¿Tabla de Retención Documental?, te pregunta tu jefe después de llegar de una capacitación empresarial.
«Estuve en una capacitación, donde me recomendaron implementar la Tabla de Retención Documental para mejorar y controlar la información que producimos como empresa.
¿Sabes hacerla?, ¿me puedes hablar más de ella?, ¿qué necesitas para empezar con este proceso?»
Todo esto te lo dice tu jefe con cara de que es importante para la empresa que implementes dicho instrumento.
Te quedas pensando… ¿ahora que le digo? si nunca he realizado una Tabla de Retención Documental.
Piensas que como él te contrató por tu perfil y conocimiento en el campo de los Archivos y la Gestión Documental, no espera menos de ti.
Respiras profundo y le dices…
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«¡Manos a la obra jefe con la Tabla de Retención Documental!»
Para una situación como la anterior, preparé este artículo para ayudarte.
Pero antes es importante que conozcas cinco datos sobre la Tabla de Retención Documental.
5 datos sobre la Tabla de Retención Documental que tienes que conocer.
Dato #1.
La Tabla de Retención Documental, es un Instrumento Archivístico que presenta los tiempos de retención de los documentos en los distintos archivos de la empresa.
Dato #2.
Los documentos que se relacionan en la Tabla de Retención Documental se agrupan en series y subseries documentales.
Dato #3.
La Tabla de Retención Documental se aplica desde los documentos producidos en las distintas oficinas de la empresa y rige a partir de la estructura organizacional vigente.
Dato #4.
Para las entidades del Estado, el Archivo General de la Nación de Colombia estableció un formato de presentación al igual que un Minimanual de Elaboración.
Las entidades privadas se pueden acoger a dicho formato o elaborar el propio.
Las entidades del estado le pueden agregar mas no quitar campos al formato establecido por el Archivo General de la Nación.
Dato #5.
La Tabla de Retención Documental debe incluir también documentos en diferentes soportes como los electrónicos, entre otros.
Es decir, no solo es para los documentos en soporte papel.
Paso a paso para hacer la Tabla de Retención Documental.
Como te mencioné antes, el Archivo General de la Nación (en este caso de Colombia) cuenta con un Minimanual para que las entidades públicas elaboren su Tabla de Retención Documental.
(Puedes descargar el Minimanual elaborado por el Archivo General de La Nación de Colombia aquí)
Los pasos que te presentaré a continuación guardan alguna relación con dicho minimanual.
Pero no son exactamente los mismos.
Una última cosa, cada paso lo debes de evidenciar documentando los resultados que obtienes.
¡Bueno, iniciemos!…
Paso #1. Conoce la empresa de adentro hacia afuera.
Esto es lo primero que te recomiendo.
Inicia con un diagnóstico de la empresa que te permita conocer el estado actual en puntos como:
- Administrativamente como esta organizada la empresa.
- Cuantos años de creación tiene.
- Cual es su actividad comercial
- Su historia institucional
- Identifica el estado actual Archivístico, es decir, que prácticas llevan a cabo en cuanto a la organización, eliminación, conservación y custodia de los documentos tanto en las oficinas como en los depósitos donde están los archivos.
Continua con una investigación del entorno en el que se desenvuelve la empresa a la que realizarás la Tabla de Retención Documental.
Básicamente debes de compilar información como:
- El sector económico al que pertenece, te servirá para guiarte hacia la normatividad que regula a la empresa.
- Mapa jurídico, el fin es detallar cuales son las normas que la empresa debe cumplir o que tienen relación estrecha con su actividad comercial.
Evidencias al final de este primer paso:
- Diagnóstico Administrativo y Archivístico
- Historia Institucional
- Mapa o Marco Jurídico de la empresa
Paso #2 Conforma y reúne el Comité de Archivo
Si ya cuentas con uno, solo ten en cuenta la segunda parte de este paso.
Es importante que conformes un equipo asesor dentro de la empresa que aporte a la construcción de la Tabla de Retención Documental.
Este comité debería estar conformado por personas con cargos estratégicos:
- El Gerente, quien agilizará la toma de decisiones.
- El Jefe Administrativo, conocedor de los procesos de apoyo de la empresa.
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- El Abogado, quien dará aportes jurídicos a los resultados que se van obteniendo.
- El Ingeniero de Sistemas, su punto de vista sobre documentos electrónicos será valioso.
- El responsable del Sistema de Calidad, tomará decisiones con base en lo que ya está establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
- Obviamente, el responsable del Archivo o de Gestión Documental.
- Los otros que consideres pueden ser de suma importancia para el Comité.
