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Una herramienta práctica para revisar condiciones básicas de gestión documental por oficina, validar resultados desde el área de Gestión Documental y orientar planes de mejora. En una entidad pública, la gestión documental no se fortalece solo desde el archivo central. También se fortalece desde las oficinas que producen, reciben, tramitan, organizan y conservan documentos todos […]
Uno de los errores más comunes cuando un o una archivista trabaja con pequeñas empresas es mirar su realidad archivística desde extremos que no le corresponden. A veces se les aborda como si todavía fueran una microempresa donde casi todo depende de una sola persona, de la memoria operativa y de prácticas informales que apenas […]
Cuando un o una archivista trabaja con una microempresa, suele encontrarse con una realidad muy particular. Sin embargo, eso no significa que no exista gestión documental. Lo que significa es que esa gestión documental suele estar ocurriendo de manera intuitiva, desordenada o incompleta. Y ahí aparece uno de los grandes retos para el o la […]
Hay un momento en la vida archivística de muchas organizaciones en el que el desorden ya no puede explicarse solo por crecimiento, pero tampoco puede resolverse con medidas aisladas. Ese momento suele aparecer en las medianas empresas. Ya no se trata de una empresa pequeña donde muchas decisiones se resuelven con cercanía, memoria operativa y […]
Cuando una gran empresa empieza a tener dificultades con su gestión documental, rara vez el problema se explica porque “no existen documentos” o porque “nadie guarda nada”. En realidad, muchas veces ocurre lo contrario. Hay documentos. Muchísimos. Hay contratos, informes, soportes, registros, comunicaciones, documentos laborales, documentos contables, evidencias operativas, documentos técnicos, archivos físicos, repositorios electrónicos, […]
Quizás en algún momento sentiste que no se le daba el reconocimiento que se merece la Gestión Documental en tu entidad. Por esta razón, hemos creado este recurso, para que lo difundas en tu entidad y todos conozcan su importancia. Es una carpeta comprimida con 10 posters que te servirán para que los compartas en […]
La producción documental es un proceso fundamental en el funcionamiento de todos los procesos y procedimientos de tu entidad. Es aquel conjunto de actividades relacionadas con la creación o recepción de los documentos con cierta estructura, forma y finalidad establecida. Los documentos tienen su origen en las áreas de la entidad, las que archivísticamente conocemos […]
El archivo de gestión de contabilidad, es uno de los que más volumen documental contienen, tanto físico como electrónico. Uno, dos, tres, cuatro y las veces que sean, cómo parte de esta comunidad, no me cansaré de insistir que debemos como archivistas ir más allá de las cuatro paredes. Y sé, lo he vivido, cuando […]
Un diagnóstico archivístico, no hay una única manera de hacerlo. Los Archivos y las áreas de gestión documental no son para nada ajenas a los problemas. Desde la falta de interés de los directivos, usuarios y productores de la información por los archivos y la gestión documental. Pasando por la pérdida de documentos físicos o […]
Tres historias, un camino. Historia #1. Lucerito, hola. Hola Juan. Lucerito, ¿me puedes regalar una hora para investigar que documentos produces? es para construir el Cuadro de Clasificación Documental de la empresa. Aaayyy Juan, envíeme un correo y yo le digo lo que hago, el tiempo no me da, estoy tan ocupada. Bueno Lucerito. «Fin». […]
La organización de documentos físicos y electrónicos es un paso fundamental hacia la construcción de una cultura de Gestión Documental en tu entidad. Y aquello (la organización de documentos físicos y electrónicos) consiste esencialmente en desarrollar las actividades de clasificación (incluye la identificación documental), ordenación y descripción documental. Es una ecuación: Organización documental = Clasificación […]
Hay dos tipos de usuarios de la Gestión Documental en una entidad: los usuarios internos (dentro de la empresa) y los usuarios externos (fuera de la empresa). Es muy importante prestar un buen servicio a estos usuarios ya que son los que dan el voz a voz de la Gestión Documental. Es esencial que todas […]
