¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa.
Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos.
Por tanto, han acumulado en un depósito los documentos que han generado a través de 20 años de existencia.
Imagen tomada de Freepik.com
¡Es un gran reto para ti!
Por primera vez, estás a la cabeza de implementar organización documental en una empresa.
Ésta ha puesto en ti toda su confianza para que de una vez por todas puedan contar con un Archivo Institucional, en el que la información esté al alcance de todos los colaboradores en el momento que se requiere.
Quien va a ser tu jefe te cuenta que ellos se demoraron en tener una persona con tus conocimientos. Que el archivo (ellos lo llaman así, tu y yo sabemos que es un fondo acumulado) siempre ha sido considerado el patito feo de la empresa, nadie quiere prestarle atención ni dedicarle tiempo.
Tu jefe termina diciéndote, que se han cansando de que cada vez que necesitan un documento de dos años atrás o que está en ese «archivo», sea un dolor de cabeza encontrarlo.
Esta situación te pone a pensar sobre la gran responsabilidad que te espera.
Estás un poco nervioso debido a que nunca has tenido la oportunidad de estar en una empresa en la que no haya nada de organización documental y menos que tú seas esa persona que liderará el proceso.
Si te identificas con esta situación, mi objetivo con este post es orientarte y despejar las dudas que puedas tener para que lleves a cabo de forma apropiada y exitosa, la organización de los documentos en la empresa.
Por favor continua leyendo hasta el final.
Desde donde NO deberías iniciar la organización de los documentos en una empresa.
Puede ser que estés pensando que lo mejor es iniciar la organización de los documentos del depósito o lugar en donde la empresa los ha estado arrumando en todos estos años.
Te dices:
«¡Claro, es por ahí, es lo que ellos consultan y tienen más desorganizado!
¡Además, si lo organizo de primero, mi jefe se dará cuenta de mis capacidades y estarán felices conmigo!»
Y entonces decides empezar por el depósito que contiene los documentos arrumados.
Pero…
3 razones por las cuales NO deberías iniciar por la organización de los documentos que la empresa ha acumulado con el tiempo.
Razón #1. Si inicias por el depósito en donde están acumulados los documentos que la empresa ha generado en los años anteriores, te podrías encontrar con la dificultad de no conocer de antemano las funciones y las razones por las que la empresa produce ciertas tipologías documentales.
Esto hará que te detengas muy seguido a revisar y analizar tipologías documentales que no identifiques.
Razón #2. Como vas estar en el lugar que alberga los dolores de cabeza de muchos colaboradores de la empresa, ellos te van a ver como su solución, siempre van a estar pidiéndote que le busques documentos.
Imagen tomada de Freepik.com
Como ves, esto no es grave, pero sí impacta. No digo que no lo hagas, pero dependiendo de la cantidad de consultas, harás que tu trabajo se vaya estancando.
No sólo es que te pongan a buscar documentos. También te podrían estar consultando de manera constante cual es la mejor forma para ellos llevar a cabo distintas actividades con el archivo de su oficina, aprovechando que tú eres el nuevo experto archivístico que tiene la empresa.
Te repito, no estoy diciendo que no debas de ayudar, quiero que entiendas que todo esto puede distraerte de tus objetivos.
Quizás, si hubieras iniciado de otra manera, no tendrías que resolver tantas dudas a los demás colaboradores de la empresa.
Razón #3. Para mí esta es la más importante de todas.
Al decidirte primero por la organización de los documentos que la empresa ha acumulado en el transcurso de su existencia, estás ante una alta probabilidad de ingresar a un círculo vicioso de desorganización documental.
¿Como así?
¡Mira, es fácil!
Imagen tomada de Freepik.com
Si solo te concentras desde el inicio por ejemplo, en la organización de los documentos acumulados por la empresa, una vez ya termines con ellos, ten la plena seguridad que cuando te dirijas a las oficinas vas a encontrar un nuevo arrume de documentos sin criterios de organización.
¿Por qué crees que pasó esto?
