Llevas ya tiempo trabajando en el área de archivo o el área de Gestión Documental de la empresa.

Cuando iniciaste lo hiciste con grandes expectativas en cuanto al cargo y el área.

Pero poco a poco este entusiasmo se ha ido desinflando al notar que la empresa no le presta la importancia que se merece a lo que haces.

Imagen tomada de Freepik.com

Has notado que la percepción que existe sobre el área de archivo es que simplemente es un lugar donde se guardan los documentos viejos.

Para ser directo, inicias a pensar que estás en un área que no crecerá en importancia para la empresa.

Déjame decirte que algún día llegué a pensar igual.

Hoy luego de varios años he identificado lo que para mí son 4 causas que dañan o maltratan la imagen del área de archivo en una empresa.

Si alguna de estas te es familiar, no te puedo asegurar que con no seguir cayendo en ella todo cambie.

Pero te aseguro que darás un paso muy grande hacia el (cambio).

Conoce las 4 causas que restan importancia al área de archivo en una empresa.

Número 1. Solo te dedicas a archivar y prestar documentos

Ten cuidado, no estoy diciendo que no debas seguir archivando y prestando documentos.

Es una actividad demasiado importante para la empresa.

¡Cómo no! pues si la información no se archiva correctamente, ¿luego como la podrán consultar?

Entonces el problema no está en la función.

El verdadero problema está en solo dedicarte a llevar a cabo esta actividad.

En este momento podrías estar diciendo: ¿pero si para eso me contrataron?

Puede que sea así, pero ten presente que la mayoría de las veces los empresarios piensan que eso es lo único que se hace en un área de archivo:

Archivar y prestar documentos.

Eres tú quien debe dar a conocer el potencial de buenas prácticas que se pueden llevar a cabo en un área de archivo.

Con seguridad, si le aportas valor a la empresa, te verán (o al área de archivo) con otros ojos.

Número 2. Las herramientas que haces no dan un golpe de opinión

¿Un golpe de opinión?

Sí.

He visto archivistas o gestores documentales quejarse de que la empresa no le da importancia a los instrumentos que se elaboran desde el área de archivo.

Para mí en la mayoría de los casos esta situación se presenta por la siguiente razón:

Como han quedado elaborados los instrumentos no generan admiración (si se le puede decir así) en las demás áreas de la empresa, se ven fáciles de hacer, simples, tanto así que al final los demás terminan pensando: «eso lo hace cualquiera».

Para ser más claro en lo que te quiero decir, colocaré un ejemplo:

Estás elaborando el Cuadro de Clasificación Documental para la empresa.

Entonces inicias por el área contable y llegas con un formato a consultar que documentos producen.

Obtienes la siguiente información sobre los documentos que generan:

– Declaraciones de retefuente

– Normas Contables

– Recibos de Caja

Entonces defines que el Cuadro de clasificación documental para dicha área contable es el siguiente:

Serie: Declaraciones, Subserie: Declaraciones de retefuente.

Serie: Normas, Subserie: Normas contables.

Serie: Recibos, Subserie: Recibos de caja.

Si tienes buen conocimiento sobre como elaborar un cuadro de Clasificación Documental, sabrás que el ejemplo anterior esta erróneo.

Pero es en serio, he visto varios cuadros de clasificación de este estilo.

¿Ves alguna dificultad en denominar las series y subseries documentales como esta en el ejemplo?

¿Consideras que si le presentas de esta manera el cuadro de clasificación al área contable concluirán que se requiere un alto nivel archivístico para elaborarlo?

Con todo respeto, en el ejemplo anterior no se denota que se necesitó un proceso de análisis para elaborarlo.

Al contrario, lo que si puede dar a entender a la empresa es que son herramientas fáciles de hacer.

Mi consejo es que te prepares bien, te actualices, te asesores  para hacer los instrumentos correctamente.

Número 3. No fomentas una cultura de Gestión Documental en la empresa

¿A que me refiero con una cultura de Gestión Documental?.

Que todos los que hacen parte de la empresa comprendan y apliquen las prácticas archivísticas que has definido.

Que sean ellos los que difundan ante los demás el llevar a cabo las buenas prácticas archivísticas sin que se lo solicites.

En conclusión, que no tengas que estar encima de la gente para que hagan las cosas como debe de ser.

Crear cultura de gestión Documental no se logra solo capacitando cada tres meses a los empleados.

Tampoco lo lograrás entregando manuales a cada una de las oficinas.

Para fomentar una cultura de gestión Documental necesitas ser constante, paciente, persistente, coherente entre lo que dices y haces, claro en las conversaciones que mantienes con los demás sobre tu área y sobre todo asertivo ante los obstáculos que otros empleados puedan generar.

Un punto clave para crear cultura de Gestión Documental está en hacer ver las bondades y beneficios que este proceso trae para la gestión organizacional.

Número 4. Aislar el área de archivo del crecimiento de la empresa

Resulta que la empresa esta en un proceso de adquisición de un software (no importa para cual área).

Se han estado reuniendo los últimos dos meses para concluir esta compra.

Han invitado a diferentes empleados para que aporten su conocimiento al proceso de adquisición.

¿No consideras que deberías ser parte de esta reunión?

¿No crees que deberían de llamarte para que des tu punto de vista sobre la compra?

Si consideras que no porque piensas que nada tiene que ver el área de archivo o gestión documental con este tema, déjame decirte que haces parte de esta causa que impide el crecimiento de la imagen del área de archivo.

Reflexiona, si los documentos no son papeles, sino información que se encuentra registrada en cualquier soporte.

¿Entonces la adquisción de un nuevo software no tendrá incidencia con la gestión documental de la empresa?

Por supuesto.

Ellos deberían escucharte porque quien más que tú para dar a conocer los requisitos que dicho software debería cumplir en cuanto a la producción de la información, su organización y por último su preservación con el paso del tiempo.

Seguro, tú deberías estar presente en esas reuniones.

Si ellos reciben tus aportes, indirectamente (o de forma directa) empezará a elevarse la importancia que la empresa le da al área de archivo o Gestión Documental.

Estas cuatro causas las he identificado con el paso de los años, para mi son algunas de las que más inciden en el daño a la imagen del área de archivo por parte de la empresa.

Claro que hay más causas.

Me gustaría saber si conoces alguna que impida que el área de archivo sea visto con mayor relevancia por parte de la empresa.

Déjame tu comentario.