El archivo de gestión de contabilidad, es uno de los que más volumen documental contienen, tanto físico como electrónico.
Uno, dos, tres, cuatro y las veces que sean, cómo parte de esta comunidad, no me cansaré de insistir que debemos como archivistas ir más allá de las cuatro paredes.
Y sé, lo he vivido, cuando queremos mantener más contacto con las otras áreas, no han de faltar aquellos que tomen la actitud de rechazo.
Algo así como dice el refrán: «para qué metemos las narices donde no nos han llamado».
Pero lo debemos hacer, más si vamos a evaluar como llevan a cabo su labor con relación al manejo de la información.
A pesar que lo anterior pueda ser una realidad para muchos, al mismo tiempo es un reto.
Es que en realidad mucho de nuestro trabajo como Archivistas, es un reto.
Evidenciar que la archivística a través de la gestión documental aporta más allá de la custodia de información, no es tarea fácil.
Pero sí es posible.
Todo depende de la visión de lo que tú haces, cómo lo haces, y la forma en la que das a entender a los demás, el por qué lo haces.
Pero hay de todo tipo de personas en las entidades.
También están los que son abiertos al cambio y asumen de manera positiva el hecho que quieras aportar en su labor diaria.
Las áreas de contabilidad en las entidades bien sean del sector público o del sector privado, son de las que más trámites desarrollan.
Lo más común es que el archivo de gestión de contabilidad a nivel administrativo es al que más (o el segundo al que más) atención le prestan las entidades.
Y como no, si por allí se evidencia la entrada y salida de dinero, el pago de los impuestos y demás obligaciones tributarias.
Lamentablemente, he visto que, en varias entidades, más del sector público que privado, el archivo de gestión de contabilidad pareciera el archivo institucional.
Creo que ya sabes por qué lo digo.
Porque casi todo aquel documento que tenga alguna relación con un pago, termina «archivado» en los libros o soportes contables.
Entonces esto hace que sea el archivo de gestión de contabilidad altamente demandado para consultas.
«Porqué seguramente el documento está allí».
Ponerle la lupa a esta importante oficina es un deber.
Velar porque la información que se está registrando en los soportes físicos cumpla con criterios archivísticos para facilitar no solo su acceso, sino además su valor como documento de archivo.
De igual manera como se está implementando la tecnología con los documentos de archivo contables, que no estén en riesgo de seguridad administrativa y jurídica, además del riesgo de preservación.
En realidad, son varios los criterios que se deberían revisar en un Archivo de Gestión de contabilidad para evaluar su nivel de organización documental.
Para ayudarte con llevar a tu área de gestión documental a aportar a la oficina de contabilidad, hemos preparado para ti en nosonpapeles.com, una Check List.
Esta herramienta se compone de 31 criterios que te servirán como base.
La recomendación es que la apliques en compañía de personas del archivo de gestión de contabilidad.
una check list para tu labor cómo archivista.
Ingresa los siguientes datos y obtén está lista de chequeo que te servirá de apoyo en tu camino por visibilizar tu función como archivista.
Si crees que esta herramienta le puede ser útil a otros colegas archivistas o personal del área de contabilidad, compártesela por favor.
Contar con personas como ustedes dedicadas a incentivar la organización de archivos es de admirar.
Por lo cual les quiero recomendar compartir los medios por los cuales se les pueda hacer algún tipo de apoyo o transferencia.
Porque no solo de agradecimiento se vive y por la constancia que han demostrado en las comunicaciones que nos comparten me hace creer que es necesario dejar una puerta abierta para los aportes voluntarios por parte de quienes no nutrimos de conocimiento y fortalecemos los ya adquiridos en esta profesión tan bonita.