Aunque a veces no parece desde afuera, lo cierto es que en las áreas de Gestión Documental siempre hay algo que tienes para hacer.
Es muy probable que alguna vez hayas sentido que a pesar de haber hecho mucho, aún falta más.
La situación se torna preocupante, cuando te embarga la sensación de no avanzar hacia algún punto.
Si trabajas en una entidad pública, desde que estás en ella ya sabes que debes de cumplir con la elaboración y aplicación de diferentes Herramientas Archivísticas.
Si tu caso es que perteneces al sector privado, es probable que el panorama Archivístico para tu empresa esté cambiando.
Uno de los muchos motivos, se basa en las nuevas exigencias que el estado viene reglamentando a las empresas que no pertenecen al sector público.
Resulta que ahora tu empresa debe de contar con herramientas Archivísticas, que aunque sabes que las podías implementar en algún momento por los beneficios que ofrecen, lo cierto es que no estaba en tus planes por diferentes motivos.
¡Pero ahora la situación cambió!
Debes de empezar a implemtar nuevas prácticas y a utilizar Instrumentos Archivísticos.
El Instrumento Archivístico para no caer en la improvisación y cumplir con tus objetivos.
…¿Podría decirme, por favor, que camino debo tomar desde aquí? – preguntó Alicia.
– Eso depende en gran manera de adónde quieras llegar – respondió el Gato de Cheshire.
– No me importa demasiado el lugar – Insistió Alicia.
– Pues entonces no importa el camino que tomes – Contestó el Gato de Cheshire.”
Alicia en el País de las Maravillas.
Como en este cuento.
Si no tienes claro hacia donde apunta la Gestión Documental en tu empresa, entonces no tendrás argumentos para evaluar si lo que estás haciendo hoy la llevará a una posición estratégica.
¿Sabes como puedes salir de la improvisación en tu área?
Aplica el primer Proceso Administrativo: La Planeación.
¡Sí, como lo lees!
Además, aparte de que es el primer Proceso Administrativo, es también el primer proceso de la Gestión Documental en el modelo Colombiano.
Producto de la Planeación Archivística es el Plan Estratégico Archivístico.
¿Qué es un Plan Estratégico Archivístico?
La planificación a largo plazo no es pensar en las decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes. Peter Drucker
El PEA (Plan Estratégico Archivístico) es un documento ruta en el que la empresa define los objetivos que en materia archivística se pretende alcanzar e implementar.
Imagen Tomada de Freepik.com
Es tan importante este instrumento Archivístico, que el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), lo indentificó con el nombre de Plan Institucional de Archivos «PINAR» y lo incluyó como parte integral de la Gestión Documental en el año 2012 con el decreto 2609 – hoy derogado- por el Decreto 1080 de 2015.
Incluso determinó la metodología de elaboración para las entidades públicas y privadas con funciones públicas en el «Manual de formulación del Plan Institucional de Archivos».
Pero quiero ser claro contigo.
Antes de que se conociera como el PINAR, algunas organizaciones ya elaboraban Planes Estratégicos para los Archivos, en vista que el proceso de Planeación viene desde la teoría Administrativa.
Por eso, sigo llamando a este documento de esta manera.
La metodología que te presentaré a continuación, son los pasos que he utilizado cuando llevo a cabo un proceso de Planeación Archivística en proyectos propios o para las empresas en las que he trabajado.
Estos pasos están basados en conocimientos propios y no difieren mucho de la metodología que propone el AGN con el PINAR.
Pero antes, considera esto:
5 Consecuencias de no hacer Planeación Archivística.
Consecuencia #1.
Solo te enfocas en temas operativos y en el día a día, como no tienes un rumbo establecido al cual llegar, entonces vives pensando en el hoy.
Consecuencia #2.
Trabajas muy fuerte, nunca tienes tiempos muertos, pero los resultados no se notan debido a la carencia de un objetivo esperado.
Consecuencia #3.
La asignación del presupuesto al área de Gestión Documental o Archivo es muy poco, por no decir que casi nulo.
