A pesar que ya hace tiempo (por lo menos en Colombia) se habla del teletrabajo, solo es hasta ahora que a raíz del COVID-19 tomó mayor fuerza; creándose para el Archivista la necesidad de definir actividades archivísticas para hacer en teletrabajo.

Es muy claro que, según el nivel de tecnología implantada por las empresas para llevar a cabo sus procesos en sistemas de información, menor ha sido el trauma para que los colaboradores de las entidades (públicas o privadas) sí tengan como llevar a cabo sus funciones.

Seguro que las realidades para los Archivistas en sus empresas pueden ser muy distintas.

Están a los que el teletrabajo no impactó significativamente porque tienen varios procesos llevados a cabo a través del uso de tecnología digital.

Pero también están los que sí han sido muy afectados porque todo es muy manual, y requieren estar allá en el Archivo para poder llevar a cabo sus procesos.

¿Cuáles actividades archivísticas para el teletrabajo tú como archivista puedes desarrollar para tu entidad?

Te presentaré 9 actividades archivísticas para hacer en teletrabajo.

Pero antes, quiero que primero tengas presente cuales son las competencias que debes desarrollar para hacer efectivamente el teletrabajo.

Las he tomado del sitio web ciudadaniadigital.gov.co en donde presentan las competencias del teletrabajador y características de sus habilidades.

Competencia #1: Autorregulación:

Es importante que sepas regular tus propios pensamientos, ritmos y acciones para poder así alcanzar lo que te hayas propuesto.

Competencia #2: Orientación a resultados:

Consiste en que te definas una meta y que enfoques tus esfuerzos hacia ella con el fin de lograrla de la manera más eficiente y eficaz posible.

Competencia #3: Habilidades de comunicación:

Al no estar todos en un mismo lugar, sí que es muy necesario que seas capaz de transmitir la información a tu equipo y demás receptores de una manera que sea fácil de entender y que así se haga lo que esperabas.

Competencia #4: Destreza tecnológica:

Son las habilidades relacionadas con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación, en especial el uso de Internet y equipos de cómputo.

Listo.

Ya aclaradas.

Pasemos a las 9 actividades archivísticas para hacer en teletrabajo

(El orden no significa nada).

#1. Adecuar los planes de contingencia archivísticos a situaciones como estas, es decir, pandemias u otras situaciones que impidan el funcionamiento de la entidad en su normalidad.

Hasta antes de esta pandemia, no he visto el primer plan de contingencia archivístico que haya incluido como operar en caso de una pandemia.

Cuantas veces hemos realizado la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) para nuestra área de archivo o de gestión documental, ¿pero no incluimos una pandemia como una amenaza?

Claro, quien se lo iba a imaginar.

Esta matriz DOFA hace parte de un Diagnóstico Integral Archivístico y este a su vez es insumo para un plan de contingencia archivístico.

Y al no tener en cuenta la pandemia como amaneza, por ende, en el plan de contingencia archivístico dificilmente se pensaría que hacer en caso que suceda una como la que estamos viviendo.

Bueno, ahora sí ya tú sabes que es hora de incluir estrategias relacionadas con estos casos.

#2. Crear protocolos de bioseguridad para la continuidad de los servicios de gestión documental.

Ya es un documento más dentro los tantos que debemos construir para el desarrollo de los servicios de gestión documental.

Este es un documento que puedes ir trabajando para cuando se reactive la operación presencial en el área de gestión documental para los casos que sean necesarios.

Recuerda que los documentos físicos, tanto los internos como los externos, son manipulados por muchas personas.

Te comparto un video publicado por el Archivo General de la Nación de Colombia, el cual puede servirte de apoyo.

Da clic aquí para ver la video: medidas de cuidado y control documental.

#3. Crear la política de gestión documental.

Sí aún no la tienes, esta es la oportunidad.

O si ya la tienes, la podrías actualizar.

Dicha política de gestión documental ya debe incluir el compromiso de la entidad con relación a la gestión de la información según las nuevas condiciones que deberá implementar.

Y es que la política de gestión documental no es algo que debes tener por que aplica o no a tu entidad, una política sí o sí tu la deberías ya tener.

Porque define el marco de actuación de la gestión documental.

Sobre este tema te comparto un artículo que escribí en días pasados:

Da clic aquí para conocer el artículo que escribí sobre las políticas de gestión documental.

#4. Preparar un video tutorial sobre cómo administrar los documentos electrónicos de los PC’s y de los correos electrónicos en tiempos de contingencia.

El solo hecho de estar mucho más tiempo en un computador y que los colaboradores deban desarrollar sus funciones con este recurso como base, da como resultado la creación de un mayor volumen de documentos en medios electrónicos.

