Los tiempos de retención de los documentos son un resultado de la valoración documental.

En Colombia el instrumento archivístico en el que se registra el resultado de la valoración documental es la Tabla de Retención Documental.

En México dicho instrumento es el Catálogo de Disposición de Documentos.

En el Salvador es la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

En el Perú se habla del Programa de Control de Documentos Archivísticos, el cual se compone de las Fichas Técnicas de Series Documentales y las Tablas de Retención de Documentos Archivísticos.

En España, por ejemplo, se habla de Calendarios de Conservación Documental.

En fin, puede que los nombres sean distintos, pero la finalidad es la misma. Registrar el resultado de la valoración documental.

Y los pasos básicos para su construcción, tampoco distan entre los países.

Aclarado lo anterior, te quiero contar una historia.

«Me eliminaste antes de tiempo». La historia de una serie documental que vivió menos de lo pensado.

Una empresa privada contrató la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

Esperaban que con este instrumento agilizaran la consulta y minimizaran el volumen innecesario de documentos físicos como electrónicos.

Había una serie documental que su denominación era: Planes Estratégicos de Seguridad Vial.

Esta agrupación documental se compone de estos tipos de planes que contienen las acciones, mecanismos y estrategias para mejorar la seguridad vial de las empresas y entidades públicas que cuentan con vehículos, por ende, reducir los siniestros viales.

El resultado de la valoración documental que fue aplicada a esta serie documental, arrojó lo siguiente:

• Retención en Archivo de Gestión: un año.
• Retención en Archivo Central: cuatro años.
• Disposición final: Eliminación.
• Procedimiento: Una vez cumplido el tiempo de retención documental en Archivo de Gestión y Archivo Central, eliminar ya que la serie documental carece de valores secundarios.

Bueno.

Dicho y hecho.

En el Archivo de Gestión una vez la unidad documental del plan de seguridad vial cumplió el año, fue transferido al Archivo Central.

Así lo decía la TRD.

En el Archivo Central, una vez la unidad documental del plan de seguridad vial cumplió cuatro años, fue eliminada con la debida aprobación del comité de gestión documental.

Así lo decía la TRD.

Resulta que la empresa un año después de haberse eliminado esa unidad documental del Plan de Seguridad Vial, recibió una demanda.

Esta demanda consistía en un siniestro automovilístico en el que se vio involucrado uno de los vehículos de la empresa hace tres años, y hubo lesiones graves a personas.

Así que el área jurídica requería justamente el Plan Estratégico de Seguridad Vial que la empresa tenía vigente para el momento del siniestro.

La sorpresa ha sido cuando requieren la unidad documental al área de seguridad y salud en el trabajo, y ellos mencionaron que había sido transferido al Archivo Central hace cinco años.

Qué cuando ellos necesitan consultarlo, allí es donde solicitaban.

Y la sorpresa mayor fue cuando se solicitó al área de Archivo Central esta unidad documental, recibiendo como respuesta que hace un año fue eliminada.

El argumento de la eliminación es que así estaba determinado en la Tabla de Retención Documental.

Un año en Archivo de Gestión, cuatro años en Archivo Central y luego se elimina.

Oooh por Dios.

¿En dónde estuvo el error?

¿En la oficina productora?

¿En el Archivo Central?

La respuesta: en ambas.

Especialmente el área de Archivo Central, porque son ellos quienes coordinan la aplicación de los tiempos de retención.

Y el problema inició desde la misma Tabla de Retención Documental. En su procedimiento.

Te lo voy a recordar:

• Procedimiento: Una vez cumplido el tiempo de retención documental en Archivo de Gestión y Archivo Central, eliminar ya que la serie documental carece de valores secundarios.

¿Qué faltó aquí?

Sí, seguro que caíste en cuenta. Faltó establecer desde que momento inicia el tiempo de retención. Casi nada.

Para el caso anterior, los tiempos de retención de los documentos debía iniciar una vez finalizada la vigencia del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

Es decir, si el Plan Estratégico de Seguridad Vial (del ejemplo de más arriba), tuviera una vigencia de tres años, significa, que una vez se cumplan dichos tres años de la vigencia, iniciaría el tiempo de retención de un año en Archivo de Gestión y así con lo demás.

¿Por qué es importante identificar desde que momento inicia los tiempos de retención de los documentos?

Para evitar confusiones como el ejemplo anterior.

Además de eso, para no incurrir en errores al eliminar series documentales antes de tiempo.

También para agilizar el movimiento (transferencia) de los documentos entre archivos físicos o electrónicos.

Muy importante, puede que tu empresa no divida la custodia documental física por los tres tipos de archivos, como el de gestión (corriente o trámite), el archivo central (de concentración o semicorriente) y el Archivo Histórico (o permanente).

Y si la información está en medios electrónicos, es mucho más probable que su custodia esté centralizada una misma ubicación, por ende, no aplicaría los conceptos de Archivos de Gestión, ya que hay un único Archivo que custodia y es electrónico.

Así que, en este último caso, la retención documental no se dividiría por Archivo de Gestión (corrientes) ni por Archivo Central (de concentración), sino que se hablaría de una retención total, la cual una vez finalizada, se decide si los documentos serán eliminados o de conservación permanente.