Esto se debe a que como en varias ocasiones, no hay unos resultados esperados claros; entonces, conseguir presupuesto se torna difícil.
Consecuencia #4.
No crece el estatus del Área al no tener objetivos retadores, acompañados de una visión inspiradora. La imagen del Archivo se puede ver solo como el lugar donde se guardan los documentos.
Consecuencia #5.
La empresa no percibe aporte de valor por parte de tu Área de Gestión Documental o Archivo.
8 Pasos para elaborar El Plan Estratégico Archivístico.
Paso #1. Identifica las Falencias y Oportunidades de Mejora.
Para que el Plan Estratégico Archivístico sea lo más aterrizado a las necesidades verdaderas de la empresa, es fundamental llevar a cabo un Diagnóstico de Archivo.
Con El Diagnóstico Integral de Archivo, conocerás el estado actual archivístico de la empresa.
Algunas falencias comunes en las empresas y que se descubren mediante los Diagnósticos son:
- Carencia de Instrumentos Archivísticos.
- Falta de elaboración de Inventarios Documentales para la totalidad de los Archivos de Gestión.
- Poco espacio para el almacenamiento de los documentos.
- Falta de políticas claras para el manejo de los Documentos Electrónicos de Archivo.
Y son muchas más las falencias que podrías hallar en tu empresa.
Para ejecutar este paso, te recomiendo mi artículo sobre «Cómo elaborar un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos».
¿Qué no se te puede quedar por fuera?
Cuando identifiques los aspectos críticos hallados con el Diagnóstico, deberías relacionar a que riesgos se expone la empresa si no hace algo por mitigarlos.
Paso #2. Establece la Misión del Área de Archivo o Gestión Documental.
Es muy importante para este Plan Estratégico Archivístico que descubras y definas cual es el propósito o la razón de ser que tu área tendrá por el término de 5 años.
Un ejemplo de una misión podría ser:
Garantizar la seguridad y conservación adecuada de la información de la empresa, mediante procesos de Gestión Documental que cumplan con los principios de oportunidad, eficacia, eficiencia y economía para facilitar el acceso a la información de todas las partes interesadas de la empresa.
La misión dará a entender tanto a tu equipo de trabajo como al resto de la empresa, que tu área no improvisa, que las acciones las llevan a cabo a raíz de una razón de ser.
Paso #3. Determina la Visión Archivística
La visión es una reflexión a futuro, es encontrar el lugar al que se desea llegar en por lo menos 3 a 5 años.
Es fundamental sustentar el Plan Estratégico Archivístico en un punto de llegada retador e inspirador.
Definir la visión, es pensar en el futuro deseado.
La Visión Archivística de la empresa, te dará criterios para tomar las decisiones en el día a día que vayan encaminadas hacía tomar el camino correcto que aporte a la empresa.
Un ejemplo de visión puede ser:
Contar con un Archivo Institucional técnicamente organizado y dotado con las herramientas necesarias para la gestión de los documentos, sin importar el soporte en el que se encuentren; implementando procesos de Gestión Documental y herramientas Archivísticas que permitirán la conservación, trazabilidad y recuperación de la información que sirva a los usuarios como base para la toma de decisiones.
Para este paso, te sugiero que reúnas el Comité de Archivo y definan la Visión Archivística de la empresa.
Paso #4. Elige los Objetivos Estratégicos Archivísticos.
Un objetivo es un logro determinado que se pretende alcanzar.
Estos son estratégicos, cuando brindan a la empresa una ventaja o una posición que marca la diferencia con respecto a otros.
Para que me comprendas mejor este paso, te presento 3 objetivos que podrían ser estratégicos:
- Implementar la Gestión Documental Electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable.
- Organizar el Fondo Acumulado Documental.
- Implementar el Sistema Integrado de Conservación Documental.
Los objetivos tú los defines a partir del contexto de la empresa.
Para este paso te recomiendo usar la metodología SMART para la elaboración de objetivos estratégicos.
