Sé que has escuchado de una persona que es «el todero de la empresa», ese alguien al que lo ponen a hacer de todo lo que resulte.

Esta situación no es ajena a los responsables de los archivos.

Es más, es muy común que ellos siempre sean los elegidos.

Es algo asi:

Secretaria: «¡Buenos días Luis Alonso!,  el jefe lo necesita».

Auxiliar de archivo: «¡Listo!, ya iré a su oficina, gracias».

Jefe: «¡Hola Luis Alonso, que gusto verlo!, siéntese por favor».

Auxiliar de Archivo: «¡Buenos días jefe, gracias!, cuénteme como puedo ayudarlo».

Jefe: «¡Gracias, claro que sí!. Necesito que desde el día de mañana también te encargues de la recepción de las llamadas».

Auxiliar de archivo: «¿cómo así? ¿y el archivo?»

Jefe: «Harás las dos cosas al tiempo. Lo que pasa es que a Teresita (la secretaria) no le está alcanzando el tiempo para contestar el teléfono, entonces necesitamos que te responsabilices de contestar las llamadas».

¿Te es familiar esta historia?

Así por el estilo hay muchos casos, solo cambia la función, por ejemplo:

• Hacer el aseo a las oficinas.
• Realizar certificados que son responsabilidad de otras áreas.
• Hacer de mensajero.
• Botar la basura.
• Estar pendiente de la cafetería.
• Guardar los implementos de aseo.

Ambos conocemos una palabra del común que se ajusta perfecto a este ejemplo:

El famoso «todero de la empresa».

Si tú estás pasando por esta situación, déjame adivinar… seguro para ti la culpa es del archivo porque la empresa no le da importancia y ello te crea un poco de desilusión.

Posibles causas por las que eres «el todero de la empresa»

Causa 1. 

La empresa es pequeña y cuenta con poco personal administrativo.

Aquí la situación ya no es un tema de «te tocó a ti», sino de capacidad administrativa de la empresa en donde se requiere que todos hagan más de una función.

Considero que esta causa es comprensible.

Si todos ponen de su parte para que el barco salga a flote, ¿por qué tú no lo puedes hacer?

El problema sería que cuando la empresa haya crecido y cada empleado se responsabilice de su función específica, tú seas el único que continúe siendo «el todero de la empresa».

Es decir, todos cambiaron menos tú.

Causa 2. 

El jefe piensa que tu cargo es el de los menos importantes en la empresa en vista que no genera valor a los procesos, ni impacta en los ingresos.

Los jefes de las empresas no siempre conocen los beneficios y las ventajas de todos los procesos administrativos.

La Gestión Documental no es la excepción.

Eres tú quien se lo tiene que demostrar.

Causa 3.

El concepto que hay sobre tu cargo, es que lo único que haces es archivar documentos y a veces prestarlos cuando alguien los necesita.

«Hay que ponerlo hacer algo más para que trabaje bastante como los demás», puede pensar tu jefe u otro empleado le hace el comentario.

Causa 4.

Tu jefe piensa que no es importante lo que puedas proponerle a la empresa para implementar Gestión Documental.

Tienes muchas ideas en mente para llevar a cabo en la empresa, se la comentas a tu jefe pero no pasa nada.

«Sí, interesante, pero luego la discutimos»

¡Uff, que bajonazo!

Entonces, decides dedicarte solamente al día a día en la empresa y no perder el tiempo con más propuestas.

¿Qué puedes hacer para que no sigan viendo al responsable del archivo como «el todero de la empresa»?

No hay una fórmula única, ni  unas palabras mágicas para que esto cambie de un momento para otro.

Si esto es lo que pensabas, bájate de esa nube de una vez.

El hecho de que vean al responsable del archivo como «el todero de la empresa»,  ha creado un estigma cultivado por varios años al interior de la empresa.

Cambiarlo requiere de un gran esfuerzo y muchas veces los resultados son lentos.

Hay que tener paciencia, pero si eres persistente y constante, seguro lograrás que la empresa vea con otros ojos lo que hace el responsable del archivo.

Bájate otra vez de la nube si piensas que solo es cuestión de seguir haciendo las mismas funciones y que con el paso de los años todo cambiará

Te presento 5 consejos para que la empresa deje de ver al responsable del archivo como «el todero de la empresa».

Como ante sala a presentarte mis consejos, te recomiendo que te apliques una herramienta administrativa, la DOFA.

Con ella, tendrás presente tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. A partir de esta información, analizarás de manera más detallada los consejos que te presento.

1. No limites tus capacidades

¡Confía más en ti!

Que el miedo no supere tus sueños de desarrollo profesional.

Elimina de tu mente la famosa frasesita: «¿y si no soy capaz?, ¿y si todo sale mal?»

No hay nada peor que no hacer las cosas por simple miedo o pena.

