¿La codificación de estructuras organizacionales?
«Aaahh eso es ponerle números a cada dependencia. ¿No?»
Si eres Archivista esta no podría ser tu respuesta.
Primero, porque una estructura organizacional no siempre es por dependencias o áreas.
Segundo, porque no solo es poner unos números. Va mucho más allá que eso.
Tercero, para poderlo hacer debes tener muy claro tanto conceptos archivísticos como de administración.
Cuarto, porque la codificación no siempre es con números.
Quinto, porque debes entonces prestar mucha más atención a la codificación de la estructura organizacional dado que tiene varias funciones en el desarrollo de la gestión documental.
¿Qué es una estructura organizacional?
Te daré una definición sencilla para ser más claro.
La estructura organizacional es la forma en la que una entidad se organiza de acuerdo con sus necesidades y capacidades, de tal manera que pueda ejecutar sus actividades para obtener los resultados que espera.
En mi experiencia, las dos estructuras organizacionales más comunes son:
- Orgánico – funcional y
- por procesos
Pero existen otras formas en las que una entidad puede establecer su estructura organizacional.
Todo depende de su contexto institucional.
Otras formas como:
- Por proyectos, por productos, por geografía, por clientes, por cargos etc.
¿Para qué sirve que codifiques la estructura organizacional de tu entidad?
No solo para las Tablas de Retención Documental.
Eso si te lo aseguro.
El error común que he visto es que solo se codifica la estructura organizacional como un paso que hace parte de las Tablas de Retención Documental y ya, no se usan para más lo códigos, hasta el momento de las transferencias documentales.
(No incluyo las Tablas de Valoración Documental porque estas están orientadas a las estructuras que existieron y yo estoy hablando de las estructuras organizacionales actuales).
Tú le puedes dar diferentes usos a la codificación de la estructura organizacional.
- La más común es para identificar el productor (área o proceso) con las series y subseries documentales.
- Para identificar las áreas o procesos de la empresa.
- También para relacionar los trámites desde la ventanilla de radicación (o cómo la llamen en tu empresa) con las áreas o procesos responsables de su resolución.
- Para ubicar en la parte superior de los documentos (no lo confundas con el código del formato) e identificar así el área o proceso responsable de su elaboración.
7 puntos claves que debes tener en cuenta cuando vayas a hacer la codificación de estructuras organizacionales
Punto clave #1. Halla la forma en la que está organizada tu entidad.
Es clave que desde el inicio determines como trabaja tu empresa.
Cuál es su estructura.
Si orgánico – funcional o si es por procesos.
O quizás trabaja bajo otra estructura organizacional distinta a las dos más comunes que te mencioné.
Hay entidades que dicen estar organizadas por procesos pero en el fondo trabajan es bajo una estructura orgánico – funcional.
Ahí tú debes tomar la decisión.
Si tu entidad realmente se enfoca en estructura orgánico – funcional o definitivamente prevalece el trabajo por procesos.
También es probable que tengan ambas estructuras, en todo caso deberás tomar la decisión de cuál será la que prevalezca, en especial para no tener enredos en la utilización de la codificación que se le dio a la estructura organizacional.
Ten mucho cuidado, en Colombia, el Archivo General de la Nación estableció que las entidades del estado deben basar su sistema archivístico en la estructura orgánico – funcional.
Pero recuerda, se estableció para las entidades del estado.
Punto clave #2. Establece el sistema de codificación para la estructura organizacional
La codificación no solo es numérica.
Ten en cuenta que también puedes usar la codificación alfabética. En esta asignas letras al productor documental.
La codificación alfabética es más común para los procesos.
Casi siempre se usan las letras iniciales. Ejemplos:
- PR-GD (PRoceso – Gestión Documental)
- PR-GTH (PRoceso – Gestión del Talento Humano)
Aquí tú determinas los niveles de las siglas para codificar tanto los procesos como los procedimientos, estos últimos son en los que se divide cada proceso.
Pero aunque la codificación alfabética es más común en los procesos, también se puede usar en la estructura organizacional orgánico – funcional.
También podrías usar las iniciales de las áreas o dependencias, o usar otra combinación de letras. En todo caso, de nuevo, eres tú (con el visto bueno de la empresa) quien determina la codificación.
Luego está la codificación mixta, que es la combinación de las letras y los números.
Lo que sí debe imperar en el momento que codificas es que siempre debe ser clara la relación jerárquica entre las áreas o entre los procesos y procedimientos.
Sin importar el sistema de codificación que uses, esto siempre debe ser claro.
