Sí, es el Principio de Orden Original.
Imagina este escenario:
Imagen tomada de Freepik.com
Es una tarde común y corriente en la empresa donde trabajas.
Todo sigue como siempre:
Servicio al Cliente recibe pedidos y el Área de Producción se pone a toda máquina para cumplir con ellos.
El Área Contable sigue pagando las facturas y recuperando la cartera.
Talento Humano sigue preparando la nómina del mes.
La asistente de Gerencia abre el gancho legajador de la Unidad Documental y está ubicando encima (de primero) de los demás documentos el último informe que se hizo del contrato con el proveedor nuevo.
Y tú estás en la tercera semana de haber ingresado a la empresa con la responsabilidad de implementar Gestión Documental.
Es un día norm.. ¡espera!
¿La asistente de Gerencia esta haciendo qué?
El maltratado Principio de Orden Original.
El Principio de Orden original data según la teoría Archivística desde el año 1881 cuando fue promulgado por el Historiador Alemán Heinrich Karl Ludolf von Sybel.
Este principio trata sobre disponer u organizar los documentos al interior de una unidad documental en el mismo orden que se fueron generando.
Es decir, que cuando se abre una unidad documental, el primer documento que se debe de encontrar es lo primero que se hizo y le dio apertura a dicha unidad documental.
Luego, deben continuar detrás, los tipos documentales que se fueron generando a raíz de los trámites ligados a la unidad documental.
Y el último documento que cierra la unidad documental debería ser con el que se cerró el trámite.
En un contrato por ejemplo, el acta de liquidación.
¿Por qué digo que este principio es maltratado?
A pesar de ser uno de los dos Principios más importantes de la Teoría Archivística para la organización de los documentos, lo cierto es que muchos (productores de documentos) lo consideran irrelevante.
¡Espero que en tu empresa, esto no sea así!
Inevitablemente una gran parte de las empresas siguen maltratándolo al hacer caso omiso de su aplicación.
También como podrías estar pensando, puede ser por no comprender como hacerlo.
La experiencia laboral, el contacto con empresas y la docencia, me han dado también razones para decirte que cuando los colaboradores de las empresas lo conocen, se hacen los de la vista gorda y critican su importancia al argumentar que es más práctico para ellos tener siempre lo nuevo de primero cuando abren una unidad documental.
Tal es el caso, que te contaré la frase que un empleado de una empresa le respondió a una amiga Administradora Documental, cuando ella le explicó cómo se debía archivar los documentos en las unidades documentales.
Ahhh, eso es como en las matemáticas. El orden de los factores no altera el resultado. – Dice el empleado de una empresa cuando se le explica el Principio de Orden Original
¿Cuáles son los motivos por los que no deberías dar el brazo a torcer con el Principio de Orden Original?
Primero que todo, porque es un Principio Archivístico.
Así como otras disciplinas poseen principios que no son negociables y son su columna vertebral, para ti el principio de orden original lo debe ser también.
El Principio de Orden Original te permite contextualizar cada uno de los documentos que están al interior de la unidad documental.
Cada documento será un antesala del siguiente y una explicación del anterior.
Cuando organizas los documentos de acuerdo al orden que se originaron, podrás ver reflejado todo el trámite.
Los documentos individuales no dicen mucho, pero cuando están acompañados de otros con los que tiene relación a la misma actividad que los generó, ya la lectura y análisis se amplía.
¿Las 2 frases más comunes en contra de aplicar el Principio de Orden Original?
#1 No lo aplico porque me tocaría sacar todos los documentos de la carpeta para que el más reciente quede de último y luego volver a colocarlos todos encima.
Uff, ¿te imaginas? tener que sacar todos los documentos de una carpeta para luego volverlos a ubicar.
Es un tiempo perdido.
Pero venga, ¿sabes por qué te van a dar esa respuesta?
¡Claro!
Por la forma como vienen ubicados los ganchos en las carpetas ordinarias, las que no son especiales para archivo.
Las carpetas vienen configuradas para que las patas de los ganchos queden hacia arriba.
La solución es facilísima, tan simple como cortar la carpeta a la mitad para que así queden dos tapas, una que estará arriba y la otra al final.
Una vez cortadas, sigues colocando las patas de los ganchos hacia abajo.
Así cada vez que llega un nuevo documento solo quitas la tapa de abajo, introduces el documento, y ya está, se respeta el principio de orden Original.
#2 ¿Eso para qué?, si uno siempre necesita leer primero el último documento que se hizo.