La fortaleza que te impulsará a lograr lo que quieres con tu cargo son tus metas y aspiraciones, piensa en que lo peor que puede pasar es aprender, ¡imagínate!, aprender, ¿qué hay de malo en aprender?

Saca todo el conocimiento y las ideas que tienes en tu mente para mejorar el archivo y  potenciar la Gestión Documental en la empresa.

Pero no te limites solo a hacer lo mismo porque simplemente te da miedo no lograrlo y salir con nada.

Confía en tus conocimientos, sé persistente y constante, llegará la oportunidad y cuando esto suceda, no lo dudes, confía en ti y ¡sácala del estadio!

2. Estira tú zona de confort

Seguro ya has escuchado bastante: ¡Sal de tu zona de confort!

Pero si quieres resultados distintos, debes dejar de hacer siempre lo mismo.

Me dirás que es muy fácil decirlo, pero hacerlo es otra cosa.

Puede que tengas razón, pero es tu decisión.

Si mucha gente lo ha conseguido, ¿quién impide que lo logres?: pues, ¡Tú mismo!

Esta es una causa por la cual nunca crecerás en la empresa y por tal motivo, tus superiores no encontrarán en lo que haces algo que aporte valor a la empresa. Ya sabes cual es el resultado, ocuparte en hacer todo lo que resulte.

Te invito a ver un vídeo en Internet que explica de una manera brillante el concepto de la zona de confort.

Si ya lo has visto, ahora tendrá más sentido para ti el volverlo a observar.

3. Involúcrate en el crecimiento de la empresa

¡No te vuelvas una isla!

Es común ver responsables de archivos que piensan que lo que hacen no tiene relación con lo que actualmente esta haciendo la empresa para crecer.

¡Gran error!, cuando la empresa se encuentra en crecimiento, llevando a cabo decisiones estratégicas como la adquisición de un software, la puesta en marcha de un nuevo producto, la alianza con nuevo proveedor, etc. Es tu gran oportunidad para que demuestres tus capacidades y des a entender que tu labor no solo es archivar y guardar documentos.

Analiza bien como puede intervenir la Gestión Documental en las nuevas operaciones de la empresa; como por ejemplo:

• Los requisitos que debe de cumplir el software para garantinzar las condiciones archivísticas con el paso del tiempo.
• Presenta documentos que estén en el archivo sobre alguna decisión que este tomando la empresa, así tendrán una base para la decisión final.
• Presenta proyectos archivísticos que se puedan encaminar hacia los objetivos que está buscando la empresa, como por ejemplo la reducción del uso del papel, el uso de firmas electrónicas, etc.

En fin… piensa, analiza y propone.

4. Potencia tu perfil profesional

Tú eres quien le da relevancia al cargo.

Cuida tu imagen personal, el hecho que seas auxiliar o que trabajes en una empresa pequeña, no significa que no debas de cuidar tu presencia.

No te estoy diciendo que vayas de corbata o chaleco (en caso que no sea necesario), pero tu forma de vestir habla por tí.

Guy Kawasaki, autor del libro «El Arte de Cautivar», dice que para dar una buena impresión se debe de tener en cuenta cuatro elementos:

• La sonrisa
• La vestimenta
• El saludo
• Y las palabras que se dicen.

Pon mucha ateción a esta última, al igual que tu ropa, lo que dices y como lo dices, descubre tu personalidad.

Para que te tomen en serio, potencia tu imagen profesional.

5. Invierte en tu conocimiento

Aprende, aprende y practica.

Recuerda, el problema no es el área de archivo.

El hecho que te ven como «el todero de la empresa» está más ligado por lo que tú estás dejando de hacer en este momento.

Esto impide que la empresa no perciba el valor que podría aportar un archivo.

Si tu excusa es la falta de tiempo, déjame decirte que querer es poder.

No quieres seguir siendo «el todero de la empresa», entonces actúa y organiza tu agenda, exprime al máximo las horas del día.

El Internet es una gran herramienta que siempre está disponible, las 24 horas de los 7 días de la semana.

Busca la forma de aplicar en la empresa lo que aprendes, tienes una gran oportunidad de experimentar la teoría.

Te doy un consejo más…

No solo presenta tus ideas.

A los empresarios no los convences de esa manera.

Presenta un documento por escrito, en el que relaciones los beneficios para la empresa, los recursos que se necesitan y muestra los resultados que la empresa obtendrá con cifras y gráficos.

En otras palabras, llamarás de verdad la atención de tu jefe si le muestras un proyecto aterrizado.

En muchas ocasiones, la falta de aportes del archivo que generen valor a la compañía, son la causa de que tú seas «el todero de la empresa.»

Y el responsable para que el archivo le entregue valor a la empresa, eres tú.

¿Que opinas?

Deja tu comentario por favor, muchos quisiéramos conocer otra razón por la cual el responsable del archivo lo podrían considerar como «el todero de la empresa».

Tus comentarios nos ayudarán a reflexionar.

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