Observación: Si tu entidad tiene área de gestión de la calidad o un responsable de este tema, trabaja en equipo.
Punto clave #3. Identifica los niveles jerárquicos.
Aquí me centraré en la estructura orgánico-funcional.
Un nivel jerárquico hace referencia a niveles de autoridad, mando y responsabilidad con respecto al cumplimiento de una o varias funciones de la organización.
Este artículo no trata de administración, por ende te estoy explicando conceptos generales; así que tú puedes ahondar por ejemplo en la temática de niveles jerárquicos.
Sigamos…
Hay tres grupos de niveles jerárquicos básicos:
- Nivel de mando alto,
- de mando medio y
- nivel de mando bajo.
El siguiente concepto que debes tener muy claro, es el de Secciones y Subsecciones documentales.
Las secciones documentales se identifican con las dependencias de mayor nivel jerárquico.
Y las subsecciones son las oficinas o grupos de trabajo en las que se divide las secciones.
En una entidad las dependencias de mayor nivel jerárquico se identifican porque son las de mando alto.
Ojo, la Gerencia (o dirección, presidencia o despacho del alcalde, tú me entiendes) siempre será la de mayor nivel jerárquico, pero aparte de esta área, hay otras también de mayor nivel jerárquico.
Son las áreas macro que acompañan a la gerencia en el desarrollo de la misión institucional.
De la imagen anterior, Dirección General, Dirección Administrativa, Dirección Financiera y Dirección de Proyectos, son las dependencias de mayor nivel jerárquico.
Por ende son Secciones.
Gestión de la Calidad es la subsección de Dirección General, y es un área de segundo nivel jerárquico.
Luego aparecen talento humano, almacén y gestión documental que son subsecciones de Dirección Administrativa.
Después están las áreas de nómina y salud ocupacional que son subsecciones de la subsección de Talento Humano.
Así en este organigrama se pueden identificar tres niveles jerárquicos:
- Secciones (primer nivel),
- subsecciones (de segundo nivel) de las Secciones (de primer nivel) y
- subsecciones (de tercer nivel) de las Subsecciones (de segundo nivel).
Si por ejemplo del grupo de facturación se desprendiera otra oficina o grupo de trabajo, entonces la estructura ya tendría cuatro niveles jerárquicos.
Observación:
El Archivo General de la Nación de Colombia entre sus muy buenas publicaciones, tiene una que te recomiendo donde mencionan este tema (en la página siete). Solo da clic aquí.
Punto clave #4. Asigna el número de dígitos según los niveles jerárquicos.
¿Por qué es tan importante identificar los niveles jerárquicos?
Porque según la cantidad de niveles jerárquicos es el número de dígitos del código.
¿Recuerdas que la estructura organizacional de arriba se compone de tres niveles jerárquicos?
Entonces si tú vas a codificar la estructura organizacional de arriba con un sistema numérico, los códigos deberán tener tres dígitos.
Ten claro una cosa.
Cada dígito del código representa un nivel jerárquico.
«¿Cómo así?»
Mira el ejemplo:
Otra forma muy técnica en la que se leería el código 212 que pertenece a la oficina de Salud Ocupacional podría ser:
La oficina de salud ocupacional es la Subsección 2 de tercer nivel de la Subsección 1 de segundo nivel de la Sección 2 de primer nivel.
Sería lo mismo que como aparece en la imagen, solo que le agregué el nivel al que pertenece la subsección y la sección.
Cómo ves entonces, cada dígito representa un nivel jerárquico.
Haz de cuenta que una oficina tiene el código 4218:
La imagen anterior muestra el código 4218, lo que significa que la estructura organizacional a la que pertenece se compone de cuatro niveles jerárquicos.
Punto clave #5. Ten cuidado con los grupos de reunión.
Tú sabes que una entidad (pública o privada) se compone de órganos decisorios, consultores y asesores.
Una empresa siempre tiene como órgano máximo una asamblea de accionistas o de socios.
También tienen juntas directivas, juntas de administración, asamblea de usuarios, entre otros.
Las entidades del estado de igual manera poseen estos órganos, tal vez dependiendo del sector en el que se desenvuelven tienen nombres diferentes según las funciones que desempeñan.
Además de estos órganos, también existen los comités.
Algo así:
Y ¿por qué no se codifican?
Porque cuando estás hablando de una estructura orgánico – funcional estos no son áreas o dependencias sino que son grupos de personas que se reúnen a debatir sobre algún tema en específico.
Los documentos más comunes que producen son actas y acuerdos, pero ambas series documentales pertenecen al área responsable de la asamblea, junta o comité.
