Sí, te doy la razón, un Fondo Acumulado no se organiza solo con la aplicación del Principio de Procedencia.
Se necesita más que eso.
Para organizar un Fondo Acumulado se debe aplicar además del Principio de Procedencia:
- El Principio de Orden Original.
- La Identificación Documental.
- La Clasificación Documental.
- La Ordenación Documental.
- La Descripción Documental.
Por lo menos hasta aquí estarías aplicando criterios archivísticos de organización.
Con ellos estás transformando un Fondo Acumulado en un Archivo.
Como te habrás dado ya cuenta, tiendo a usar historias en los artículos que ejemplifiquen el mensaje. Este artículo no será la excepción.
Te aclaro que cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.
¡Aquí vamos!
La Historia de Juanito Villegas y el Fondo Acumulado.
Juanito Villegas está feliz, pues desde mañana empezará a trabajar en una empresa como el responsable de implementar Gestión Documental.
Imagen tomada de Freepik.com
Juanito inicia por conocer la entidad y obtiene estos datos:
- La empresa tiene 30 años en el mercado, empezó como una microempresa y hoy ya es una mediana empresa.
- Nunca ha llevado a cabo procedimientos Archivísticos, lo que ha dado como resultado un cúmulo de documentos desorganizados.
- En uno de los depósitos tienen todos estos documentos acumulados en cajas, bolsas y costales.
- La empresa nunca ha eliminado documentos por temor. Entonces, desde la fecha de fundación hasta la actualidad han guardado todos los documentos en este depósito.
Juanito al ver esta situación, elabora su plan de trabajo:
Decide empezar rápidamente estableciendo un Cuadro de Clasificación Documental para las oficinas, con el objetivo de que lo que se está produciendo actualmente se organice con criterios mínimos de clasificación y ordenación.
(Aclaro, Juanito pudo haber empezado con la TRD; pero por cuestión de tiempo decidió empezar con el CCD)
Después que Juanito ya implementó criterios mínimos en las oficinas, empezó a organizar los documentos que están arrumados en el depósito.
Juanito primero hizo un inventario natural. Luego empezó a separar los documentos por las series documentales, continúo por conformar unidades documentales y aplicó el Principio de Orden Original al interior de dichas unidades.
Después de tener todos los documentos encarpetados y con orden original, Juanito llenó las cajas de archivo x200 que la empresa compró, pero lo hizo respetando sistemas de ordenación adecuados para cada una de las series documentales, rotuló las carpetas y las cajas.
Las últimas dos actividades de Juanito, fue ubicar las cajas en las estanterías e implementar signatura topográfica y terminó todo el proceso describiendo la información de cada unidad documental mediante el uso del inventario final.
Juanito después de 12 meses, ha culminado con su Plan de Trabajo.
Ya los documentos no están tirados en bolsas, cajas y costales, sino que están clasificados, ordenados y descritos.
Además, cuentan con el Principio de Orden Original y en unidades de conservación adecuadas.
¿Habemus Archivo?
Me temo que todavía no.
Aún falta algo para que haya Archivo en todo el sentido de la palabra.
«¡Pero como así Edin, si Juanito ya no tiene los documentos en costales y bolsas, los tiene en cajas adecuadas y además están clasificados, ordenados y descritos!»
Calma, espera un momento.
Un Archivo, no es solo el lugar en donde hay documentos en cajas de archivo y que se ve bonito.
En el acuerdo 027 de 2006 El Archivo General de la Nación de Colombia, define que un Archivo conserva los documentos respetando aquel orden como se generó, con el objetivo de servir como testimonio del trasegar y la gestión de la entidad que los produjo.
Lo que sucedió en la historia de Juanito, es que él aplico todos los criterios que te mencioné al inicio del artículo pero omitió el Principio de Procedencia; que aunque bien, se sabe que los documentos fueron creados por la misma empresa, no están organizados de tal manera que reflejen su evolución administrativa.
En conclusión, técnicamente aún no hay Archivo.