Una vez hayas conformado el Comité de Archivo, preséntales de que trata el proyecto de la Tabla de Retención Documental.
Después, dales a conocer los resultados obtenidos en el primer paso. Es muy importante que ellos comprendan el porqué la empresa debe contar con la Tabla de Retención Documental.
Por último, muestra lo que va a hacer tu plan de trabajo y el cronograma de ejecución.
Este Comité lo debes de reunir cada vez que es necesario aprobar resultados o tomar decisiones sobre el proceso.
Evidencias de este paso:
- Comité de Archivo conformado
- Actas del Comité de Archivo de cada una de las reuniones sobre la Tabla de Retención Documental.
- Plan de Trabajo aprobado.
Paso #3 Investiga la producción documental actual de la empresa.
Te daré un consejo y espero que no lo eches al saco roto.
Presta demasiada importancia a la investigación de la producción de los documentos de la empresa.
Un inadecuado estudio de los documentos que produce la entidad, son el factor más común para que una Tabla de Retención Documental sea inoperable y no cumpla con su objetivo.
En este paso, tu labor debe ser indagar y documentar en cada una de las oficinas los documentos que producen en razón de las funciones que ejecutan.
Para realizar esta consulta puedes usar como base el formato de encuestas de estudio de Unidad Documental que se presenta en el anexo 9 del MiniManual de Tabla de Retención Documental que te he mencionado antes.
En el MiniManual encontrarás dos tipos de encuestas:
- La primera, es a la oficina productora.
- La segunda, a cada una de las unidades documentales que se generan en la oficina productora.
Reglas de oro al investigar los documentos que se producen en las oficinas.
#1. Cuando hagas la encuesta no preguntes por los tipos documentales que generan, mejor consulta por las unidades documentales. Al hacerlo así facilitarás la construcción de las agrupaciones documentales.
#2. No te enfoques solo en investigar los documentos físicos, ten en cuenta que también se producen unidades documentales electrónicas.
#3. Como estás consultando por unidades documentales, que no se te olvide entonces, preguntar siempre por cuales son los documentos que las conforman.
#4. Las unidades documentales deben estar nombradas de tal forma que permita comprender que tipo de información es.
Te doy varios ejemplos de nombres de unidades documentales incorrectos:
- Documentos varios: no está claro el asunto al que se refiere.
- Contabilidad: las áreas contables pueden generar muchos tipos documentales. Por eso, este nombre es ambigüo.
- Visitas a clientes: ¿y qué documentos nacen de generar esa visita al cliente?
La forma correcta sería:
- En vez de llamarse contabilidad, los nombres podrían ser: informes financieros, comprobantes de egresos, comprobantes de pago, etc.
- Para el ejemplo de visitas al cliente, deberías de identificar qué documentos nacen de dicha visita. Ejemplo: Actas de visitas a clientes, informe de visitas a clientes o registro de solicitudes de visitas a clientes.
Con esta regla te quiero dar a entender lo cuidado que debes ser con el nombre que le han asignado a las unidades documentales y como tú debes de consignarlo en la encuesta.
¡Cuidado con los nombres que le asigna el entrevistado a las unidades documentales!
Evidencias de este paso:
- Encuestas de la producción documental.
Paso #4 Elabora el Cuadro de Clasificación Documental.
La base para este paso, es la información del paso 1 y paso 3.
Llegó la hora de elaborar el primer Instrumento Archivístico: El Cuadro de Clasificación Documental.
Este instrumento es la base fundamental que da la estructura de la Tabla de Retención Documental.
¿Cómo elaborar el Cuadro de Clasificación Documental?
Te mencionaré una forma básica para elaborarlo.
- A partir de la estructura organizacional (paso 1) y las unidades documentales identificadas (Paso 3), debes empezar a clasificar la información definiendo las series y subseries documentales acompañados con su correspondiente tipología. Te puede interesar este artículo sobre como denominar las Series Documentales.
- Toma las encuestas de cada una de las oficinas y determina que series y subseries genera cada una. Hazlo por separado.
- Cuando tengas identificadas las series, subseries y tipología documental, ubícalas en el formato del Cuadro de Clasificación Documental General, en donde solo consignarás todas las series y subseries respetando el orden alfabético de las series y el mismo orden alfabético en las subseries de cada serie.
- Asigna una codificación a las oficinas que se muestran en el organigrama de la empresa, puede ser numérica, alfabética o alfanumérica. Si me preguntas, yo siempre prefiero solo utilizar números.
- Luego continúa elaborando el Cuadro de Clasificación Documental por oficinas; es decir en el que se muestre para cada oficina las series, subseries y tipologías documentales que produce.
