¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales?
¿Porqué se crean las Historias Laborales?
¿Qué documentos se guardan en las Historias Laborales?
¿Cómo se deben de ubicar los documentos dentro de las Historias Laborales?
¿Por cuánto tiempo debe tu empresa conservar las Historias Laborales?
Sigue leyendo.
En las próximas líneas te daré respuesta a cada una de las preguntas.
Pero, no sin antes aclararte, que lo que leerás no es la única respuesta en el mundo, tan solo es como lo haría yo.
¿Porqué se crean las Historias Laborales?
La historia… testigo de los tiempos, luz de la verdad, vida de la memoria, maestra de la vida, testigo de la antigüedad. – Cicerón. Escritor, orador y político romano.
Imagen tomada de Freepik.com
Las Historias Laborales son el testigo y la evidencia del vínculo laboral que ha sostenido un empleado con su empleador.
Imagínate pasar más de 40 años trabajando para una empresa y que no quede registro de tu trasegar por ella.
Serías como un empleado fantasma, ¿no?
¿Y si tiempo después requieres alguna información para un trámite y te topas con la siguiente respuesta?:
«Señor Cesar Augusto, no encontramos información suya que evidencie que fue empleado de la empresa».
¿Qué harías?
…
Las Historias Laborales se crean con el objetivo de facilitar la gestión de la vida laboral de un empleado y para servir como memoria de quien es exempleado.
¿Cuáles documentos se deben de guardar en las Historias Laborales?
Si te basas en el para qué de las Historias Laborales, pues los documentos que se deben de guardar en ellas son aquellos que evidencien o sirvan como testigos del vínculo laboral de un empleado.
Al igual, se beberían ubicar los documentos que después de un tiempo determiando, podrían servir como fuentes de memoria laboral.
Algunos de los documentos que tendrías que disponer en las Historias Laborales son:
- Los contratos laborales
- Los certificados
- Las constancias
- Los memorandos
- Los exámenes de Ingreso y egreso
- Comunicaciones relacionadas con el vínculo laboral
En pocas palabras, aquellos documentos que pertenezcan al trámite del vínculo laboral.
¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales?
De nuevo te aclaro que lo que leerás es el como debe de ser para mí.
5 Pasos para Organizar las Historias Laborales
Paso #1 Conforma las unidades documentales por empleado.
Debes de partir de un concepto muy importante dentro de la clasificación documental: La unidad documental.
Una unidad documental se forma cuando se juntan, agrupan o relacionan un conjunto de documentos que están ligados a un mismo asunto.
Para hacer más clara la definición, lo contrario a una unidad documental, serían las famosas y prohibidas «carpetas con documentos varios».
Estas últimas no pueden ser consideradas una unidad documental debido a que los documentos no están relacionados con un mismo asunto, ya que son una mezcla de varios trámites.
Esto no solo pasa con los documentos en soporte papel, una inadecuada descripción de los documentos electrónicos desde su generación, puede dar pie a carpetas electrónicas con documentos varios.
Por eso, las historias laborales deberían estar conformadas por separado con unidades de conservación (carpetas) para cada uno de los empelados.
Evita juntar varias Historias Laborales en una misma unidad documental.
Paso #2 Aplica el principio de Orden Original.
Ya sabes que este principio de la Archivística busca que los documentos de las unidades documentales reflejen de forma fidedigna la secuencia documental de un trámite y la resolución de su asunto.
Hay una manera muy sencilla y común como se explica, seguro lo has escuchado y depronto también lo explicas así:
Aplicar el principio de Orden Original es tener como primer documento el de fecha más antigua y como último el documento de fecha más reciente.
Y la pregunta del millón:
¿Cuál es entonces el primer documento de las Historias Laborales?
¿Será la hoja de vida porqué fue lo primero que se envío a la empresa?
¿O será el contrato laboral porqué fue con éste que se inició el vínculo laboral?
Para mí, la respuesta es el Contrato Laboral.
«Pero Edin, ¿porqué si la Hoja de vida sucedió primero que el Contrato Laboral?»
Estamos hablando de la «Historia Laboral», por lo tanto ¿a partir de cuál documento inició tu vínculo laboral con la empresa?