Es un Fondo Acumulado con procesos de organización documental.
¿Entonces, qué debes hacer para formar el Archivo?
Si tu caso es similar al de «Juanito», te falta aplicar el Principio de Procedencia.
Los documentos de tu Archivo deben estar organizados de tal manera que reflejen o evidencien la evolución administrativa por la que ha atravesado la empresa.
Por ejemplo, tu empresa tiene 50 años e inició solo con tres oficinas:
- Gerencia: Se encargaba de la dirección y la contratación del personal.
- Producción: Su objetivo era elaborar los productos.
- Ventas: Atender a los clientes, tomar pedidos y despachar las productos vendidos.
En los documentos que tienes en tu Fondo Acumulado se encuentran unos contratos laborales que datan desde los inicios de la empresa.
Por lo tanto, dichos contratos de esos 50 años de antigüedad deben estar organizados reflejando que su productor fue el Área de Gerencia y con base en la función que ejercía esta oficina.
La empresa creció y 10 años mas tarde desde su constitución, ya contaba con área de Talento humano que se encargaba de la contratación del personal.
Entonces, los contratos laborales que pertenecen a dicho período cuando ya la empresa tenía oficina de Talento Humano, deben estar organizados respetando el área productora.
¿Qué sucedió entonces en este ejemplo?
Se respetó el Principio de Procedencia.
Observa que son los mismo tipos de documentos, pero corresponden a contextos distintos.
Y así se deben de evidenciar en un Archivo.
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4 pasos para aplicar el Principio de Procedencia en un Fondo acumulado.
Paso #1. Realiza una investigación de los datos históricos de la entidad.
El objetivo de este paso, es conocer e indagar por documentos que demuestren la fecha de constitución e inicio de actividades de la entidad.
Necesitas en este paso conocer muy bien la historia institucional.
Si la empresa ya la tiene por escrito en un documento; mucho mejor, pero si no, entonces indaga con empleados antiguos.
Paso #2. Recolecta documentos que evidencien los cambios administrativos.
Sí.
Los cambios administrativos deben de estar sustentados o soportados en documentos.
Lo ideal sería que hallaras los diferentes organigramas que ha tenido la entidad.
Hallarlos dependerá en muchos casos del nivel de organización administrativa que ha tenido la entidad desde sus inicios.
Además, también dependerá de los años de constitución de la empresa.
Es muy probable que no encuentres todos los organigramas por los que ha pasado la entidad.
En un caso como el anterior, deberás darte a la tarea de reconstruirlos con base en documentos que se encuentran en el fondo acumulado.
Por ejemplo, fijándote en las firmas, es común que ahí se indiquen los cargos o áreas responsables.
Otra forma podría ser en la correspondencia o las comunicaciones para verificar en los datos del destinatario.
En fin, el objetivo es que cuentes con todos los organigramas, ya sea porque están explícitos en documentos o porque tuviste que reconstruirlos a partir de la información que responsan en los documentos del fondo acumulado.
Paso #3. Agrupa todos los documentos del Fondo Acumulado por cada período administrativo al que pertenecen.
Para este paso, ya tú debes de contar con un inventario documental en el estado natural del fondo acumulado.
Como sabes, un inventario documental trae el campo de fecha extremas.
Tú tan solo debes de filtrar los documentos de acuerdo a las fechas que presenta cada uno de los organigramas.
Si el primer organigrama que la empresa tuvo, abarca los años 1960 a 1965, entonces en el inventario que tienes del fondo, solo debes de filtrar las unidades documentales elaboradas entre este periodo.
Así para cada uno de los organigramas tendrás los documentos que fueron elaborados en dicho período.
Paso #4. Organiza los documentos respetando el organigrama o estructura administrativa a la que pertenecen.
Identifica, clasifica, ordena, describe, expurga, aplica Principio de Orden Original, folia, rotula, ubica en unidades de conservación y actualiza el inventario.
En pocas palabras, organiza – ahora sí – los documentos respetando la oficina productora de cada periodo administrativo.