Puedes descargar el formato que siempre utilizo para los Cuadros de Clasificación Documental.
Descarga la Plantilla del Cuadro de Clasificación Documental
Suscríbete y descarga la plantilla con la explicación de cada uno de los campos del CCD y utilízalo como guía para elaborar este Instrumento Archivístico.
Evidencias:
- Estructura organizacional codificada
- Cuadro de Clasificación Documental General (solo series, subseries y tiplogías)
- Cuadro de Clasificación Documental por secciones (se reflejan las series, subseries y tipología de cada una de las oficinas).
Paso #4 Establece el tiempo de Retención y la Disposición Final de los documentos.
Para este paso requieres del equipo en pleno con el que has formado el Comité de Archivo.
Con cada una de las Series y Subseries documentales debes de aplicar el proceso Archivístico de Valoración documental.
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Puedes hacer la Valoración desde un principio acompañado con el Comité de Archivo.
También puedes hacer una primera versión de la Valoración documental a la Series y Subseries documentales.
Luego la presentas ante el Comité con el objetivo de debatir sobre esta primera propuesta.
Escuchas y escribes las opiniones que nacen sobre la Valoración a partir de tu propuesta.
¿En qué consiste la Valoración Documental?
La teoría Archivística identifica dos clases de valores de los documentos:
- Valor Primario: Son los documentos que tienen valor administrativo, legal, jurídico, técnico y contable.
- Valor Secundario: Son los documentos que tienen algún valor histórico, cultural, científico, investigativo, entro otros.
Entonces, para que puedas identificar los valores que poseen los documentos es indispensable realizar un proceso exhaustivo.
En este proceso determinas qué tipo de valor poseen las agrupaciones documentales que hacen parte de la Tabla de Retención Documental, a partir de allí defines los tiempos de retención en los tipos de archivo que almacenan los documentos de acuerdo al ciclo de vida de estos.
Para que lo tengas en cuenta, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos de Colombia) dice que las entidades públicas deben de conformar tres Archivos: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
Si así están conformados los Archivos en tu empresa, puedes definir el tiempo de retención que pasarán los documentos en los dos primeros Archivos y si llegarán al Archivo Histórico de acuerdo al ciclo de vida en el que se encuentren.
¿En qué te debes de basar para definir la Retención y Disposición Final de los documentos?
Como te lo acabo de decir, primero hay que hacer un proceso de Valoración.
Luego toma en cuenta 3 aspectos:
- La necesidad administrativa de la empresa.
- La normatividad.
- El contexto social.
Son tres pilares en los que siempre me baso al momento de definir la Retención y Disposición Final.
Entregables:
- Series y Subseries documentales valoradas, en donde se identifique los tiempos de retención y la disposición final.
Paso #5 Elabora la Tabla de Retención Documental.
Si deseas puedes usar el formato que presenta el Archivo General de la Nación en el Minimanual que he mencionado antes.
Si la Tabla de Retención Documental que estas haciendo es para una entidad pública, el formato que esta en el MiniManual tiene que ser la base.
Recuerda, le puedes agregar campos de acuerdo a la necesidad.
Algunos campos que puedes considerar agregar pueden ser:
- Un campo en el que se registre si el documento está en soporte papel o electrónico.
- En caso de que tu empresa este organizada por procesos, puedes usar un campo en el que indiques a qué proceso esta ligado la oficina.
- Los otros que puedas considerar importantes y que no estén en el formato base que presenta el Archivo General de la Nación (Colombia) en el MiniManual.
La Tabla de Retención Documental en conjunto es una sola, pero está divida en una Tabla de Retención Documental para cada oficina productora de documentos y como se refleja en el Cuadro de Clasificación Documental (por oficinas).
Entregables:
- Tabla de Retención Documental elaborada para cada una de las oficinas productoras de los documentos.
Paso #6 Preséntala para la aprobación final al Comité de Archivo.
Ya tienes la Tabla de Retención Documental lista, es decir, en un formato con las Series y Subseries documentales acompañadas de el tiempo de retención, la disposición final y el procedimiento a aplicar.
Ahora debes de reunir de nuevo el Comité de Archivo para discutir el resultado, con el fin de hacer ajustes y aprobar la Tabla de Retención Documental.
Una metodología que podrías usar y que me ha servido bastante – además es muy común – consiste en invitar al comité representantes de cada unas de las áreas de la empresa y presentarles su correspondiente Tabla de Retención Documental, con el fin que soliciten ajustes o que le den el visto bueno final.