¿Con la hoja de vida?, ¿Con el examen de ingreso?
No.
Tu historia laboral inicia una vez haz firmado el contrato.
Por ende, los documentos que inician el trámite de las Historias Laborales, son los contratos.
Si no fuera así, y sea la hoja de vida la que inicie la Historia Laboral, entonces cada vez que tu empresa reciba este documento, ¿iniciaría una Historia Laboral?
La realidad, es que para tú poder firmar el contrato laboral debes de entregar unos documentos como:
- Hoja de vida
- Certificados de estudios
- Certificados laborales
- Examen de ingreso
- Entre otros, dependiendo de la empresa.
Y estos se convierten en requisitos (anexos) para legalizar el contrato. Sin ellos al día, no podrías firmar el contrato y empezar a trabajar.
Tu Historia Laboral todavía no iniciaría.
Por este motivo, para mí, el primer documento de las Historias Laborales son los contratos laborales.
¿Qué pasaría si la empresa decide no contratar a la persona debido a sus resultados en los exámenes de ingreso?
¿Se cierra su Historia Laboral?
Es claro que no, pues porqué al no firmar el contrato laboral, ni siquiera hubo Historia Laboral.
Mi orden para la Historia Laboral sería:
- El contrato Laboral
- Documentos para legalizar el contrato (anexos) como: Hoja de vida, certificados, examen de ingreso, etc.
- Los que se sigan produciendo debido al vínculo laboral.
¿Lo que no deberías hacer al organizar las Historias Laborales?
He visto que en algunas empresas tienden a organizar las Historias Laborales utilizando separadores.
Es decir, toma como ejemplo la Historia Laboral de Cesar Augusto.
Cuando abres la unidad documental lo que primero te encuentras es un separador que dice «Contratos» y seguidamente están todos los contratos laborales que Cesar ha tenido con la empresa.
Luego, encuentras otro separador que dice «Documentos de identificación» y claro, están juntos todos los documentos de identificación que ha entregado Cesar para legalizar cada contrato laboral.
Posterior otro separador con el nombre «Exámenes», aquí mezclan tanto los exámenes de ingreso como los de egreso.
Y así crean separadores para cada tipología documental de la Historia Laboral.
Pues déjame decirte, que de esta manera Las Historias Laborales no quedan técnicamente organizadas.
Puesto que al aplicar el principio de orden original para organizar las Historias Laborales, los documentos deben de reflejar la realidad de la vinculación laboral.
Entonces sería algo así:
Abres la Historia Laboral de Cesar Augusto y el primer documento que deberías de encontrar es el contrato laboral y luego todos los que se generaron de dicho contrato hasta terminar en la renuncia o la notificación de terminación del contrato.
En caso de que a Cesar Augusto se le haga otro contrato laboral, entonces este se ubicaría en la misma Historia Laboral, pero continuaría después del último documento del contrato anterior.
Es decir, que se debe de reflejar después de la carta de renuncia o la notificación de terminación del primer contrato.
Y así se repite el mismo procedimiento cada vez que a Cesar Augusto se le haga un nuevo contrato laboral.
Conclusión: No utilices separados para organizar las Historias Laborales por tipologías.
PD: Cuando las Historias Laborales son tramitadas a partir de herramientas informáticas, es común encontrar que su estructura es también separar los documentos por tipologías documentales en carpetas (electrónicas).
Con lo anterior, no tengo problema siempre y cuando dicha herramienta o software de la opción de consultar el expediente de tal manera que los documentos se visualicen reflejando el principio de orden original.
Paso #3 Identifica el vínculo archivístico de los documentos.
Como todo expediente, las Historias Laborales se deben de conformar y organizar con los documentos que están relacionados con su trámite.
Entran las cartas físicas o electrónicas, las incapacidades médicas, registros de entrega de dotación personal (no necesariamente los elementos de protección personal), informes de evaluación, etc.
Seguramente hay correos electrónicos relacionados con la historia laboral, imprimirlos es innecesario.
Aquí tendrías que utilizar un método eficiente de archivar dichos documentos electrónicos pero sin perder de vista que junto con el expediente físico se está formando una sola unidad documental conocida como expediente híbrido.
Paso #4 Utiliza un registro de control para cada una de las Historias Laborales.