Algo que no puedes dejar a un lado, es verificar las funciones que llevaban a cabo cada una de las oficinas productoras, sin perder de vista el contexto administrativo y jurídico de cada época.
¡Ahora así… Habemus Archivo!
Sí, ahora técnicamente después de aplicar los pasos que te mencioné, ya tendrías un Archivo.
Lo anterior, porque físicamente debe de reflejar el orden como se produjo. Es decir, si la empresa tuvo diez organigramas, visualmente se deben de observar en la organización del Archivo.
¡Eso es aplicar el Principio de Procedencia!
Si «Juanito Villegas» le suma el Principio de Procedencia a todo lo que hizo en el Fondo Acumulado de la empresa en la que inició a trabajar, transformará el Fondo Acumulado en un Archivo.
Por eso es que el Archivo General de la Nación de Colombia, exige en sus diferentes normas, que para organizar un Fondo acumulado es necesario la Tabla de Valoración Documental.
Si haz tenido la oportunidad de hacer una TVD, sabrás que uno de los pasos que se requieren es identificar los diferentes periodos administrativos acompañados de sus correspondientes marcos jurídicos, manuales de funciones y Cuadros de Clasificación Documental.
Hasta aquí ya tienes un Archivo.
Con lo que deberías continuar, es con una herramienta que facilite la valoración y definición de la disposición final de todos los documentos del Archivo.
¿Cómo aporta la Tabla de Retención Documental en la organización del Fondo Acumulado con el Principio de Procedencia?
¡Mucho!
Como las TRD se hacen a partir de la última estructura orgánica vigente, entonces ya estás identificando y aplicando el Principio de Procedencia a los documentos actuales.
A continuación deberás indagar por los organigramas anteriores al utilizado para la TRD.
¡Ahora es tu turno!
¿Qué piensas de este tema?
¿Tienes alguna experiencia que puedas compartirme?
¿Cómo crees que están las entidades de tu ciudad con respecto a este tema? ¿Tienen Archivo o aún tienen Fondos Acumulados?
Me encantaría que respondieras alguna de estas preguntas.
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Buen día, excelente artículo, es justo por lo que estoy pasando en el momento, afortunadamente se me están dando las cosas para hacer todo como debe ser.
Y respecto a las entidades de mi ciudad considero que en la mayoría aún que tengan algunos criterios archivisticos aún tiene un fondo acumulado, puesto a que no los pelican todos. Y en su totalidad aún nisiquiera aplican ni un solo procedimiento.
Hola Lina,
Gracias por compartir tu experiencia.
Es por tu pasión, disciplina y persevenracia que se están dando las cosas en tu empresa.
Y los resultados son los que nos dan el visto bueno hacia la alta dirección.
Mil gracias por leer el blog.
Un abrazo.
Muy importante tenerlo en cuenta, porque se llega a la confusión de que organizar un fondo acumulado, es establecer procedimientos de organización de documentos (clasificación, ordenación, y descripción), pero no se tiene en cuenta la estructura de la organización que produjo dichos documentos, y terminan mezclados con otro contexto.
Aún no he tenido ninguna experiencia realizando TVD ni organizando fondos acumulados, pero estamos prestos a seguir aprendiendo para cuando tengamos la oportunidad.
Hola Sebastián.
Muchas gracias por tu comentario.
Y Si, todos los días estamos aprendiendo, me incluyo, porque pienso que en este tema nadie tiene la verdad absoluta. Siempre podríamos estar aprendiendo de otros.
