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«Necesito normas sobre la Gestión Documental ¿en donde consulto?»
Escena número 1:
¿Cuál será la norma que dice el tipo de carpeta a utilizar en los archivos?
Escena número 2:
¿A quién le pregunto cuál será la norma que me dice cuanto tiempo debo de conservar los documentos?
Escena número 3:
¿Cuál será la norma que obliga a realizar foliación de los documentos?
Escena número 4:
¿Habrá alguna norma que diga como se debe de radicar?
Nombre de la película: La Gestión Documental está en una norma
¿Te es familiar esta película?
Para mi, sí.
Gracias a mis consultorías, a este blog y a los grupos de Archivística en lo que interactuo, he observado innumerables preguntas del estilo de las escenas anteriores.
¿Hay algo de malo en estas preguntas?
No.
Pero si vamos a revolucionar la Gestión Documental, debes entonces saber que no todo tiene que ser sacado de una norma.
¿Qué papel juegan las normas en la Gestión Documental?
Uno muy importante.
Como en todo, se podría decir.
Las normas son parte fundamental en una sociedad ya que permiten regular desde comportamientos humanos hasta definir estándares técnicos de distintas áreas profesionales.
Es así como entonces deberías de ver las normas sobre la Gestión Documental, como regulaciones que se definen con el fin de establecer criterios que se deben de poner en marcha para alcanzar un fin determinado.
Y la Gestión Documental no ha sido ajena a esta realidad, lo cual no está mal.
Es importante que hayan normas sobre la Gestión Documental porque así se obliga al cumplimiento de ciertas prácticas que por sus resultados y valor son indispensables.
Lo que no deberías hacer es llegar hasta el extremo de considerar que todas las prácticas se encuentran en normas sobre la Gestión Documental.
¿Sabes por qué no?
Por que la Gestión Documental no es un conglomerado de normas.
¿Qué puedes hacer entonces con las normas sobre la Gestión Documental?
Cumplirlas.
O más bien, estar al tanto de ellas para hacerlas cumplir.
Una cosa es utilizar las normas a tu favor de las siguientes formas:
- Hacer que tu entidad comprenda la importancia de implementar Gestión Documental.
- Proponer a la entidad elaborar e implementar Instrumentos Archivísticos en pro de la Gestión Documental.
- Facilitar la consecución de recursos económicos a favor de la Gestión Documental.
- Aplicar procedimientos Archivísticos o buenas prácticas administrativas que mejoren la Gestión Documental de tu entidad.
Seguro que conoces muchas otras maneras de utilizar la norma.
Pero en lo que no deberías de caer es en la intimidación y hacer ver la Gestión Documental como un castigo normativo.
¡No lo hagas!
A la larga lo que conseguirás es que la Gestión Documental se tome como una imposición y no como un aliado a la Gestión de la entidad.
Si de manera constante dices:
- La norma dice que si no hacemos esto así, entonces nos van a sancionar.
- Por norma este tipo de carpetas no se deben de utilizar.
- X intrumento Archivístico se tiene que hacer solo porque la norma lo dice.
- La norma, la norma y la norma…
Como dicen por ahí: Por hacer bonito, terminas haciendo feo.
¿Sabes cuál es el resultado si en tu organización la Gestión Documental se impone solo por estar en la norma?
- Falta de compromiso por parte los colaboradores de la entidad con las prácticas que estás implementando.
- Visión corta de los directivos frente a la Gestión Documental, es decir, si se implementa la Gestión Documental tan solo por cumplir, entonces con contar con lo mínimo que se exige, con eso bastaría.
- Poco presupuesto cada año resumiéndose tan solo en la compra de cajas y carpetas.
- Estigma de que la Gestión Documental es solo gastos.
Te soy sincero, en muchas ocasiones yo utilizo la norma como una puerta de entrada para empezar la Gestión Documental en una entidad, pero no me enfoco solo en hacer un listado de las obligaciones, es más, siempre en mis presentaciones dejo las normas para el final.
