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El Inventario Documental, aquel instrumento Archivístico que seguramente ya debes de tener o que tienes contemplado realizar.
Aunque no es un instrumento con un alto grado de complejidad para elaborar, si se necesita ser asumido con responsabilidad y visión archivística.
Empezaré este tema así:
Caso de la vida real #1
Necesitas con urgencia saber en donde están los documentos que te solicitan, sabes que los tienes, pero no recuerdas en donde.
Caso de la vida real #2
Al parecer el jefe del área de Contratación insiste que te pasó (o llevó al área de Archivo) las actas de liquidación de todos los contratos del año pasado, pero tú nunca las recibiste, o por lo menos no te acuerdas de haberlo hecho.
Caso de la vida real #3
La empresa ha decidido por fin organizar los documentos que por años han estado acumulándose en un depósito. Necesitas primero saber que es lo que hay.
Caso de la vida real #4
Te están preguntando por documentos de muchos años atrás, los cuales ya fueron eliminados, pero aún así te los siguen solicitando.
¿Algún parecido con tu realidad?
Bueno, si ninguno de los casos anteriores se te hace familiar, no hay problema, puede ser que aún no te has enfrentado al instrumento del Inventario Documental.
Pero, ¿qué es un Inventario Documental?
Fíjate muy bien en la definición que arroja el Banco Terminológico del Archivo General de la Nación de Colombia:
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Presta mucha atención a estas palabras: «Instrumento de recuperación de información»
Sí, eso es justamente el Inventario Documental.
Más que un formato que se diligencia para saber cuales son los documentos que hay en una entidad, se lleva a cabo con el fin de obtener o localizar la información.
¡Claro!
Estás en lo correcto si piensas que también se elabora para saber que documentos hay en el fondo documental.
No he dicho que no, ni mucho menos.
Pero para mí, su función principal es hallar los documentos en el momento que se requiere.
¿Y que pasa si debes hacer el Inventario Documental para algo distinto a recuperar la información?
Nada, no pasa nada.
Simplemente hazlo, pero es mejor que desde el primer momento lo pienses desde el punto de vista del usuario, es decir:
Diligencia el Inventario Documental pensando que lo necesitarás para consultar los documentos más adelante.
No pierdes nada, al contrario ganarás mucho, porque de una vez por todas tienes un instrumento que facilitará la ubicación de los documentos de la empresa.
¿Para qué se elaboran y utilizan los Inventarios Documentales?
No tienen un único uso.
Te podría decir que el inventario documental es una herramienta multifuncional, adaptable a la necesidad y el contexto.
¿Requieres saber que documentos se encuentran en un fondo acumulado? utiliza el Inventario Documental.
¿Te urge llevar un control de los documentos que se encuentran en diferentes depósitos? utiliza el Inventario Documental.
¿Te hace falta controlar los documentos que recibes de otras oficinas? utiliza el Inventario Documental.
¿Tienes seleccionado los documentos que se van a eliminar? utiliza el Inventario Documental.
¿Requieres hallar rápidamente los documentos para atender consultas? utiliza el Inventario Documental.
¿Haces transferencias primarias o secundarias? utiliza el Inventario Documental.
¿Tienes la responsabilidad de identificar los documentos que ya han cumplido con su vigencia? utiliza el Inventario Documental.
Y así, si continuo creo que me demoraría otro buen rato.
La verdad es que el Inventario Documental lo puedes adaptar a tu necesidad y usarlo en el momento que consideres te puede ser de gran ayuda.
¿Y el formato del Inventario Documental?
“No inventé nada nuevo. Simplemente junté los descubrimientos de otros hombres que trabajaron en eso durante siglos. El progreso ocurre cuando todos los factores que lo constituyen están listos y entonces es inevitable” – Henry Ford.
No te desgastes inventando la rueda a estas alturas de la vida.
Mejor invierte tu energía solucionando problemas administrativos – archivísticos de la empresa.
Con esto te quiero decir, que una excelente opción sería que tomarás el Formato Único de Inventario Documental diseñado por el AGN de Colombia, quienes lo han puesto a la mano del público mediante el Acuerdo 038 de 2002.