¡Así lo deberías hacer con cada una de las áreas!
Llegará el momento de que todos han aprobado la Tabla de Retención Documental.
Culminarás con la decisión unánime por parte del Comité de Archivo aprobándolas.
Recuerda, todo debe de quedar en las Actas de Comité de Archivo.
Si eres parte de una Entidad pública, ten en cuenta lo siguiente después que el Comité de Archivo la aprobó:
- Si la entidad es a nivel municipal o territorial, debe ser enviada para evaluación y aprobación ante el Consejo Departamental de Archivos.
- Cuando la entidad es nacional, debe ser remitida ante el Archivo General de la Nación para su aprobación.
Lo anterior con base en el Acuerdo 04 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación (Colombia)
En caso contrario, con la aprobación del Comité de Archivo te basta.
Paso #7 Impleméntala y aplícala en la empresa.
¿Como la implementas?
Habla con tu jefe para que quede por escrito en un documento, bien puede ser, un acto administrativo.
En caso que la empresa no los produzca, puede ser un documento en donde se indique que la empresa implementa dentro de su gestión administrativa, la Tabla de Retención Documental.
¡Ahora, no lo dejes para ti!
Da a conocer a todos los colaborados que ya se cuenta con Tabla de Retención Documental.
El paso siguiente, es que te comprometas con el proyecto de aplicación de este Instrumento.
Déjales siempre muy presente a todos, que el éxito de la Tabla de Retención Documental no depende solo del personal de Gestión Documental.
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Para que se alcancen los objetivos que se esperan con la Tabla de Retención Documental, se necesita del compromiso de todos.
Realiza campañas de capacitación sobre organización de los documentos de las oficinas de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
Encontrarás personas que no estarán de acuerdo con el nuevo cambio en la producción y organización de sus documentos.
Debes saber manejar esta situación y trabajar día a día en la creación y consolidación de la nueva Cultura de Gestión Documental.
Te agrego un paso más… #8 Revisa y Actualiza
No todo termina cuando te han aprobado la Tabla de Retención Documental.
El mundo siempre es cambiante, al igual que las organizaciones.
Revisa periódicamente el instrumento y si es necesario actualiza la Tabla de Retención Documental.
Terminaré siendo claro contigo.
Si eres parte de una entidad pública, debes de respetar la metodología que exige el Archivo General de la Nación.
Como te dije al principio, estos pasos no son exactamente igual a los del MiniManual, pero se relacionan con la metodología que en el se presenta.
Espero que este artículo te sea de ayuda y oriente sobre la Tabla de Retención Documental.
Te invito a que no desistas (a esto me refiero cuando en el título utilizo la palabra morir).
Por favor, si te gustó este artículo compártelo en tus redes sociales.
Quisiera saber si la empresa en la que trabajas cuenta con la Tabla de Retención Documental, ¿Qué tal ha sido contar con este Instrumento?
¡Cuéntame! ¿qué tal ha sido la experiencia?
¡Te espero en los comentarios!
Excelente blog, muchas gracias por compartir sus conocimientos con todos los interesados en el tema.
Con el mayor de los gustos Daniel, espero que te sea de mucha ayuda.
Gracias por estar aquí.
gracias realmente una guía es importante sobre todo para los que trabajamos en entidades publicas
muy interesante la parte teórica, yo estoy interesada en tablas de una empresa privada de transporte, pero en este manual entrndi un poco y lo mejor sera actualizando me por este medio, muchas gracias.
por favor me lo envían a mi correo que quede como archivo.
hola muchísima gracias muy bueno tu blog me ayudo mucho en mi exposición sobre la tabla de voloración
DIOS te bendiga grandemente.
Ha sido de mucha utilidad esta Herramienta, la cual me ayudó mucho a conocer y aprender más todo lo relacionado a la Archivística y la Gestión Documental
Que nuestro Señor JESUCRISTO te llene de sabiduría e Inteligencia para que sigas con este maravilloso e Importante tema
Excelente información, muy detallada para poder guiarme en lo que estaba buscando
Importante información
Gracias.
Hola Alexender.
Espero te pueda ser útil la información de nosonpapeles.com.
Gracias por leer el artículo.
Ojala hicieras una publicación sobre cuadros de clasificación, series y subseries, esa parte también suele enredarnos a muchos, gracias por tu pagina.
Hola Camilo,
Claro que sí, está dentro de mis planes explicar el tema, aún me estoy decidiendo con que formato acompañaré el artículo (e-book o videocurso) ya que es un procedimiento (la clasificación) trascendental para la organización de los documentos, es la columna vertebral para la Ordenación y la descripción.