Paso #5. Establece Metas para cada uno de los Objetivos Estratégicos.
Las metas son retos que te pondrás para alcanzar los objetivos.
Para cada objetivo puedes identificar más de una meta. Lo que más vale, es que sean metas que con su cumplimiento estarás dando pasos que te acerquen al logro del objetivo.
Un ejemplo para este paso podría ser:
Si has definido como objetivo estratégico: “Organizar el Fondo acumulado de la empresa de acuerdo a la política Archivística”.
Una meta sería: “Elaborar para el año 2019 la Tabla de Valoración Documental para la organización del Fondo Acumulado”
Como ves, si logras esta meta, estarías mas cerca de organizar el Fondo Acumulado, el cuál es el Objetivo Estratégico.
Ya sabes, puedes ponerle a cada objetivo, más de una meta.
Paso #6. Desarrolla estrategias para alcanzar las Metas y los Objetivos.
Como una Meta es un punto de llegada, entonces las estrategias son las diferentes acciones que llevarás a cabo para cumplirla o lograrla.
Las estrategias deben ser bien analizadas y formuladas, porque éstas te agilizarán el camino y te llevarán a cumplir con lo que esperas.
También todo lo contrario, una mala estrategia trae consigo perdida de tiempo y esfuerzos.
Continuando con los ejemplos, si tomas las meta del paso anterior de Elaborar las Tablas de Valoración Documental, entonces la estrategia puede ser:
- “Hacer capacitaciones al personal de la empresa en materia de archivística para el levantamiento del Inventario Documental Natural”
Lo importante de las estrategias, es que sean acciones que vayan encaminadas a la consecución de los resultados esperados.
Paso #7. Elabora los Planes y Proyectos encaminados a los Objetivos planteados.
Cada objetivo debe generar un plan o un proyecto, dependiendo del tamaño de este y las necesidades de la empresa.
Cualquiera sea el caso, ambos deben de tener mínimo estos datos:
- Objetivo del Plan o Proyecto: Debe ser el objetivo estratégico al que apunta.
- Alcance del Plan o Proyecto: Qué abarca, hasta donde influye el plan.
- Responsable: Quién o quiénes son los responsables del Plan.
- Actividades y tiempos: Cuáles son las actividades a ejecutar y cuánto tiempo se requiere.
| # | Actividad | Responsable | Fecha Inicio | Fecha Fin | Entregable | Meta relacionada | Observaciones |
| 1 | Elaboración de las TVD | Jefe área de Archivo | Enero 2019 | Julio 2019 | Tablas de Valoración Documental | Elaborar para el 2019 las TVD. | Las TVD deben ser aprobadas antes de su aplicación. |
| 2 | Organización Fondo Acumulado | Jefe área de Archivo | Agosto 2019 | Marzo 2020 | Fondo Documental organizado | Aplicar el principio de procedencia y orden original a todos los documentos del fondo acumulado. | Los documentos se deben de organizar con base en las TVD debidamente aprobadas. |
Recuerda que la Planeación sin Control carece de sentido.
Si no mides lo que haces, no sabrás si lo estás consiguiendo o si lo que estás haciendo va hacia el logro de lo esperado.
Por esto es muy importante que definas Sistemas de Medición.
Además, como en todo plan y proyecto, también debes de asignar los recursos necesarios para llevarlos a cabo.
Estos recursos pueden ser económicos, tecnológicos, humanos, etc.
Paso #8. Define una Hoja de Ruta o de Control para el Plan Estratégico Archivístico.
Una Hoja de Ruta o de Control, es un instrumento que diseñas para dar una priorización y asignar en el tiempo, el cumplimiento de cada uno de los planes y proyectos que previamente has definido.
Esta hoja de control podría ser la que está en el Manual del PINAR que elaboró el Archivo General de la Nación de Colombia, o bien, podrías buscar un formato en Internet; en el fondo, todas cumplen con lo mismo y presentan un formato similar.
Recomendaciones finales.
