¿El superpoder de hacer excelentes instrumentos archivísticos? Nooop. ¿El superpoder de ser un experto en Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo? Nooop. ¿El superpoder de foliar a la velocidad de la luz? (Jejeje) … [Leer más...]
7 puntos claves para la codificación de estructuras organizacionales
¿La codificación de estructuras organizacionales? "Aaahh eso es ponerle números a cada dependencia. ¿No?" Si eres Archivista esta no podría ser tu respuesta. Primero, porque una estructura organizacional no siempre es por dependencias o … [Leer más...]
5 motivos por los que sí o sí tu empresa debe contar con políticas de gestión documental
Iniciaré este artículo sobre políticas de gestión documental con un ejemplo muy sencillo: El gerente de tu empresa firma los documentos con el lapicero de tinta húmeda porque así se ve más bonita la firma, además su esfero es de marca y tiene su … [Leer más...]
El método secreto que utilizo para que no se me escapen series documentales
Te aseguro que has vivido alguna o ambas situaciones que te voy a presentar con la identificación de series documentales: Situación #1 Suena el teléfono de tu oficina. Contestas. Es Myriam, la auxiliar de contabilidad. Llama para … [Leer más...]
Episodio #5 con Cesar Rojas. 5 recomendaciones para ofrecer consultorías archivísticas que generen valor a tus clientes
Un archivista como parte de su portafolio de servicios profesionales, posee la posibilidad de ofrecer consultorías archivísticas. Dado el amplio campo de acción de la archivística, y que las entidades sean públicas o privadas, requieren de la … [Leer más...]
Cómo elaborar un Plan de Trabajo Archivístico y tener control de tus proyectos
Llega el día de iniciar un proyecto archivístico, bien sea porque has vendido uno o porque es tu responsabilidad coordinar alguno para la entidad en la que trabajas. Quizás es tu primera gran experiencia estando al frente. O es uno más para … [Leer más...]
¿Realmente haces valoración documental? Conoce 5 pasos que te pueden ayudar.
¿ Valoración Documental ? ¿Eso es solo colocar los años de retención de los documentos en el Archivo de Gestión y Archivo Central? ¿Tan solo basta con colocar una X (equis) para decidir si los documentos se eliminan o conservan por … [Leer más...]
7 pasos claves que harán que tu Comité de Archivo sea más productivo
El coco del Comité de Archivo: La improductividad. Bueno, no solo para el Comité de Archivo. Diría que para cualquier otra reunión. Es probable que en algún Comité de Archivo hayas sentido que las cosas no salieran como esperabas. No … [Leer más...]
Episodio #4 Con el Doctor Carlos Alberto Zapata. Por qué debes de continuar tu proceso de formación y ejercer así la profesión de Archivista.
¿Alguna vez te has preguntado que diferencia tiene un técnico, un tecnólogo o Archivísta profesional? ¿Eres técnico, tecnólogo o profesional en Archivística y dudas si continuar avanzando en tu nivel formación? O tu caso también podría ser que … [Leer más...]
Lo que todo el mundo debería saber de las normas sobre la Gestión Documental
"Necesito normas sobre la Gestión Documental ¿en donde consulto?" Escena número 1: ¿Cuál será la norma que dice el tipo de carpeta a utilizar en los archivos? Escena número 2: ¿A quién le pregunto cuál será la norma que me dice cuanto … [Leer más...]
Episodio #3 Con Sergio Gómez. Buenas prácticas de Gestión Electrónica de Documentos que puedes implementar en tu entidad.
Y... ¿Tu empresa tiene documentos electrónicos? ... ¿Los tienes en cuenta dentro de la Gestión Documental que aplicas? Espero que sí. Recuerda, los fondos documentales no son solo de papel. ¡Los documentos electrónicos de archivo … [Leer más...]
Cómo organizar las Historias Laborales de tu empresa en 5 pasos
¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales? ¿Porqué se crean las Historias Laborales? ¿Qué documentos se guardan en las Historias Laborales? ¿Cómo se deben de ubicar los documentos dentro de las Historias Laborales? ¿Por cuánto … [Leer más...]
7 Razones por las que tu empresa debe tener La Tabla de Retención Documental
¿Acaso la Tabla de Retención Documental es el único o más importante instrumento Archivístico? No. Ni es el único instrumento y ni es el más importante. Pero... Hay una expresión popular que dice: Tener casa no es riqueza, pero no … [Leer más...]
4 pasos para conformar y organizar los expedientes correctamente en tu empresa
Tan importante como es solucionar un trámite, lo es igual el saber conformar y organizar los expedientes que lo evidencian. Imagínate esta conversación: Gerente: Marta buenos días, ¿hay algún expediente del carro que transportaba nuestra … [Leer más...]
Las 4 leyes para hacer un Inventario Documental épico para tu empresa y contar con un instrumento muy consultado por tus usuarios.
El Inventario Documental, aquel instrumento Archivístico que seguramente ya debes de tener o que tienes contemplado realizar. Aunque no es un instrumento con un alto grado de complejidad para elaborar, si se necesita ser asumido con … [Leer más...]
Episodio #2 – 4 Causas que impactan negativamente la importancia de un Área de Archivo en una empresa
Te presento el segundo episodio de mi Podcast Archivística a otro Nivel. En esta oportunidad he decido hablar sobre un punto de dolor para quienes como tú, trabajan en áreas de Archivo o Gestión Documental. La importancia de las áreas de … [Leer más...]
