Quiero abrir la categoría la Academia con un artículo enfocado en la definición de documento.
Espero que te sea de ayuda.
Para iniciar te aseguro que te son familiares estas frases:
¿Ya llegó la papelería?…
Hay que llevar a radicar los papeles…
Vaya y entregue estos papeles…
¿En donde están los papeles?
Vea, estos son los papeles que se necesitan…
¿Que papeles necesitamos?
Imagen tomada de Freepik.com
Y así de este estilo hay infinidades de momentos en los que se usa la denominación papel al hablar de documento.
Si tú lo haces te recomiendo que desde este momento no lo sigas mas.
¿Porqué?
Al finalizar de leer este artículo lo habrás comprendido.
Por ahora te recordaré una definición de documento:
Documento es cualquier información registrada en un soporte.
Para explicarte este concepto lo haré utilizando por separado dos palabras claves de esta definición.
Primera palabra clave: Soporte
Si consultas en un diccionario la palabra soporte verás que trata de una cosa que puede contener o sobre la que se posa algo.
Es decir, cuando hablamos de soporte nos referimos a cualquier cosa que sirve como medio para registrar información.
Te mencionaré algunos soportes:
Dentro de los primeros estaban las piedras (cuevas), papiro, pergamino y tablas de arcilla.
Hoy encontramos el papel, soportes audiovisuales y los que nos ha brindando los avances tecnológicos como las cintas y discos magnéticos, los disco ópticos, entre otros.
Si te das cuenta he mencionado el papel como uno de los soportes.
Es claro entonces que los soportes por si solos no son documentos, para que lo sean requieren de lo que verás en la segunda palabra clave.
Segunda palabra clave: Información
De una forma fácil te puedo decir que la información esta compuesta por un conjunto de datos (representación simbólica de algo).
Imagen tomada de Freepik.com
Cuando vez una señal de tránsito estas observando un dato.
Igualmente pasa con el alfabeto, cada una de las letras son un dato, cada uno de estos datos los agrupamos de tal manera que podamos transmitir una información.
Pero debes tener presente que un dato requiere de una análisis para que tenga alguna funcionalidad.
Es decir.
Los datos necesitan ser comprendidos para que cumplan con su función de entregar información.
Puedes tener presente que quien registra datos en algún soporte lo hace con la finalidad de transmitir información a algún receptor.
Entonces si los datos no son comprendidos por el receptor, para él no hay información en ellos.
De la combinación de los dos… nace el documento
Para concluir.
Se requiere la combinación de soporte e información para que pueda haber documento.
Por lo cual los documentos no son papeles.
Como habrás comprendido un papel es tan solo una hoja en blanco, es decir un soporte sin información.
Solo cuando en el papel se registra información es que este pasa a convertirse en documento.
Te recomiendo entonces que sí eres de las personas que trabajas con documentos y le llamas a estos «papeles» detén esta mala práctica porque eres tú quien debe llamar las cosas como son si tenemos en cuenta que es tu labor diaria y tu objeto de trabajo.
Te agrego algo más.
Si consideras que los documentos son papeles, ¿entonces una grabación no es un documento?
¿Un correo electrónico no es un documento?
¿Una piedra con información registrada no es un documento?
Sé que me entiendes.
Los documentos no son papeles, el papel es tan solo el soporte.
En otro artículo de «La Academia» te explicaré el documento de archivo.
Me gustaría tu opinión con respecto al tema de este artículo.
Muy de acuerdo mi estimado Edin, cuan importante es que como archiveros seamos quienes le damos valor al cargo que desempeñamos, apropiandonos del mismo, autoeducandonos y familiarizandonos con los terminos y conceptos propios de la Archivistica… Muchas gracias por su E-book y por compartir sus conocimientos y experiencias… DIOS le siga bendiciendo.
Buenas tardes Edin, cordial saludo.
Te escribo para citarte unos apartados de la Ley 43 de 1990 y por favor me digas que piensas al respecto:
Artículo 9. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Parágrafo. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la Rama Jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.
Muchas gracias y un feliz día.
Para complementar, en la práctica profesional de auditoria a nivel internacional, dentro de la terminología utilizada se encuentran los conceptos de Engagement documentation o Working Papers (papeles de trabajo), los cuales se entienden como cualquier documento en cualquier medio producido o adquirido, durante el curso de un compromiso y que se utilicen o produzcan en el proceso de cumplir con responsabilidades pactadas.
Al principio me fue chocante escuchar ese termino para referirse a las agrupaciones documentales, sin embargo comencé a cuestionarme si tal vez, como archivistas, somos nosotros quienes en nuestra soberbia dificultamos la comunicación con otros profesionales, al cerrarnos en nuestras propias definiciones, sin ampliar nuestro entendimiento de lo que creemos saber y que es interpretado diferente en otras lineas de pensamiento.