Como te lo recalco en el título, elabora un Programa de Gestión Documental que haga navegar a nivel institucional a la Gestión Documental.
Esta es tu oportunidad.
Y si no es ahora, entonces no sé cuándo.
Pero ¿oportunidad de qué?
De incluirte aún más en la gestión de tu entidad.
Y la forma que te diré, requiere de algo más importante que el dinero.
Sí.
Necesitas algo mucho más valioso.
Tu conocimiento.
¿Para qué?
Para elaborar o renovar tu PGD – Programa de Gestión Documental.
Aquí es donde me da dolor por aquellos PGD’s que son literalmente copiados y pegados de otros que están publicados en internet.
Corren el riesgo de traerse vacíos documentales y administrativos de otras entidades.
Y después nos quejamos de que porque no le dan valor a la gestión documental.
El Programa de Gestión Documental es un gran instrumento archivístico porque define las reglas, los principios, los lineamientos y las políticas para la operación de los procesos de gestión documental.
Y no. No para la dependencia de gestión documental. No.
Es para toda la entidad.
Qué no es el Programa de Gestión Documental
Nop.
Un PGD no es el instrumento en el que tú dices como se elabora una carta, un memorando, una circular, etc. (He visto varios así).
Tampoco describe cada uno de los pasos para clasificar, ordenar y describir.
Menos describir cada paso de la transferencia.
Todo lo anterior queda en instructivos y guías que son apoyo, pero no deberían ser el Programa de Gestión Documental en sí mismo.
El PGD es estratégico pero a nivel operativo.
¿Cómo así que estratégico, pero de lo operativo?
Ya te lo explico.
Entonces, que sí es un Programa de Gestión documental
El PGD es un instrumento archivístico.
Este define el cómo accionar los procesos y prácticas de gestión documental desde las políticas operativas y las actividades a corto, mediano y largo plazo.
En palabras cortas, defines que sí y que no se debe hacer con respecto al tratamiento de la información en toda la entidad desde los productores de la información.
El Archivo General de la Nación de Colombia, lo define como:
El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.
Archivo General de la Nación
Así que es ahora o nunca tu oportunidad de elaborarlo o actualizarlo.
Y de hacerte más incluyente (he influyente) en la operación de tu entidad.
Determinar nuevas reglas y políticas referentes a la gestión documental teniendo en cuenta la operación en medios electrónicos.
Seguro en papel ya lo tienes bien, pero todo se puede mejorar.
Observa a tu alrededor:
¿Qué cambios operacionales (desde todas las áreas) deberás como Archivista diseñar para que la gestión de la información potencie la eficiencia y economía de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de tu entidad?
¿Cómo el Programa de Gestión Documental te haría salir de las cuatro paredes del Archivo?
El PGD es una guía estratégica que define cómo deben gestionarse los documentos en toda la organización, desde su creación hasta su disposición final.
Para salir de las cuatro paredes del Archivo y lograr que la gestión documental impacte a nivel institucional, el PGD juega un papel fundamental.
Aquí te explico cómo:
Razón #1: Visión integral:
El PGD debería abarcar todos los aspectos relacionados con la gestión documental en tu entidad, no solo los concernientes al área de archivo.
Puesto que define políticas y lineamientos que deben ser seguidos por todos los procesos y áreas de la organización, lo que promueve una visión integral de la gestión documental.
Razón #2: Inclusión de todos los actores:
Al involucrar a todas las áreas de tu entidad en la elaboración y aplicación del PGD, logras una mayor sensibilización y compromiso con la gestión documental.
Esto te permite que cada actor entienda su rol y responsabilidad en el manejo de la información, contribuyendo así a su efectividad y eficiencia.
Razón #3: Adaptación a la realidad organizacional:
Debes diseñar el PGD de acuerdo con las necesidades y características específicas de tu entidad.
Esto implica considerar su estructura organizacional, sus procesos internos, sus sistemas de información y sus objetivos estratégicos.
De esta manera, tu Programa de Gestión Documental se convierte en una herramienta que se ajusta a la realidad de tu entidad y promueve prácticas documentales efectivas y sostenibles.
Razón #4: Promoción del uso de medios electrónicos:
En un mundo cada vez más digitalizado, tu PGD debe contemplar el manejo de documentos en formato electrónico.
Esto incluye la implementación de políticas de seguridad de la información, la adopción de herramientas tecnológicas para la gestión documental y la capacitación del personal en el uso adecuado de estas herramientas.
Razón #5: Potencia el rol del archivista:
Al liderar la elaboración y aplicación del PGD, tu como Archivista te posicionas como un actor clave en la gestión documental de tu entidad.
Tu conocimiento y experiencia en la materia son fundamentales para diseñar un Programa de Gestión Documental efectivo y para asegurar su correcta implementación.
Además, un PGD te brinda como Archivista la oportunidad de demostrar el valor estratégico de la gestión documental y su impacto en los procesos y resultados de la organización.
¿Qué tal está tu Programa de Gestión Documental?
Para aprovechar al máximo esta oportunidad y fortalecer aún más tu papel en la gestión documental de tu entidad, es crucial revisar y renovar tu Programa de Gestión Documental (PGD).
Cómo ya te lo he dicho.
Es cierto que en ocasiones se subestima el valor del PGD, y es común encontrarse con versiones que han sido copiadas y pegadas de otros lugares sin considerar las necesidades específicas de la entidad.
Sin embargo, esta herramienta va mucho más allá de ser un simple documento archivístico.
¿Tú que piensas?
¿Tu entidad ya cuenta con un Programa de Gestión Documental?
¿Si lo utilizan como debería ser?
¿O se tiene como un adorno?
Espero que este artículo te haya gustado y te sea útil.
Y lo puedas compartir con otros colegas que tu consideres puede serles de utilidad.
Hola Edgar,
Gracias por tu comentario!
Saludos!