Lecciones para archivistas #5: La firma digital no es la escaneada

¿Te ha tocado explicarle a otra persona que la firma digital no es la escaneada?

En nuestro entorno digital actual, la archivística con la gestión documental enfrentan constantes desafíos y cambios.

Seguro que eso ya lo has leído o escuchado.

Especialmente en la autenticación y seguridad de los documentos electrónicos.

Quizás, a raíz de la pandemia en tu entidad se volvió común el uso de la firma escaneada o digitalizada «como si fuera una firma digital».

Y aquello no es una práctica correcta.

Porque la firma digital no es la escaneada.

Si bien los documentos copia se presumen auténticos, lo cierto es que esta práctica pone en riesgo a tu organización.

Especialmente por el alto riesgo de repudio.

Y tú, si tú, como archivista debes ayudar a tu entidad desde la gestión documental.

A través de esta lección para archivistas #5, quiero compartirte un libro que me ha sido de mucha utilidad.

Me ha servido para profundizar en una herramienta revolucionaria: la firma digital.

¿De cuál libro te hablo?

Aspectos teórico prácticos de la firma digital en Colombia y su referente en Latinoamérica, escrito por Erick Rincón y Cristian Mendieta Clavijo.

El libro «Aspectos Teórico Prácticos de la Firma Digital en Colombia y su Referente en Latinoamérica», es una obra meticulosamente redactada por Erick Rincón Cárdenas y Cristian Mendieta Clavijo.

Fue publicado en 2021. Este libro no solo aborda los aspectos técnicos de la firma digital, sino que también explora su impacto en el marco legal y operativo dentro de Colombia.

Además, se extiende a comparaciones con otros contextos latinoamericanos. 

A través de un enfoque detallado y accesible, los autores logran desglosar la complejidad jurídica y tecnológica de la firma digital.

Te dan claridad sobre cómo estas herramientas digitales pueden ser implementadas de manera correcta en la gestión documental de tu entidad.

En serio, este libro es imprescindible para cualquier archivista.

Especialmente para aquellos que busquen comprender a fondo la conexión que se está desarrollando entre la tecnología, la legislación y los documentos.

Además, porque tendrás más argumentos cuando vayas a explicar que la firma digital no es la escaneada.

¿Qué tiene este libro para ti como Archivista con respecto a la firma digital?

Estos son los tres elementos claves que podrás obtener al leer este libro:

1. Claridad conceptual: Vas a entender la importante diferencia entre la firma digital y certificado digital, un conocimiento fundamental para la implementación segura de la gestión de documentos electrónicos en tu entidad.
2. Comparación legislativa: Explorarás cómo diferentes regiones, incluyendo Latinoamérica, España y Estados Unidos, manejan legalmente estas tecnologías de firma digital, permitiéndote entender mejor las regulaciones que afectan directamente a tu trabajo como archivista.
3. Aplicaciones prácticas: Vas a descubrir cómo las firmas digitales pueden ser utilizadas más allá de la autenticación de documentos, mejorando la eficiencia y la seguridad en diversas operaciones en donde la archivística a través de la gestión documental tiene alcance en tu entidad.

Algunas citas destacadas del libro:

Te compartiré tres:

«Al contar con la hora legal de la República de Colombia, el estampado cronológico constituye una prueba inequívoca del instante de tiempo en que un documento electrónico es creado, enviado o recibido.»

«En todos los contextos de documentos, la conservación desempeña un papel importante. La conservación tiene asociados varios aspectos, entre los que se deben resaltar la duración y accesibilidad, en función de la naturaleza del documento. Es decir, el documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo (siendo posible su eventual destrucción después de un tiempo), y el acceso al mismo debe garantizarse sea que se trate de un documento público o restringido.»

«Un documento, entendiendo por este la representación de un hecho, condición, u obligación pasada, presente o futura, es susceptible de ser valorado en un mensaje de datos, con la misma validez legal y probatoria que se le puede endilgar a un documento consignado en un soporte físico.»

Mi opinión:

En mi experiencia como Archivista, definitivamente entender las firmas digitales y electrónicas me ha abierto puertas.

Y ojo, dije entender, no ser experto.

Poder explicar sin titubeos, por ponerte un ejemplo de algo sencillo, que una firma digital no es la escaneada, ha permitido que tomen más enserio mi mensaje.

Este libro tiene mucho valor para cualquier archivista que se preocupe de mantenerse en actualización con las últimas tendencias tecnológicas y legales que afectan nuestra profesión.

La claridad con la que se presentan los conceptos, combinada con ejemplos prácticos y comparaciones legislativas, facilita no solo la comprensión sino también la aplicación de las firmas digitales en el contexto de la gestión documental. 

Si tu dominas estos conceptos como archivista podrás mejorar la eficiencia y seguridad en el manejo de los documentos que serán parte los archivos.

Y no menos importante, podrás asegurar que los procesos se alineen con las normativas actuales y futuras en materia de tecnología digital.

Tener conocimiento de las firmas digitales es crucial para adaptarte y prosperar como archivista en un entorno profesional cada vez más regulado y tecnológico.

¿Cómo puede la implementación de firmas digitales transformar tus prácticas actuales de gestión documental a un modo seguro para tu entidad?

Hazte a este libro y amplía tu conocimiento para argumentar que una firma digital no es una escaneada.

Y espero que no malinterpretes mi mensaje, el libro no se enfoca en explicar porque una firma digital no es la escaneada.

Va muuuuucho, muchísimo más allá.

Yo solo lo hago por ponerte un ejemplo de una de las situaciones más comunes de confusión que se dan con esta tecnología.

¡Te súper recomiendo este libro para aumentar tu comprensión de las firmas digitales y electrónicas de Colombia y América Latina!

Y si te interesa tenerlo, aquí te dejo el enlace del libro en la librería online que yo lo compré, en caso de que a ti también te interese tenerlo contigo.

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Quedo atento a algún comentario que tengas sobre esta recomendación que te hago.

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