Espero que pronto te puedas enterar.
Gracias por comentar.
Estoy totalmente de acuerdo con el ami Camilo
este tema de los Cuadro de Clasificación de Series y Subseries, en ocasiones suele ser un poco complejo es decir muy difícil
Excelente guía, quisiera que se amplíe un poco más sobre el tiempo de retención de documentos electrónicos.!
Hola Jorge,
Me alegra que te haya gustado.
Con respecto a la retención de los documentos electrónicos te cuento que escribiré más adelante un artículo sobre este tema.
De antemano, es importante que tengas presente que el tiempo de retención de un documento electrónico no es que sea muy distinto al del documento en papel, ya que recuerda que lo que se valora es la información que contiene un soporte.
Te coloco un ejemplo con los documentos contables.
Aquí en Colombia las empresas privadas deben de conservar sus información contable por un período de 10 años (ley 962 de 2005) sin importar si están en soporte papel o electrónico.
Es decir que el proceso de valoración para la retención de los documentos no está ligada únicamente al soporte, sino que la retención se define de acuerdo al contenido del documento.
Espero que mi respuesta te pueda dar alguna orientación.
Gracias por leer el blog.
Muchas gracias estimado Edin, quisiera saber el proceso de eliminación documental tomando en cuenta que trabajo para una empresa privada Multinacional y adicionalmente saber si estarás realizando alguna capacitación sobre estos temas..!
Buenas tardes Edin:
Quería pedirte un favor, a partir de la lectura que hice de este tema. Me puedes indicar como diferencio: Tipo Documental – Unidad Documental – Agrupación Documental. Lo del tipo documental si es más claro para mi, pero los otros dos conceptos se me confunden.
Muchas gracias por tu ayuda.
Nelida
Hola Nélida,
De una forma sencilla y clara te diré que las agrupaciones documentales son todos los documentos que genera una sección o subsección (unidad administrativa) de una entidad pero que responden a las funciones de estas. Las agrupaciones documentales son las que conocemos como fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental y tipología.
Una de estas agrupaciones documentales son las unidades documentales, las cuales consisten en la agrupación de documentos que están relacionados con un mismo asunto. Cuando los documentos de estas unidades documentales son de distintos tipos (el contrato laboral, la hoja de vida, certificado de estudio, examen de ingreso, liquidación de seguridad social…) entonces se conoce como expediente y cuando los documentos son el mismo tipo (solo resoluciones) es una unidad documental simple. En una palabra común y corriente, la unidad documental es la carpeta (sea física o electrónica) con los documentos pero relacionados con un asunto.
Espero que te haya servido de algo mi respuesta.
Igualmente podrías consultar en la cartilla de clasificación documental del AGN para ampliar la información al respecto. Aquí te dejo el link http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad/items/show/14
Gracias por leer el blog.
cuando se habla de gestion de documentos , por lo regular se habla de como organizar el archivo de una empresa , se habla de la parte fisica , del espacio adecuado, de como debe ser un lugar para un centro documental, sobre los controles de consultas y de trasferencias, sobre los inventarios, eliminacion documental, el ciclo de vida de los documentos. pero es muy poco lo que se habla o se expone sobre lasa TRD, y es base fundamental para poder tener un buen proceso en el manejo documental , ya que con ellas parte el control en tiempos y en años y en normatividad para que una empresa tenga y sepa como llevar el control de documentos fisicos tanto fisicos como en otros medios, muchos que ejercemos esta linda profesion tenemos dominio amplio del manejo y orden documental, pero al momento de presentarse la instancia de elaborar las TRD, nos confundimos y estresamos, en mi caso personal, cuando se elaboraron las trd de mi empresa , un compañero y amigo fue quien las diseño y elaboro contratandolo para hacerlas, y recuerdo que el me decia , usted compañero es capas de hacerlas solo que n le da miedo, porque yo teoricamente las sabia manejar y esplicar y aplicar, pero ir a elaborar la estructuracion y dejarlas hechas ,no me atrevia, ahora ya tengo las trd de la empresa y aun asi me da temor si alguien me preguntase si yo le puedo hacer las trd . pero talvez veo que asi como yo , podremos saber mucho , dominio total del manejo del documento pero descuidamos temas importantes como elaborar unas trd.
hoy QUIERO hacer un reconocimiento muy especial al señor YIMI ALBERTO ACEVEDO, que es toda una inminencia , todo un profesional de la gestion documental en colombia, que es un orgullo para mi tener y contar con su valiosa amistad desde hace muchisimos años, y que siempre esta velando porque a nuestra profesion se le mire con respeto. para mi es un referente para los que llevamos mucho ya en esto, nos estemos actualizando, y para los que apenas esten empezando le den la seriedad y el profesionalismo que esta inconfundible labor debe de tener.