Un registro de control es un documento que sirve para relacionar cada uno de los documentos que conforman las Historias Laborales.
Además se utiliza para registrar los documentos que van ingresando hasta que se cierre el expediente.
En el registro de control de las Historias Laborales, ingresas datos como:
- La tipología documental.
- Fecha
- Número de folio que le corresponde a cada documento.
Para este paso puedes basarte en el formato recomendado por Archivo General de la Nación de Colombia.
Paso #5 Aplica buenas prácticas de Organización Documental
Recuerda.
Usa una unidad de conservación para cada una de las Historias Laborales de los empleados.
Clasifícalas:
Identifica la Serie, la Subserie, la unidad documental y sus tipologías.
Ordénalas:
Te recomiendo que uses el sistema de ordenación numérico simple, asignando un número consecutivo para cada una de las Historias que se van generando.
Yo no suelo ordenarlas ni por nombres ni por números de cédula.
Descríbelas:
Mantén actualizado el inventario documental de las Historias Laborales con observaciones que sean importantes.
Además periódicamente depura, expurga, folia, utiliza rótulos y almacénalas en unidades de conservación adecuadas.
¿Cuánto tiempo debe tu empresa conservar las Historias Laborales?
Seas entidad pública o privada te recomiendo acogerte al concepto sobre el tema expedido por el Archivo General de la Nación de Colombia.
Aquí te dejó mi artículo en el que te digo qué debes de conocer antes de eliminar las Historias Laborales.
En dicho artículo te comparto mi punto de vista sobre el tiempo de conservación de las Historias Laborales.
4 recomendaciones antes de terminar:
- Si tu empresa tiene implementando el Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo, tú podrías crear las Historisa Ocupacionales (ojo, no me refiero a la Historia Clínica Ocupacional) para conservar los documentos relacionados con dicho sistema sin mezclarlos con las Historias Laborales, pues el trámite o asunto, no es el mismo.
- Te sugiero crear la Subserie documental «Procesos de Selección» con el fin de ubicar allí todos los documentos que se generan de un proceso de selección para suplir una vacante, y claro, separando en unidades documentales diferentes, los distintos procesos que se lleven a cabo para la selección de una persona. Estas unidades documentales culminan o se cierran con el informe final de selección o el documento que haga sus veces en tu empresa.
- No descuides los documentos en soportes electrónicos que por vínculo archivístico hacen parte de las Historias Laborales.
- Recuerda que no es necesario imprimir los correos electrónicos, pero si lo tienes que hacer, por lo menos garantiza que el correo electrónico (soporte electrónico) se conserve a la par de la Historia Laboral, ya que la impresión tan solo será una copia, el original es el correo electrónico.
No es más:
¿Qué otra práctica Archivística usas tú para organizar las Historias Laborales?
¿Cómo están las Historias Laborales organizadas en tu empresa?
¿Qué recomendaciones darías a otros Archivistas sobre este tema?
¡Vamos, anímate! ¡Comenta!
Recuerda compartir este artículo con quienes creas puede ser de su interés.
Excelente artículo colega, es demasiado útil, claro y sencillo de entender. Es más que claro que la mejor opción para conservar las historias laborales es 80 años.
Hace rato quería opinar sobre este tema, pues pensaba que hasta cierto punto las historias laborales pueden tener valor histórico, puesto que no sabemos que personaje importante pueda llegar a ser un empleado que en este momento labora en nuestra empresa. Un ejemplo: en este momento puede laborar como asistente financiero, una persona que en 20 años sea un presidente o un líder influyente de nuestra nación.
Muchas gracias por sus interesantes aportes!
la información es muy buena gracias por compartir los conocimientos.
Me gustaría que me de guías para procesos y procedimientos de gestión documental
Hola Maricel.
Es con el mayor de los gustos.
Antes muchas gracias a ti por leer el blog.
Con respecto a tu solicitud, te pido que seas más específica,
Un abrazo.
Hola, tengo una duda y necesito orientación
Debo organizar contratos de prestación de servicios, los cuales tienen separadores, algo asi como los que en la parte de arriban nombraban. Uno por hoja de vida, otro por contrato, otro por examenes, etc. La pregunta es se deben foliar dichos separadores o que debo hacer, gracias
Excelente aporte. Las Historias Laborales son de vital importancia para las empresas y muy necesaria su organización al realizar una consulta. Lo.que en ocasiones en las empresas se vuelve un caos por no implementar los instrumentos archivísticos.
