El superpoder que debe desarrollar un Archivista

¿El superpoder de hacer excelentes instrumentos archivísticos?

Nooop.

¿El superpoder de ser un experto en Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo?

Nooop.

¿El superpoder de foliar a la velocidad de la luz?

(Jejeje) Nooop.

¿El superpoder de ser Archivista profesional, con especialización, maestría y doctorado?

Nooop.

¿El superpoder de ser el todero de la empresa?

¡Menos!

¿El superpoder de ser al mismo tiempo científico, experto en tecnologías, empresario, filántropo y multimillonario como Tony Stark (Iro Man)?

Nooop.

Ya Edin, ¿cuál es?

El Archivista debe desarrollar el superpoder de la «oratoria» o «hablar en público»

Siiip.

Es ese el superpoder al que me refiero.

¿Y qué es eso de la oratoria?

No, no es orar.

Buscando en Google, encontré la siguiente definición:

Arte de hablar en público con elocuencia, con la finalidad de persuadir o conmover al auditorio.

Para mí la definición más clara.

Pero ojo, pon atención a los detalles de la definición.

Sí, es hablar en público.

Pero aquí la primera característica: con elocuencia.

Es decir, hablar en público pero de manera fluida, con conocimiento de lo que se dice, con apropiación del tema, de una forma que se convenza a quien te está escuchando.

Y mira la finalidad que tiene la oratoria.

Persuadir o conmover al auditorio.

De nuevo busqué en Google la definición de persuadir y conmover.

La primera dice que es: «conseguir con razones y argumentos que una persona actúe o piense de un modo determinado».

La segunda significa: perturbar, inquietar, alterar, mover fuertemente con eficacia a alguien o algo.

Cuando te hablo de un público, no solo hago referencia a un auditorio lleno.

No, para nada.

Tu público también puede ser tu familia.

Tu equipo de trabajo.

Un comité en el que debes hacer una presentación.

Una reunión de venta.

Hasta una entrevista de trabajo.

¿Por qué el superpoder de la oratoria lo deberías desarrollar tú como Archivista?

Te responderé a esta pregunta con algunas frases reconocidas.

El que sabe pensar pero no sabe expresar lo que piensa está al mismo nivel del que no sabe pensar. –Pericles.

Puedes ser el hipermegasuper crack de la archivística, pero si no te sabes expresar para comunicar esos estupendos conocimientos, ¡qué lástima! quedarán solo en tu mente y el mundo se perderá de ellos.

Además podrías estar perdiendo oportunidades de negocio, de desarrollo personal y profesional.

La luz viaja más rápido que el sonido. Por eso algunas personas parecen brillar hasta que abren la boca. –Albert Einstein-

Imagínate una persona que viste por primera vez y te encantó, te flechó con su presencia.

Intentas de todos los modos acercarte a él o ella para conversar, hasta que por fin lo logras; ¡y vaya sorpresa! hasta ahí llegó tu misión de conquista.

La elocuencia es la parte esencial de un discurso, no la información. -Mark Twain-

Esta frase sí que me gusta.

No es entregar 70 diapositivas al público. Vale más cómo lo dices, la propiedad con qué lo dices y cómo logras hacer llegar el mensaje que quieres transmitir.

El cerebro humano empieza a funcionar cuando naces y no se detiene hasta que sales a hablar en público. –George Jessel-

Al principio no entendía esta frase, pero luego comprendí que estaba relacionada con el pánico escénico.

A muchos algunas veces nos ha pasado que estuvimos al frente de un público (tres, cuatro, 10, 15, 50 o 100 personas) y nos dio terror, miedo, susto, nervios exagerados hasta el punto de que nuestra mente quedó en blanco.

Por ello es importante que como Archivista desarrolles el superpoder de la oratoria o hablar en público.

¿Cuáles son los principales obstáculos para que un Archivista desarrolle este superpoder?

Quizás tú pienses que para que un Archivista tenga este superpoder, debió haber nacido con él.

Y no te lo voy a negar.

Hay personas que lo tienen como un don. Nacieron con él.

Pero pienso (por experiencia mía y de otros) que también se desarrolla. Es cuestión de mucho trabajo.

Obstáculo #1: El nerviosismo.

Tal vez el principal villano de este superpoder.

Sinceramente no recuerdo alguna anécdota mía en la escuela o el colegio (ya pasaron muchos años :P)

Pero si recuerdo en mi primer trabajo como Archivista, fue en la Alcaldía del municipio donde vivo. La jefe del Archivo nunca había tenido a alguien formado, ella decía que siempre le enviaban auxiliares por cuota política (¿qué raro, no?). Yo llegué allí porque la Universidad de Antioquia me becó y debía pagar unas horas y por estrategia lo hice en dicha alcaldía con el objetivo de darme a conocer con la jefe del Archivo.

Menos mal la estrategia me resultó, porque insistió por mí con el alcalde de ese momento.

Bueno, el caso es que entre octubre y diciembre ella me solicitó que diera capacitaciones a las Secretarías de Despacho sobre cómo debían hacer las trasferencias documentales.