Porque las personas de las oficinas continuaron haciendo las cosas como las venían haciendo desde antes de que tú llegaras.
Entonces, ahí está el resultado.
Tendrás que iniciar con la organización de este nuevo arrume de documentos. Y cuando termines de hacerlo, una vez más lo encontrarás porque se volverá algo de nunca acabar.
Te propongo la siguiente solución.
El mejor punto de partida por el que SÍ deberías iniciar la organización de los documentos.
Ya debes de tener claro las razones por las que te sugiero no empezar por la organización de los documentos que están en el depósito acumulados por la empresa con el paso de los años.
Espero que no inicies desde ahí.
Pero, ¿entonces por dónde deberías de iniciar?
El punto de partida correcto debe ser desde las oficinas.
Si, ¡como lo lees!
Desde los Archivos de Gestión.
Tu primera labor desde que te pusiste manos a la obra, debió ser el de adecuar las diferentes oficinas de la empresa con los criterios archivísticos para la organización de los documentos.
Piensa en la anterior razón #3, si las oficinas no tienen procedimientos claros y establecidos para la organización de los documentos, entonces su desorden ¿a dónde crees que lo van a llevar?
Ya sabemos a donde. ¿Verdad?
Ya que estamos en este punto, te presentaré una «mini guía» para establecer los criterios de organización de los documentos de las oficinas.
Mini Guía para la organización de los documentos en los Archivos de Gestión.
Solo toma una decisión antes de iniciar con la organización de los documentos de las oficinas:
- Con Tablas de Retención Documental
- Sin Tablas de Retención Documental
Así de simple.
Sin complicaciones.
Pero si tienes la oportunidad de tomar la decisión, mi consejo es que lo hagas mediante la Tabla de Retención Documental, porqué de una vez contarás con el instrumento y la vía libre para determinar la disposición final de los documentos que se empezarán a crear.
Si tu opción es ésta, te recomiendo mi artículo sobre: Como hacer una Tabla de Retención Documental y no morir en el intento. (Da clic en el enlace)
Pero si por algún motivo no puedes iniciar con la Tabla de Retención Documental, sigue estos pasos para establecer la organización de los documentos en las oficinas:
Paso 1: Elabora el Cuadro de Clasificación Documental para todas las oficinas que están en el organigrama.
A cada oficina, entrégale su correspondiente Cuadro de Clasificación Documental.
Paso 2: Establece en cada oficina el Sistema de Ordenación más adecuado según las agrupaciones documentales que producen.
Te sugiero que este paso quede reglamentado en un documento en el que se relacione dicho sistema, de acuerdo a cada agrupación.
Te invito a descargar la Cartilla de Ordenación Documental del Archivo General de la Nación de Colombia.
Paso 3: Implementa un Instrumento de Descripción de los documentos para que se facilite su ubicación rápida.
Mínimo establece el Inventario Documental para que la persona de la oficina lleve un control de los documentos que tiene bajo su poder y coordinación.
Además facilitará su localización.
Si no cuentas con el formato porque no lo conoces o nunca has utilizado uno, da clic en este enlace para que descargues el acuerdo 038 de 2002 que contiene el formato de Inventario Documental, establecido por el Archivo General de la Nación de Colombia.
Pásalo a Excel y modifícalo (agrégale más campos) de acuerdo a tus necesidades.
Paso 4: Elabora un instructivo con el cual definirás las pautas minínas y básicas que se deben de llevar a cabo en las oficinas para la organización de los documentos.
Este instructivo debería enfocarse en:
- Cómo identificar cuáles son los Documentos de Archivo y cuáles son Documentos de Apoyo.
- Cómo crear los identificadores o separadores de las Series y Subseries documentales.
- Cómo conformar las Unidades Documentales (carpetas con documentos de un mismo asunto)
- Cómo es la organización de los documentos con el Principio de Orden Original al interior de la carpeta
- Cómo hacer Depuración y Expurgo de las unidades documentales.
- Cómo realizar la Foliación.
- Cómo realizar la Ubicación Física de los Documentos en los Archivadores o las Unidades de Conservación.