Hola Jose Fernando,
Muchas gracias por tus comentarios.
Es un aporte muy valioso.
Un abrazo.
GRACIAS, POR ESTE ARTICULO ME PARECE DE MUCHA AYUDA PARA NOSOTROS LOS ARCHIVISTA.
Hola Yasiris,
Muchas gracias por tu comentario, me alegra que te sea de ayuda.
Gracias por leer el blog.
Un abrazo.
Felicitaciones, mil gracias por sus enseñanzas y el blog tan edificante. que rico que mi empresa se montaran las tablas.
aunque es muy difícil ya que es una empresa muy grande.
De nuevo felicitaciones por el blog
un favor muy grande me puede enviar a mi correo toda la información para poderla guardar y que quede como archivo.
Hola Juan Carlos,
Primero que todo, muchas gracias por tus palabras, y me alegra que te haya gustado el articulo y el blog.
Segundo, no importa el tamaño de la empresa, las TRD no son un instrumento que se elabora dependiendo del tamaño, todo lo contrario, entre más grande la empresa será mucho más el aporte que esta herramienta puede generar a la Gestión organizacional. Además, recuerda que no importa el soporte en el qué se encuentren los documentos.
Y tercero, te sugiero suscribirte a mi blog, así recibirás las notificaciones en tu correo cada vez que publico en el, además recibirás material y contenido exclusivo.
De nuevo, muchas gracias por leer el blog y comentar.
Un abrazo.
Excelente orientación….Edin, gracias…precisamente en estos momentos acabo de elaborar las TRD de una entidad publica, y están para revisión y convalidacion por Consejo Dptal de mi Departamento…. estoy esperando un concepto positivo, ya que me base en la normatividad archivistica, recibí capacitación en el AGN, use como herramientas el Minimanual, el Acuerdo 004 del 2013 , hice varias mesas de trabajo con los funcionarios de la entidad que me podían aportar, leí y consulte a personas que conocen y manejan el tema…. espero el concepto y te cuento…pero tu articulo me hizo afianzar aun mas mis conocimientos y me despejo algunas inseguridades….graciassss Edin, por poder contar contigo…un abrazo
Hola Carmen.
¡Qué bien! te felicito, se ve que hiciste un trabajo a conciencia, con dedicación y pasión.
Muy interesante la práctica que llevaste a cabo con las mesas de trabajo, y muy bien que te hayas apoyado de otros colegas, siempre estamos en constante aprendizaje. No nos la sabemos todas.
Me pone muy contento que este artículo te haya servido.
Un abrazo, gracias por comentar.
Buenas tardes quisiera saber si la resolución 8934 de la SIC esta vigente todavía, puntualmente la adopción de las TRD en las empresas vigiladas y si la fecha de 31 de marzo de 2016 fue modificada?
Hola Cesar,
Un saludo.
¡Claro que sí!
La resolución aún sigue vigente, lo que sucede es que el último plazo que se dió fue hasta Marzo de 2016 para no estar incumpliendo. Ahora bien, el hecho de que el plazo haya terminado, no significa que ya no está vigente, puesto que la resolución aún se debe de cumplir, simplemente las empresas que no cumplieron antes del último plazo se encuentran en estado de incumplimiento lo que podría acarrear una sanción por parte de la SIC cuando se haga auditoría.
Espero ser claro César.
Gracias por leer el blog.
Edin, reitero que tu blog es maravillos. Una herramienta muy útil y asequible al entendimiento de todos. en días sucesivos te prometo una participación mayor
muchas gracias es muy claro y sencillo de entender y practico, en mi empresa ya existe las TRD pero en estos momentos nos encontramos en el proceso de actulizacion, las cuales se han presentado dos veces al Consejo Departamental de Archivos y me las han devuelto para ajustes, estamos terminando los ajustes para presentarlas de nuevo y espero que las avalen y estaré pendiente para contarte gracias
que bueno su ayuda practica y sencilla
hola muchas gracias estoy en proceso de hacer las tablas de retención pero estoy un poco insegura en cuanto a los tipos y series y subseries te puedo seguir escribiendo. gracias.
Donde puedo encontrar en mini manual de la tabla de retencion documental?