Este formato de Inventario Documental tiene los campos mínimos necesarios para contar con un instrumento que facilite la consulta y el control de los documentos de la empresa.
Lo que si puedes hacer es agregarle campos según tu necesidad. Por ejemplo:
- Dividir la columna de «Series, subseries o asuntos documentales» en tres para colocar por separado la serie, la subserie y el nombre de la unidad documental.
- Puedes agregar un campo en el que identifiques la ruta de ubicación de la unidad documental.
- Podrías agregar otro campo en el cual hagas una primera identificación del productor de la unidad documental en caso que sea necesario en un Inventario Documental natural.
- Si el documento se encuentra en una unidad de almacenamiento como CD o USB, te serviría agregar una columna en la que se especifique su peso en kilobytes u otra unidad de medida.
En fin, ya tú decides de acuerdo al objetivo del Inventario Documental que harás.
4 Leyes para que hagas un Inventario Documental épico.
¿Épicos?
¿Porqué no?
Nosotros podemos hacer herramientas archivísticas memorables, que den de que hablar.
Sin más preámbulo, te presento las 4 leyes que harán destacar tu Inventario Documental en la jungla de la Gestión Administrativa de la empresa.
Ley n°1. Ser útil
Antes que nada, tienes que ponerte a pensar en tus usuarios y no en ti cuando te pones a diligenciar el Inventario Documental.
Céntrate en tus usuarios y elabora un Inventario Documental útil para ellos, trata de educarles sobre la importancia de utilizar adecuadamente el Inventario Documental como fuente de consulta.
Hazte estas siguientes preguntas de chequeo, sobre tu Inventario Documental:
- ¿Resuelve un problema?
- ¿Estará dispuesto un usuario a consultarlo antes que ponerse en contacto contigo?
- ¿Lo usarías como un elemento fundamental para la gestión administrativa de tu oficina?
- ¿Podría agilizar la toma de decisiones y el trabajo de quien lo utiliza?
Ley n°2. Describe correctamente las unidades documentales
Ya que estás en la empresa, esfuérzate por tratar que los demás empleados, nombren correctamente las unidades documentales desde el momento que la producen.
Un ejemplo sería con la unidad documental que contiene las facturas de compras.
La marcación incorrecta de esta unidad documental sería llamarla «Compras».
¿Acaso con el nombre «compras» podrías saber que documentos son los que se encuentran en la unidad documental?
Podrían ser cartas, facturas, actas de comité, cotizaciones, etc, no es claro.
La marcación de una unidad documental debería ser de tal manera que facilite saber de antemano de que trata el asunto de dicha unidad.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en vez de llamarla «compras», se podría identificar como: facturas de compra 2017, actas del comité de compras 2017, inventarios de artículos 2017, y así por el estilo.
Capacítalos y oriéntalos, porque si la unidad documental está bien nombrada desde el mismo momento que se genera, con seguridad el Inventario Documental será una súper herramienta de consulta documental.
Ley n°3. Estar a la par con el contexto de la entidad
Dicen que es más sencillo destruir que construir.
Soy un convencido que los inventarios documentales son un excelente instrumento que no solo sirven para controlar la existencia de los documentos.
Te aseguro que si solo haces este instrumento para cumplir con una norma, así será visto, tan solo como un documento que hay que tenerlo ahí en caso de alguna auditoría.
Si la empresa en las que estás trabajando, se encuentra avanzando con el uso de la tecnología masificando así la producción de documentos electrónicos, entonces tu Inventario Documental debería adaptarse a esa realidad.
Lo que te quiero decir, es que no solo debes quedarte inmerso en el papel, el Inventario Documental también puede ser una gran herramienta para llevar un control de los documentos en soportes electrónicos y además agilizar su localización.
Así las cosas, podría ser una gran ayuda para tí, en caso que la empresa no cuente con un sistema electrónico de gestión documental.
Para explicar mejor lo que quiero decir con esta ley número 3, te contaré un caso que me sucedió en una entidad:
Es una entidad en la cual estaba asesorando la elaboración de las Tablas de Valoración Documental, ellos contaban con 1.000 metros lineales de historias clínicas.