No entender desde cuando inicia los tiempos de retención de los documentos dificulta la administración de los mismos.

Además, se pone en peligro la seguridad jurídica de la entidad al quizás eliminar antes de tiempo.

O, al contrario, hacer retención documental por más del tiempo necesario.

7 puntos de partida para establecer el momento en el que inicia los tiempos de retención de los documentos.

NO, NO, NO. (Discúlpame que te lo escriba en mayúscula), pero quiero que sea muy claro, lo que NO debería pasar es que no quede claro como producto de la valoración documental, desde que momento inicia el tiempo de retención de los documentos.

Y mucho menos suponer que se sabe desde que momento inicia el tiempo de retención de los documentos.

Por eso, aquí quiero compartirte 7 puntos de partida de los tiempos de retención de los documentos (físicos o electrónicos).

Punto de partida #1: Desde la creación de la unidad documental.

Existen unidades documentales que solo sirven a la oficina por el mismo año fiscal en la que se creó.

Por ejemplo, la unidad documental: actas de reunión del grupo de trabajo de Talento Humano 2022.

El tiempo de retención documental, que supongamos es de cinco años, puede iniciar desde el momento que se crea la unidad documental. Es decir, desde que se conforma con el acta #1 de 2022. Desde allí podría iniciar el tiempo de retención.

Ejemplo uno: El tiempo de retención en el archivo de gestión inicia desde el momento que se crea la unidad documental, cumplido el tiempo retención en el archivo de gestión, se transfiere al archivo Central, etc., etc., etc.

Ejemplo dos: Si la entidad no divide la custodia de los documentos en tipos de archivo, sino que los custodia desde el principio en una sola unidad de almacenamiento, podría ser los documentos electrónicos, sería algo así:

El tiempo de retención total inicia desde el momento que se haya creado la unidad documental, luego de este tiempo se deberá aplicar eliminación por medio de la técnica de borrado completo y seguro, previa aprobación del comité de gestión documental, etc., etc., etc.

Punto de partida #2: Una vez finalizado el año fiscal.

En caso que no lo sepas, el año fiscal (un concepto contable), se toma desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

Hay unidades documentales que cuando termina el año (31 de diciembre), se reinician al año siguiente.

Por ejemplo, las series documentales contables.

Muchas de ellas recopilan información del mismo año al que pertenecen y cuando este finaliza, para el año siguiente se crean otros documentos.

Un caso es por ejemplo los comprobantes contables, en los cuales se registran las entradas y salidas de dinero de una empresa entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.

Cuando se inicia un nuevo periodo fiscal (nuevo año), el anterior se cerró, y se crean otros documentos que registran las operaciones contables.

Ejemplo uno: El tiempo de retención en el Archivo de Gestión (un año por poner un ejemplo) inicia una vez finalizado el año fiscal al que pertenece las unidades documentales, luego pasa al Archivo Central… etc., etc., etc.

Ejemplo dos: El tiempo de retención total inicia finalizado el año fiscal al que pertenece las unidades documentales contables de la respectiva serie documental, cumplido la totalidad del tiempo, se aplicará selección documental con el método cuantitativo a través de la técnica del muestreo al azar… etc., etc., etc.

Punto de partida #3: Una vez terminada la relación laboral.

Este ejemplo es muy claro para que tipo de serie documental se refiere.

Sí, lo dices muy bien. Para las historias laborales o expediente laborales.

En el sector público colombiano, la normativa establece que las historias laborales deben ser conservadas mínimo por un periodo de 80 a 100 años.

¿Pero desde qué momento inicia a contar ese tiempo de retención?

Desde el momento que se finaliza el vínculo laboral.

En el sector privado no hay una norma clara que determine el tiempo, yo recomendaría homologar con el tiempo de retención del sector público, sino mínimo 30 años.

Ejemplo uno: El tiempo de retención en el Archivo de Gestión inicia una vez haya finalizado el vínculo laboral con el empleado o servidor público, luego pasa al Archivo Central y cumplido su correspondiente tiempo de custodia, se aplica selección… etc. etc., etc.

Ejemplo dos: El tiempo de retención total de la serie documental inicia una vez el colaborador se desvincula de la entidad, luego se hace una eliminación electrónica por medio un borrado completo y seguro… etc., etc., etc.

Punto de partida #4: Desde el momento que se liquide o finalice el contrato civil o comercial.

Una de las series documentales comunes a todas las entidades, sean públicas o privadas, son los contratos civiles y comerciales.

Aquí no me refiero a los contratos laborales, esos hacen parte del punto de partida número tres.

Un contrato civil o comercial lo común es que tienen un momento de finalización, puede estar explícito en la duración o implícito en alguna cláusula.

En todo caso, el tiempo de retención de los documentos que hacen parte de los contratos civiles o comerciales, debería iniciar una vez finalizado o cumplido dicho contrato.

Ejemplo uno: El tiempo de retención en el Archivo de Gestión inicia una vez liquidado o finalizado el contrato comercial o civil, luego de este tiempo pasa al Archivo Central por el tiempo determinado. Finalizado este tiempo, se aplicará una selección… etc., etc., etc.