En algún momento todos hemos buscado inspiración en citas archivísticas para tenerlas presente en el día a día. Sean para utilizarlas con interés personal, para compartirlo con las demás áreas de tu empresa o simplemente de inspiración. Por estas razones te traemos 28 citas archivísticas que puedes utilizar para lo que desees. Estas citas archivísticas […]
Llega el día de iniciar un proyecto archivístico, bien sea porque has vendido uno o porque es tu responsabilidad coordinar alguno para la entidad en la que trabajas. Quizás es tu primera gran experiencia estando al frente. O es uno más para ti. Pero es posible que te pase esto: Te sientas delante del computador […]
Este pack sí que te será útil. Son formatos para realizar la eliminación documental en tu entidad. Este proceso técnico de la archivística es delicado. Debería ser aplicado con mucho cuidado y prestando atención a los detalles de los valores documentales. El Archivo General la Nación de Colombia lo define como: Actividad resultante de la […]
Estos 13 formatos para la organización documental pueden ser utilizados en los distintos tipos de archivos. En archivos de gestión, archivo central como en los archivos históricos. También se pueden usar como apoyo en la intervención de un fondo acumulado. Te comparto estos formatos con el fin que puedan serte útiles en tu proceso de […]
Los documentos de archivo requieren de un control documental. Este control documental es una responsabilidad de las áreas de gestión documental. En especial como parte de la etapa de producción de documentos. Y es que en las entidades los documentos se producen en dos vías: Cuando la misma entidad los crea. Y cuando la misma […]
Todas las entidades tienen ventanilla documental. Sean entidades públicas o privadas. Sean grandes o pequeñas. Porque todas, todas y todas reciben o envían documentos con el fin de resolver algún trámite. La diferencia está en la infraestructura utilizada para la recepción, registro, radicación y redirección de los documentos internos o externos. LLevar a cabo el […]
En diferentes momentos de la vida todos necesitamos inspiración. Es normal tener días buenos y días malos. O estar desorientados con alguna situación. Pero lo cierto es que una cita motivadora puede darnos inspiración en el momento menos esperado. Y además compartirlas con nuestro equipo de trabajo es igualmente valioso. Te voy a compartir 25 […]
Al ser el archivo de gestión de talento humano uno de los más grandes de las entidades, conlleva una gran responsabilidad. Y que más responsabilidad que la información que contiene pueda ser consultada en el momento que se requiere. Y como siempre lo he dicho, no solo cuando que se encuentre. Para esto, el archivo […]
¿ Valoración Documental ? ¿Eso es solo colocar los años de retención de los documentos en el Archivo de Gestión y Archivo Central? ¿Tan solo basta con colocar una X (equis) para decidir si los documentos se eliminan o conservan por siempre? A mi alrededor he escuchado con frecuencia este tipo de frases sobre valoración […]
El coco del Comité de Archivo: La improductividad. Bueno, no solo para el Comité de Archivo. Diría que para cualquier otra reunión. Es probable que en algún Comité de Archivo hayas sentido que las cosas no salieran como esperabas. No es un delito cuando esto te sucede, todos estamos expuestos a que en las reuniones de Comité […]
Puede ser que ahora estés pensando: ¿yo para qué un Diagnóstico de Archivo si sé en que condiciones se encuentra? algunos incluso, pensarían que solo sirve en momentos críticos. Nada más lejano de la realidad, porque como decía Aristóteles: No se puede desatar un nudo sin saber como esta hecho. Lo que quiero que comprendas, […]
Como es costumbre llegas a la Unidad de Correspondencia (tu oficina) 10 minutos antes de la hora de inicio laboral. Lo haces para tener todo listo. Todo en su debido lugar para iniciar con la atención a los usuarios. La experiencia te ha enseñado que más demoras en abrir la ventanilla, que en ya tener en […]
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