- Cómo diligenciar el Inventario Documental.
- Cómo Transferir los Documentos que han terminado su trámite a otro Depósito de Archivo o al Archivo Central.
- Una sección que explique cómo implementar todo lo anterior a los documentos electrónicos.
Espero que esta mini guía te oriente sobre la organización de los documentos de los archivos de gestión (oficinas).
Ahora es tu turno…
¿Tienes un comentario que nos quieras compartir?
¿Has tenido alguna experiencia o anécdota que nos quieras contar relacionado con el tema de este artículo?
Como siempre, te pido el favor de compartir este artículo con las personas que consideres les puede ser de alguna ayuda u orientación en su trabajo.
Buenas tardes. En el paso 3, donde sugieres consultar el Acuerdo 038 de 2002, bajar el formulario a excel y modificarlo de acuerdo a mis necesidades, tengo una duda…
Alguna vez en una capacitación con personal del AGN, en Medellín, y abordando este Acuerdo ellos mencionaron que se debía diligenciar tal cual como está reglamentado y que no se le debería modificar nada, que ellos eran los únicos autorizados a hacerle alguna modificación a dicho Formato.
Por lo que te comento, no se que tan prudente, permitido u autorizado esté modificar este formato que de hecho quedó reglamentado en dicho Acuerdo, tal cual?
Agradezco tu amable atención.
PD. Super importante los temas publicados. Me encantan!!!
Hola Nélida,
Cuando hablo de modificarlo me refiero a agregarle más no quitarle, es decir, por ejemplo agregar un campo en el que se pueda relacionar la oficina productora (cuando hablamos de un inventario natural por ejemplo, en el que todo esta revuelto), o la ubicación en la que se encuentra el documento.
Por que en sí el formato del acuerdo no tiene mayores elementos para eliminar, considero que lo que tiene es lo mínimo que debe de tener un inventario, pero si es posible agregarle algunos campos que complementen la información que se requiere.
Pero gracias a tu comentario, haré la aclaración, sobre que modificarlo, me refiero a agregar más no quitar. Sobre todo para entidades públicas.
Por que la Gestión Documental no es una única manera o forma ya establecida de actuar, es un conjunto de actividades que permiten facilitar el tratamiento de los documentos, por ende el archivista o gestor documental desarrolla de la manera más eficientes y eficaz estas actividades.
Ya El AGN ha aportado de forma muy importante al desarrollo del país en este campo y gracias a sus reglamentaciones es que hoy por hoy contamos con elementos tan importantes para nuestro quehacer.
Pero no debemos estar amarrados a unos campos, si consideramos que podemos mejorar o requerimos de más información para hacer un excelente instrumento de acuerdo a la necesidad de mi empresa, insisto, puedo modificar (agregar).
Gracias por tu observación y tus comentarios, son de enorme valor para los lectores del blog.
De nuevo, muchas gracias por estar en el blog.
Muchas gracias Edin por tu aclaración. Si se pueden agregar casillas. Feliz día
Con gusto Nélida.
Gracias a ti por participar en el blog.
Hola, soy aprendiz del Tecnólogo en Gestión Documental y al momento la entidad no cuenta con un sistema de organización documental establecido, además de ello no tienen establecidas las TRD ni tampoco un comité de archivo en el cual me pueda apoyar para comenzar con un optimo proceso. Podrías por favor aconsejándome en que debería hacer.
Muchas Gracias.
Hola Edin,
Me encantó tu artículo porque justo estoy por iniciar el proceso de organización documental de la oficina donde trabajo. Cómo bien lo expones, los jefes te dicen que nunca habían tenido a alguien con conocimientos archivísticos y confian en que serás la solución al regazo documental de 20 años!!!
Es todo un reto!
Estoy emocionada y nerviosa!
Hola Mónica, gracias por tus palabras…
Excelente el reto que tienes… sé que lo vas a lograr con honores… recuerda… si le aportas valor a la empresa, ellos verán con más importancia lo que haces además que te darán todo el apoyo que requieras… por último ten presente que implementar Gestión Documental no es tan sólo organizar los documentos.