Recuerdo que antes de empezar los nervios me invadían, pero los enfrenté.

La otra anécdota que recuerdo fue cuando tuve mi primera empresa de Gestión Documental, por allá en el 2011, vendimos una capacitación a una entidad que administraba un parque público.

La primera capacitación como empresario. ¡Qué nervios los que tenía!, no recuerdo si mis socios también estaban nerviosos, pero yo sí.

No soy pedagogo de profesión. Así que cuando tuve la oportunidad de ser docente por primera vez, recuerdo lo nervioso que estaba.

¿Pero sabes qué me diferenció en comparación con otras personas?

Qué sabía que estar nervioso era algo natural, por lo cual lo acepté y lo enfrenté.

Y al día de hoy aún me dan nervios, pero lo enfrentó y al rato se me pasa.

Obstáculo #2: Inconvenientes con la pronunciación

La palabra técnica es dicción.

Cuando a una persona no se le entiende la pronunciación de las palabras o algunas sílabas, se dice que tiene problemas de dicción.

También cuando hablamos muy rápido (por ejemplo yo), se considera como un problema de dicción.

Pero como es en mi caso, esto se trabaja.

Se hacen ejercicios para mejorar la pronunciación.

Tuve una alumna que tenía notorios problemas de gagueo, ella lo sabía, se dejó aconsejar, lo trató y al día de hoy lo hace mucho mejor. Se le dificulta alguna que otra palabra.

Todo es cuestión de reconocer el problema y querer superarlo.

No hay de otra.

Obstáculo #3: Pánico escénico

El pánico escénico, conocido también como miedo escénico, es un estado personal que reduce la efectividad comunicacional. La persona no consigue expresarse porque hay un miedo que le frena. Afecta a todo tipo de personas que tienen que presentarse ante un grupo de personas, incluso cuando no van a hablar. Por ejemplo, puede afectar a los músicos, bailarines o deportistas. – Topdoctors.es

He conocido personas (entre ellos Archivistas) que cuando están al frente de un público pareciera que se van a morir.

Sudan.

Se les acelera el corazón.

Les da daño de estómago.

Se marean.

Se quedan paralizados.

Tartamudean.

Mejor dicho, no son nervios.

Es literal pánico.

Pero como hasta el momento he dicho.

Todos estos obstáculos, se superan. Es cuestión de reconocerlos y trabajarlos.

8 principios que te ayudarán como Archivista a desarrollar el superpoder de hablar en público.

Si eres suscriptor de mi blog, ya sabrás que todos los viernes comparto píldoras archivísticas, información que considero pertinente para nuestro desarrollo como Archivistas.

Sabes entonces, que la primera píldora es recomendarte un libro.

Sobre este tema de la oratoria hay dos libros que coloco en práctica.

Uno se llama «El arte de cautivar» de Guy Kawasaki. Muy bueno.

Pero el libro que siempre tengo a la mano y que uso para mejorar mi habilidad de oratoria es «Neuro oratoria» de Jürgen Klarić.

Los ocho principios que te daré son los que Jürgen recomienda en su libro y yo los tengo en cuenta.

Es posible que tú como yo,  no hayas nacido con este superpoder, pero con trabajo y dedicación lo podemos desarrollar.

Es una de mis metas diarias.

Desarrollar cada vez más este superpoder.

Y está en mis manos lograrlo.

Toma ventaja de cada oportunidad para practicar tus habilidades comunicativas, para que cuando surjan ocasiones importantes tengas el don, el estilo, la nitidez, la claridad y las emociones de afectar a otra gente. – Jim Rohn

Principio uno: Tu voz

Si tu objetivo no es ser orador profesional, pero sí conseguir transmitir el mensaje adecuado en las capacitaciones, en las ventas, o en entrevistas, tú debes poner atención al manejo de la voz.

Una de las claves es la respiración.

No es tomar aire.

Es respirar adecuadamente.

Jürgen dice que respirar con la parte superior del tórax es un error. Se debe practicar es la respiración abdominal.

Ponle cuidado al ritmo y la intensidad de tu voz.

Un buen orador sabe perfectamente cómo subir o bajar la voz en los momentos adecuados, sabe cómo transmitir la emoción de tristeza con un tono mucho más bajo y mucho más lento, y la alegría y el entusiasmo con un tono fuerte y firme y a mayor velocidad. – Jürgen Klarić.

Principio dos: Tu cuerpo

Según Jürgen, el cuerpo transmite el 55% del mensaje y la voz el 38%.

Tú sabes que en muchas ocasiones conocemos a las personas por su apariencia, por su cuerpo, por sus gestos, por su manera de mover las manos.

Es fundamental tener un buen estado de ánimo para contagiarlo y transmitirlo al público.

Sobre el escenario o en el lugar que harás la presentación al público, lo primero es que debes asegurar tu postura.

Debes mostrar que estás bien plantado.

Tus pasos deben transmitir seguridad.