Me enfoco en los beneficios, ni siquiera en las características.
¿Entonces que deberías saber frente a la norma y la Gestión Documental?
Primero.
La Gestión Documental no es sinónimo de una o varias normas.
Solucionar problemas en tu entidad mediante estrategias archivísticas combinadas con técnicas y herramientas administrativas es Gestión Documental.
Facilitar la generación, gestión, conservación y utilización de la información de una organización es Gestión Documental.
La teoría Archivística ha desarrollado un sinnúmero de conceptos, instrumentos y prácticas que no están explícitas en las normas sobre la Gestión Documental.
Segundo.
Las normas sobre la Gestión Documental regulan la aplicación de algunas prácticas que por su aporte a las entidades son imperativas.
Lo que te recomiendo es que no pretendas que todo lo que necesites hacer sobre Gestión Documental tenga que estar en alguna norma.
No.
Busca asentar la Gestión Documental en tu organización más como un beneficio a la gestión administrativa que como una imposición normativa.
3 prácticas Archivísticas que no son por norma.
#1. La Valoración Documental
Sin temor a equivocarme, creo que está es la más común de todas.
¿En que norma me baso para saber cuando elimino los documentos? pregunta muy común.
Pues bueno, aquí en Colombia son muy contadas las normas que dictan por cuanto tiempo se tienen que conservan algunas tipologías documentales.
De lo que he podido conocer, es igual en otros países.
Si debes de identificar por cuanto tiempo retener documentos, pues entonces aplica el proceso de valoración documental.
Analiza el contexto de los documentos, no solo el normativo, sino también el administrativo, histórico y archivísitico.
Te sugiero no continuar preguntando cual norma dice cuando puedo eliminar X documentos.
#2. La organización documental
¿En cual norma dice que los documentos se deben de organizar por series y subseries, además que se debe aplicar el principio de orden original?
Como respuesta a esta pregunta, pues si, las hay.
Vamos, el mensaje de este artículo es que la Gestión Documental no es un conglomerado de normas.
La clasificación, ordenación, descripción, principio de procedencia, principio de Orden original, etc. no se aplican porque están en una norma, estos son parte fundamental de la organización documental en la teoría Archivística.
Si vas a organizar los documentos, pues entonces se aplican y ya.
Sin necesidad de que estén en una norma o no.
#3. La Conservación documental
¿En cual norma dice que los documentos deben de estar en sitios adecuados para su conservación?
Al igual que la respuesta anterior, para esta pregunta también hay normas que reglamentan las condiciones de conservación documental.
El asunto sigue siendo el mismo.
La conservación documental no se aplica por el solo hecho que está explícito en una norma.
Sencillamente si no se garantizan condiciones mínimas de conservación, pues el riesgo inminente es la desaparición de la información.
¿Será esto grave para una entidad?
Mi conclusión:
Las normas sobre la Gestión Documental son un apoyo.
Lo que no son es la Gestión Documental en sí misma.
No esperes que todo lo que necesites hacer esté en una norma para poderlo proponer.
Las prácticas Archivísticas y de Gestión Documental que hoy conoces, son la sumatoria de años de desarrollo teórico y práctico de importantes Archivistas o amantes de los Archivos y las normas regulan su aplicación.
¿Y tú?
¿Qué opinión tienes sobre este artículo?
¿Cómo usas a tu favor las normas sobre la Gestión Documental en tu entidad?
Déjame tu opinión en los comentarios.
Recuerda por favor compartir este artículo.
Buen día Edin:
Tienes razón en el artículo publicado, las normas nos pueden guiar en algunos procesos, pero como dices si no hay normas no podemos dejar de hacer las cosas. A lo mejor en las empresas del Estado si deben ceñirse mucho a las normas. En fin si las cosas las hacemos con profesionalismo, con conocimiento de causa y pensando a futuro los resultados serán maravillosos. y a lo mejor resulten cosas que les pueden servir a otros como guía en el proceso inician.