Puede que así sea, pero si necesita leer de primero lo más reciente que hizo, pues entonces que vaya al último documento de la carpeta, ¿no crees?
Retomemos el caso de la Asistente de Gerencia quien está ubicando lo más reciente encima de lo más antiguo.
Si abrimos la unidad documental del contrato con el nuevo proveedor encontrarás en este orden los documentos:
- Informe de actividades del Mes de Junio
- Informe de actividades del mes de Mayo
- Informe de Actividades del mes de Abril
- Acta de Inicio
- Documentos de Identificación
- Póliza
- Contrato de Prestación de Servicios.
¿Como estarías leyendo el trámite de este contrato?
Al revés ¿verdad?
Es como si dijera que primero pasó lo de Junio, luego se dio lo de Mayo, luego sucedió abril y que después de todo se hizo el contrato.
¿Tú empiezas a leer un libro desde el final?
En el ejemplo anterior: el orden de los factores sí altera el resultado.
El resultado es un trámite que no refleja su integridad, ya que los documentos no están ubicados de acuerdo al orden en que se generaron.
Lo sé… este tema amerita otro artículo que lo complemente aún más.
Te prometo que más adelante escribiré otro que amplíe más sobre el Principio de Orden original.
En este artículo te hablo más sobre su aplicación en los documentos en soporte papel, en el próximo lo tocaré desde un ámbito de los documentos electrónicos por ejemplo.
Por ahora, espero que este te sirva y te ayude con el argumento del porqué en tu empresa las oficinas deben de aplicar el Principio de Orden Original.
Te sugiero que no seas pasivo en cuanto a la aplicación del Principio de Orden Original en las oficinas.
¡Debes darte tu lugar y a la Archivística también!
Así como la contabilidad debe guiarse por unos principios que el contador no estaría dispuesto a dejar pasar, también lo debes hacer tú.
¡Los Principios Archivísticos se aplican!
Ahora cuéntame que experiencias has tenido en alguna empresa con relación a la aplicación del Principio de Orden Original.
¿Te han negado su aplicación en alguna oficina?
¿Qué tipos de excusas o comentarios te han dicho para no aplicarlos?
Te invito a enriquecer el blog y a los demás lectores con tus valiosas experiencias.
Como siempre, te pido el favor que le des clic en alguno de los botones de compartir, si tú consideras que este artículo puede ser del interés de alguien más.
en la organizacion de los archivos de gestion de las empresas , uno de las mayores barreras es cambiar la forma de organizar la documentacion en una carpeta, siempre siempre vamos a encontrar que primero se sigue utlizando el gamcho legajador metalico , que por buenas particas del medio ambiente y por seguridad industrial se debe de empezar a cambiar por el cancho plastico, y al mirar como estan dispuestos los documentos esta el ultimo documento o el mas reciente de primero y el mas antiguo de ultimo, y las respuestas son eso es lo mismo, siempre se ha archivado asi, pero cuando se les explica que no es por que la persona del archivo quiere si no que es una norma y principio documental que hay que cumplir y a su vez ayudarles a como hacerlo se tan cuenta que no es tan dificl es simplementa cambiarle el sentido al cancho legajador, par que al disponer la documentacion el cangho bara por abajo, y asi poder ir incorporando el documento mas nuevo o reciente, lo que pasa es de que nos encontramos con que existe ya una documentacion que reposa en carpetas desde hace años y su volumen es considerable, y viene la pregunta y me tengo que poner a cambiar todo esto, yo les comento , empecemos desde cero , lo que esta ya asi desde mucho tiempo se debera quedar asi , pero a partir de la fecha se empieza a aplicar este principio, siempre contando con el acompañamiento del gestor documental, siempre se trata de culturizar pero de una manera practica y facil.
Jose Fernando,
Como siempre,
Que buen aporte y experiencias, seguro a muchos le podrá ser de mucha ayuda u orientación.
Tienes razón, debemos de trabajar en distintas formas para saber transmitir el mensaje.
Gracias por leer el blog y comentar.
Jose Fernando.
Carlos interesante la experencia que nos cuentas con respecto al establecer un punto cero en la aplicación del Principio de Orden Original.
De nuevo, muchas gracias por tus valiosos aportes.