Gracias por comentar.
muy bien esas sugerencias, en los 20 años que llevo organizando archivos de empresas publicas y privadas y en su defecto de sus fondos acumulados. se marca una gran diferencia entre entidades publicas a privadas , las publicas por lo general encuentras un fondo acumulado para organizar pero ya tienen muy claro lo que se debe hacer con dicho fondo, porque estan enterados de cuales son las normas con las que deben cumplir segun AGN. y en la gran mayoria tiene sus TRD, tiene ya incluidos en su plan administrativo un PGD, se hace mas practico la organizacion de este fondo acumulado que en gran parte va ha formar el centro documental de la entidad.
ahora en las empresas privadas es diferente sobre todo las que no estan cumpliendo ninguna funcion publica, y no estan obligadas a cumplir la normatividad del AGN, en estas encontraras un fondo acumulado , y un organigrama de la empresa y depronto unos procesos de eliminacion que estaban realizando de manera anual sin ningun criterio normalistico, es ahi donde tienes que aplicar todos estos pasos, inventario general, clasificaion , organizacion, tipos documentales, fechas extremas, como los libros de activos , y de patrimonio, las actas de reunion de accionistas en donde se reflejara , el proceso financiero, administartivo, he historico de la empresa, luego se vendria la creacion de las TRD para la empresa para crear las series , subseries y tipos documentales de cada area , oficina o departamento con sus correspondientes tiempos de retencion y su eliminacion, dentro de esto va los procesos de codificacion , rotulacion y conservacion de los documentos en las cajas de archivo respectivamente, respectando lo que nos dicen las TRD. pero ahi no termina todo yo diria si ya se puede decir que la empresa centralizo su documentacion y creo su centro documental, pero el centro documental no es solo hasta ahi, porque faltaria implementar el sistema electronico de documentos, digitalizar , centralizar toda la documentacion externa que llega a la empresa por las diferentes empresas de mensajeria. crear controles de este tipo de documentos, inter actuar en red con los sistemas de las diferentes areas para que asi se habla de un centro documental fisico y un centro dcumnetal electronico o digital
Hola,
Que interesante aporte el que nos has regalado.
Muchas gracias por comentar.
Tengo una pregunta sobre el comentario anterior de Fernando Arboleda que dice: »luego se vendria la creacion de las TRD para la empresa para crear las series , subseries y tipos documentales de cada area…».
Para levantar un fondo acumulado ¿que se realizan las TRD o las TVD?
Tambien tengo una duda que se hace primero ¿el cuadro de clasificación y luego las TRD o TVD?
Sin Cuadro de Clasificación no debería haber TRD ni TVD, es decir, que el CCD es un requisito.
Hola..
En nuestro modelo colombiano, la organización de los fondos acumulados son con base en las TVD, tomando en cuenta que los fondos acumulados comprenden la fecha de creación de la entidad hasta el dia antes de aprobación de la estructura organizacional con las que se aprobaron las primeras TRD.
Buen día Edin, te quería preguntar dado que también me surge una duda sobre lo que mencionaba Melythssa Rios cuando comentaba que «Para levantar un fondo acumulado ¿que se realizan, las TRD o las TVD?» Esto lo pregunto porque según el concepto que da el AGN sobre lo que es un fondo acumulado «Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta» (Acuerdo 002 de 2004). que es muy claro, se puede presentar para confusiones, dado que si por ejemplo:
– Una entidad por decir algo, tiene un cumulo de documentos (o conjunto de documentos) que no tienen ningún criterio archivístico de organización, y esa documentación fue producida en un periodo de tiempo donde ya existían Tablas de Retención Documental – TRD, pero que nunca fueron implementadas para intervenir dicho conjunto de documentos (por x motivos), y posteriormente, años más tarde se realiza una actualización de dichas TRD. Entonces a esa documentación que se encuentra acumulada en bolsas sin criterios archivísticos que según la definición que da el AGN, es un fondo acumulado ¿se le realizaría TVD o se implementaría su organización con la antigua o actual TRD? Teniendo en cuenta también que el Acuerdo 04 de 2019 en su articulo 3, menciona que «Las Tablas de Valoración Documental — TVD se elaboran para los documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con Tablas de Retención Documental — TRD»
Perdón por lo extenso de mi inquietud. No se si me haga entender.