Por ejemplo, documentos en formato .doc, .xls, .ppt, .pdf, formatos de imagen, formatos de video, de audio, etc.

Entonces puedes crear un video tutorial (no solo un instructivo), en el cual expliques como administrar esos documentos electrónicos bien sea en sus propias unidades de almacenamiento, en la nube de la entidad, y además en el correo electrónico.

Claro está, en el caso de no tenerse un software especializado para esto, y aunque así también lo tuvieran, sería muy valioso como apoyo y guía para toda la entidad.

#5. Documentar el proceso y los procedimientos de gestión documental teniendo en cuenta los cambios futuros.

Quizás aún no tienes el proceso y los procedimientos de gestión documental ya documentados.

Entonces es una muy buena oportunidad ya que es una de las actividades archivísticas para hacer en teletrabajo que trascenderá más allá de la pandemia.

En el caso ya cuentes con esto, deberías revisarlos y actualizarlos teniendo en cuenta los posibles cambios en las formas de desarrollar la gestión documental que sufrirá tu entidad a raíz de este COVID-19.

#6. Crear contenido de valor que ayude a los productores de la información en su trabajo.

Definitivamente sí tiene que ser una de tus actividades archivísticas para hacer en teletrabajo.

Esta debe ser una de tus estrategias archivísticas para ganar acercamiento con los productores de la información.

Y que no te vean solo como la persona del «depósito de Archivo».

Sabes a que me refiero ¿verdad?

Bueno, sigamos, por ejemplo, crear contenidos (correos, infografías, guías cortas, videos, audios, etc.) en el cual tú le puedas compartir consejos o recomendaciones de gestión documental que les ayude a ellos a hacer mucho mejor su trabajo.

Pero al contenido al que me refiere no es el de «Qué es una serie documental».

#7. Revisar y potenciar los instrumentos Archívísticos.

Un paso fundamental e importante que puedes desarrollar como una de las actividades archivísticas para hacer en teletrabajo.

Y es que los instrumentos que ya tienes deberías revisarlos y potenciarlos teniendo en cuenta la realidad que tu entidad ya ha establecido y seguirá viviendo más allá de esta contingencia.

Esta es tu oportunidad para que tus instrumentos aporten ahora sí valor o para que sigan aportando mucho más valor del que aportan.

#8. Fortalecer la articulación con otras áreas.

Aprovecha esta situación a favor del área de gestión documental.

No permitas que se aísle de las demás.

Tienes sí o sí, que idear cómo puedes articularte con otras áreas que han estado acostumbradas a trabajar en oficina con muchos documentos en papel.

Normalmente estas oficinas son: Recursos humanos, contabilidad, y gestión de la calidad.

Es tu oportunidad, identifica que están haciendo y cómo.

Proponles sugerencias, recomendaciones, buenas prácticas para que para ellos no sea tan tormentoso convivir sin documentos en papel.

Además para que les des la confianza necesaria de que las prácticas que están realizando con los documentos, son seguras.

#9. Idear y presentar propuestas para ayudar a la empresa desde la gestión documental.

A ver.

Seamos sinceros y realistas.

Este tema del COVID-19 ha puesto a pensar y repensar la entidad a muchos líderes.

En especial sobre el uso de herramientas tecnológicas para la gestión de sus procesos, lo cual conllevará a que la información se produzca, controle, custodie, preserve y disponga electrónicamente.

Le ha demostrado a muchos que sí es posible apoyar muchas tareas con la tecnología de la información y la comunicación.

Aquí mi mejor consejo será:

Hazte notar en este sentido con propuestas, hazte aliado del área de sistemas, que tu jefe se sorprenda cuando le propongas recomendaciones, buenas prácticas, soluciones, estrategias y proyectos encaminados a gestionar la información por medios electrónicos.

Y no que seas tú el sorprendido al final cuando el área de TIC’s ha coordinado una estrategia de transformación digital de la empresa, y todas las áreas aparecen en ella, menos la tuya porque ellos pensaron que tu solo eras para el papel.

Así que no había espacio para ti y ya sabrás que consecuencias trae esto.

Descarga esta infografía sobre este artículo.

¿Son estas las únicas actividades archivísticas para hacer en teletrabajo?

Claramente no.

Son solo las que escogí para este artículo.

Lo que quisiera es que me cuentes que otras actividades archivísticas para hacer en teletrabajo ya estás realizando o consideras que se deben tener en cuenta por estos tiempos.

Anímate y escríbelos en los comentarios.

También te pido el favor que compartas este artículo con otros colegas que consideres puede serle de utilidad.