Solo quiero agradecer el tiempo y la dedicación por la información tan variada, práctica y elocuente que ofreces y compartirla. Me ha sido de mucha ayuda para actualizarme en mi trabajo.
Edin, tú como siempre con tus artículos tan útiles y oportunos, gracias por pensar en tus «archivistas en apuros»
Me quedé pensando en esto:
Edin dice: «Te recomiendo que uses el sistema de ordenación numérico simple, asignando un número consecutivo para cada una de las Historias que se van generando».
Esto me funcionaría en un archivo de gestión, pero es ALTAMENTE DEPENDIENTE DE UN INVENTARIO. Puede ser interesante, luego de evaluar la relación tiempo (costo) beneficio, de intercalar en un alfabeto cada historia creada, o sencillamente, ubicarla detrás, numerarla y actualizar la base de datos.
Tenemos en la actualidad mas de 25.000 historias laborales de personal retirado, y la verdad, nos hemos visto obligados a hacer otro tipo de clasificación al efectuar transferencias primarias: «lotes de historias laborales». Atendiendo a la utilidad de la ordenación CRONOLÓGICA, las historias laborales, en la organización para la cual laboro se transfieren por año de finalización de contrato.
Como tenemos contrataciones masivas que generan entre 700 y 800 historias por año, en caso de una búsqueda, los más viable para nosotros es ordenarlas por lotes de años de cancelación y dentro de estos, en orden alfabético.
Le hemos enseñado a los dueños de los archivos de gestión, que el orden que empleamos es el mismo que se usa en el directorio o guía telefónica, ya que en ocasiones los usuarios que toman los requerimientos, escriben en «papelitos» sólo la cédula, el primer nombre y el primer apellido, Nos pasa mucho este caso en la ventanilla del archivo:
-Usuaria: Hola chicos, necesito la hoja de vida de Lucía Vélez, por favor
-Archivista: Vélez… Vélez Laura…Lina… Lorena… Vélez Lucía… ¡Aquí está!
-Archivista: Ven, ¿la cédula es 43.789.***?
-Usuaria: Sí, ven yo miro la foto… sí -exclama- es ella es a quien busco, gracias chicos (firma la tarjeta de afuera y se va sonriente)
Entonces pienso en lo siguiente… «Ven yo miro la foto»…
Para ti, Edin, el primer documento es el Contrato Laboral, pero para nosotros, (dando gracias al cielo de que no exista norma que nos obligue a hacer lo contrario) la hoja de vida es la «cara» de nuestra historia laboral (la foto no es obligatoria en toda solicitud de empleo, pero no podrás creer lo que ha hecho la foto en consultas de colaboradores retirados en la década del 70)
Las solicitudes de empleo que no pasan los filtros o las pruebas, se descartan atendiendo a los lineamientos de nuestro Departamento de Selección de personal (el volumen es mucho con relación a total de vacantes), por lo cual es baja la probabilidad de caer en el error de crear expedientes sólo con la hoja de vida.
Sin embargo me queda una duda, ¿Es considerada historia laboral, un contrato firmado con su hoja de vida y anexos respectivos, de una persona que nunca se presentó a su lugar de trabajo? ¿hay que conservarla por 80 años?
Saludos desde Medellín-Colombia.
MUY BUENAS TARDES EDIN
MUCHISIMAS GRACIAS REALMENTE ES DE GRAN AYUDA TUS ARTICULOS EN LO PERSONAL ME HACES SENTIR QUE REALMENTE MI TRABAJO VALE LA PENA YA QUE EN MI PAIS QUIENES TRABAJAMOS EN ARCHIVO SOMOS MUY POCO VALORADOS EN SI A NUESTROS ARCHIVOS NO LES DAN LA IMPORTANCIA QUE AMERITA ES UNA LUCHA CONSTANTE EN FIN …… AVECES UNO SE SIENTE IMPOTENTE!!!!
ME ENCANTARIA ME AYUDES CON UN ARTICULO SOBRE ESTE TEMA
Hola Gabriel.
