¿ Valoración Documental ?
¿Eso es solo colocar los años de retención de los documentos en el Archivo de Gestión y Archivo Central?
¿Tan solo basta con colocar una X (equis) para decidir si los documentos se eliminan o conservan por siempre?
A mi alrededor he escuchado con frecuencia este tipo de frases sobre valoración documental:
♦ «Es que yo sé hacer valoración documental, es muy fácil, tan solo es poner años en un formato»
♦ «No estudié Archivística, pero eso es fácil, he visto que se hace un listado de documentos y luego se pone cuantos años se van a conservar».
♦ «Para hacer valoración documental solo debo de buscar la norma que dice cuanto tiempo se conservan los documentos y así se decide que se hace con ellos»
Sé que todas estas frases surgen por una razón.
Y es que existe un mala práctica en torno a la valoración documental.
Esa mala práctica es justamente no hacer valoración documental.
«¿Cómo así?»
Pues si, de manera resumida, hacer valoración documental consiste en identificar los valores primarios y secundarios de los documentos mediante una análisis serio y responsable.
En distintos textos sobre Archivística publicados por entidades como los Archivos Generales de cada nación así como teóricos de este campo, coinciden que la valoración documental requiere de una labor intelectual.
Aquí está el punto principal en el que soporto mi afirmación de la mala práctica cometida en torno a la valoración documental.
Y es que lastimosamente no se está llevando a cabo la acción de analizar, investigar, documentar, debatir y decidir con base en fundamentos serios el destino de los documentos.
¿Cuál es la mala práctica común en la que no debes de caer a la hora de hacer valoración documental?
Pero antes.
Dos de los instrumentos archivísticos en lo que se refleja la valoración documental:
La tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental.
La primera refleja la valoración documental de las agrupaciones que ha producido y producirá la entidad con base en su sistema actual de organización administrativa (orgánico funcional o por procesos).
La segunda, refleja la valoración documental del acervo de documentos que ha acumulado la entidad desde su creación hasta el período administrativo anterior a la aprobación de la TRD.
Ambos instrumentos se alimentan de las series y subseries documentales que se registran en los cuadros de clasificación documental.
Imagen tomada de Freepik.com
Es entonces a estas series y subseries documentales que aplicas el proceso de valoración documental.
El error (para mi lo es), consiste en registrar las series documentales en un formato y luego empezar a asignar números que representan años y poner equis (X) en los campos que representan el destino final de los documentos, así como así, sin análisis previo y sin bases documentadas.
Bueno, quizás si se basan en algo, sentido común y lo que dice la norma, «según ellos.»
Un ejemplo sobre esta mala práctica de valoración documental.
Una empresa de servicios de diagnóstico automovilístico ha contratado a Juanito Villegas para que le determine cuantos años deben de conservar sus documentos.
Juanito ya sabe que hacer:
Elaborar la Tabla de Retención Documental y luego la Tabla de Valoración Documental.
Juanito lleva a cabo todo el procedimiento requerido.
Ya ha identificado las series documentales y las registra en el formato de la TRD.
Una vez están todas las series registradas, Juanito inicia por la serie «Informes» para diligenciar el formato.
Aquí una imagen para que te hagas a la idea, te aclaro, es un ejemplo con errores.
(El formato es el propuesta establecida por el Archivo General de la Nación de Colombia)
Juanito asigna números en los campos de Archivo de Gestión y Archivo Central, los cuales representan los años que deben estar conservándose en cada tipo de Archivo.
Luego confiado por su experiencia en otras empresas o por sentido común (según él), define a su criterio la disposición final que se aplicará a los documentos una vez cumplan con los tiempos de retención anteriores.
Para terminar, él explica el procedimiento a seguir con la «valoración» (entre comillas) que ha registrado en el formato del instrumento.
Y colorín colorado, ya Juanito ha terminado según él de valorar las series documentales de la empresa.
¿Qué hace falta para mejorar la valoración documental?
Si tomas como referencia el ejemplo anterior, lo que hace falta es hacer de verdad valoración documental.
Pues fíjate bien, Juanito pasó directamente del registro de las series documentales a diligenciar en un formato según su criterio y sin análisis previo, los años de retención y la disposición final.
De nuevo, según su experiencia en otras empresas y por el supuesto sentido común.
¿Te parece eso valoración documental?
Para mi no, la valoración documental va más allá de colocar una X en unos campos.
Se necesita tomar en serio y con responsabilidad el análisis valorativo de las series documentales.
Me refiero a invertir el tiempo necesario en identificar los valores primarios y secundarios de los documentos.
Además, documentar el análisis de cada serie, que servirá luego como sustento, argumento y base para mostrar que el formato del instrumento archivístico que hiciste, es el reflejo de la valoración documental previamente realizada.
