La organización de documentos físicos y electrónicos es un paso fundamental hacia la construcción de una cultura de Gestión Documental en tu entidad.
Y aquello (la organización de documentos físicos y electrónicos) consiste esencialmente en desarrollar las actividades de clasificación (incluye la identificación documental), ordenación y descripción documental.
Es una ecuación:
Organización documental = Clasificación + Ordenación + Descripción.
Este es un proceso arduo y que debes hacer a conciencia.
Y te lo digo desde ahora, bien hecho, no es solo poner nombres a carpetas, diligenciar rótulos y guardar en cajas o carpetas.
Los documentos no tienen su origen en el área de Archivo o de Gestión Documental, sino en las áreas de la entidad, las que archivísticamente conocemos como archivos de gestión o archivos de trámite.
Estos archivos de gestión (o de trámite o corrientes), no son solo en soporte físico, ya es más común que también se componga de documentos electrónicos.
Y es desde los archivos de gestión que debería empezar la organización de documentos físicos y electrónicos.
Antes que me puedas estar diciendo: «Ayyyy Edin, eso a mí no aplica, las oficinas de mi entidad no quedan con documentos, todo me lo envían al Archivo para que yo lo custodie»
Te digo de una vez que quizás ellos no se quedan con documentos físicos, pero sí tendrán documentos electrónicos de archivo en diferentes unidades de almacenamiento:
- Su computador.
- En la nube.
- En un disco externo.
- En una USB.
- En un espacio en el servidor de la entidad.
- En las cuentas de correo electrónico.
- O en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos que utilice.
Si tú como archivista de tu entidad, aún no has puesto en marcha la organización de documentos físicos y electrónicos en los archivos de gestión.
O, quizás necesitas complementar lo que ya vienes implementando con la organización de documentos físicos y electrónicos que crean y reciben los productores de la información.
He creado una «Mini-Guía para la organización de documentos físicos y electrónicos en archivos de gestión«.
Es una guía rápida en la que encontrarás explicado paso por paso el proceso de organización de documentos físicos y electrónicos para los archivos de gestión.
El objetivo es que te sirva de mucha ayuda, te de una orientación, te de nuevas ideas, y porque no, te aclare el panorama hacia la consolidación de una cultura de gestión documental.
Hola, te comparto este recurso.
Te comparto una Mini-guía que te servirá para la organización de los documentos físicos y electrónicos que se producen y reciben en los archivos de gestión de tu entidad.
Espero que pueda serte muy útil.
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Es interesante estos artículos y muy prácticos seguramente, por eso quiero unirme
Buenos días.
Son de gran ayuda todos los aportes que realizas a través del Blog .Ademas de gran utilidad..
Gracias.
Buenos días, muchas gracias por el apoyo que me dan son de gran ayuda para mi trabajo.
Dios les siga bendiciendo
Un material muy completo y dinámico con la realidad del quehacer archivístico.
Edin, seria acertado poder hablar sobre unos temas, que aunque son muy poco observados, existen y seria un plus. Hablo sobre la actividad de foliación, inventarios documentales en los archivos de gestión y archivos central e histórico, y la organización de las unidades de conservación en los archivos central e histórico,
Excelente material.