Tengo esa gran duda por dos razones:
1. Porque según lo que entiendo del concepto de fondo documental; no a todos los fondos documentales se les realiza TVD. Y
2. Porque entiendo que las TVD también son susceptibles de actualizarse, pero no tengo claro en que circunstancias.
EXCELENTE TEMA NO ESTOY TRABAJANDO EN UN FONDO ACUMULADO PERO SI ME IDENTIFICO PORQUE AUNQUE LA EMPRESA TIENE EL ARCHIVO ORGANIZADO NO TIENE TRD Y ME IDENTIFICO MUCHO AHORA ESTOY PASANDO POR UNA TOMA DE DECICIONES MUY DIFICILES YA QUE LA EMPRESA NO QUIERE INVERTIR MUCHO EN EL ARCHIVO YA QUE LAS ESTANTERIA QUE TIENEN SON ECHAS PARA UBICAR A-Z Y NO CAJAS X200 Y NO ENCUENTRO UNA EMPRESA QUE LAS DISEÑE MAS PEQUEÑAS ENTONCES SON COSAS QUE ME TIENE ENTRE LA ESPADA Y LA PARED ( ME HA SERVIDO MUCHO LOS TEMAS PORQUE APRENDO Y ME ACTUALIZO EN TEMA ) GRACIAS
Hola Diana,
Me alegra que te guste la información que comparto en el blog.
Justamente ese el objetivo.
Poder ayudar.
Muchas gracias Diana por leer el blog.
Hola Edin
Muy interesante su Blog, ya me suscribí para descargar un documento pero aún no lo logro ¿qué más debo hacer?
Hola Paola,
Me alegra que te guste el blog.
Si ya te suscribiste para descargar un documento, debes de revisar la bandeja de entrada de tu correo, o spam o promociones si es Gmail, ahi te llegó un correo con el documento para que lo descargues.
Me cuentas porfa si no te llegó.
Feliz día.
BUENOS DÍAS EDIN LOS APORTES QUE HACES EN TU BLOG, SON MUY ENRIQUECEDORES ESTOY ESTUDIANDO Y ESTO ME HA LLEVADO A INVESTIGAR Y HE ENCONTRADO TU PAGINA, TE DOY GRACIAS POR TUS VALIOSOS APORTES.
Hola, estudio archivo en el sena y ahora estoy haciendo practicas pero la empresa en la que me toco es privada y como dicen en muchos comentarios son mas dificiles en llevar el archivo como dice la norma, su archivo central es un fondo total/ acumulado y sin ningun tipo de organizacion, me siento confundida y todavia no se muy bien como comenzar a organizar pero leyendo tu blog y apoyandome hablando con mi profesora. Creo que lo ideal es organizar,clasificar y describir su archivo de gestion y central ya que se encuentran sin ningun orden cronologico. De verdad muchas gracias es de mucha ayuda tu blog para mi que estoy empezando en este mundo de la archivistica
Hola Kelly,
Me alegra mucho que el blog te sea de ayuda.
Solo quiero que tengas presente que aplicar los principios y procesos archivísticos no son una norma, sino que hacen parte de la teoría Archivística.
Espero que te vaya excelente en tu práctica.
Mil gracias de nuevo por leer el blog.
Hola: En la institución pública donde laboro tenemos un fondo acumulado de 25 años. Aún me quedan dudas de cómo levantar el inventario de este fondo, que debe contener la plantilla del inventario para el fondo. Muchas gracias, me encanta su blog.
Es claro el tema. No obstante tengo una ?ta.. una vez identificados los periodos, que pasa con las series y subseries q fueron absorvidas x otros procesos en los cambios de estructuras administrativas??? Se efectuan referencias cruzadas en los inv, se dejan comentarios técnicos en los intrumentos como las TVD y TRD…
Hola Emerson,
Un placer saludarte.
Qué interesante comentario.
Y claro que es común que dicha situación pase, pues entre un cambio administrativo y otro hay muchas unidades documentales que siguen en trámite y entonces quedarían vivas en medio del cambio administrativo.