Espero que todo esté genial!
Muchas gracias a ti por leer mi blog.
Y claro que si, más adelante escribiré un artículo relacionado con el tema.
Aunque tengo uno que escribí que te podría interesar, este es el link:
https://www.nosonpapeles.com/archivista-todero-de-la-empresa/
Un abrazo Gabriel.
Hola David,
Excelente comentario.
Has dicho algo muy importante.
En tus palabras: «… dando gracias al cielo que no existe una norma que nos obligue». David creo que esa norma no llegará para las privadas (para las públicas ya con la circular 03 de 2004 del AGN), y veo innecesario que se cree una norma para determinar el orden de los documentos al interior de una Historia Laboral, para eso está el principio de orden original. Y además teniendo en cuenta que la Gestión Documental no debe de ser vista como una norma, por eso es valioso el comentario que haces.
Lo bueno y bonito de la Gestión Documental es justamente lo que estás haciendo en tu empresa, estás solucionando problemas administrativos mediante la combinación de prácticas Archivísticas con prácticas y herramientas administrativas, eso es la Gestión DOcumental, es flexible y se adapata a los contextos (siempre y cuando no se vaya en contra por lo menos de los principios básicos) con el fin de mejorar la eficiencia y obtener mayor economía.
Con respecto a los sistemas de ordenación, tienes razón que la propuesta que hago es muy dependiente de un registro pudiendo ser el inventario, al igual que la ordenación alfabética también trae sus desventajas y ventajas. Cómo es tu caso y el de muchos otros, todo depende de la situación y el análisis de cada uno. Aquí es en donde entra en juego el rol del responsable de la Gestión Documental, implementar las mejores soluciones.
Con respecto a la última pregunta, habría que analizar jurídicamente a que tiene derecho una persona que firmó un contrato con una empresa, pero está nunca empezó a trabajar en ella, solo quedando un contrato firmado que se termina unilateralmente con justa causa sin ninguna evidencia de ejecución, tan solo los documentos requeridos para legalizar el contrato.
David, de nuevo mil gracias por tu comentario, sé que debe ser dudas de muchos lectores.
Un abrazo.
MUCHAS GRACIAS POR LA INFORMACION ES MUY UTIL D
Hola Edin, una pregunta ¿que pasa con las historias laborales de personas que se retiran en etapa de prueba? te hablo de las personas que se retiran entre dos o cinco días después de firmar contrato. En mi empresa la rotación de personal es enorme y hay muchísimas historias laborales. En talento humano deben pagar los días trabajados por lo cual no se si genere historia laboral y si seria conveniente tomar estos expedientes contratos y conservarlos por un periodo de 20 años.
BUENAS NOCHES EDIN.
NO TE IMAGINAS LA IMPORTANCIA DE LOS APORTES QUE OFRECES CON TUS CONOCIMIENTOS, A MI ME HAN SIDO MUY IMPORTANTES, CONTINUA CON TU HERMOSA LABOR DE COMPARTIR TODO LO QUE TU SABES.
DIOS TE BENDIGA
MARIA MERCEDES
Muchas gracias, es una información muy útil y muy clara.
Hola Patricia,
Gracias a ti por leer el blog y participar en el.
Un abrazo.
Hola Edin importante la labor que realizas con estas recomendaciones tan valiosas para la labor archivistica que se realiza en las organizaciones con las series documentales
muchas gracias
Hola Andrés,
Es con el mayor de los gustos.
Gracias a ti por leer mis artículos.
Un saludo de nuevo.
muy buenas recomendaciones edin con respecto a la organizacion de las historias contractuales
muchas gracias
Hola Andrés,
Gracias por estar por mi blog.
Un saludo especial.
