«¡Hay que implementar la estrategia cero papel!
¡Pero para qué tanto papel en esta empresa, Uds. están 20 años atrasados!
Hoy en día con la estrategia cero papel se permite que la entidad todo lo haga electrónico»
Dijo un consultor en sistemas a una entidad de salud.
Y a él le preguntó el gerente:
«Doc., ¿y eso cómo se hace? mejor para nosotros si todo lo podemos tener electrónico.»
A lo que respondió el consultor:
«Gerente, implementar la estrategia cero papel es reemplazar el papel por los medios digitales.
Por ejemplo, digitalicen toda esa información contable que tienen en soporte físico, la guardan en un disco duro y eliminan luego el papel.
Yo les ayudo con eso.»
El Gerente vio la luz al final del túnel, sus ojos brillaron al imaginar que solucionaría el problema de espacio para la custodia de esos documentos.
Preguntó de nuevo el Gerente:
«Doc. ¿O sea que lo mismo podemos hacer con los demás documentos físicos?
Cómo Ud. dice, ¿digitalizarlos y luego eliminar el papel?
Y lo nuevo que se va a crear, ¿hacerlo de una vez electrónico y no tener que imprimir?»
«Yeaaaah, así es ¿maravilloso? ¿no? respondió el consultor en sistemas.
«¡Claro!, además estamos en la era de la tecnología, yo si he escuchado mucho que hablan de la transformación digital, y pues bueno, no sabía cómo era eso, así que hay que ponernos manos a la obra» Finalizó el gerente.
La anterior ha sido una historia real.
No exactamente las mismas palabras en la conversación entre el gerente y el consultor en sistemas 🤣, pero la idea es la misma.
Para llevarte de una vez al final de esta historia, la empresa tuvo varios inconvenientes, como:
- Algunos documentos escaneados no eran legibles al momento de consultar.
- Debido a auditorías se dieron cuenta que no tenían los documentos originales, ya que el escaneado solo era una copia.
- Hubo procesos legales en donde tuvieron dificultades puesto que los documentos escaneados que presentaron fueron inmediatamente repudiados.
- La forma electrónica en la que estaban creando ciertos documentos no cumplía con los requisitos exigidos para los trámites a los que respondían.
- Algunos documentos electrónicos a la hora de consultarlos no presentaban error para abrir.
- En algunas áreas cuando había cambio de personal, quien llegaba implementaba su propia metodología.
¿Qué significa el concepto de estrategia cero papel?
Lo primero que quizás se te viene a la mente es algo obvio: no tener papel.
Y quizás el quedarse solo con esas dos palabras, no ir más allá, conlleva a que se confunda su verdadera finalidad.
Cero papel no es igual a dejar de usar el papel así porque si, de la noche a la mañana.
Mira por ejemplo cómo desde la Guía nro.1 de Cero Papel, se definió el concepto:
El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.
(…) La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel.
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Archivo General de la Nación de Colombia, (s.f)
Tal cuál como lo acabas de leer, implementar la estrategia cero papel no significa de entrada no usar más el papel como soporte para los documentos.
En cambio, la definición contiene los dos elementos claves de una correcta implementación de la estrategia cero papel:
Reducción de manera Ordenada
Sí, la implementación de la estrategia cero papel tiene como finalidad reducir el uso del soporte papel, pero (y aquí está el quid de la cuestión) de manera ordenada.
Ten presente que esto no lo estoy escribiendo pensando en las entidades públicas, no.
Este artículo es a nivel general. Para cualquier entidad, sea pública o privada.
Implementar bien la estrategia cero papel no depende de si tu entidad es pública o es de naturaleza privada.
No depende si tu entidad es con o sin ánimo de lucro.
Realmente depende de una decisión.
Esa decisión es el de reducir el uso del papel como soporte, haciéndolo de una manera ordenada.
Antes de continuar, el o la archivista que se halla en una entidad que quiere cada vez usar menos el papel y para ello ha de implementar la estrategia cero papel, debería hacer reflexionar a la alta dirección sobre lo siguiente:
¿Por qué se elaboran los documentos en soporte papel?
La respuesta no debería ser: por capricho.
Aunque algunas entidades públicas y privadas sí lo hacen por esa razón, porque aún piensan que, si no está en papel, no tiene valor.
Realmente todo parte de la utilidad que se le da a los documentos.
- Registran la actividad humana.
- Sirven de evidencias en procesos legales.
- Comprueban actos o el cumplimiento de las obligaciones ante los entes reguladores.
Para la primera, el papel ha sido el soporte más común por su uso tradicional, pues hoy en día (y hace ya rato), mucha parte de la actividad humana ya se registra en medios electrónicos.
Sobre el segundo y tercer punto, la costumbre ha sido el uso del soporte papel en especial porque en donde más cómodas se sientas muchas organizaciones.
El código del procedimiento penal colombiano (si eres de otro país busca el propio), en el artículo 294 define el documento como:
Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.