Hola Yanneth,
Estoy totalmente de acuerdo contigo.
Las normas son un apoyo pero no debe de ser lo fundamental. La esencia tiene que estar en la Gestión, organización y preservación del documento sin importar si está en una norma o no.
Mil gracias por tu comentario.
Feliz semana
buenas noches.
quiero conocer sobre codificación de áreas
quedando atenta.
Buenos días Edin Gutiérrez, muchas gracias por su interés en compartir temas acerca de esta bonita e importante labor, para mi es gratificante poder complementar mi conocimiento con toda la información que nos brindas; ya que me encuentro actualmente realizando la Tecnología en Gestión Documental y laborando en el área de Archivo y Correspondencia en una importante entidad.
¡feliz día!!
Hola María,
Gracias a ti por leer mi blog.
Me parece excelente que estés continuando con tu formación, te intivo a que así continúes.
Un abrazo.
Interesante el artículo. Yo creo que mientras más una norma defina los procesos, reglamentos, usos, etc. mis actuaciones tendrán más fundamento, dado que muchas veces al no estar en una norma o manual se tiende a la improvisación y a que cada uno imponga su parecer, bueno o malo, con fundamento o sin fundamento pero sin haber unificación.
Sin embargo, sí creo que mientras el personal a cargo de la gestión documental tenga claros y unificados sus procesos, aunque no estén plasmados en una norma, su gestión puede ser igual de efectiva que si existiera una norma.
Les cuento que por años no tuvimos una norma establecida ni procesos claros definidos por el jefe en ese entonces para la gestión documental, por lo que en un principio las tareas las hacíamos apagando fuego, es decir, cuando surgían las incidencias entonces se tomaba correctivos o se establecía (verbalmente) un proceder. Gracias a Dios, a la entrada del nuevo jefe del Archivo se fueron estableciendo instructivos, actualizando el manual que no se había podido actualizar y creando conciencia en la entidad de seguir los procedimientos que se creaban y notificaban mediante memos. Y la verdad al ver ahora que la institución goza con una norma avalada por todos, el personal se siente más segura al actuar, esto también es una ventaja de tenerlo plasmado, pues cuando se nos cuestionaba que en dónde basamos nuestras respuestas en casos determinados, era el jefe quien daba esa respuesta para que tuviera mayor peso y no fuera tan cuestionada. Pero ya hoy no sólo pesa la palabra del jefe si no que hay una norma a la cual hay que atender.
Entiendo y estoy de acuerdo que si no hay una norma escrita no se pueda ejecutar lo que por responsabilidad debemos los responsables del Archivo, más si somos profesionales graduados en esta área.
Hola Kenya,
Muy interesante tu comentario y estoy totalmente de acuerdo con él.
Mi enfoque en el artículo es sobre las normas externas a la empresa, puesto que la problemática está en que en ocasiones si lo que quiero hacer no está en una norma, entonces no se podría hacer, ese es el vicio al que me refiero, considerar que todo lo de Gestión Documental tiene que estar en una norma, las normas nos apoyan y guían.
Mira por ejemplo, que en tu empresa se desarrolló una norma interna, instructivos y guías, lo cual es genial, ya que de eso sé trata, no esperar a que todo ya esté en una norma, sino crearlas para la empresa a raíz de una necesidad identificada como estrategia documental.
Un gran abrazo y míl gracias por participar.
Saludos Edin.
Hola Edin y colegas en grupo, buen dìa.
Saludos, importante tu punto de vista; aquì despejamos muchas actividades administrativas y tècnicas al momento de implementar la Gestiòn Documentalo asì como la esencia en la organizaciòn de un archivo de gestiòn o central.
Tomar las normas como ese apoyo importante para la ejecuciòn de actividades, màs no para obligar y sobreponer acciones, bueno el enfoque dado para este punto.