El Principio Archivístico que convierte un Fondo Acumulado en un Archivo
Sí, te doy la razón, un Fondo Acumulado no se organiza solo con la aplicación del Principio de Procedencia. Se necesita más que eso. Para organizar un Fondo Acumulado se debe aplicar además del Principio de Procedencia: El Principio de … [Leer más...]
El principio más maltratado de la Archivística ¿El orden de los factores no altera el resultado?
Sí, es el Principio de Orden Original. Imagina este escenario: Es una tarde común y corriente en la empresa donde trabajas. Todo sigue como siempre: Servicio al Cliente recibe pedidos y el Área de Producción se pone a toda máquina … [Leer más...]
Cómo elaborar un Plan Estratégico Archivístico y salir de la improvisación en el Área de Gestión Documental.
Aunque a veces no parece desde afuera, lo cierto es que en las áreas de Gestión Documental siempre hay algo que tienes para hacer. Es muy probable que alguna vez hayas sentido que a pesar de haber hecho mucho, aún falta más. La situación se … [Leer más...]
Buenas Prácticas de Gestión Documental recomendadas por 5 expertos en Archivística
Hacer uso de buenas prácticas de Gestión Documental no es una situación que solo se dé en empresas grandes. ¡Todo lo contrario! Todos, absolutamente todos estamos en las condiciones de poner en marcha buenas prácticas de Gestión Documental en … [Leer más...]
Episodio #1. Qué debes saber si deseas empezar en la Gestión Electrónica de Documentos. Entrevista con Yimi Alberto Acevedo
Hoy estoy contento de presentar el primer episodio de mi podcast Archivística a otro nivel. (Aunque sé que tengo muchas cosas por mejorar) Un podcast en el que iré entrevistando a distintas figuras que han logrado el éxito en distintos ámbitos, no … [Leer más...]
7 recomendaciones que deberías tener presente cuando denomines Series Documentales en los Archivos de Gestión
Las Series Documentales. Un concepto valioso que a la vez ha sido maltratado en los procesos de organización documental. He decidido escribir este artículo sobre las Series Documentales por dos motivos que considero, fueron una señal: Hace … [Leer más...]
6 tácticas que te ayudarán a eliminar barreras de las oficinas al implementar Gestión Documental
Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental. Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central. Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas … [Leer más...]
Lo que nunca deberías hacer cuando vayas a iniciar la organización de los documentos de una empresa
¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa. Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos. Por tanto, han acumulado en … [Leer más...]
Porqué no deberías archivar los documentos en carpetas denominadas comunicaciones enviadas y recibidas
¿Es una buena práctica que archives los documentos en comunicaciones enviadas y recibidas? Imagina este posible caso: Trabajas para una entidad que protege los recursos hídricos de la ciudad, la cual ha realizado una convocatoria pública para … [Leer más...]
5 consejos para dejar de ser «el archivista todero de la empresa».
Sé que has escuchado de una persona que es "el todero de la empresa", ese alguien al que lo ponen a hacer de todo lo que resulte. Esta situación no es ajena a los responsables de los archivos. Es más, es muy común que ellos siempre sean los … [Leer más...]
Lo que debes conocer antes de eliminar una Historia Laboral
Sé que has escuchado de empresas que eliminan la historia laboral de un empleado en el momento que este ya no hace parte de ella. También personas que se quejan porque la empresa en la que trabajaron hace quince años, le eliminó la historia … [Leer más...]
La Academia, Sesión 2: El Ciclo Vital del Documento y la confusión con las fases de archivo.
Este es el segundo artículo que publico en la categoría "La Academia" y trata del Ciclo Vital del Documento. Pero antes de entrar en materia, quiero recordarte de qué trata esta sección de mi blog. Con "La Academia" pretendo explicar conceptos … [Leer más...]
Como hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos para identificar el estado actual Archivístico de tu empresa
Puede ser que ahora estés pensando: ¿yo para qué un Diagnóstico de Archivo si sé en que condiciones se encuentra? algunos incluso, pensarían que solo sirve en momentos críticos. Nada más lejano de la realidad, porque como decía Aristóteles: No se … [Leer más...]
La Academia, Sesión 1: Los papeles no son documentos
Quiero abrir la categoría la Academia con un artículo enfocado en la definición de documento. Espero que te sea de ayuda. Para iniciar te aseguro que te son familiares estas frases: ¿Ya llegó la papelería?... Hay que llevar a radicar los … [Leer más...]
4 causas que impactan negativamente la importancia de un área de Archivo o Gestión Documental en una empresa
Llevas ya tiempo trabajando en el área de archivo o el área de Gestión Documental de la empresa. Cuando iniciaste lo hiciste con grandes expectativas en cuanto al cargo y el área. Pero poco a poco este entusiasmo se ha ido desinflando al notar … [Leer más...]
Como hacer una Tabla de Retención Documental y no morir en el intento
¿Tabla de Retención Documental?, te pregunta tu jefe después de llegar de una capacitación empresarial. "Estuve en una capacitación, donde me recomendaron implementar la Tabla de Retención Documental para mejorar y controlar la información que … [Leer más...]
4 Herramientas gratuitas que facilitarán tu trabajo en la Unidad de Correspondencia
Como es costumbre llegas a la Unidad de Correspondencia (tu oficina) 10 minutos antes de la hora de inicio laboral. Lo haces para tener todo listo. Todo en su debido lugar para iniciar con la atención a los usuarios. La experiencia te ha … [Leer más...]
