Un diagnóstico archivístico, no hay una única manera de hacerlo.
Los Archivos y las áreas de gestión documental no son para nada ajenas a los problemas.
Desde la falta de interés de los directivos, usuarios y productores de la información por los archivos y la gestión documental.
Pasando por la pérdida de documentos físicos o electrónicos.
Hasta reprocesos en las actividades diarias que se desarrollan en las áreas de Archivo o gestión documental.
No me cabe la menor duda que tú puedes en este momento tener algún problema en tu entidad que se relaciona con la gestión documental.
Sí, seguro, perfecto no está todo.
Y piensas y piensas y piensas ¿por qué? ¿Cómo le doy solución? ¿Qué hacer?
¿Cómo solucionar un problema archivístico?
No es diferente a cómo se soluciona cualquier problema.
Nos han dicho (o por lo menos así lo he conocido yo), que los pasos para resolver un problema, (cualquier problema), son:
- Reconocer que hay un problema.
- Describir el problema.
- Identificar y analizar las causas de ese problema.
- Establecer cuáles son las consecuencias que está generado ese problema.
- Posibles soluciones al problema.
- Y tomar decisiones para lograr la solución.
Básicamente es otra forma de diagnóstico archivístico.
Pero podrías estar pensando: «No es tan fácil solucionar un problema archivístico como está en listado»,
Y eso para mí es muy claro. Del dicho al hecho, hay mucho trecho, como dice el refrán.
Y no por eso deberíamos quedarnos cruzados de brazos.
Todo lo que puedas hacer suma a la solución.
Una herramienta que se puede usar como diagnóstico archivístico, es el árbol de problemas.
El árbol de problemas como técnica de diagnóstico archivístico.
Esta herramienta hace parte de poner en práctica una técnica de análisis situacional.
El árbol de problemas, que también se conoce como como técnica de análisis de problemas, permite principalmente ahondar en un problema.
Para nuestro caso (como archivistas), diagnosticarlo archivísticamente.
¿Por qué?
A través de esta estructura del árbol de problemas, diagnosticarás archivísticamente tu problema:
- El tronco hace referencia al problema.
- Las raíces son las causas que generan el problema.
- Y las ramas, hojas o frutos son las consecuencias del problema.
Aquí te comparto un ejemplo sencillo.
Cómo puedes observar en la anterior imagen, esta herramienta te visualiza la dificultad archivística que tu entidad está teniendo (el problema que está en el tronco).
Además, te muestra las razones de esa situación problemática para tu entidad (las causas que están en las raíces del árbol).
Y, por último, te deja comprender los efectos que se están presentando o se van a presentar debido a la situación problemática (las consecuencias del problema, que se ubican en las hojas, ramas o frutos del árbol).
5 razones para elaborar un árbol de problemas como herramienta de diagnóstico archivístico.
Si antes has leído algún otro artículo mío, sabes que me gusta darte razones del por qué deberías usar o hacer algo que te recomiendo utilizar, y en este caso no será la excepción:
Razón #1. Entender el problema.
«Uyyy sí, en mi entidad no me valoran, no le dan importancia al área de Archivo».
Ya sabes que ese es el problema, y pues es común.
Pero ¿llorar sobre la leche derramada?
Intentar hacer algo diferente, sin desfallecer, ahí está la oportunidad.
Quizás si te paras a entender el problema, puedes dar los primeros pasos para obtener un cambio.
Solucionar lo que no entiendo está como difícil.
Razón #2. Detallar la situación problemática.
Esta razón complementa la anterior.
Para entender el problema es muy importante detallarlo.
Saber que lo genera, llegar a las causas principales e incluso hasta las causas de las causas.
Y claro, detallar las consecuencias, esos efectos que está sintiendo hoy tu entidad, o los que aparecerán.
Razón #3. Complementar la herramienta principal de diagnóstico archivístico que utilizas en tu entidad.
Herramientas de diagnóstico archivístico hay muchas.
No deberías encasillarte en una sola.
Abrirte a otras posibilidades es bueno para tu conocimiento archivístico.
Y más para la gestión administrativa de tu área de archivo.
Este tipo de herramienta complementa la información que identificas en tu diagnóstico archivístico principal.
Porque puede detallar aún más las problemáticas identificadas.
Razón #4. Representa un problema de manera que se puede entender mejor.