Hola Anyi… en el artículo coloqué el enlace de descarga, sólo debes de darle clic donde dice «aqui»
Gracias por leer el blog.
mi preguntas es, la tablas de retención documental las puede elaborar el encargado de la oficina de archivo sin haber tenido titulo como `profesional en archivo
esta genial muchas gracias
Son muy interesantes y de mucha ayuda sus publicaciones muchas gracias
Formidable la exposición de las tablas de retención, la necesito ahora es una buena forma de adentrarse en este campo. Gracias.
Hola Edín muy buenas tardes.
Me parece excelente todo lo que compartes por este blog, es más admiro tu disponibilidad para hacerlo agregando además que son muy pocas las personas que nos gusta compartir nuestros conocimientos. Muy bien por eso, que Dios te bendiga, un magnífico proyecto.
Respecto al tema de las TRD debo decir que, tengo una profesión muy diferente al tema archivístico, pero laboré en una empresa que prestaba servicios de asesoría en gestión documental. El contenido es muy enriquecedor. Mil gracias por tu trabajo.
muchas gracias por todo me servira para toda la vida
Hola Edmir,
Gracias a ti por leer mi blog.
Un abrazo.
buenos días, el articulo es muy completo, le quiero preguntar acerca de mi caso, manejo un archivo pequeño en una empresa metalmecanica, guardo allí tomos contables que genera contabilidad mensualmente, los cuales están compuestos por pagos con egresos a proveedores, facturas de venta nacional y exterior, notas bancarias, conciliaciones bancarias, ajustes. Ademas manejo el archivo de hojas de vida de conservación permanente, carpetas con documentación de exportaciones realizadas de conservación por 5 años.
El resto de documentación lo manejan los usuarios en el archivo de gestión de cada dependencia, la pregunta es como debo implementar la normatividad vigente, y que documentación debo enviar a la SIC, para cumplir con la norma? me gustaría que me orientara.
MIl gracias.
Hola Edin muchas gracias por compartir tus conocimientos.
Excelente, Gracias!
Una duda, que hay de los documentos de apoyo?
Hasta donde tengo enterado no deben ir en las tablas de retención (esto porque lo leí en algún lado, es verdad?)
De ser así, que norma lo sugiere?
Hola para este puede revisar el acuerdo 042 de 2002 artículo 4- «Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia».
Espero le sirva la información.
Hola, Felicitaciones por este blog de verdad que nos enriquece en conocimiento para; y en nuestros sitios de trabajo implementarlo.
Te agradecería si me envías la plantilla para la elaboración del cuadro de clasificación Documental que no lo pude descargar.
Gracias.
Buen dia
Te quería hacer una pregunta respecto al tiempo que debe durar la documentación en los archivos de gestión¿ como se mide la transferencia de ellos al archivo central ?; ejemplo las TRD fueron aprobadas en el 2015 y el tiempo de retención de cada serie en los archivos de gestión quedo de 2 años, para hacer la transferencias primarias a partir de cuando se debería hacer la transferencias.
Gracias.
A partir de la fecha que la serie documental pierde vigencia; por ejemplo una empresa tiene un contrato con otra empresa por 5 años, y el contrato empezó en enero del año 2013, el contrato terminaría en enero el año 2018, y es esta fecha que la producción documental pierde vigencia y valor administrativo; a partir del 1 de febrero de 2018 se contaría el tiempo de retención en gestión documental; y partir del 1 de febrero de 2020 se empieza a contar los dos años en gestión documental para hacer la transferencia a archivo central.
muy buen articulo me ayudo mucho para comprender de manera sencilla y clara conceptos claves para la elaboración de trd,, muchas gracias, lo compartí con mis compañeros del técnico
Buenos Dias. Me alegra mucho que personas como usted compartan su conocimiento si todos pensáramos como usted este mundo no seria tan capitalista ni tan egoísta.
en el ejemplo no se habla del valor jurídico de los documentos, el cual es el mas importante por que una serie documental puede explicar si se trata de una prueba o una evidencia, ademas explica el valor legal y jurídico (conceptos diferentes) sobre los tiempos de retención, los cuales se basan en la prescripción de las acciones y la caducidad de los derechos; igualmente se permite determinar las implicaciones jurídicas y legales de la documentación para la empresa; también se puede valorar jurídicamente los máximos de tiempos en las garantías, y los tiempos requeridos en una liquidación de un contrato.
Hola, el link de descarga del MINIMANUAL no funciona, podrias colocar otro link porfavor!
Cordial saludo, quisiera saber que marco normativo hay en las tablas de valoración documental para Colombia?