Congreso de la República de Colombia, Ley 599 de 2000.
Ten en cuenta que la capacidad probatoria en los documentos (aclaro que no soy abogado) no depende de un elemento puntual, esto se establece en los respectivos procesos.
Entre más un documento garantice sus características: autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, más capacidad probatoria gozará.
En el mundo del papel, por tradición, estamos más acostumbrados con técnicas y herramientas que demuestren estas características.
Mientras que, en el mundo electrónico, hace mucho tiempo también existen herramientas y técnicas que garantice la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
El asunto es que no todos las conocen, y muchas organizaciones piensan que es simplemente pasar de lo físico a lo electrónico, así como así.
Una vez esto aclarado, si en tu entidad están implementando o van a implementar la estrategia cero papel, tú como archivista deberías tener en cuenta las siguientes preguntas.
Aquí tienes las 5 preguntas que te servirán como base para la estrategia cero papel
Nuevamente.
No es solo decir de la noche a la mañana, «este documento que estaba en papel, ya lo seguiré haciendo electrónico».
Tú debes ser muy claro con este tema con las demás áreas.
Ellos deben tener presente que es necesario consultar con el área de gestión documental cuando como parte de la reducción del uso del papel, desean transformar un documento a medios electrónicos.
Porque recuerda, a parte de todos los fines que tienen los documentos, estos también sirven de prueba y evidencia ante quien lo requiere.
Pregunta #1: ¿Es un documento de archivo o de apoyo?
Si estás leyendo este artículo y eres archivista, para ti ya es clara la diferencia.
Para quien no es archivista, el documento de archivo es producto (creado o recibido) de la ejecución de las actividades y funciones de una entidad, sea pública o privada.
Por ejemplo: un informe de gestión.
Mientras que los documentos de apoyo no son oficiales para la entidad. No han sido creados o recibidos como parte de actividades y funciones, sino que el colaborador lo crea como guía o apoyo para su labor.
Por ejemplo: una hoja de Excel en donde quien hizo el informe de gestión, registró hechos importantes que le sirvieron para elaborar luego ese informe.
Otro ejemplo podría ser una ley, guía o modelo de informe descargado de internet.
Entonces, si un área te consulta si un documento que ha sido creado en papel, puede ser electrónico, la pregunta a responder es:
¿Es un documento de archivo? si sí lo es, entonces hay que continuar con el análisis para establecer la forma en la que se convierta a medios electrónicos.
¿Es un documento de apoyo? si sí lo es, entonces no hay duda, electrónico es mucho mejor y que sea desde ya.
Imprimirlo es gastar recursos innecesarios, y más porque es un documento propio del colaborador.
Pregunta #2: ¿El documento es sustantivo o facilitativo?
En la archivística, un documento sustantivo es aquel que se produce (crea o recibe) de la actividad misional de la entidad o el área productora.
Por ejemplo: en una entidad de salud, los documentos sustantivos son las historias clínicas, entre otros.
En un área de Talento Humano, sus documentos sustantivos, son las historias (o expedientes) laborales.
Mientras que los documentos facilitativos se identifican porque son comunes a todas las organizaciones, ya que nacen de funciones generales a las entidad públicas o las entidades privadas.
Para darte algunos ejemplos: Las actas de reunión pueden ser documentos que cualquier tipo de organización produzca, los contratos laborales (en sus diferentes modalidades) pueden ser creados por cualquier tipo de organización.
Así que si un área te consulta la posibilidad de implementar la estrategia cero papel con todos o ciertos documentos de su área, la pregunta a responder es:
¿Es un documento sustantivo del área? si sí lo es, hay que seguir analizando el por qué se está generando en soporte papel y sí se convierte en electrónico, que características debe garantizar y cuál será el medio apropiado.
¿Es un documento facilitativo? si sí lo es, lo primero es establecer si dicho documento es original o si es una copia original.
Si es esto último, habría que revisar un mecanismo electrónico, como un correo electrónico o una copia electrónica, puede cumplir la misma función de la copia original física.
Y si es original y propio del área, el paso es que hay que revisar más detalles que permitan concluir que al convertirse a medios electrónicos, cumpla la misma función y mantengan las características del soporte físico.
Pregunta #3: ¿Qué valores documentales posee el documento?
La estrategia cero papel busca reducir el uso del papel.
Punto claro.
Y que sea de manera ordenada.
Punto claro.
Por tanto, sea físico o electrónico, un documento de archivo debe estar en la capacidad de demostrar el valor que posee.
Punto claro.
¿Y que son los valores documentales?
Según el Archivo General de la Nación de México, un valor documental se define como:
Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (valores primarios), o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).
Archivo General de la Nación de México, (2016).
Me concentraré en los valores primarios.
Continuemos en la misma línea que las preguntas anteriores.