Saludos
Hola Jorge,
Claro que si… la norma es un apoyo y lo mejor sería enfocar la necesidad de implementación de Gestión Documental desde los beneficios (sé que no es fácil) y no de la sanción normativa.
Mil gracias Jorge por comentar.
Un abrazo.
Interesante el articulo, y efectivamente se tiende a pensar que la gestión documental es una cantidad de normas por seguir y ¡ya! » aplique la norma y listo!!..» Pero cuando llegamos a el terreno y tenemos en frente los documentos nos damos cuenta que por mas normas que conozcamos hay cosas o procedimientos que no se encuentran en un manual y hay empieza en realidad el proceso de gestión documental. En mi experiencia he tenido que tomar decisiones mas por instinto y lógica que por norma, obviamente sin saltarme o cambiar la normatividad pero si buscando la manera de hacer de mis archivos un lugar de consulta practica, dinámica, y objetiva para las necesidades de la entidad.
Hola,
Neilan,
Lo que dices es muy cierto, a veces todo se termina convirtiendo en «Aplique sólo la norma y ya», ¿Y si la empresa tiene una necesidad pero la solución no está en una norma? ¿Entonces que pasa? Aquí es en donde debe de estar nuestro papel comp Archivístas.
Responder con nuestro conocimiento y experiencia a las necesidades empresariales.
Gracias por comentar.
Un abrazo.
De muy buena utilidad esta información la verdad es esa todo no pude ser apegado a la norma ya que estas son solo un gua de aplicabilidad dependiendo de la entidad, por lo tanto también necesita la entidad poner de su parte.
Artículos como este te aclaran dudas y te ayudan a mejorar tus conocimientos sobre el tema
Hola Habid.
La norma la debemos de cumplir, es una guía y un marco de actuación, pero no se nos debe de convertir en la Gestión Documental en si misma, es decir, no caer en el vicio de que lo que no esté en la norma no existe y no hay Como implentarlo
Había te agradezco por leer mi blog.
Un abrazo.
Es importante destacar los beneficios de la Gestión Documental en una empresa, ya que no se debe tomar por norma sino por necesidad de preservar los documentos, que más adelante serán de consulta.
Buenas noches Edin:
Muy interesante el artículo. La gestión documental en una entidad deberá ser implementada desde el fin esencial de mejorar la función archivística independientemente de las normas que la exija. A buena hora el artículo cuando estoy asesorando la implementación de un programa de gestión documental en la entidad donde laboro y generalmente caigo en el error de mencionar la obligatoriedad de cumplir la norma. Cambiaré el chip haber si obtengo mejores resultados. No ha sido fácil!! . Muchas gracias.
Cordial saludo Edin
Excelente Post y muy acertado, ya que actualmente me encuentro en la implementacion de las TRD en un Centro Diagnostico Automotor CDA y lo mas curioso es que precisamente las preguntas que nombras son las que me hicieron…y claro las respuestas no están en las normas , están en la teoría archivistica hecha por expertos y que otras son por simple sentido común fue una de las respuestas que di, sin embargo como Colombia es un país normativo la gente, las empresas todo lo hacen por una obligación …Uds que pensarían si no hubieran creado la Ley 594?? todo quería expuesto al orden de cada uno y no a la importancia de un archivo organizado…
Muchas gracias!!
Buenas Noches Edin, no quise dejar pasar el momento para felicitarlo y decirle lo valiosos e importante que tiene este blog. Eres un gran maestro y por su pusto mi respeto y admiración.
Con respecto a la Gestión Documental, En una Entidad primero se debe mostrar los beneficios que se tiene frente a la gestion documental y al final si enseñarles la Norma, porque en mi caso si entras de una con la Norma los espanto.
Un saludo para todos.
Hola Edin exelente tu blog, hablas con mucha propiedad, experiencia, imparcialidad, buena energía y sobretodo en un lenguaje natural muy claro!. me ha servido para confirmar muchos conceptos y orientarme en situaciones en las que me bloqueo. Mi experiencia dice que estuve alejado de los archivos por mucho tiempo y ahora estoy de nuevo por estos lados estoy repasando los conceptos y la normatividad y tus publicaciones me han sido de gran ayuda. Mil felicitaciones y muchas gracias!!