Buenos dias Edin, me parece de gran ayuda este Bloq, sobre todo los pasos que se deben tener en cuenta para la elaboracion de las TRD, al igual que la construccion del CCD. siempre se habla que este proceso debe ser elaborado por un equipo interdisciplinario, pero el problema es que en las empresas los ejecutivos no disponen del tiempo suficiente.
Tengo una pregunta,¿ Las empresas privadas de orden territorial, deben presentar sus TRD a los Consejo Territoriales de Archivo? o simplemente con la aprobación por parte del Comite Interno de Archivo se pueden implementar y empesar a ejecutar.
buen día,
me interesa el tema de la realización de la tabla de retención documental, por tal motivo que me interesa bmaas información sobre el cuadro de clasificación documental…
gracias
Buenas tardes , tengo una inquietud sobre las carpetas electrónicas, cómo hago para crear en mi escritorio una carpeta sobre mi TRD y generar sus tipos documentales que corresponden si hay varias series en i TRD
Buenas tardes, tengo una inquietud para todo el proceso creación de tablas de retención documental es necesario que las personas tengan un titulo técnico de archivo?
Sí, la TRD debe ser bajo el mando de un profesional en el área
Hola, excelente articulo!
Tengo una duda con respecto a la elaboración de la TRD para empresas privadas.
Puedo organizar las TRD según los proceso de la compañía, esto con el fin de que no sea algo adicional y lo pueda alinear como mi SGC. ?? Aclaro que para determinar los documentos que genera cada oficina se hizo según el organigrama, pero ya para la consolidación y generación de las TRD se organizo por proceso. Es decir actualmente tengo 13 TRD que corresponde a los 13 proceso de la organización y no 25 TRD según las áreas de la organización. Esto es correcto o debo separarlas??
Quedo atenta a tus comentarios.
He leido vuestro post con mucha atecion y me ha parecido ameno ademas de claro en su contenido. No dejeis de cuidar esta web es buena.
Saludos
Hola un saludo especial. Edín, éste es un gran bloc. Felicitaciones. Me gustaría tener una guía muy didáctica, practica y sencilla en cuanto al manejo del archivo de gestión. Estoy recién llegado a éste maravilloso Bloc. Muchísimas gracias.
Buen dia, alguien me podria regalar un poco mas de conocimiento practico sobre el tema, estoy interesado para iniciar con la gestion documental de una cooperativa, es algo similar a un banco.
Gracias, espero sus prontas y positivas respuestas.
Buenas tardes,
Soy profesional en Administración de empresas y se me a delegado el la compañía para la que trabajo la responsabilidad de elaborar el plan de Gestión Documental. La persona responsable del SIG tiene la inquietud si para la firma de l os instrumentos archivisticos lo debe hacer un profesional en archivista, La compañía me envió a realizar un programa especializado en gestión documental y Archivo, el Ingeniero fue enfático que NO, ademas que en el minimanual del AGN por ningún lado esta el unico aparte es que debe ser realizadas las TRD por un equipo interdiciplinario ; al igual que para el cargo de jefe de Archivo, pero aquí no hay Jefe de Archivo ademas de ser una empresa privada.
Mil Gracias.
Hola;
es de muncha ayuda este bloq para mi estoy recien graduada como tecnologa en gestion documental y la empresa donde laboro no cuenta con tablas de retención por lo tanto es una prioridad en estos momentos
buenas noches amigo como estas sera que tu me puedes hacer el favor de ayudarme como puedo conformar una empresa tengo una tarea de la universidad y me urge hacer ese trabajo es para la otra semana
Muy buen artículo
y el blog genial
Gracias
este articulo me ha sido de mucha ayuda, en mi empresa desde el año 2011 hasta la fecha no han actualizado las TRD y quieren que en este momento sea yo la persona encargada de actualizarlas, solo tengo un tecnologo y las personas par realizar estas tablas tiene que tener la experiencia de un profesional en el tema, ademas es una empresa publicalo cual las han elaborado pero sin ningún acto administrativo.
la verdad tengo un poco de susto, por que en este momento me dejaron la responsabilidad a mi.
Es importante aclarar que para que sea validada una TRD debe ser realiza bajo el amparo de un profesional en el área, Un tecnólogo puede se parte del proceso pero no directamente el encargo del diseño de la tabla
Buenas tardes, soy nuevo en esta tema pero quisiera aprender a manejar de una forma adecuada las TRD, muy bueno el blog pero me quedan muchas cosas en el aire, quisiera saber si tienes un ejemplo práctivo en donde pueda validar toda la información. Gracias
Quisiera saber todo acerca de la eliminación y destrucción de documentos brother gracias además del inventario que es lo que se puede y que no en una empresa privada gracias .