyeron?
Quedo atento muchas gracias.
buenas tardes, me gustaría saber: ¿ Qué tiempo de custodia merecen las ordenes de trabajo esto según los parámetros del Archivo General de la Nación?
BUENAS TARDES TENGO UNA DUDA EN MI EMPRESA APENAS SE ESTA HACIENDO UNA ORGANIZACIÓN
EN UNA CARPETA TENGO HOJA DE VIDA Y CONTRATO LABORAL QUE VIENE SIENDO CONTRATOS LABORAL O HISTORIA LABORAL
Historia laboral
Es mejor que lo maneje como Historia Laboral, que sea un solo expediente para todo lo relacionado con la vinculación laboral del trabajador.
Excelente tema, lo saca de las dudas para no cometer errores. Mil Gracias por su valiosos aporte.
Realmente seria 80 años pero digitalmente y 10 años fisicamente, asi se genera el equilibrio, de que por un lado tienes vitalicio la informacion digitalmente, y por el otro para las empresas no generar costos por gestion documental extras.
Ahora, realmente las normas iso y las normas de nuestro pais por los agentes reguladodes deben tener un comun acuerdo en como se deben archivar los documentos en realidad,
Cordial saludo, trabajo en un a empresa privada exportadora de granos la cual maneja mucha información y soportes contables, cuanto tiempo, años máximo debo conservar dichos soportes ya que tenemos documentación de mas de 18 años de creación agradezco su información y quedo atento
Yo no estoy guardando en las historias laborales los permisos solo los que sean compensatorios o aplicables sobre las vacacaciones o los dias de la familia, debido a que los personales son sobre diligencias que no superan las 5 horas,me podrías informar si se puede hacer asi dado que ese permiso vence su valor al momento mismo en que se regresa a la empresa…
Cordial Saludo
¿Hay un tiempo de retención establecido para la correspondencia de una entidad?
Hola Edin, despues de hacer un diagnostico de una empresa que se fundo en 1979, que a tenido 2 reestructuraciones, cambio de sede en varias ocaciones y cambios de junta de socios, luego de revisar el fondo acumulado los expedientes desde el 2004 hacia atras son casi inexistentes y de 1995 hacia atras nulo. El denuncio por esta perdida se instaura ante la policia o ante la fiscalia? .Gracias.