EXCELENTE TEMA ME AYUDA MUCHO PORQUE EN MI EMPRESA SE EMPIEZA POR LA HOJA DE VIDA QUE DAN LA EMPRESA Y LUEGO SIGUE LOS CONTRATOS QUE ESTAMOS HACIENDO, TODO EL PROCESO DE ORGANIZACION PARA LUEGO DIGITALIZAR Y SUBIR A SOFTWARE Y AL SOFTWARE SE LE ESTA HACIENDO EL BACKUP PARA ASEGURAR LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA YA QUE LA FÍSICA QUE LLEVA YA 10 AÑOS SERA PARA DESTRUCCIÓN SE EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN QUE DEBE DE TENER Y YA LOS CAPACITE PERO ELLOS QUIERE QUE PROCEDA YA QUE CON LOS DISCOS DUROS EXTERNOS ESTA MAS ASEGURADA LA INFORMACIÓN
Hola Diana,
Mil gracias por estar en mi blog,
El tema con la digitalización en que van a obtener es copias de los originales que destruirán, a no se que apliquen un procedimiento de digitalización certificada que garantice que son fiel copia de los originales.
Te comparto la siguiente diapositivas que se encuentran en internet y te pueden aclarar mejor el alcance de la digitalización.
http://www.certicamara.com/download/eventos/2013/0821-tendencias-cero-papel/digitalizacion-certificada.pdf
Un abrazo.
Hola Edin, te felicito por esta maravillosa iniciativa de compartir tus conocimientos y experiencias.
Sobre el articulo de historias laborales considero más ágil y práctico, de acuerdo a mi experiencia, organizarlas por orden alfabético, ya que si necesito ubicar un documento de un empleado, bastará con saber nombre y apellido para encontrarla; mientras que con un número tendré que saber que número le fue asignado a la historia laboral del empleado para poder ubicarla. Igualmente para las historias laborales de personal retirado, es más práctico organizarlas por año y a su vez alfabéticamente.
Me surge la inquietud de si las historias laborales de personas que firmaron contrato, pero jamás se presentaron a trabajar, deben igualmente guardarse.
Muchas gracias y te reitero mis felicitaciones
Hola Margarita,
Que placer tenerte por mi blog,
Con respecto a tu comentario, estoy de acuerdo, es el sistema de ordenación más usado para este tipo de expedientes, la única desventaja que tiene es el hecho de tener que previsionar el espacio en los Archivadores por temas de crecimiento en el volumen documental, pudiéndose dar el caso de tener ya llena una ubicación anticipadamente, dándose la necesidad de estar moviendo las historias que le siguen para hacer más espacio para futuros expedientes.
La propuesta que hago del sistema de ordenación número simple si tiene la desventaja de ser muy dependiente de un registro.
En fin, lo más importante es analizar adecuadamente las necesidades, cada entidad tiene un contexto distinto.
Eso es lo bueno de la Gestión Documental, no está todo escrito, es flexible y requiere de un análisis en pro de la eficiencia administrativa.
Margarita, de nuevo mil gracias por participar en mi blog.
Un abrazo.
Excelente articulo!! Gracias por compartirlo. En mi empresa Ordenamos las historias laborales por Apellido lo que nos facilita su busqueda y tambien empezamos por el contrato de trabajo porque es el primer documento generado por la empresa, continuado con los soportes del contrato y luego cronológicamente los documentos que pertenecen a la historia. ademas tenemos los contratos por prestación de servicios que se organizan también cronológicamente pero estos están por capítulos o separaciones que tiene como nombre precontractual, contractual y pos contactual y se ubican por numero de contrato y por vigencias.
Hola Neilan,
Un placer saludarte,
Te agradezco el comentario y tu participación en el blog.
Un abrazo.
Que bueno que hayan personas que les guste compartir de sus conocimientos y experiencias como lo haces, gracias Edin muy claro me queda el tema y me sirve de mucho. bendiciones
Hola Adriana,
De nada serviría todo esto si no hay personas como tú, que leen mis artículos y participan en el blog.
Te doy mil gracias por tus comentarios.
Un abrazo.
Historia Clínica Ocupacional,
Buena tarde Edin, en la empresa en a cual laborlo me mencionan de como debemos archivar la Historia Clínica Ocupacional, y como soy fiel de tu blog, me iteresa saber porque no se deben llamar de esta manera sino historia ocupacional.
gracias por su atencion y compartir tus experiencias.
Hola Luis,
¿Cómo estas?
Lo que sucede es que según el decreto 1072 de 2015 menciona que cuando una entidad cuanta con un médico laboral, entonces la entidad puede conformar historias clínicas ocupacionales, pues en su planta de cargos cuenta ya con el personal para realizar este tipo de actividades y su custodia entonces puede ser en la misma empresa.