Dicen por ahí que una imagen vale más que mil palabras.
Quizás el utilizar un árbol para representar un problema, sus causas y consecuencias, permitan a un grupo de personas entenderlo mucho mejor.
Es clave que el diagnóstico archivístico de un problema, no solo sea claro para nosotros como archivistas sino para quienes tienen algún interés en su tratamiento.
Razón #5. Fomentar el trabajo en equipo.
Así como una herramienta técnica de diagnóstico archivístico no se desarrolla yo con yo, es decir, tú solo.
Un árbol de problemas también requiere un trabajo en equipo.
Incluso, la técnica principal para llevarlo a cabo es la lluvia de ideas.
Bien sea por quienes hacen parte del equipo de tu área de gestión documental.
O por lo integrantes del comité de archivo o aquel que tu entidad posee para tomar decisiones sobre gestión documental.
Este tipo de herramientas también pone su granito de arena para sacarte de las cuatro paredes del archivo.
Cómo elaborar el árbol de problemas como herramienta de diagnóstico archivístico.
Primero, te comparto una plantilla de árbol de problemas. De igual manera ten presente que en internet puedes encontrar otras plantillas o tú puedes hacer la propia.
Paso #1. Identifica la situación problemática (el tronco), recopila toda la información que puedas al respecto.
Paso #2. Si puedes, reúne un equipo con personas que tengan algún interés en su solución o por lo menos se relacionen con el problema.
Aquí como te dije antes, la lluvia de ideas es un elemento poderosísimo.
Paso #3. Determina las causas (las raíces) que generan el problema.
Y puedes desagregar aún más las causas. Es decir, tú podrías también identificar cuáles son las causas de las causas principales, algo así como las subcausas.
Paso #4. Describe los efectos (las ramas, hojas o frutos) presentes y a futuro del problema.
Entre más específico mucho mejor.
Hay consecuencias que ya tu entidad puede estar sintiendo, pero también puedes describir posibles consecuencias o efectos en caso de no solucionar el problema.
Paso #5. Elaborar la versión final del árbol de problemas.
Revisa el ejemplo que te dejé más arriba en este artículo.
Paso #6. Construye un mapa de ruta para dar solución a las causas. Sí, claro, para que entonces descubrir las causas si no se hará nada por cambiar el panorama.
Súper clave establecer las estrategias que apunten a las causas y así buscar solucionar el problema.
Paso #7. Monitorea las consecuencias, los efectos presentes por la existencia del problema.
Así como también estar al tanto de la aparición de las consecuencias o efectos que has previsto que aparecerán.
¿Tú que piensas?
Déjame tu comentario sobre esta herramienta.
¿Ya la has utilizado antes en tu labor archivística?
¿Cómo ha sido tu experiencia?
Me encantará leerte y además responderte.
Recuerda compartir este recurso con otros colegas con los que tu consideres puede servirle de apoyo.
es excelente la gestion que realizas a mi personalmente me apasiona ,espero poder inscribirme pronto a uno de tus seminarios y conocerte,por circustancias ajenas a mi voluntad no he podido inscribirme pero se que mas adelante estare compartiendo contigo estos temas y sere una de las primeras en inscribirme
Excelente herramienta, muy visual y gusta mucho en los miembros de los equipos de trabajo.
Felicitaciones y admiro tu valiosa gestión del conocimiento.
Edin mil y mil gracias por tan excelente herramienta, me llego justo en el momento en el que estoy iniciando el proceso de la elaboración de un diagnostico Archivistico en la empresa donde laboro.
Me va ser de mucho apoyo esta herramienta.
Saludos.
Feliz día.
buenas noches Edin, muy valiosos sus aportes, personas como usted son las que necesita este país. Seguimos creciendo con sus valiosos aportes a la Gestión Documental, espero estar muy pronto en uno de sus seminarios.
Cordial Saludo,
Dagoberto Saavedra E.
Muchas gracias por esta aportación Edin, te agradezco siempre tu apoyo con material de gran utilidad… saludos y bendiciones desde México…
gracias , me sirvio mucho
Hola Edín, nuevamente me sorprendes, gracias por la herramienta , permite que en el Archivo todos observen el problema y le agregamos un buzón de sugerencias para incentivar la participación de todos y los viernes revisamos las sugerencias y tomamos una decisión entre todos. Como ejercicio de practica nos resulta super bien !!!