Una vez has culminado el Plan Estratégico Archivístico, preséntalo ante el Comité de Archivo para su aprobación.
Cuando hayas conseguido el aval por parte del Comité de Archivo, debes de darlo a conocer a toda la empresa y empezar con su puesta en marcha.
Define tiempos de seguimiento y control al Plan Estratégico Archivístico. El fin es estar atento a cualquier situación que requiera de tu atención y de tomar decisiones.
Te comparto mi videoconferencia sobre este tema, la realicé para la Fundación Ciencias de la Documentación de España.
¡Ahora tú!
¿Qué piensas al respecto de la Planeación en los Archivos?
¿Qué otro paso se debe considerar a la hora de hacer un Plan Estratégico Archivístico?
Te invito a que participes en los comentarios, déjame conocer lo que piensas al respecto de este tema.
Como ya sabes, te solicito que compartas este artículo con quienes creas les puede ser de interés.
Lo puedes compartir por los siguientes medios.
Que suerte he tenido haber encontrado este tesoro que habla muy claro sobre gestión documental, muchas gracias
Hola Luis Antonio…
Me alegra que te guste el Blog.
Gracias por tus palabras…
Me dan a entender que estoy cumpliendo con la misión del Blog.
Gracias por leer el Blog.
Buen día Edin, Me gusta mucho la forma como escribe sencillo y claro, con ejemplos prácticos, gracias por ello.
Éxitos en sus labores.
Margarita Torres.
Hola Margarita,
Me alegra que así lo sea.
El objetivo es transmitir contenido que sea claro para los lectores.
Gracias a ti por tus deseos.
El link al que nos direcciona del archivo general de la nación es error y no hay inf
Buena tarde Edin:
Te felicito por tu blog. Que bueno contar con sitios como estos, que brindan tips, ejemplos y conceptos muy claros sobre la gestión documental. Bendiciones
Hola Maria,
Un placer tenerte por acá.
Gracias por tus palabras.
Me alegra que te sea útil el blog.
Un abrazo.
Hola Edin buenas tardes
Que grato al finnnnnn encontrar a un muchacho con ganas de despejarnos las dudas y compartir se conocimiento con nosotros, en cuanto a este tema tan bonito pero delicado, la verdad gracias mijo… vivo en la Guajira y desde que te encontré leo todo lo que publicas y he despejado muchas dudas::: mi pregunta es: la incluir las carpetas 4 aletas a las cajas estas van de izq a derecha, pero deben mirar hacia la derecha o para la izquierda..porfa es que tengo una polémica sobre este tema con mi compañero de trabajo….gracias
Hola Carmen,
Gracias por tus palabras, son motivadoras y me dan a entender que voy por buen camino hacia el cumplimiento de la misión que tengo con mi blog: «Ayudar a las personas que están relacionadas con los Archivos y los documentos».
En cuento a la pregunta de las carpetas 4 aletas, te diré que al estar estas carpetas diseñadas principalmente para documentos históricos, lo más importante es utilizar un sistema de ubicación que garantice la conservación de los documentos, pero si quieres una respuesta específica, yo lo hago (pero esto podría cambiar dependiendo de alguna circunstancia en especial) ubicándolas en las cajas de izquierda a derecha y las cuatro aletas (los pliegues) mirando a la izquierda, pero te digo, esto depende, considero que la ubicación dentro de la carpeta si debería ser de izquierda a derecha, pero ya el tema de la cara hacia donde mirar considero que se decide buscando la conservación adecuada de los documentos.
Espero te sea de alguna ayuda mi respuesta,
De nuevo te agradezco por leer el blog y por tus palabras.