Excelente articulo, considero que como archivistas debemos llegar con amor a explicarle a los colaboradores de las dependencias la importancia de la organización documental y no llegar a vender nuestra profesión con términos que les resultan complicados, intentar cambiar el chip a las personas que llevan años haciendo lo mismo y que te dicen «siempre lo he hecho así y nunca a pasado nada, ¿por que cambiarlo si funciona ?», no es fácil, y explicarles que ahora lo debemos hacer así por que es mejor debe ser una tarea fácil, didáctica y llena de paciencia. Considero que este es un punto importante cuando hacemos aplicación de la TRD en la organización de los archivos de gestión y uno de los que mas tiempo toma. Donde trabajo ha resultado un poco complicado que las personas lo interioricen, pero cuando uno les explica con amor y se les coloca ejemplos como el del contrato, lo reciben con asombro y empiezan a preguntar y al final aceptan el cambio.
Hola Liceth,
Excelente comentario, muy buen aporte.
Es claro, no es llegar exigiendo y atacando, sino convencer con ejemplo y argumentos.
Por eso, es muy importante que trabajemos en aspectos como la paciencia, la asertividad, ya que nosotros debemos estar en constante contacto con otras personas.
Muchas gracias, que buena experiencia.
Te felicito por tu labor, se nota que lo haces con pasión.
Buenos días, muy interesante todos los aportes, al conocer la importancia de la organizacion de los documentos se puede hablar con claridad cuando se presentan este tipo de situaciones al interior de la empresa, caso puntual estaba sucediendo con algunos procesos de la empresa donde laboro, la formar de archivar era la siguiente: documento mas reciente al inicio y la documento mas antiguo al final, a la hora de trasladar la documentacion al Archivo Central se hacia la revisión de la documentaciòn y se encontraban con grandes devoluciones, lo que no gustaba para muchos procesos reorganizar, esta ha sido una de las maneras como las personas han ido cambiando la forma de como ellos creen es la mejor para archivar
Hola Isnedi,
Un placer para mí que hayas comentado este artículo.
Tu experiencia es sumamente valiosa, es otra de las maneras que se pueden aplicar para que los empleados responsables de Archivos de Gestión organicen sus documentos de acuerdo al principio de Orden Original, aunque sé que todos desearíamos que no se tengan que devolver las transferencias, pero hay que hacerlo en casos como el que expones.
Así como tu caso, conozco otros en lo que pasa todo lo contrario, las personas del Archivo central reciben las transferencias y si no las unidades documentales no cumplen con el principio de orden original, en vez de devolverlos, ellos se ponen a organizar todos los documentos. ¡¡te imaginas!! así será difícil que el principio se aplique desde el momento que se producen.
De nuevo gracias por tu aporte Isnedi.
Buenas tardes, trabajando en esta labor de atender el principio de orden original en la empresa donde laboro; pero hay una dificultad adicional, el habito de usar Az y este tipo de unidades documentales que deterioran muchísimo los documentos, pero que también les da la facilidad en el día a día a nuestros compañeros de sacar, revisar, anexar documentos; como podemos mediar para que además del principio de orden original los documentos lleguen en buen estado a el archivo central?
Muchas gracias. Saludos.
Hola Katherine,
Primero, mil gracias por leer el blog y comentar.
Segundo, veo muchas más desventajas y muy pocas por no decir que de pronto una o ninguna ventaja del uso de las AZ’s. pero si en tu empresa las oficinas la tienen que usar, algo que te recomiendo para que los documentos lleguen al Archivo central en buen estado, es que solo permitas usar estas AZ’s en las oficinas y cuando deban hacer las Transferencias tienen que hacer pasar los documentos a otras unidades de conservación como carpetas de archivo, pero con las AZ el tema de conservación de los documentos estás más ligado a como la persona trate los documentos cuando utiliza la AZ, que a las técnicas que se puedan llevar a cabo.
Kaherine.
Mil gracias por leer el blog.
Este blog me es de mucha utilidad, ¡porque es muy práctico! Ahora bien, en los archivos privados (empresariales) me parece que el uso de la AZ es desmedido, y hace que se ocupe mucho espacio en los estantes. Actualmente en mi empresa estoy trabajando un contrato en el archivo de gestión al cual tengo que hacerle un trabajo de escaneo e indexación para poder tener una consulta del mismo en digital. Él físico quiero cambiarlo de Az a carpeta, sin embargo, no quiero en primera instancia chocar con las personas de la organización, sin previamente hacer la planeación correspondiente. ¿Qué me recomiendan en este caso?