Por ejemplo, las actas de junta directiva deberían estar cargadas a la gerencia en su Cuadro de Clasificación Documental.
Las actas de comité de gestión documental son responsabilidad del área de gestión documental.
Y así con los demás.
Punto clave #6. No confundas áreas o dependencias con cargos
Hay entidades que en su organigrama aparecen no áreas sino cargos y esto no está mal, ya que es un tipo de estructura organizacional.
Pero, para facilitar la aplicación del principio de procedencia, además de los procesos de gestión documental, entre una estructura por cargos y una estructura orgánico – funcional, esta última es bajo la cual se debería tomar la base.
Así que si tu empresa presenta cargos en su organigrama, pero se desprende de un área o dependencia, solo codifica el área más no el cargo.
Y en el caso que todo el organigrama esté por cargos, deberías analizarlo y convertirlo a áreas o dependencias.
Habrá cargos como el director comercial que si se puede transformar a área: Dirección Comercial.
Pero habrá cargos que son eso, cargos.
Tampoco caigas en el error de codificar cargos asesores, como el asesor contable, asesor jurídico, revisor fiscal. Son cargos y en muchas entidades no son ni cargos, sino profesionales contratados para una prestación de un servicio.
Te recomiendo revisar la anterior imagen, allí también está el ejemplo de este punto clave.
Observación: Una entidad no tiene que prescindir de uno o del otro, todo lo contrario, puede tener un organigrama de cargos y a la ves un organigrama por áreas o dependencias.
Cada uno cumple su función.
Punto clave #7. Solo trabaja con la estructura organizacional reconocida y aceptada.
Ya sea una estructura orgánico funcional, o por procesos, o por proyectos, etc., trabaja con la actual.
La actual se identifica porque está reconocida y aprobada por un acto administrativo como un decreto o resolución en las entidades públicas.
En las privadas puede ser por acuerdo de junta, o por acta, o por circular.
Lo que tu empresa utilice para fijar las decisiones.
Ten en cuenta…
Ya sea por procesos o por orgánico funcional, cuando estos sufren alguna modificación, lo mismo pasará con la codificación.
También ten en cuenta que en este artículo te estoy hablando es de la codificación de estructuras organizacionales y no específicamente para la organización documental.
No estoy diciendo si es mejor o peor trabajar la clasificación orgánica-funcional o funcional o por procesos.
No.
Tan solo me centré en la codificación de estructuras organizacionales.
Y ahora sí…
Dime que te ha parecido este artículo.
Comenta que otro aspecto clave debería tenerse en cuenta a la hora de la codificación de estructuras organizacionales.
Seguro a muchos otros archivistas le serviría de mucho leerte.
Recuerda por favor compartir este artículo por tus redes sociales o con quién consideres puede servirle de ayuda.
Buenos días Edin.
Como siempre tus aportes son de gran utilidad, en especial para quienes por esas cosas de la vida trabajamos en archivos y nuestra formación no fue en este campo.
Mil gracias.
Hola Lirian,
Me alegra que te sea de utilidad. Te agradezco por leer el blog.
Aprovecho y te invito a que te formes en archivística, es muy importante para que así fortalezcas tus competencias.
Un abrazo.
Hola Edwin estoy realizando el organigrama de mi empresa resulta que yo codifique con dígitos de tres las secciones por ejemplo gerencia 100 pero ahora el técnico me dice que no puede aplicarlo al software porque lo máximo que le recibe es de 3 dígitos la serie y esta quedaría así 100-1- 1 actas de reunión
Buen día:
Realmente es una información muy importante y decisiva en el apoyo que se evidencia desde Gestión Documental y de Archivo hacia la Dirección de la entidad en la cual laboramos, y efectivamente es clave trabajar en conjunto con el área de Calidad pues cuando esto sucede son muy visibles los beneficios mutuos.
Agradezco la información pues me ha sido útil confirmar que el manejo que le he dado indica que estoy siendo coherente con la distribución de las áreas, niveles jerárquicos y demás aspectos relacionados.
Esto también me ha dado una idea un poco más profunda acerca de cómo hacer que los códigos prevalezcan en el tiempo y se diferencien de los cambios que se presenten en el transcurrir del tiempo.
Muchas gracias
Hola Nubia,
Tienes mucha razón en cada una de tus palabras.
Gracias por leer el blog.
Un abrazo.
Hay una duda que surge y posiblemente la respuesta está implícita en los temas tocados, pero así como no se codifican los comités y asambleas tampoco se haría en el caso de las oficinas asesoras, pues en mi caso los documentos que éstas generan deben quedar en custodia de la Gerencia.