Pero no debe ser lo contrario, lo que te he venido explicando a lo largo de este artículo, que el formato parezca la valoración en sí misma.
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5 pasos que te ayudarán a hacer valoración documental
Seguro que hay varias maneras y pasos diferentes para hacer valoración documental, pero te quiero recomendar según mi experiencia:
Paso 1) Describe la Serie/subserie documental
Describe lo más claro y preciso posible la serie o subserie objeto de valoración documental con el objetivo de detallar el asunto principal de los documentos que forman la agrupación.
Este paso dará los primeros cimientos de tu valoración documental si tienes en cuenta que primero debes conocer muy bien el contenido de la serie documental antes de arrojar decisiones sobre ella a la ligera.
Paso 2) Analiza y justifica los valores primarios y secundarios
¡Te lo recomiendo!
Si el ejemplo anterior de Juanito Villegas no te es tan indiferente, por favor, toma mi consejo, cambia esa práctica, de dicha manera solo estás registrando tu concepto sobre los años y lo que después debería pasar con aquellos documentos objeto de tu valoración documental.
Lo que deberías hacer entonces, es tomar cada una de las subseries y analizar si cumple o no con las características de cada uno de los valores documentales.
Pero no solo es decir que la serie posee valor administrativo u otro, igual de importante es que justifiques con argumentos por qué dichos documentos poseen el valor documental.
Paso 3) Determina tiempos de retención documental
Debes tener claro que para un administrador o un directivo el tiempo que conservaría los documentos no sería el mismo que para un abogado o para un archivista.
Desde el punto de vista del productor del documento y su perfil profesional, conciben el valor de los documentos de formas distintas.
De acuerdo al valor que posea la agrupación documental podrías estipular el tiempo de retención.
Al final, se deberá elegir el tiempo de retención más acorde a las especificaciones de la serie documental.
Paso 4) Investiga el marco jurídico o administrativo
Me he topado con la situación que en muchos casos quienes producen los documentos no saben el motivo por el que los generan.
Desconocen si hacen parte del cumplimiento de alguna normatividad o si son producto de políticas internas que regulan su producción.
Lo peor del caso no es que ellos desconozcan esta información, es que tu no te preocupes por indagar su existencia.
¿Qué pasa si valoras sin hacer la indagación sobre la existencia de normas externas o políticas internas que impactan la producción, el trámite y la conservación de los documentos?
Pues que tu valoración documental va a ser sesgada, siendo muy probable que no sea efectiva al omitir información relevante que podría cambiar el rumbo de la decisión final.
Paso 5) Analiza y justifica la disposición final de los documentos.
¡Qué delicado es este paso! ¡Y que mal como algunos lo toman a la ligera!
Yo te sacaría un aviso con la frase: «Precaución, transite con cuidado».
¿Por qué?
Porqué al fin y al cabo este es el núcleo de la valoración documental.
Con la decisión que tomes respecto a la disposición final, podrías estar al frente de la mutilación de la historia de una entidad o conservar lo que no es relevante.
El punto principal de este paso consiste en que analices cual es la disposición final apropiada para la serie documental, pero además que justifiques su elección.
Si por ejemplo, la decisión ha sido la eliminación documental, registra el porqué de la elección, pero no sigas dejándole todo el peso a una simple X (equis) en un formato.
Un elemento indispensable en el proceso de valoración documental
Y ese elemento es apoyarte de otros profesionales.
No vivas el viaje de la valoración documental tú solo.
Tú no te la sabes todas. (Acéptalo)
Así que la decisión correcta es conformar en lo posible un equipo con profesionales de diferentes áreas a quienes puedas solicitar conceptos técnicos sobre las agrupaciones documentales que están relacionadas con su área de conocimiento y experiencia.
Ya sé. Estás pensando: «pero ellos me dicen que no saben nada sobre valoración, que el estudiado en el tema soy yo»
Derrumba esa objeción.
Explícales bien en que consiste sus aportes en el proceso de valoración.
En serio, ten en cuenta este elemento, no trabajes solo.
La herramienta clave a la hora de hacer valoración documental
Las fichas de valoración documental de series y subseries.
Primero, ¿Por qué es clave?
Porqué dan orden, seriedad, evidencia y registro de los argumentos dados sobre las distintas decisiones tomadas en la valoración documental.
Desde hace ya varios años siempre uso mis fichas de valoración documental.
Cada vez que tengo la oportunidad de realizar instrumentos archivísticos que requieren de este proceso, las fichas de valoración documental no me pueden faltar.
Así que como es costumbre, te comparto dicha herramienta que utilizo en mis procesos de valoración, espero que las utilices, y si es del caso, las mejores y adecues a tus necesidades.