Entonces, mientras que la empresa no cuente con este especialista, lo común es que los exámenes clínicos se practican mediante un tercero, entonces este tercero es el responsable de la historia clínica ocupacional.
Con respecto a la Historia Ocupacional a la que hago referencia en el artículo, se forma con los documentos que se deben de elaborar como parte del SGSST para cada uno de los colaboradores de la empresa, como lo son lo registros de inspección de puestos de trabajo, los registros de entrega de elementos de protección personal y demás documentos que se deban de elaborar para cada uno de los colaboradores.
Luis, espero que mi respuesta pueda aclarar un poco más tu duda.
Te agradezco mucho por leer mi blog.
Un abrazo.
Hola Edwin excelente aporte, como todos tus aportes. Lo único es que difiero de que el contrato sea el primer documento como principio de procedencia. Se debe tener en cuenta la selección dado que inicia con el proceso de solicitud de requisiciòn de personal y ahí involucra como primeros documentos los de entrevista, pruebas psicotècnicas, pruebas psicológicas, por eso lo mas importante al organizar una unidad documental es la ordenación cronológica que no tiene perdida en este tipo de unidades documentales.
Hola Edin buen día
Estoy buscando todo lo relacionado con el registro laboral y me encuentro con su blog, es excelente.
El proyecto que se planea crear es un software y las pautas que encuentro aqui me son de gran ayuda.
Gracias
Hola Edin un cordial saludo,
Primero quiero argadecerle por compartir sus conocimientos, los estoy teniendo en cuenta, mi etapa apenas esta iniciando puesto que estudie la tecnica y ahora estoy en practica, pero tengo una duda, en la empresa donde estoy laborando tienen aproximadamente mil historias laborales de personal retirado, en esta pude notar que hay personal que renuncio y en un periodo de seis meses regresaron a la empresa a desempeñar su mismo cargo pero le crearon una nueva historia laboral, mi pregunta es: ¿se sigue con la historia laboral retirada o se crea una nueva?
Agradezco su atencion
Hola Edin, primero que todo muchas gracias por compartir tu conocimiento y experiencia de verdad este blog ha sido una herramienta muy gratificante, sin embargo me genera una inquietud cuando dices que al realizar un nuevo contrato, se vuelve a generar el mismo proceso. La inquietud que tengo es con respecto a los soportes como certificaciones laborales y de capacitación, es necesario que el nuevo contrato vuelva a tener estos mismos documentos especialmente cuando una persona ha llegado a tener bastantes certificaciones, que te digo yo por lo menos en certificaciones laborales unas 12 ejemplo y en certificaciones de capacitación (diplomas, semanarios, cursos etc etc). Hasta unos 15. Por ejemplo. Es necesario, que dentro del nuevo contrato se conserven los mismo documentos que ya se tenían del primero? Que me aconsejarías?
quiero que por favor me guies para organizar las hojas de vida de mi empresa ya que tengo algunas dudas gracias
Muchas gracias por la información aportada, ha sido de enorme aprendizaje y complementación en mi empresa. Tengo una inquietud. Los documentos (formatos) que tramitan en el transcurso del proceso de selección, como por ejemplo: El de visita domiciliaria, el de requerimiento de personal, el de la decisión final de contratación; es decir, todos esos formatos que se tramitan antes de la contratación ¿en dónde se archivan?, por lo leido acá no sería en la historia laboral, entonces ¿qué tratamiento documental se les da?…gracias.
ERIKA buenas tardes, lo que debes hacer es verificar quien realiza esa gestión (visita, entrevista )para que esa unidad, grupo o como lo denominen, se hagan cargo de esos expedientes, ya que son ellos quien realizan ese proceso, a la historia laboral debe ir únicamente el informe final y el examen médico laboral-psicológico. la razón es que ese estudio de seguridad tiene un carácter reservado.
(Artículo 5 y 6 Ley 1581 de 2012)
Hola Edin,
tengo una duda con los contratos de prestación de servicios, cada que hay un contrato nuevo el contratista debe llevar todos los documentos soporte como, los certificados de estudio, certificados laborales, exámenes medico y soportes para afiliaciones a la seguridad social.
si hay 3 contratos en el año entonces hay tres expedientes con los mismos documentos y el volumen se hace cada vez mayor.
como puedo solucionar la organización de estos contratos de prestación de servicios sin cometer alguna falta legal.