Te deseo sólo éxitos en esta nueva oportunidad.
Muchas gracias por leer el blog.
hola edin
pues mira que yo también estoy super contenta por que en la empresa donde me encuentro laborando tampoco no conocen nada de archivo y pues me encanto y si me va a servir de mucha tu ayuda
hola edin, muy buena esa mini guía, pues en mi empresa estoy viviendo el caso similar que comentaste, la entidad no tiene conocimiento sobre ningún proceso archivístico, y tienen un fondo acumulado bastante considerable. tomare el instructivo de tu mini guía, pero tengo un problema o mas bien una duda que me gustaría que aclarara.
a la hora de organizar la documentación del archivo de gestión, tengo que hacer el cuadro de clasificación documental, y eso se hace codificando las dependencias, hasta ahí todo bien, pero……. al momento de codificar las series y subseries es donde esta el problema, pues la empresa tiene la dependencia de sistema de gestión de calidad y esta, codifico la documentación, entonces al momento de yo hacer el ccd mi codificación va cambiar, y si la mía cambia por supuesta que la codificación ya establecida va tener cambios, ¿que me aconsejaría hacer en este caso ?
Hola Duban,
¿Cómo va todo?
Recuerda que una cosa es la codificación de formatos que hace el área de Calidad y otra cosa es la codificación de las agrupaciones documentales como son las series y subseries documentales (en estas están contenidos los documentos que el área de calidad tiene previamente codificados como formato), entonces no hay problema con ambas codificaciones, puesto que como te dije, el área de calidad lo que codifica son formatos más no las agrupaciones documentales que se forman con dichos formatos diligenciados (documentos).
Te finalizo con que haz tú el Cuadro de Clasificación Documental normal, ya te darás cuenta que uno no entorpece el otro, lo importante es que debes de tener presente que las series y subseries documentales no se forman consultando por documentos sueltos que se producen sino identificando unidades documentales formadas de funciones, trámites o asuntos.
Te agradezco por participar en mi blog.
Un abrazo.
hola Edin,
tengo una duda, la Tabla de Valoración Documental en que momento se debe elaborar, tengo entendido que es para fondos acumulados, pero si la entidad ya tiene TVD es por que ya hay criterios de organización de la entidad.
perdón , si la entidad ya tiene TRD es por que ya hay criterios de organización, entonces te pido por favor me guíes al respecto.
Hola edin soy laura tengo 20 años soy tecnico en organizacion de archivo estoy en una empresa grande en la cual no hay conocimiento con los procedimientos archivistico, quiero hacer un proyecto y creeme que tengo miedo no e encontrado a alguien que me aporte ideas hasta hoy que lei tu blog espero puedas ayudarme te dejare mi correo muchisimas gracias caicedolaura7@gmail.com
Muy agradecida con la información que nos comparte en mi caso laboro en una Institución Publica, lamentablemente a la fecha no he logrado realizar un cuadro de clasificación ,ni Retención Documental, ya que lamentablemente la empresa no esta bien definida o mejor dicho estructurada Para mi ha sido bien complicado. Sobre todo porque nadie le ve la importancia al tema de Archivos.Solo cuando es importante un documento o alguna Auditoria.De verdad me siento triste al ver los proceso a seguir y me siento fuera de lo Profesional,a parte de nunca he tenido la experiencia de crear este tipo de Herramienta muy importante en la labor Archivista y mi temor es saber si quedara bien ,lo aprobaran en fin.
Edin, gracias. Tu amplio conocimiento me ayuda bastante.
Tienes un excelente contenido.
una pregunta que tengo ¿ que precauciones debe tener un archivista cuando llega a un archivo central?
Hola, soy aprendiz del Tecnólogo en Gestión Documental y al momento la entidad no cuenta con un sistema de organización documental establecido, además de ello no tienen establecidas las TRD ni tampoco un comité de archivo en el cual me pueda apoyar para comenzar con un optimo proceso. Podrías por favor aconsejándome en que debería hacer.
Muchas Gracias.