El caso era que cada año el personal del Archivo Clínico debía verificar que historias clínicas ya cumplieron con el tiempo de retención después de la última consulta médica por el usuario, para así decidir su eliminación o conservación total.
La solución era algo sencilla, adecuar el registro que llevaban de las historias clínicas para su ubicación, identificando siempre exactamente la fecha extrema del último documento y utilizar entonces celdas condicionadas en excel que identificara por colores cuales historias clínicas ya han cumplido el tiempo mínimo de retención con base en la última consulta.
Ley n°4. Siempre debe estar actualizado el Inventario Documental
El inventario Documental no es un instrumento estático.
Este instrumento se puede generar para distintas necesidades como lo he mencionado más arriba.
Por esta misma razón es necesario que siempre estés al tanto de realizar alguna actualización sea a nivel de campos, unidades documentales o estado (está vigente o si ya ha sido eliminado).
Un error garrafal es tener a disposición de los usuarios un instrumento de consulta documental que contiene datos desactualizados.
Si te han gustado estas 4 leyes, por favor comparte este post con quienes crees les puede ser de alguna ayuda o interés. ¡Gracias!
Además me gustaría leerte en los comentarios de este artículo, cuéntame que tal ha sido tu experiencia con el Inventario Documental.
Sería estupendo que mencionarás alguna recomendación a tener en cuenta a la hora de elaborar un Inventario Documental.
Muy bueno. Gracias
Buenas tardes, de verdad me ha servido mucho estoy estudiando y me parece muy interesante el tema ya que muestra muchas formas de realizar la gestión documental en una empresa, espero hacer prácticas en archivos. Muchas gracias bendiciones 🙏
Excelente soy un apasionado con este tema pero dónde trabajo he tenido muchos inconvenientes por la desatención administrativa… espero que este año que inicia nos den las herramientas necesarias para implementar acertadamente el pgd y toda la normatividad archivística.
Gracias
Muy bueno el artículo. Por mi parte estoy manejando inventarios de Archivo de Trámite, con un encabezado tal vez poco común, yo lo he diseñado, no tengo experiencia, pero en base a los artículos que he leído, trato de establecer formatos lo mejor posible. Lo Anexo por correo, pues no encontré la manera de adjuntarlo y que la comunidad lo visualice.
EXCELENTE TEMA NO SABE LA AYUDA QUE ME DA PARA MI PROYECTO LE CUENTO YO ESTOY HACIENDO EL INVENTARIO EN EXEL NO E APLICADO EL INVENTARIO DE ANG ES ESTADO BUSCADO PARA HACERLOS Y NO ME A DEJADO DESCARGAR POR QUE YA ESTOY MUY AVANZADA EN EL PROYECTO PREGUNTA A LAS HISTORIAS LABORALES QUE SE ENCUENTRAN ACTIVAS SE LES HACER INVENTARIO CON EL FORMATO DE LA ANG O COMO LO LO HAGO PORQUE TODO ESTA INVENTARIADO PERO EXEL.
GRACIAS POR LA INFORMACIÓN LA PAGINA ES DE MUCHA AYUDA PARA MI GRACIAS
yo tenia la misma pregunta , pero indagando decidí hacer el inventario solo que no lleno el espacio de la fecha final y del numero de folios hasta cuando cierro la carpeta. Yo tengo el FUID del AGN en excel por si lo necesitas. npaezmunevar@gmail.com
interesante tu tema sobre los inventarios, te puedo complementar tu articulo, con mis experiencias en el momento de llegar a una empresa a organizar sus archivos de gestion. 1. se da primero el problema de entregar y dejar que la persona profesional en archivo conosca los documentos de la empresas en algunas areas son recelosas con sus documentos.
2. no solo se debe hacer un inventario del fondo acumulado existente, si no de cada area o departamento con el fin de conocer los tipos documentales tanto de su archivo acumulado como de el de gestion.
