La investigación archivística en los fondos acumulados.
«Elemental mi querido Watson»
Seguramente has escuchado esta frase.
Y si es así, ya sabes de quienes te estoy hablando.
Por ahora, sigamos.
Cómo sabes, la Archivística es universal.
Lo que cambia entre los países es el modelo de gestión documental.
Un fondo documental aquí o en «Marte» siempre será un fondo documental, esté o no organizado.
Si está organizado se convierte en un archivo (cómo conjunto de documentos), y cuando no lo está, aquí en Colombia lo llamamos fondo documental acumulado.
En otros países lo conocen como fondo documental sin criterios archivísticos, o fondo documental desorganizado, o acervo documental desorganizado.
Por si acaso, que no te confundas con el fondo acumulado:
Es posible que hayas tenido contacto con alguna entidad que saca «pecho» de su «archivo» porque visualmente es muy bonito.
O porque no hay documentos en papel en las oficinas, sino que todo está escaneado y almacenado en carpetas electrónicas de cada colaborador.
Y en el fondo te diste cuenta de que solo son documentos en cajas de archivo, o en una estructura electrónica que ya vino preestablecida.
Te refuerzo que un fondo acumulado = Un conjunto de documentos generados por una persona natural o jurídica, los cuales están sin intervención archivística de organización.
Y recuerda, intervención archivística NO solo es hacer inventario y guardar en cajas.
No solo es garantizar las condiciones locativas y ambientales.
Conozco fondos acumulados (o conjunto de documentos sin criterios archivísticos de organización) en depósitos físicos o electrónicos que brindan las condiciones adecuadas de conservación y preservación, pero aún así siguen siendo fondos acumulados.
El papel que juega la investigación archivística en los fondos acumulados
A un archivo (como conjunto de documentos) como tal, no lo hace las condiciones locativas y ambientales en las que se halla, sino su nivel archivístico de organización (clasificado, ordenado y descrito).
Organizar un fondo acumulado requiere de varias actividades archivísticas.
Una de las tareas que se debe llevar a cabo es investigar.
Buscar en documentos, libros, personas, en internet, bibliotecas, archivos.
Fuentes primarias y secundarias, que llaman.
Y, que estén relacionados con el fondo documental acumulado o los fondos documentales acumulados que vas a intervenir.
¿Cuál es el objeto de la investigación archivística en los fondo acumulados?
No es otro que reconstruir el desarrollo administrativo y misional de la entidad que le ha dado vida a los documentos del fondo acumulado.
Con ello obtendrás tanta información sobre el fondo documental, que luego deberás organizarla para establecer un hilo conductor.
Algo así como las piezas de un rompecabezas.
En pocas palabras…
Tendrás que sacar como archivista, el Sherlock Holmes que llevas dentro.
Y ojalá tener el apoyo de un Watson.
Si tu meta es organizar archivísticamente el fondo documental, o en palabras colombianas, organizar el fondo acumulado, adivina entonces que tarea tendrás que hacer o por lo menos liderar…
Sí, correcto.
¡A investigar se dijo amigo o amiga archivista!
Pero aquí viene la pregunta del millón:
¿Por qué es tan importante investigar a fondo antes de abordar la organización del fondo acumulado?
La respuesta es simple: la información es poder.
Cuanto más sepas sobre el origen, el propósito y el contexto de los documentos en el fondo acumulado, mejor equipado o equipa estarás para organizarlos de manera efectiva.
La investigación te proporciona el conocimiento necesario para tomar decisiones informadas sobre cómo estructurar el fondo acumulado y darle forma al futuro archivo.
Te servirá para definir los criterios de clasificación a utilizar y cómo describir adecuadamente los documentos.
Además, te ayuda a identificar posibles lagunas en la documentación y a planificar estrategias para abordarlas.
Para no alargarme más, la investigación archivística en el fondo acumulado si es exhaustiva, te brinda una base sólida sobre la cual construir un archivo técnicamente organizado y funcional.
Te permite comprender la historia detrás de los documentos y te proporciona las herramientas necesarias para preservar y gestionar eficazmente el patrimonio documental de una entidad.
Entonces, la próxima vez que te enfrentes a la tarea de organizar un fondo acumulado, recuerda la importancia de la investigación.
Tómate el tiempo necesario para explorar a fondo los documentos, analizar su contenido y contextualizarlos dentro del panorama más amplio de tu entidad.
Solo entonces podrás llevar a cabo tu labor de archivista con la confianza y la eficacia que se merece.
Un potencial producto que te arrojará la investigación archivística en los fondos acumulados, es la historia institucional archivística.
Para finalizar… sigues tú.
¿Estás listo o lista para poner en práctica tus habilidades de detective archivístico?
¡Descifra los enigmas que esconde los fondos acumulados!
Si este artículo te es útil, por favor házmelo saber en los comentarios.
Además, por favor comparte con otros y otras colegas archivistas.
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