Por último, cuida el movimiento de tus brazos y manos. Estos movimientos refuerzan lo que dices.

Si quieres entender a una persona, no escuches sus palabras, observa su comportamiento. – Albert Einstein.

Principio tres: Tu ropa

Usa primero que todo ropa cómoda, que no te genere estrés y preocupación cuando estés en la presentación.

De igual manera elije la ropa adecuada según el público al que te vas a dirigir.

Jürgen sugiere evitar estampados llamativos, escotes provocativos, accesorios recargados, pues es posible que no presten atención a lo que dices si estás pensando en cómo te ves.

La recomendación es usar ropa que proyecte tu ausencia en el escenario y destaque en un primer plano tu comunicación de cara y manos.

La simplicidad es la forma última de la sofisticación. – Leonardo da Vinci.

Principio cuatro: Tu Power Point

La idea no es impresionar al público con las súper presentaciones, con las imágenes más espectaculares antes vista, el video grabado por ti en un software costoso.

El objetivo debe ser uno.

Que el público se enfoque en la idea.

Y el medio para transmitirlo es solo uno: tú.

La presentación debe ser vista tan solo como una herramienta para la oratoria, para la presentación que darás.

Jürgen recomienda que la presentación sea lo más sencilla posible. Usar Power Point.

Evita Prezi o Flash.

Solo harán que el público diga wooow, pero tanta animación puede hacer que no los deje concentrar en lo que tú dices.

Además recomienda usar infografías.

La tecnología no es nada. Lo importante es tener fe en las personas, que sean básicamente buenas e inteligentes. Y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas. – Steve Jobs

Principio número cinco: Tu tiempo

Tienes que reconocer el público al cual vas a dirigirte. De esto depende la duración le vas a dar a cada tema.

Además debes preparar muy bien cuáles serán los temas de la presentación y analizar a cuales deberás dedicarle más tiempo que a otros.

Distribuir el tiempo es un aspecto que requiere dedicación, ya que queda muy mal ante el público que se te termine el tiempo y sea evidente que te quedaron faltando varios temas por explicar.

El tiempo es realmente el único capital que tiene el hombre, y lo único que no se puede dar el lujo de perder. – Thomas A. Edison.

Principio seis: Tu estilo

Deberías construir tu propio estilo cuando hables en público.

En la oratoria no tienes por qué hacerlo como otra persona.

Puedes tomar aspectos positivos de otros, pero moldearlos a tu manera para crear tu estilo propio.

Yo te dije que siempre tengo conmigo este libro, pero no significa que lo aplique al pie de la letra.

Con la práctica voy creando mi propio estilo.

Mi objetivo (y debería ser también el tuyo), es crear una marca personal.

El estilo es algo sutil que se muestra en los pequeños detalles. No es la ropa que se usa, es la forma en la que se actúa, se mueve y se habla. – Carolina Herrera.

Principio siete: Tus errores

Por ahí dicen que «errar es de humanos».

Lo que vale la pena no es avergonzarnos de los errores o esconderlos. No.

Lo que vale la pena es aprender de ellos.

Está dentro de las posibilidades que cuando te estés dirigiendo al público cometas algún error.

A mí me ha pasado.

Porque pronuncié una palabra mal.

Tuve un error de ortografía.

O algo se me olvidó.

Pero no me estreso por ello, los tomo con humor y sigo.

Te aseguro que depende de la actitud que tomes ante esta situación, el público o no le prestará atención o todo el tiempo lo recordarán.

Aceptar tus errores y tomarlos con humor es, de hecho, una técnica poderosísima para ganarte al público. – Jürgen Klarić

Principio ocho: Tu interacción

Se recomienda que desde el inicio hagas contacto visual con el público, para que ellos sientan que los estás incluyendo en la conversación.

Crear empatía es un aspecto clave en una oratoria.

Permite al público interactuar contigo.

Ellos no te tienen que ver como el inalcanzable.

Pero tienes que poner reglas para crear una interacción que aporte y construya tanto para ellos como para ti.

Con cuidado para que no se te salga de las manos.

Mucho del éxito o el fracaso de tu comunicación tiene que ver con la energía que generas y con la interacción que desarrollas con la gente que te está viendo y que te está escuchando. – Jürgen Klarić

Dos recomendaciones más para desarrollar como Archivista tu superpoder de la oratoria.

 La clave de un mensaje eficaz está no solo en lo que dices sino, y esto es bien importante, en la estructura que le das a esa información. – Jürgen Klarić

Cuidado con deslizar falsedades, difundir verdades a medias, hacerte eco de rumores, hablar sin pruebas, porque es precisamente en ese momento cuando tu credibilidad se pone en riesgo. – Jürgen Klarić

¿Y tú?

¿Qué piensas de este superpoder? ¿Si es necesario que un Archivista lo desarrolle?

¿Cómo haces cuando debes dirigirte a un público?

Recomiéndanos alguna buena práctica para tenerla en cuenta.

Seguro que a otros Archivistas les ha de servir.

Espero que compartas este artículo en tus redes sociales y con tus contactos.