En ese caso, es más un manejo administrativo – Archivístico el que se le daría, implementando prácticas acordes que faciliten identificar el contexto de la unidad documental, como por ejemplo las prácticas que tu mencionas de hacer referencias cruzadas o dejar comentarios en instrumentos archivísticos, yo no haría el comentario en la TVD, pero si en el inventario Documental porque me específica concretamente la unidad documental que ha estado abierta en distintos periodos administrativos.
Emerson, espero que mi respuesta este acorde a tu pregunta,
Un abrazo, muchas gracias por leer y participar en el blog.
Edin, gracias por todo la información que nos brinda, es clara, fácil de entender y se va a lo práctico.
Tengo una propuesta: El que pueda organizar un taller de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental aquí en Bogotá. Personalmente sería de gran utilidad y se aclararían algunas dudas que hay al respecto de estos temas.
Edin, buenas tardes.
Interesante todos los temas sobre gestión documental, siempre que leo un artículo tuyo, aprendo.
Ojalá diseñaras algunos talleres en Bogotá, tales como elaboración de las T.R.D, T.V.D., proceso de digitalización y microfilmación, creo que seria numerosa la participación.
Un saludo muy especial.
La organización de fondos acumulado va mas alla de ubicar unos documentos en cajas, asi sea cumpliendo el principio de procedencia y el de orden original. si no se encuentra con facilidad en una empresa pública las diferentes reformas administrativas y los organigramas y tampoco un personal antiguo que recuelerde cuales han sido las modificaciones estructurales de la misma.
Para mi lo mas complicado es contruir las TVD, sin tener esa información histórica de manera efectiva, a pesar que la normatividad archivistica nos de las pautas, siempre me ha sido muy dificil hacerlas. por eso estoy muy interesado en participar en el seminario los dias 21,22, 23 de abril.
Mil gracias por la información que dia a dia nos imparte de manera gratuita. mi DR. Edin.
Muy interesante el tema y el procedimiento.
Hola edin, de gran ayuda tu blog, ya hago parte de la comunidad y recibo a menudo tus píldoras archvisticas y me gustaría saber si hay un blog sobre la creación y elaboración de las tvd y trd.
Gracias, saludos desde Popayán – Cauca
Hola, este artículo tiene varios años, pero no pierde valor su contenido. Siempre me ha llamado la atención los «inventarios» en los archivos; lo he considerado que es una herramienta de otra ciencia.
¡Excelente! Edin, me convenzo cada día, el importante aporte que le haces a nuestra comunidad archivística. En nuestro quehacer tenemos que enfrentarnos a un fondo acumulado y es un proceso muy delicado. Cuando leía el relato de Juanita, efectivamente ese panorama me muestra que erramos al pensar que por cambiarle un poco la cara al archivo, ya todo termina ahí. Esa información es interesante para llevarla a la práctica en convertir estos Archivos en verdaderos sistema de información.
Hola Edin,
Aùn estoy consolidando mi Cuadro de clasificaciòn, muchas gracias por compartir tus conocimientos. Cada dìa aprendo màs.
Saludos desde Santa Cruz – Bolivia.
Hola Edin, de gran ayuda tu blog, ya hago parte de la comunidad y recibo a menudo tus píldoras archvisticas y me gustaría aprender sobre la creación y elaboración de las tvd , en la empresa donde laboro es una ONG y ya existe las TRD y son del 2006 y la empresa era extensa, actual mente se han suprimido unas areas y por lo tanto las TRD se ha cambiado, en el en el 2015 con la ayuda de un pasante de la Javeriana, pero si me gustaria aprender sobre la TVD. Yo labore en Ecopetrol organizando los fondo acumulados desde el inicio de Ecopetrol y se llamaba la Troco y aprendí mucho ya existia unas TRD.
Muy bueno su contenido y de gran ayuda con el ejemplo, muy fácil de entender… gracias!
Excelente tema edin, segun tengo la necesidad de despejar dudas consulto, y me apropio de conocimientos para ponerlos en practica a mi labor dia a dia… Te leo siempre..un abrazo desde la Guajira.. Saludos. Carmen.