Ejemplo dos: El tiempo de retención total de los contratos comerciales y civiles, iniciará una vez se ha finalizado o liquidado, cumplido este tiempo pasará al Archivo Histórico Electrónico a través de la técnica de etc., etc., etc.

Punto de partida #5: Una vez cumplida la vigencia.

Las entidades públicas o privadas como parte de sus funciones misionales o de apoyo, producen documentos que tienen vigencia en el tiempo.

Es el caso de muchos planes y programas.

Un plan estratégico empresarial, el cual se diseña a mediano y largo plazo (de tres a cinco años).

Un plan operativo anual, que tiene como vigencia un año (es de corto plazo).

Un programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, que podría tener una vigencia corta (un año), mediana (de dos a tres años) y hasta larga (de tres a cinco años).

Están los Programas de Gestión Documental, que pueden tener una vigencia de tres a cinco años.

Todos los anteriores, incluyendo otros que su vigencia está determinada en el tiempo, se debe dejar claro que su tiempo de retención inicia una vez se han cumplido.

Ejemplo uno: El tiempo de retención documental en el Archivo de Gestión inicia una vez finalizada la vigencia (del programa, plan, y otros)., luego de este tiempo deberá pasar al Archivo Central, posteriormente se aplicará una selección cualitativa mediante el método del ejemplar… etc., etc., etc.

Ejemplo dos: El tiempo total de retención documental iniciará una vez ha finalizado la vigencia (del programa, plan, y otros), luego de este tiempo, se aplicará eliminación documental mediante la técnica del borrado completo y seguro para los soportes electrónicos, y la técnica de picado para los documentos físicos… etc., etc., etc.

Punto de partida #6: Una vez desactualizado.

Aquí el ejemplo más común son los manuales.

Una subserie documental de Manuales de Derechos y Deberes de los Usuarios podría ser útil por cinco, 10, 15, 20 o más años.

Lo que te quiero decir, es que lo común no es que un manual tenga específico un tiempo de vigencia.

Sino que, según la necesidad y el contexto, podría ser actualizado o no.

(Esto mismo para cualquier otra serie que cumpla estas características).

Entonces una vez se considere que un Manual se ha actualizado, su versión anterior inicia su tiempo de retención documental.

Ejemplo uno: El tiempo de retención documental en el Archivo de Gestión inicia una vez desactualizado. Luego pasa al Archivo Central… etc., etc., etc.

Ejemplo dos: El tiempo de retención total de la serie documental inicia una vez desactualizado (el manual u otros). Luego de este tiempo, será eliminado por… etc., etc., etc.

Punto de partida #7: Una vez finalizado o terminado su objetivo principal.

Este punto de partida podría aplicarse para series documentales como proyectos, procesos, auditorías, etc.

Un proceso disciplinario, por ejemplo, tiene como objetivo esclarecer una conducta disciplinable.

El proceso para dar con el resultado puede tardar desde horas hasta meses o años.

Por ello, cuando se ha culminado el proceso, es cuando se ha cumplido con el objetivo principal de esta serie documental.

Y desde ese momento inicia el tiempo de retención documental, no antes.

Pasa lo mismo con los proyectos. Son temporales. Es decir, se sabe que deben de terminar, pero no siempre todos terminan en la fecha esperada. Hay algunos que se alargan más.

Te podría hablar de un proyecto de modernización de una entidad de salud. Dicho proyecto podría tardar varios años.

Así que las series de los proyectos una vez estos hayan cumplido con su objetivo principal, iniciará el tiempo de retención documental.

Ejemplo uno: El tiempo de Retención Documental en el Archivo de Gestión iniciará una vez finalizado (el proyecto, el proceso, la auditoría, etc.), después se transfiere al Archivo Central por el tiempo establecido, posteriormente se… etc., etc., etc.

Ejemplo dos: El tiempo de retención total iniciará una vez el finalizado o terminado (el proyecto, proceso, auditoría, etc.), después será transferida la serie documental en su totalidad al Archivo Histórico tanto físico como el electrónico… etc., etc., etc.

Una aclaración muy importante para finalizar.

Todo lo que te compartí son ejemplos.

Y los puntos de partida de cuando empieza a contar los tiempos de retención de los documentos, no son todos, son algunos.

Lo más importante es que tengas presente que el punto de inicio de los tiempos de retención de los documentos depende de las características propias de la serie documental.

Eso es lo que hay que analizar.

Pero si tú eres quien desarrolla la valoración documental, ten presente dejar muy claro cuando empieza a contar los tiempos de retención de los documentos.

Y si tu entidad contrata a un tercero la valoración documental, solicita que quede muy claro desde que momento inicia el tiempo de retención de los documentos.

Otra cosa, me gustaría leer tu opinión sobre este tema.

¿Qué otros puntos de partida se deben tener en consideración para los tiempos de retención de los documentos?

¿Qué experiencias has tenido con la valoración documental y uno de sus resultados que son los tiempos de retención de los documentos?

Por último, por favor recuerda compartir este artículo con otros colegas con los que tu consideres puede servirle de apoyo.