Cordial saludo. Las normas son como nuestra carta de navegación, pues sin ser impositivos es necesarios crear un ambiente archivístico enfocado a servir a nuestra comunidad, a tener la información disponible y sobre todo darle una característica cultural en nuestras entidades. No es fácil pero tampoco es imposible, simplemente hacer ver la archivística no como una imposición sino como algo tan natural y necesario que se haga imprescindible aportar a los procesos archivísticos.
Cordial saludo.
Muy interesante articulo.
Quiero comentar que a pesar de que mi profesión no es la gestión documental, siempre ha hecho parte del proceso que lidero.
Hace menos de dos años, me di a la tarea de iniciar a digitalizar la información del proceso para efectos de evidencia en auditorias externas, y no se imaginan los resultados tan espectaculares; cuando el auditor pedía evidencias, solo era dar click e inmediatamente aparecía la información, nada de carpetas, nada de «espere busco en el escritorio» bueno fue algo sencillo, la información se digitalizo, se guardo en archivos y en carpetas compartidas, no fue algo del otro mundo. Finalmente la empresa le dio tanto valor al asunto, que decidió contratar una empresa para iniciar la gestión de su documentación, 50 años aproximadamente.
Bueno, ya no trabajo en esta maravillosa empresa, pero esta experiencia marco mucho de lo que siempre he querido, emprendimiento, me puse a ver mi historial laboral y siempre me gusto tener la documentación organizada, es el éxito de cualquier proceso y negocio, definitivamnete me apasiona la gestión documental, y mas ahora con la transformación digital, eso revoluciona la forma de gestionar la información.
Por ultimo tengo una pregunta estimado Edin, tengo los recursos financieros y muchas pero muchas ganas de iniciar una empresa de Gestión Documental, con un abanico de posibilidades y servicios, basados en las TIC, un servicio que mas que dinero, represente una ayuda sincera a la sociedad y una necesidad por satisfacer. Que tips o recomendaciones muy puntuales me puedas dar.
Con infinito agradecimiento,
Andres Gomez
como administradores documentales y como toda profesion tiene unos entes que los regulan unas normas que los rigen. pero la clve es en donde y cuando debemos regirnos por las normas , me explico si estoy en una entidad publica sabemos que estas empresas deben por ley cumplir con ciertas condiciones para su gestion documental, pero si es una empresa privada ahi podemos seguir buenas practicas archivisticas y respectar las normas como la de codigo de comercio , como las de las tic , etc. la idea es no señirnos estritacmente a las norma si no tenerlas en cuenta para desarrollar un plan documental , se debe tener en cuenta las politicas internas de la empresa en la que estes laborando y encajar esas politicas internas a mi plan de gestion documental. estar actualizado en normas archivisticas pero mas centrarse a la aplicacion de una buena gestion documental centralizada en las normas internas de tu empresa.
Buenod dias,
Recientemente entre a hacer mis practicas del Sena en una empresa de hidrocarburos, ellos manejan «dossiers» con AZ, yo he hecho mi aporte de carpetas cuatro aletas sin embargo ellos dicen que por facilidad de ellos y de sus proveedores lo manejan así, podrías mostrarme una norma que remplace los dossiers ? la verdad la he buscado y no la encuentro o un articulo para la organización de las carpetas cuatro letras pero para saber cómo separar la información
Todo esto me parece muy importante, pues a veces no sé qué argumentar cunado me preguntan en qué me baso para hacer las labores de archivo
Buenas Tardes
Excelente trabajo explicas muy claro cada tema, Pregunta Hay algún link donde se encuentren todas las norma en referencia al archivo.
Buenas noches !!! Excelente tu Blogg …clarisimo y muy importante lo que aportas para el aprendizaje de quien recién está empezando en el campo archivistico …me ayuda a enriquecerme. Muchas gracias!!!