El principio de orden original también se ve vulnerado e incumplido en el momento en que la información es repartida en varias unidades con nombres de series pasadas de una generación a otra en las famosas bandejas de madera de los escritorios y las carpetas sean A-Z, yute y kraff con los nombres de oficios recibidos y oficios enviados y así otras series inventadas que solo desagregan información por doquier. He encontrado este problema más grande que la secuencia inversa del orden cronólogico de una unidad documental, porque al fin y al cabo volver a poner en el orden original una unidad documental en la que todo esta incluido, es relativamente más fácil; pero encontrar todos los tipos documentales de el desorden de las series inventadas….hummm…. eso es de locos. Es un error común , muy frecuente que l@s secretarios de las unidades administrativas desconozcan este principio y se opongan a la conformación de series reales que describan el orden de creación de los documentos. Amigo, este blog es excelente, sus escritos y enseñanzas son muy buenas. Bendiciones por millones.
Hola Julián,
Gracias por tu aporte, excelente y acertado comentario.
Te agradezco mucho por tus deseos.
Espero seguir viéndote por el blog.
Un abrazo.
Buenas tardes, para implementar el programa de gestión documental, y las tablas de retención de la empresa en la que laboró estoy evaluando cual será el mejor mecanismo para el proceso de digitalización, tengo la opción de un outsourcing de una empresa especializada, pero me gustaría además darle a la alta gerencia la posibilidad de seleccionar entre una empresa especializada o un software administrado por la compañía. Me gustaría si tienen algunas recomendaciones de software de gestión documental, la idea es que se puede centralizar la correspondencia, administrar los inventarios físicos, migrar algunas series electrónicas de conservación total o nivel de seguridad alta; en fin un software muy completo.
Quedo atenta a sus recomendaciones. Mil gracias.
Hola Katherine,
Me imagino que estás contemplando la opción de la digitalización solo como una paso más dentro del proceso de implementar el PGD y la TRD, y no como la actividad principal de la puesta en marcha de estos dos instrumentos.
Sobre los software, en el mercado existen muchos buenos (como también algunos muy regulares), pero la elección del software depende de lo que en sí necesita tu empresa y el objetivo de que necesitas alcanzar con la herramienta.
Hay herramientas desde muy costosas (millones de dolares) hasta más económicas.
No te puedo sugerir por el momento uno en específico, porque como te menciono, esto depende, pero si buscas bien en internet, encontrarás muy buenas opciones, cotizas y analizas.
Un abrazo.
Gracias por comentar y leer el blog.
¿cuales son las desventajas que tiene el principio de procedencia?
Excelente articulo, pero no todo es color de rosa, cuales serian las desventajas de este principio?
Hola Jaime, un gusto saludarte.
En mi opinión no veo desventajas de la aplicación del principio de orden original, todo lo contrario, al ser un principio de la Archivística es porque este se convierte en una acción mínima a aplicar para que los documentos reflejen la realidad bajo la que fueron creados y así formarse un Archivo.
Gracias por comentar y leer el blog.
Lo más común que te dicen: » SIEMPRE LO HEMOS HECHO ASÍ Y NO HAN HABIDO INCONVENIENTES»
Para mí lo más difícil de implementar el Sistema de Gestión Documental en las empresas, es cambiarles el chip a los empleados; definitivamente es muy complicado hacer que no te vean como el intruso que viene a fisgonear sus procesos.
Y que me dicen de los empleados super antiguos ?
!! Terrible lidiar con la mayoría de estos ¡¡ Mejor dicho, somos unos santos ¡¡ jejeejeee
Buenos días.
Antes que nada, qué buen blog, lo encontré por casualidad en la internet y está muy bueno.
Veo que en todo momento menciona «la empresa para la que trabajas…», es que tengo una situación, apoyo a una Revisora fiscal en actividades propias en algunas empresas (específicamente un Centro Comercial), les hice unas observaciones respecto a la Ley de archivo y la respuesta fue que como esta Ley aplica para entidades del Estado y Privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos. En qué me apoyo para sugerir que se debe implementar un archivo adecuado, teniendo en cuenta la Gestión documental, Tablas de retención documental y demás, por ejemplo, que en una AZ tienen documentos recibidos desde hace 3 años porque «todavía le caben» papeles. Gracias.
Excelente articulo, mas claro no puede ser, precisamente me encuentro en estudios superiores y estamos tratando este tema en una de la asignaturas y por casualidad lo encontre.
Eduin que tal?
muy buen artículo pero tenga una duda, de casualidad haz publicado un artículo referente al orden de procedencia pero aplicado a archivos electrónicos, tengo dudas si su uso y su aplicación sería igual a un expediente análogo o tiene cambios?
Agradezco esos artículos, sobre ellos he sacado conocimientos que pronto voy a poner en práctica.