Quedo atenta.
Nubia, una cosa es un cargo asesor como un «asesor contable» y otra cosa es una oficina asesora como «asesoría jurídica». Es decir, si son áreas deben ir codificados, pero si son cargos, el deber ser es que la información que producen hacen parte del CCD del área al que reportan.
Un abrazo, espero ser claro.
dxcelente articulo .todos las decisiones que se tomen deben ser en conjunto con el asesor de la gestion documental. muchas empresas no tienenel conocimiento necesario, y avaladas por el comité de archivo. es supremamnete importantisimo la especialida que debe poseer el director, o administrador en temas de gerencia debido a que las buenas prácticas actualizadas nos conducen a mejorar la competitidad de las organizaciones el cual s su funcion.
Hola Alonso,
Sí, tienes razón, aquí esta la importancia de mejorar nuestro perfil profesional para que estemos en la capacidad de generar comunicaciones interdisciplinarias en nuestra empresa.
Gracias por tu comentario.
Un abrazo.
Hola Edin, muy instructivos estos 7 puntos claves para la codificación segun la estructura de nuestras Empresa , ademas de ser archivistica tambien trabajo en la parte de Calidad, Normalización y Metrología. Tengo la oportunidad de trabajar con el Director Central de mi empresa y esta muy sencibilizado con la parte archivística y en cada consejo de dirección hablamos y nos actualizamos del tema , pertenezco a la empresa de Telecomunicaciones de Cuba y somos una division con tres direcciones subordinadas Dirección de Proyecto, Civil e Instalaciones Tecnológicas y estamos trabajando de una manera integrada. Gracias por tus aportes y transmitir a todos nosotros tus conocimientos
Hola Madelin.
Por el contrario, mil gracias a ti por leer el blog.
Es muy importante que los artículos te sean útiles.
Un abrazo.
Buenas tardes
Me parece muy completo el proceso, mi pregunta es un empresa que es temporal de servicios y solo cuenta con las áreas muy fijas como afiliaciones, nomina,salud ocupacional.contabilidad,gerencia, archivo,retiro, lo formaría solo con esas o se puede incluir los clientes que hacen parte de la empresa.
Hola Diana,
Me dices que tu empresa presta servicios de empleados en misión o temporales en otras empresas. En ese caso los clientes no deberían estar en tu estructura organizacional, ya que en una estructura orgánico funcional los clientes no son áreas ni dependencias, ellos son eso: clientes, la información que tu entidad produce como producto de prestar los servicios a los clientes, hace parte de las diferentes series y subseries documentales que corresponden a tu empresa, pero recalco, los clientes de tú empresa no son un área o dependencia.
Si habláramos entonces que tu empresa tiene una estructura de procesos, entonces tus clientes aparecerían en el mapa de procesos pero no como un proceso sino como una de las partes interesadas que se benefician del producto saliente de la empresa.
Diana, espero ser claro.
Buenas tardes, por favor tengo una consulta, el organigrama de nuestra Institución tiene 2 niveles, pero tiene varias secciones, para ser exacta 19 secciones, en este caso como coloco la codificación, porque comienzo con 10, 20, 30, 40.. pero llegar al 90… como hago coloco 100, 200, 300 ????
Edin, cordial saludo, el artículo está interesante sobre la codificación de las estructuras orgánicas, pero tengo una inquietud sobre el primer dígito, donde la cartilla de clasificación documental y el libro de apuntes para la organización del archivo general del municipio del Archivo General de la Nación utiliza el mismo número para todas las secciones y subsecciones, pero en el ejemplo que has dado a conocer y que es muy ilustrativo,no , ¿es conveniente dejar el mismo dígito para identificar el fondo, o se cambia como tal por cada dependencia de primer nivel?.
Gracias.
Hola Ricardo,
¿Cómo estás?
Muy buena pregunta.
Sobre el tema de la codificación no hay una única forma.
Son maneras de desarrollarla.
Lo importante en la codificación es que se identifique la estructura y los niveles jerárquicos.
El AGN en la cartilla que justamente comparto lo links en el blog, determinan que el primer digito identifica la sección 1, el segundo dígito las otras secciones.
Pero (como archivista y administrador) considero que el primer dígito identifica las secciones de primer nivel, donde se enumeran todas, no solo la prinicipal como Alcalde o gerente, sino también las siguientes secciones. Luego el siguiente dígito identifica las primeras subsecciones (de segundo nivel), y así sucesivamente. Es como un centro de costos en la contabilidad.