Hola Edin buenos, días hoy como muchas veces me meto a tu blog, porque a parte de interesante es muy necesario para despejar mis dudas. Me sonroje(jajaja) que algunas preguntas que te hice en esa época donde iniciaba mis conocimientos y labor como archivista, pero hay que preguntarle es al que sabe y obvio despejar las dudas.. gracias por existir , no te comento algunas veces, pero estoy atenta a las 5 píldoras archivisticas del viernes…Graciassss eres el mejor…..un abrazo Guajiro
Hola Edin, buenas tardes…..excelente explicación con respecto a este tema de elaboración del PINAR… gracias
Hola Carmen,
Como tal el PINAR no lo explico, ya que el PINAR tiene una metodología específica que exige el AGN, pero como el PINAR es un Plan Archivístico, entonces los pasos que propongo para elaborar un PEA (Plan Estratégico Archivístico) se puede relacionar y servir como base o ayudar para llegar a hacer el PINAR, no distan mucho de lo que pide el AGN.
Gracias de nuevo Carmen por comentar el artículo,
Es un placer para mí que estén leyendo mi blog.
Hola Edin..totalmente de acuerdo, conozco la normatividad y metodología para su elaboración, utilice esta guía que expidió el AGN, con la que elabore el Plan Institucional de Archivos-PINAR de una Institución publica para la que trabajo, y el cual fue aprobado por el CIA de la entidad, …muy seguramente quise manifestarte que tus recomendaciones ayudan a comprender con mas facilidad la normatividad…. gracias
Excelente Carmen.
Te felicito, el con el hecho de elaborar el Instrumento no significa que se solucionan las necesidades, pero si es un paso muy grande hacia la implementación y mejoramiento continuo de la Gestión Documental.
Muy bien por la entidad en la que trabajas que cuenten con personas como tú.
Gracias de nuevo por leer mi blog.
Hola Gracias Edin….
Me gustaría contar en esta pagina con una explicación sencilla de como organizar los expedientes contratos (clasificación, ordenación y descripción) ademas, como elaborar los rótulos de cajas y carpetas que permitan de una forma clara y sencillas el acceso a los documentos….. y cuéntame ¿las carpetas dentro de las cajas de archivos se van colocando de izq. a Der…mi pregunta es el rotulo del exp debe mirar para la parte izq o derecha de la caja…….gracias por ayudarme ..
Hola Carmen,
Gracias por tu comentario,
Ya lo coloqué como un tema para un próximo artículo. Te estarás dando cuenta por medio del correo.
Gracias por leer el blog.
Un abrazo.
Buenos Días Edin,
Muy interesante tus valiosos aportes. Mi pregunta es el Plan estrategico Archivistico una vez ha sido aprobado por el comité interno de archivo se debe enviar al Consejo Departamental de Archivos para la respectiva aprobación?
Muchas gracias
Hola Isnedi,
Como tu entidad es pública, la planeación Archivística por directríces del AGN se debe de plasmar en la PINAR (Plan Institucional de Archivos) el cual tiene su metodología y requisitos propios para su elaboración.
El artículo que te presento, puede servir como base para hacer dicho PINAR, pero te debes basar también en el manual de PINAR del AGN.
Y con respecto a la aprobación, no, el PINAR no se debe de enviar al Consejo Departamental de Archivos, solo requiere la aprobación del Comité de la empresa.
Gracias por comentar Isnedi.
Un abrazo.
Felicitaciones Edin. Hacia mucha falta un profesional tan dedicado a brindar un apoyo incondicional a quienes laboramos en este campo de accion. Lo felicito por su metodología y lexico sensible y de facil comprensión.
valoro sus conocimientos y aportes
Hola Piedad.
Gracias a ti por leer el blog,
Me alegra que te esté sirviendo los contenido que comparto.
Espero que los próximos de igual manera te ayuden.
Un abrazo.
Gracias por leer el blog.
Buenas tardes Edin
Me parece muy interesante tu blog: temas sencillos y documentados. Al alcance de cualquier lector interesado.
Te felicito.
Hola Zulma,
¡Que grata visita!
Me alegran tus palabras sobre el blog.
Un abrazo.
