4 Herramientas gratuitas que facilitarán tu trabajo en la Unidad de Correspondencia

Imagen tomada de Freepik.com y diseñada por TiredBusinessman

Como es costumbre llegas a la Unidad de Correspondencia (tu oficina) 10 minutos antes de la hora de inicio laboral.

Lo haces para tener todo listo.

Todo en su debido lugar para iniciar con la atención a los usuarios.

La experiencia te ha enseñado que más demoras en abrir la ventanilla, que en ya tener en la mano el primer documento para radicar.

Será de nuevo un día con mucho trabajo, piensas.

Pones como siempre la mejor actitud.

Tienes la mejor sonrisa para atender a los usuarios que llevan sus documentos a la unidad de correspondencia a que tú lo radiques.

Pero tu trabajo no solo consiste en radicar documentos, además de esta función también debes de estar pendientes de otras tareas.

A tu lado tienes el teléfono sonando cada 5 minutos (o mucho menos).

Por otra parte están tus compañeros de trabajo solicitando el préstamo de documentos.

También están  los que te necesitan para que les aclares dudas con respecto a algún procedimiento con los documentos de su oficina.

Si, pienso como tú, trabajar en las unidades de correspondencia es una labor sin descanso, pues nunca se esta sin nada para hacer.

¿Cuáles son los inconvenientes más comunes en la Unidad de Correspondencia que atrasan tu trabajo?

Si tienes claro que la Unidad de correspondencia es el lugar en el que están centralizados todas las comunicaciones que llegan y salen de la empresa.

Que es en donde se centralizan los trámites, se verifican, se inicia su gestión y controla el tiempo de respuesta oportuna.

Sabrás que es una función que conlleva gran responsabilidad y con el menor descuido se podría generar un atasco en las actividades de la Unidad de Correspondencia.

Quiero presentarte algunas causas que te generan caos en la Unidad de Correspondencia:

1. La desconcentración: es claro, no es tan fácil estar 100% concentrados todo el tiempo, además en diferentes momentos de la jornada se nos atraviesan muchos distractores como el celular, un compañero de trabajo, entre otros. lo cual aparte de atrasar tus diferentes tareas, también hace que pierdas el hilo de lo que estas haciendo.
2. Dejar todo a la memoria: Hay personas que tienen una memoria prodigiosa y todo lo que deben de recordar, no sabes como, pero lo tienen siempre presente y se acuerdan en el momento oportuno. Pero no todos tenemos esa habilidad (que se puede desarrollar), lo que te puede crear un momento de estrés a futuro si no recuerdas un dato en el instante que se requiere.
3.  No contar con un plan de trabajo para el día o la semana: Aunque sé que es un poco complejo controlar y cumplir con las actividades que planeamos para el día o la semana, también tengo muy claro al igual que tú que si trabajas solo esperando que las cosas lleguen sin tener claro las prioridades, al final de la jornada podrás tener la sensación de haber estado muy ocupado pero no haber cumplido con todo los que esperabas terminar.

Soy sincero contigo, lo anterior no son todas las posibles causas, hay muchas más, pero considero que son las más comunes.

Ahora quiero presentarte 4 herramientas gratuitas que te podrian facilitar el trabajo en la Unidad de Correspondencia.

Algunas yo las he usado, otras mes las han recomendado algunos colegas.

Aquí vamos…

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4 herramientas gratuitas que te podrían facilitar el trabajo en la Unidad de Correspondencia.

Las herramientas que te presento son de uso gratuito, algunas te dan la opción de pagar en caso que desees mejores funciones.

#1 Google Drive:

Esta herramienta te permitirá el almacenamiento de archivos, carpetas, copias de seguridad.

Una gran característica es que te permitirá sincronizar todos tus archivos en tu ordenador, teléfono y tablet con la posibilidad de acceder a tu trabajo siempre que lo necesites.

Esta herramienta permitirá que siempre tengas a la mano los archivos de la Unidad de Correspondencia desde cualquier PC.

Ya no tendrás dolor de cabeza cuando se ha dañado el computador en el que has guardado todos los archivos.

Desde aquí puedes descargar Google Drive.

#2 Open Office:

Apache OpenOffice es un paquete ofimático de distribución libre en el cual puedes crear desde cartas hasta realizar presentaciones multimedia.

Igualmente es compatible con otros sistemas ofimáticos de pago como el más popular Microsoft Office.

Esta herramienta es indispensable en caso que tu empresa no cuente con la licencia legal de Microsoft office (como ejemplo), así evitarías posibles sanciones por usar herramientas piratas.

Una muy buena opción para la Unidad de Correspondencia de tu empresa.

Te dejo el link para que obtengas más información y si te interesa lo descargue dando clic aquí.

#3 Evernote:

Esta herramienta informática se encuentra en diferentes plataformas (web, aplicación móvil, tablet) la cual permite anotar, capturar, guardar y organizar todo tipo de información.

El método es el uso de notas pero acompañado de funcionalidades que potencian estas notas, por ejemplo:

• Agregar categorías.
• Relacionar la nota con una imagen, un audio o un video.
• Crear recordatorios a las notas.
• Escanear documentos o notas físicas (post-it) y agregarlas a alguna categoría.
• Trabajar en equipo con la nota creada ya que permite compartir con otros usuarios.

Son varios las funcionalidades que puede brindar Evernote en una Unidad de Correspondencia.

Una muy importante que no quisiera que se me escape, es que colabora a que seas más eficiente contando con una herramienta que ayuda a gestionar tus tareas y a liberar la oficina de apuntes en papel que a veces suelen ser molestos.

Conoce más detalles de Evernote ente este enlace.

#4 Orfeo:

Orfeo es un software libre de Gestión Documental el cual esta desarrollado bajo la licencia GNU GPL.

Esta herramienta fue desarrollada por la Superintendencia de Servicios Públicos de Colombia.

Cuenta con diferentes módulos de gestión documental que hacen de las tareas operativas más ágiles al contar con flujos de trabajo.

Este sería una herramienta muy útil en la Unidad de Correspondencia si se tiene presente que cuenta con un módúlo para las tareas de radicación y envío de documentos a los destinatarios entre otras funciones.

Te aclaro que este software al ser libre no se comercializa, solo debes de descargarlo e instalarlo con la ayuda de un profesional.

Te dejo el link de wikipedia para que obtengas más información sobre este software y si es de tú interés ingreses a las comunidades responsables de su administración.

Accede desde aquí.

Estas han sido las 4 herramientas que te he presentado y que considero que podrían facilitar tu trabajo en la Unidad de Correspondencia.

Me gustaría saber si utilizas otra herramienta en la Unidad de Correspondencia que sea de uso gratuito.

Cuéntame de que manera te facilita o te aporta en el trabajo.

Te espero en los comentarios.