Buen día, el tema del archivo siempre me ha parecido importantísimo y a la vez muy delicado, ya que si tu no eres una persona organizada vas a tener múltiples problemas por eso y mas según para la empresa que trabajes pues todos los archivos son de suma importancia pero pienso que mas para unas entidades que otras, yo nunca he estudiado para Gestión Documental pero siempre me ha encantado esa parte, pues todo me gusta bien organizado, le pongo lógica a todo y trato de hacer mi trabajo a las mil maravillas, quiero decir me gusta que me quede todo perfecto, es tanto así que me da mucha tristeza que no sepan utilizar una carpeta y que con solo ojearla la dejen mal, me cuesta entender como es posible que no vean la calidad de archivo que tienen en sus manos y lo dejen como si nada hubiera pasado, con esto que hago a diario en mi trabajo me puedo dar cuenta que tienes toda la razón en decir que para que nos queden bien hechas las cosas con respecto al archivo no hay necesidad de ceñirse al pie de la letra en la norma porque tenemos la capacidad de dar ideas y hacer un excelente trabajo con nuestro archivo, que cualquier persona que lo vea se siente a gusto por la información que solicita y que esta organizada como se debe. Y como te digo nunca he estudiado algo sobre Gestión Documental, pero si deseo de corazón saber mas sobre el tema, como les dije antes me gusta muchísimo, no me había podido conectar antes por falta de tiempo, pero de ahora en adelante voy a seguir haciéndolo. Gracias por toda esa información que envías es muy valiosa, lastima que no la sepamos aprovechar lo digo por mi, ya que hace varios meses quise saber mas al respecto y nunca saque el tiempo para hacerlo. Gracias de nuevo y muchas felicitaciones.
Buen dia.
Excelente Blog; cuando empecé a leer de lo que trataba éste escrito, podía llevar mi mente al inicio de como fue mi proceso con esto de «La Gestión Documental». Muchas veces tendemos a andar tan sigilosamente con el tema de la normatividad, que nuestro trabajo se convierte en algo mecánico y si no esta sustentado por algo legal nuestra mente nos llega a hacer creer que no podemos hacerlo.
Mi visión sobre la Gestión Documental ha cambiado, he aprendido en estos últimos meses (cuando inicio la pandemia), que cada Institución o empresa es autónoma, las normas son una base (de ahí surge todo), pero cada archivista tiene sus estrategias y métodos, lo cuales puede implementar en pro a la buena Gestión Documental en su entidad y esto si salirse de los parámetros que normativamente se crearon, sino mas bien aportando un toque adicional a ellos.
Hola Edin:
Te responderé a las preguntas que anteriormente hiciste al final de tu articulo:
¿Qué opinión tienes sobre este artículo?
Estoy de acuerdo en que no solo de «normas» podremos sobrevivir, debemos crear, innovar, estructurar, renovar y enseñar en las entidades que si se puede hacer algo nuevo con tal de mejorar la calidad archivística e informativa de nuestras apreciadas empresas.
¿Cómo usas a tu favor las normas sobre la Gestión Documental en tu entidad?
Se que son una guía que nos enseña a tener una ruta de trabajo, pero me he dado cuenta que se pueden crear nuevas formas de clasificar y prestar servicios de información con herramientas inteligentes gracias a las nuevas tecnologías y los avances científicos en pro del saber y la preservación documental y en la entidad en la que yo trabajo se presta mucho a las nuevas TIC´s.
EDIN, felicitaciones por ayudar ha que nos encante el tema de las gestión documental y archivista, nos activemos nuestros conceptos y que nos cuestionemos de como mejorar nuestra labor.
Pienso que las normas son la guía que debemos conocer para que tenga fundamento nuestras acciones; pero como lo indicas tratando de hacer innovación en busca de mejorar los modelos de hacer la labor, dejando siempre manuales de los procesos y procedimientos.