Hola Edin, muy buenas tardes para ti. Estoy muy feliz de encontrarme con este, tu blog. Realmente quiero felicitarte y agradecerte, pues considero es una oportuna contribución a la Gestión Documental, sin importar dónde estemos. Estoy tratando de revisar, estudiar y mantenerme en contacto contigo pues me gusta mucho tu manera de decir y hacer en este sentido. Decirte que te admiro porque eres un profesional joven y muy dedicado, y sabes, no siempre este accionar es bien reconocido, a la altura de su importancia y utilidad. Un fraternal abrazo, deseándote muchos éxitos en tu vida personal y profesional.
Juanita
Hola Edin, que bueno tu blog, habla en un lenguaje claro y conciso acerca de la gestión documental y de archivo. Soy auditora de Control Interno y me encuentro haciendo una auditoría al procedimiento de gestión documental en mi empresa y es un tema muy complejo, extenso y muy normado en Colombia. Tengo una inquietud, y desearía tu opinión:¿Piensas que la gestión documental es un procedimiento o por el contrario debe ser un Proceso en la entidad? Te agradezco tu opinión y muchísimas gracias.
Hola, con respecto a lo que manifiestas en el blog, te comento que el Decreto 2609 de 2012, no ha sido derogado por el Decreto 1085 de 2015, lo que sucedió es que fue compilado por este, por lo tanto el Decreto 2609 de 2012 aun esta vigente.
Me parecen muy útiles tus publicaciones y totalmente didácticas, de fácil comprensión, recién me han nombrado Responsable del Área de Archivos de una dependencia gubernamental en el Estado de México, por lo que empiezo a adentrarme en este mundo tan complejo que es el archivo, tenía nociones muy básicas y ahora he tenido que estudiar para poder elaborar los instrumentos archivísticos que requiere la normatividad vigente: Guía Simple de Archivos, Cuadro General de Clasificación Archivística, Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, Inventario, Catálogo de Disposición Documental.
En donde estoy atorada es el el Programa de Desarrollo Institucional Anual, específicamente en lo relativo a la forma de evaluar para cumplir metas, si puedes ayudarme quedaré infinitamente agradecida.
Gracias por el aporte de tus conocimientos.
Hola Miguel,
Mil gracias a ti por leer mi Blog.
Un abrazo.
gracias por toda esta informacion pocas veces se encuentra informacion como esta; soy de El Salvador y aqui no hay mucha informacion para guiarse y donde trabajo estoy partiendo desde cero y no me dan todas las herramientas para ejercer mi trabajo pero hay vamos lento pero seguro. saludes
Gracias Edin por compartir tus conocimientos… 🙂
excelente el material. muy agradecido, mayor preparación actualizada, aprendices y empresas. para el beneficio de todos. el bloc lo dice todo. bendiciones Edin
Hola Edin, muchas gracias por compartir incondicionalmente tus conocimientos, realmente son un tesoro que te permites explicar de una manera clara y sencilla…
Un fuerte abrazo desde Quito – Ecuador, bendiciones.
Cristóbal
Excellente tema … Me gusta mucho la archivistica… Lastimosamente no puedo pagarme la carrera pero estoy realizando cursos acerca de los archivos…ahi voy escalando.feliz año nuevo 2020.
Muy buen inicio de año estimado Edin
Te agradezco todo el apoyo que me has proporcionado
Seguiré al pendiente de tus publicaciones en No son Papeles
Bendiciones desde México en el lindo Estado de Coahuila…
Con estas palabras, quiero expresar mi deseo inmenso de que sigan adelante con su gran proyecto en el mundo de la Gestión Documental por medio de NOSONPAPELES.COM.
Edin reciban mis felicitaciones por este y anteriores escritos de este Blog como así también mi aliento, para que sigan en esta labor.
Un fuerte abrazo
Hola Edin, muy interesante el artículo y en lo personal terminó por aclarar aún mas el concepto y la metodología que sobre el PINAR tiene el AGN de Colombia
Buen dìa, me siento muy afortunado de poder acceder a este valioso e importante material, que servirà para enriquecer mis conocimientos y mejorar los procesos pertinentes a el en mi trabajo y empresa en general. Muchas gracias y bendiciones al autor.