Lo que te estoy entregando podría verse como una base, las puedes modificar de acuerdo a tus necesidades y al contexto de la entidad y el fondo documental:
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Mejora la valoración documental de tu entidad utilizando esta herramienta y haz de este proceso una labor más seria.
Además, el Archivo de Bogotá tiene publicado un excelente instructivo de valoración documental, te comparto el enlace de descarga desde su página web.
Mi consejo final.
Si tu entidad ha contratado la elaboración de algún instrumento archivístico que requiere de un proceso de valoración documental, pídeles que te entreguen las evidencias que demuestren como fue dicho proceso.
Ojo, no solo tiene que ser formatos, fichas o cuadros de valoración documental, también es posible que sean las actas en donde se analizaron todas las agrupaciones documentales.
Pero no te conformes solo con recibir un formato diligenciado con series, años de retención y disposición final.
Creo que como responsable de la gestión documental de tu entidad debes tener claro el por qué de lo que se ha registrado en el instrumento archivístico.
Déjame tu opinión en los comentarios.
¿Consideras que solo basta con diligenciar el formato de el instrumento archivístico?
¿Cuál has sido tu experiencia con la valoración documental en tu entidad?
¿Qué podrías recomendar para tener en cuenta a la hora de hacer valoración documental?
Si crees que vale la pena, te pido por favor que compartas este artículos en tus redes sociales o con quien consideres.
¿Consideras que solo basta con diligenciar el formato de el instrumento archivístico?
No, Edin
es muy cierto lo que mencionas con el simple echo de diligenciar el formato de TRD no cumples con la valoración y mas aun sin dejar la evidencia de dicha actividad, cuando pase por una empresa publica, tenían TRD pero en ninguno momento evidencie las fichas de valoración o método alguno, fueron echas por un profesional archivista, no estoy seguro que la practica que el llevaba no es era la adecuada, puesto que lo hacia empíricamente y lógicamente los resultado no serian buenos. entonces considero que la practica no es buena, el proceso o actividad «intelectual» no es esta bien definida, ojala se cambiara ese concepto por que para mi es un error.
¿Cuál has sido tu experiencia con la valoración documental en tu entidad?
actualmente entro al proceso o actividad de valoración documental con el Comité Interno de Archivo, se que sera un reto pero con la ayuda de este equipo de trabajo podremos sacar todo adelante, esta sera mi primera experiencia liderando el barco, ya que he tendido oportunidades pero no había podido aplicar la metodología propia de la valoración documental.
Excelente, articulo y pensar que en muchas emoresas, se toman estas decisiones a la lijera y no toman en cuenta lo importante que es para la memoria de la empresa este proceso.
esta muy bueno este articulo pero necesito los instrumento archivístico que se aplican en una entidad
Pues eso depende porque si es entidad publica puedes guiarte de los diferentes acuerdos que ha sacado el AGN en cuanto a TRD, CCD TRD, FUID entre otros, pero si es entidad privada la cosa es mas complicada porque la visión de las empresas privadas no es propiamente implementar o odoptar instrumentos archivísticos.
Tendrias que revisar temas de la super intendencia de industria y comercio, o desde las ISO 9001-2015 información documentada para poder implemenar un SGD.
¿Consideras que solo basta con diligenciar el formato de el instrumento archivístico?
No, y es algo que tengo muy claro desde que estoy en esto de la Archivística, saber que la posible eliminación de un documento y/o conservación de uno que no tenga ningún valor, eso me aturde un poco, más, cuando las personas «encargadas» del comité de archivo de la empresa para la que trabajas no tienen las competencias para ejecutar su labor.
¿Cuál has sido tu experiencia con la valoración documental en tu entidad?
Actualmente me encuentro en una problemática con este tema, y en parte es por como lo mencionaba antes, los que «conocen» del tema, realmente no conocen nada, y explicarles que la empresa debe contar con una TVD es complicado, hacerles ver la importancia es todo un reto, pero lo voy logrando, poco a poco se van dando cuenta que si es necesario tenerla, ahora falta que no procesan con que «pon cualquier año y ya!».
¿Qué podrías recomendar para tener en cuenta a la hora de hacer valoración documental?
Pienso que hablarles directamente a los responsables de cada área sobre que tiempo se puede conservar un documento para aplicar este dato a una TVD, es cuestionarlos sobre que tan importante es para la empresa, que pasa si se hace esto o aquello con ese documento, además de consultar con los responsables de cada área sobre la importancia de determinado documento, es hacerlo también con el área jurídica de la compañía, ver en que situaciones se puede solicitar un documento «X» despues de cuanto tiempo deja de ser «útil»…
Buenos dias,
Respecto a lo que dices, más allá de consultarle al área responsable de dichos documentos, es importante argumentarle el tiempo de retención que se le ha designado a una determinada serie o su serie Documental, después de realizada la valoración llevar la evidencia y así sustentarle a dicha dependencia el porque de nuestro concepto y en ese momento conocer su punto de vista al respecto sus opiniones sugerencias, que sepan lo valioso de ésta labor; especialmente en una empresa privada en donde es más complejo que se interesen por la Gestión Documental.
