Pensar que todo lo que hacemos nosotros como Archivistas es meramente operativo, para mí es un error.

Sé que desde afuera hay personas que piensan que lo que un archivista hace es aburrido y poco retador para la mente.

A mí eso no me ofende.

Simplemente ignoran nuestra formación y por ende desconocen nuestro alcance.

O quizás simplemente es lo que han percibido de la gestión documental en las entidades en las que han estado, como una actividad meramente operativa.

Y ojo, el que sea operativa no la hace menos importante ni aburrida.

Que otros lo vean así, es distinto.

Al fin y al cabo es una percepción de lo que ven o creen ver.

Pero, hay un momento de la gestión documental que a mí es de los que más me gusta, motiva y reta.

Y es la identificación y clasificación documental.

¿Por qué?

Porque realizada  a consciencia aumenta lo que yo llamo el IQ Archivístico.

Y te daré 5 razones por las cuales la clasificación documental aumenta el IQ Archivístico.

Pero antes, ¿Qué es eso del IQ Archivístico?

Te seré sincero, no sé si el termino sea aceptado en la comunidad de archivistas, no sé si haya algún escrito sobre ese término, hice una búsqueda rápida y no encontré nada para el momento de publicar este artículo.

Yo solo lo he acuñado.

El IQ Archivístico se refiere a la inteligencia técnica que como archivistas vamos desarrollando para solucionar los retos a los que nos enfrentamos en las entidades, de tal manera que podamos proponer soluciones viables y que aporten.

Edin Gutiérrez

Para aumentar el IQ Archivístico hay tres caminos básicos:

1. Cuando solo hay formación académica sin ejercer aún, se forma un IQ Archivístico.
2. Cuando una persona es solo empírica, desarrolla también un IQ Archivístico.
3. Y cuando tiene formación académica, además ejerce la profesión, pero también busca y enfrenta retos archivísticos y se esfuerza por superarlos, aquí es en donde su IQ Archivístico más crece y se potencia.

Ahora, no me pidas ni la referencia ni una fuente científica de lo que te acabo de decir, porque es algo que yo pienso y te estoy compartiendo.

La clasificación documental aumenta tu IQ Archivístico cuando especialmente tú la abordas como un reto.

Iré al grano.

Te comparto mis razones por las que la clasificación documental aumenta tu IQ Archivístico.

Razón #1. Tienes que hacer una labor intelectual.

Seguro que ya lo sabías.

La clasificación documental es una labor intelectual en donde se identifican agrupaciones documentales y se determina la relación entre ellas y las actividades de una entidad.

Es decir, se necesita pensar. No es algo mecánico o que ya venga preestablecido.

Lo digo porque lastimosamente algunos esperan que ya exista un Cuadro de Clasificación Documental estándar para cualquier entidad.

Y no, cada entidad es diferente, aunque sí hay agrupaciones documentales comunes a todas porque nacen de funciones que pueden ser comunes entre todas las entidades.

Razón #2. Tienes que entender el funcionamiento de la entidad.

Esta razón para mí es la mejor parte de todas. Repito, para mí.

Porque, aunque como te dije más arriba, hay actividades comunes a cualquier tipo de entidad, como, por ejemplo, hacer reuniones.

Por eso, es que existen agrupaciones documentales similares a todas (o casi todas) las entidades.

Tal vez el «que hacen» es común, pero muy probable que la diferencia esté en el «cómo lo hacen» y esto cambia los resultados en la clasificación documental.

Por eso hay sí o sí que entender el funcionamiento de cada entidad.

Y cada vez que conoces como funciona una entidad, ¡puumm! adquieres un conocimiento valioso para futuros trabajos.

Razón #3. Tienes que entender las conexiones entre los documentos y las funciones.

Justamente la clasificación documental tiene una finalidad clara.

Identificar documentos que compartan características y contenido homogéneo.

Agrupar en vez de desagregar.

Y esto último es de lo que más se ve en las entidades.

Documentos dispersos, sin conexiones entre ellos, separados por tipologías documentales.

Y cuando uno entiende cómo se conectan ciertos documentos entre ellos, bien sea por un asunto, por una función o por un procedimiento, el IQ Archivístico indiscutiblemente crece.

Porque tienes que determinar la relación que existe entre los documentos y plasmarlo de tal manera que facilite su acceso.

Razón #4. Tienes que denominar series y subseries documentales que faciliten el trabajo.

A veces me he topado con colegas que tienen un pensamiento muy pero muy pero muy pero muy enfrascado a lo que por costumbre se desarrolla en la clasificación documental para el sector público.

Y no estoy diciendo que sea malo.

Pero tampoco pues pretender encerrar o ser inflexibles con entidades privadas, en cuanto a la clasificación documental.

Siempre y cuando se respeten las bases mínimas archivísticas de la clasificación documental, y haya de por medio una labor intelectual y argumentada, (es mi opinión) tienes un amplio margen para denominar agrupaciones documentales que faciliten el trabajo de las áreas.

En el sector público también, solo que existen normativas y procesos que hacen que la labor intelectual de la clasificación se pierda un poco o se limite a unos estándares, que no siempre responden a las realidades de una entidad.

Razón #5. Tienes que poner a prueba tu diseño de Clasificación Documental con las áreas productoras.

Aquí tiene que quedar claro que no estoy hablando de una Clasificación Documental que se aplique solo en el Archivo Central o en el fondo acumulado.

Estoy hablando de una Clasificación Documental que se lleve a cabo DESDE las áreas productoras.

Que se diseñe pensado en los documentos desde el momento que se crean o reciben.

Sean físicos o electrónicos.

Y cuando tú pones a operar ese diseño de Clasificación Documental, te das cuenta de dos cosas:

1) Tu diseño requiere ajustes para ser más integral con los documentos que la entidad crea o recibe.
2) Tu diseño no está acorde con lo que las áreas necesitan.

En cualquiera de los dos casos, tu IQ Archivístico crece.

Y colorín colorado, este cuento se ha acabado.

Pero antes de terminar, te reitero que para mí la labor de clasificación documental (que incluye la identificación documental) es una actividad que me motiva y me gusta porque realizada a consciencia, se convierte en un reto que en el proceso aumenta el IQ Archivístico.

Y ya te di mis 5 razones.

Descarga la infografía sobre este artículo.

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Me gustaría que me hicieras saber si este contenido te es útil.

Además, me gustaría que me compartas otra razón por la cual tú también podrías considerar que la clasificación documental aumenta nuestro IQ Archivístico.

O, por el contrario, porque podrías pensar que no.

Estaré encantado de leerte.

Recuerda compartir este recurso con otros colegas con los que tu consideres puede servirle de apoyo.