Quiero serte claro, no soy la última palabra. Solo recomiendo aspectos claves a tener en cuenta. Por ello también sugiero leer las guías del AGN de Colombia, pero así como yo tengo una forma, seguro otros tendrán otras. Lo que sí considero es que mínimo la codificación debe reflejar los niveles jerárquicos de las secciones y subsecciones.
Ricardo, espero ser claro.
Mil gracias por tu comentario y por leer el blog.
Un abrazo.
Hola Edin buena tarde:
Hace tiempo vengo siguiendo los consejos que brinda esta pagina a todos los archivistas, siempre nos sorprende con excelentes artículos en diferentes campos, este de la codificación organizacional es uno de ellos, lo felicito y muchas gracias por estar ahí para nosotros.
Gracias por compartir , es muy didáctica la forma en como lo explicas y es valioso para lograr ser transmitido y comprendido por todos.
Gracias miles por compartir tus conocimientos y experiencias.
Bendiciones.
Hola Edin, muy provechosos para mi, los articulos, precisamente estaba codificando la estructura. Consulta. puede esta codificaciones ser parte de las series documentales que producen las areas en el cuadro de clasificacion.
gracias.-
hola Edin como esta,
Una pregunta cuando en la estructura funcional de mi empresa estan organizadas por jefaturas como lo deberia dodificar. Esta una jefatura administrativa pero esta el area de gestion de talento humano. Como lo deberia codificar?
Muchas gracias
Buenas tardes, queria consultar sobre quien es el responsable de aprobar la actualización de las tablas de retención documental en una empresa privada que es regulada por la superintendencia de economia solidaria, en el caso seria el comité de archivo o hay otro responsable?
EDIN la verdad muy bien explicado el tema de codificación, quiero implementarlo en donde laboro, que gran ayuda que la vida te recompense tus aportes, no se si me equivoco pero esta codificacion ayuda a respetar el orden original y de procedencia de los documentos ?
Hola Edin!
Hace mucho no te leía, y excelente publicación ha aclaro muchas dudas, y como leí en un comentario, muy útil para quienes ejercemos el cargo pero no tenemos la formación. y es difícil estudiar en Colombia el área, al menos en la zona norte…
Hola Edin, mil gracias, ha sido de gran utilidad, pues justamente estoy organizando la codificación.
Dios te bendiga.
Hola Odin.
Agradezco la información que nos compartes desde tus conocimientos y experiencia. Tengo un inquietud, sí una empresa trabaja por procesos y tiene asignados para cada uno un código alfabético por parte de Calidad ¿Cómo puedo integrar esa codificación y reflejar un nivel jerárquico?. No he podido encontrar información o ejemplos de estructuras orgonizacionales de mas de 3 niveles, la mayoría son de 3 niveles, de pronto me puedes compartir alguna fuente informativa sobre esto.
Muchas gracias.
Buenas noches, le eche un vistazo a su página y me parece muy interesante, gracias por sus aportes.
Es una herramienta de conocimiento valiosa para los que nos gusta y trabajamos en le campo de la archivística.
Gracias y quiero ser parte de este gran grupo
Hola Blanca,
Es un placer tenerte en Nosonpapeles.com, espero que pueda ayudarte con la información que Edin comparte desde el blog.
Un abrazo.
Gracias por la bienvenida y claro que estaré al pendiente de los temas que puedan trabajar aquí es bien enriquecedor
Saludo cordial
Muy buenos días Edin para mí este blog ha sido de gran ayuda me despejó muchas dudas que tenía y me está dando un poco de seguridad para implementar en el cargo que ahora empiezo, de gran responsabilidad y tenía aún poco de miedo, pero estoy segura que con tus recomendaciones voy a sacar adelante este nuevo empleo.
Muchas gracias y Dios te bendiga.
hola Edin
quiero decirte que este articulo ha sido de gran utilidad para mí, estoy codificando el organigrama de la compañía en la que laboro y logre despejar muchas dudas, ya que el organigrama esta por cargos mas que por áreas, muchas gracias por compartir tus conocimientos.
un abrazo.
Buenos días,
Revisando, el blog y viendo el ejemplo, en mi concepto son de 4 niveles y 3 niveles, porque hay 4 áreas que dependen del nivel 1 que es la Gerencia.
Muchas gracias, es muy explicativo todo el tema.
perdon la Dirección General
Buenas Tardes
Gracias por subir esta información me pareció muy practica y completa justo ahora me encuentro en el proceso de codificación de la estructura y será de mucha utilidad en el proceso.
Estaré atenta a su posteriores publicaciones.