3.es fundamental realizar estos inventarios documentales , para poder llegar a la implementacion y creacion de las TRD de la empresa si nos las tiene y si ya las tiene mirar que modificaciones se deben hacer en sus series y subseries,.
4. con los inventarios se logra recuperar binformacion que ya la empresa daba por perdida o que alguna area estaba buscando desde hace algun tiempo, muchas veces me ha pasado que me llaman a solicitarmen una consulta o informacion donde solo tiene un nombre y una fecha , pero nada mas definido y muchas veces he encontrado la informacion requerida en donde me dicen y usted como encontro esta informacion que para nosotros ya estaba perdida o solo me dicen huy compañero esta informacion es la que necesitabamos mil hgracias, pero esto no se encuentra por arte de magia , ni por casualidad es porque se ha elaborado un excelente inventario , y tambien porque has recogido a medida que te desempeñas en tu profesion que te encuentras con algunos tipos documentales que pueden estar en lo mas escondido del sotano de una empresa pero tu sabes que ese documento es importante , y que debes guardarlo y ten la seguridad que en cualquier momento te van a pedir tu ayuda para buscar algo que para ellos esta perdido y tu darselos es gratificante. como siempre aporto un poco de mi larga experiencia como administrador documental
Me gusta mucho el blog por la forma practica en la que explicas la gestión documental, con respecto al Invetario Documental estoy totalmente de acuerdo que es vital para un archivo, en mi experiencia en archivos siempre he llegado primero a inventariar los documentos que me entregan para evitar inconvenientes futuros ya que una vez no lo hice y después empezaron los problemas porque me pedían documentos que no sabia si estaban. siempre he usado el FUID de AGN me parece completo ademas se deja adecuar a las necesidades de las entidades. Espero seguir recibiendo tus consejos más ahora que estoy proyectando la elaboración de mi primera TRD.
Muy interesante el artículo. Es cierto que en toda entidad se debe elaborar el inventario documental en cada dependencia, esto facilita la búsqueda de información y prestar un servicio eficiente y eficaz.
Dios lo continúe bendiciendo.
Muchas gracias me parece muy útil las 4 leyes de las que hablaste por que le da un enfoque muy contundente soy Archivista y me apaciona el tema. Arriba nuestra profesión defendamosla y exijamos a nuestras empresa que contraten gente idónea profusión al y recuerden q la tarjeta profesional es un requisito fundamental. Saludo a todos mis colegas
Buenos días me encuentro confundida en cuanto a la casilla de «serie, subserie o asunto» estoy realizando el inventario documental de las historias laborales la cual ya se que es la serie pero no se como identificar la subserie o el asunto.
Gracias espero su pronta respuesta.
excelente argumentación y exposición sobre el tema esta muy bueno e interesante mil gracias.
Me parece excelente, serįa bueno que a ttavéa de un ejemplo practico se enseñara como se diligencia el FUID, agregando laa columnaa de ubicación.
Me parece excelente, sería bueno que a través de un ejemplo práctico se enseñara como se diligencia el FUID, agregando la columna de ubicación.
FELICITACIONES, es un Blog excelente, el lenguaje, los ejemplos, hacen que uno entienda mejor todos los conceptos, las ideas y tips que nos comparten son de gran ayuda. muchas pero muchas gracias.
Muy buen artículo, he usado el FUID agregándole nuevas casillas como por ejemplo para la ubicación o signatura topográfica (Módulo, estante, entrepaño y el número de la unidad de conservación) y me ha funcionado perfecto para la recuperación de los documentos, logrando ubicarlos de manera rápida y sencilla.
Me gustaría saber en qué programa es mas conveniente realizar el inventario.
Muchas gracias
Excelente, me parecio de mucha ayuda todos estos datos que nos están compartiendo.
Excelente ayuda, gracias por compartir sus conocimientos.
Excelente contenido.
Buenos días les comento en este momento tengo un problema no se como ingresar una documentacion (facturas) al inventario documental el cual es extenso. Ya terminé la vigencia y llegaron más facturas de todos los meses. Si me pueden colaborar les agradezco.
Interesante información. Estoy iniciando el levantamiento del inventario documental…… Gracias.