YINA buenas tardes, lo que debes hacer es simplemente con los documentos que aporta el contratista por primera vez abres la historia laboral, cuando tengas que hacer nuevamente el contrato, le pides al contratista que presente los documentos actualizados (si lo requieres puedes escanearlos ) para verificar que si cumple y listo
Buenos días para todos,
Tengo una inquietud y es con relación a los CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, hacen parte de la SERIE HISTORIAS LABORALES? Si es afirmativa la respuesta, cómo se archivarían?
Cuando una persona pasa de ser contratista de Prestación de Servicios a Contrato Laboral, ese contrato de prestación de servicios empieza a ser parte de la historia laboral?. Es que he estado averiguando y no he podido con ese tema, ademas pensando en futuros casos donde un contratista de prestación de servicios quiera averiguar su pasado laboral para su posible pensión, éste se busque como una historia laboral, o sea su expediente secuencial; o como Serie CONTRATOS, subserie CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS (que pueden ser de diferentes objetos y en diferentes dependencias) y a mi modo de ver no se ubicarian en un mismo lugar con una secuencia. Tambien me gustaria saber la norma que respalda cualquiera de los modos de archivar los documentos antes mencionados.
Buenos dias, me queda una duda que no se trata en el articulo las hojas de vida se deben guardar en el año que inicio el vinculo laboral o en el año que termino, claramente las tengo divididas por años.
Buenos días. Tengo una inquietud. En el artículo dijiste que «hay empresas que separan los contratos de un lado y la documentación en el otro» es es el caso en la corporación donde trabajo.
Te comento: acá en la corporación es por contrato a término fijo por cuatro meses, cada vez quse termina el tiempo estipulado le hacen uno nuevo.
Siguiendo con tu artículo dijiste que las historias laborales comienzan por el contrato. ¿Cómo hago si esta renueva cada cuatro meses? ¿Los pongo de último siguiendo el principio de orden original? Espero que me hayas entendido y por favor me ayudes con la inquietud.
Nota: sigue así. Es muy buen blog.
Hola buenas noches estoy un poco desubicada en relación a contrato y acta de posesión, en este caso hasta donde he entendido primero va el contrato para ser verídica o aprobada la historia laboral, entonces el acta de posesión iría ubicada dentro de los soportes laborales?.
Gracias es de y sera de gran ayuda
buen dia, si alquien se retira y al cabo del tiem´po ingresa esos nuevos docuemntos se los anexo a la carpeta antigua siguiendo un orden o le abro otra nueva con nuva docuemntacion, claro esta debe traerla pero mi pregunta es debe de abrir un nuevo carpeta o en al anterior se continua.
Muy buenas tardes, mil gracias por su valiosa colaboración, la cual ha sido de mucha importancia para el buen desempeño de la Gestión Documental dentro la institución.
Nosotros en nuestra empresa estamos organizando las historias laborales iniciando con los documentos que presenta el interesado acatando el primer llamado, osea:
Hoja de Vida
Documentos Soportes.
Mi pregunta esta mal echo este trabajo así?
Gracias por su respuesta
Buenos Días, en estos días ha surgido una polémica en cuanto a la organización de historias laborales está bien crear varias su series tomando como criterio el tipo de vinculación ej empleados de planta, empleados públicos, docentes etc..
Espectacular, muchas gracias por este blog.
Resulta que ando buscando información para organizar las Historias Laborales de mi empresa corrrectamente, pero mi jefa, solo quiere que estén por separadores y eso me crea un lío para diligenciar la Hoja de control, sigo pensando como hacer eso.
Buenas tardes ,de acuerdo a la respuesta de los documentos que integran expediente,por favor necesito saber si hay alguna norma al 2022 que haya cambiado ,para así poder organizar la historia laboral en la empresa en la cual me desempeño actualmente ,básicamente al hacer la transferencia al Archivo Central ,que formato o hoja de control debe ser la ideal ..
agradezco su atencion.
amparo eraco
archivista