El artículo es muy bueno, pero pienso que deberiamos como archivistas , buscar entrar a las empresas de forma mas visible y dar desde la profesión la importancia que se merece la documentación lo digo porque siento mucha frustracción cuando dicen ustedes son los que guardan papelitos ustedes no hacen mucho, y el trabajo de la gestión documental es mas que ordenar papeles, este tienen inmerso la planeación, trámite disposición de la información aparte de la mejora continua de los procesos y la optimización de los recursos.
Hola Julieth,
Excelente tu aporte, estoy por tu mismo camino hacia el valor de la Gestión Documental.
Un abrazo.
Hola Edin y compañeros, buen día.
Gracias por el artículo es muy productivo y propio para este tema importante y álgido al momento de sugerir o estimar tiempos de retención, los pasos son adecuados y nos dan los pasos para que hagamos mejor la tarea. Hasta el momento no he tenido la oportunidad de realizar esta actividad, pero espero con temas como este estarlo.
Nuevamente agradecimientos Edin, por otro lado quisiera saber si vas con el proyecto de curso virtuales o algo similar, para estar pendiente de ello, gracias.
Hola Jorge,
Mil gracias por tus comentarios,
En este momento estoy trabajando en el diseño de dos cursos virtuales, por ahora lo que puedo ofrecer en este sentido, es mi servicio de asesoría o mentoring pero de manera virtual.
Un abrazo.
Buenas tardes amigo Edin disculpa de verdad estaba perdido sin ningún comentario . Con relación a el tema de Valoración Documental aquí en Venezuela se aplaca de manera ligera esta mala practica de darles destinos a los diferentes documentos e informaciones. Es habitual en especial en las instituciones publicas ese tratamiento . Considero el deber ser de un profesional de Archivistica el análisis minucioso de las series y sub-series documentales para la elaboración de una eficaz y eficiente Valoración Documental y así contribuir al adecuado manejo de la informacion. gracias espero prontp ponerme al dia con mis comentarios un abrazo . saludos..
Saludos, Edin y comunidad.
En base a lo expuesto en tu artículo y aplicando el enfoque de procesos, me atrevo a dar como aporte:
1-Proceso de Identificación documental: se identifican y denominan series y subseries.
2-Proceso de Valoración documental: se valoran las series y sub series identificadas y denominadas.
3-Proceso de Organización documental – Fase de Clasificación: se diseña e implementa el Cuadro de Clasificación Documental teniendo como insumos indispensables:
Series y subseries, correctamente:
– Identificadas
– Denominadas
Para luego proceder a codificarlas y estructurarlas según la seccion que la originó.
4- Proceso de Disposición documental: se diseña e implementa la TRD teniendo como insumos indispensables:
Series y subseries, correctamente:
– Identificadas
– Denominadas
– Valoradas
– Estructuradas
– Codificadas
Para luego proceder a la definición y establecimiento de los tiempos de retención y disposición final.
Hola Edin,
Podrias preparar un artiuclo con ejemplos sobre como aplicar debidamente una Encuesta de Estudio Documental para la elaboracion de las TRD
Gracias.
Edin es muy cierto si las empresas aplicaran una verdadera valoración documental los archivos estarian mejor organizados con la información realmente requerida por ellos, pero considero importante que cuando se realice el cuadro de clasificación documenal tambien se le de ese enfoque a cada serie por que alli es donde nosotros como archivistas disponemos de tiempo para compilar la información de lo recolectado en las encuestas de estudio documental y entrevistar a los productores de los documentos para que al final cuando se lleve este CCD al comite de archivo ellos tambien puedan opinar sobre la disposición,
Buenas tardes Edín, Valiosísimo tu artículo, realice los pasos para que me llegue el archivo adjunto, pero no he recibido nada, te agradezco mucho si me lo puedes hacer llegar. Donde laboro, no se tienen las TVD, y se está considerando para el próximo año realizarlas, por lo tanto debo ir construyendo mentalmente cómo trabajarlas. Todo lo que dices es muy cierto, tengo una amiga profesional en gestión documental, que siempre consideró que cuando se define la disposición final y el tiempo de retención en las TRD, también queda construida la TVD. En lo que he leído hablan muy claramente sobre los mismos conceptos que hoy veo en tu artículo. muchas gracias por tu gran aporte y apoyo al proceso de Gestión Documental.
Feliz tarde.