Cuando un área te consulta la posibilidad que ciertos documentos no se generen en papel sino electrónico, toma en cuenta las respuestas a estas preguntas:
¿El documento tiene solo valor administrativo, y no legal, fiscal o contable?
Si la respuesta es que sí, ya que solo responde a evidenciar el desarrollo una actividad o función del área, su probabilidad de pasar del papel al electrónico es muy alta sin mayores requerimientos.
Ten presente que todo documento de archivo tiene si o si valor administrativo.
¿El documento tiene valor legal? si la respuesta es sí, para convertirlo al soporte electrónico hay que garantizar que en este medio cumpla con las mismas características que exige la normativa, para no poner en riesgo la entidad.
¿El documento tiene valor fiscal? si la respuesta es sí, y el soporte papel es el original, además este es el que sirve para comprobar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, hay que analizar cómo en medio electrónico se garantiza que se cumpla con los requisitos de ley.
¿El documento tiene valor contable? si la respuesta es sí, y, además, es producto del cumplimiento de una obligación normativa, al igual que los documentos anteriores, se debe revisar que, al pasarse a medios electrónicos, este siga cumpliendo con las características que exige la norma.
Y si la respuesta es sí, pero no nace de un cumplimiento normativo, sino que es producto de un procedimiento propio de la entidad, es muy probable que se gestione de manera electrónica sin mayores requisitos.
Pregunta #4: ¿La entidad tiene algún riesgo jurídico en caso que dicho documento no se encuentre o no sirva de prueba?
Implementar la estrategia cero papel realmente no es una responsabilidad del archivista o del área de sistemas.
Debe estar a cargo de un equipo interdisciplinario.
Compuesto por profesionales en TIC’S, Comunicaciones, Gestión de la Calidad, Archivística, Derecho, y otros.
Para dar respuesta a esta pregunta, es muy importante que el archivista se apoye del área jurídica de la entidad.
Por eso, cuando un área te solicite la autorización para pasar de físico a electrónicos ciertos documentos, es necesario responder a la siguiente pregunta:
¿La entidad tiene algún riesgo de tipo legal si esos documentos no llegarán a servir de prueba por la forma en la que se crearon o porque no encuentran?
Y si la respuesta es sí, entonces antes de convertirse a medios electrónicos se debe hacer un estudio técnico, jurídico y archivístico.
Hay que buscar que se pueda dotar a dichos documentos electrónicos de los componentes necesarios para que así cómo en el soporte físico, en el medio electrónico también se demuestre su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
De esta manera no cometer un acto inseguro para la compañía por el hecho solo reducir el consumo de papel sin pensar en la seguridad jurídica de la entidad.
Pregunta #5: ¿La entidad cuenta con las herramientas o mecanismos tecnológicos para que los documentos cumplan con las características que cumplen con el soporte papel?
La estrategia cero papel tiene como finalidad reducir al máximo el consumo y uso del soporte papel.
A lo largo del artículo ya lo he repetido.
Cada entidad según su contexto administrativo, tecnológico y económico, tendrá su propia medida del nivel máximo de reducción del uso del soporte papel.
El máximo al que podrá llegar la entidad, en lo personal, no sé si para ti también sea así, dependerá del objetivo que se establezca.
Una entidad puede tener como objetivo reducir al año el consumo de «x» o «y» números de resmas de papel.
Otras entidades se pondrán como objetivos agilizar trámites por medios electrónicos que con el uso de papel son más dispendiosos.
Y habrá otras que si tendrán como objetivo transformar digitalmente sus procesos misionales y administrativos para reducir al máximo el uso del soporte papel.
Para cualquiera de los objetivos anteriores, la entidad dependerá, en mi concepto, de responder a la siguiente pregunta:
¿Cuenta con las herramientas o mecanismos tecnológicos para que los documentos electrónicos cumplan con las características que poseen en el soporte papel?
Si la respuesta es sí, maravilloso, ya hay mucho camino adelantado para automatizar los procesos y dotar a los documentos electrónicos de las mismas características que tienen en el soporte papel.
Si la respuesta es no, el plan a seguir es crear conciencia de aquello que se requiere, analizar la capacidad de la entidad para adquirirlo, y sin apuros planear los pasos a seguir.
Yyyyy fin.
Espero que este artículo te sea útil.
Hacer de la archivística memorable en tu entidad también depende de cómo tú como archivista demuestras que la gestión documental va más allá de las cuatro paredes del Archivo.
Así que espero que este artículo pueda servirte de orientación.
Por eso quisiera que una vez que ya has leído este artículo, compartas en los comentarios que experiencias has tenido con la implementación de la estrategia cero papel.
¿Qué buenas prácticas recomendarías tener en cuenta?
¿Qué otras preguntas sugieres debemos hacernos como pilares para implementar esta estrategia cero papel?
O básicamente, danos tu opinión del tema.
Aaaaah, no se me puede pasar, te pido el favor de compartir este artículo en tus redes sociales y con tus colegas que consideres también puedes serles de alguna utilidad.
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