Llega el día de iniciar un proyecto archivístico, bien sea porque has vendido uno o porque es tu responsabilidad coordinar alguno para la entidad en la que trabajas.
Quizás es tu primera gran experiencia estando al frente.
O es uno más para ti.
Pero es posible que te pase esto:
Te sientas delante del computador y lo primero que se te viene a la cabeza es:
Bueno, ¿qué hago primero?, ¿por dónde empiezo?
Al final terminas elaborando tan solo un cronograma de trabajo, lo cual no es algo malo, pero seguro que necesitarás más que solo saber la fecha de realización de alguna actividad.
Déjame que te cuente un cuento antes de empezar: el cuento de la liebre y la tortuga.
Érase una vez una tortuga que retó a una liebre a una carrera. La liebre que era muy rápida, salió disparada sin ni siquiera saber a dónde tenía que llegar. La tortuga, antes de ponerse en marcha, preguntó el sitio, calculó la mejor ruta y se puso a caminar. Mientras, la liebre, que había corrido muchísimo, se agotó y se paró a echarse una siesta. Como es tan rápida sabía que tenía tiempo a llegar.
¿Quién ganará?
¿La que va lenta? o ¿el que va confiado y corre sin saber a donde va hasta agotarse?
Creo que el final del cuento ya lo conoces.
En los proyectos archivísticos (como en otros) no puedes ser la liebre porque no te estás jugando tu orgullo o un premio.
Estamos hablando que está en juego:
- Meses de trabajo.
- Pérdida de dinero
- La tranquilad (se aumenta el estrés y los disgustos).
Lo primero que tienes que entender es que antes de ponerte a hacer (a correr), tienes que saber cuál será la estrategia que vas a usar (el camino a recorrer).
Por eso, antes que empieces a ejecutar actividades archivísticas, tienes que tener claro cuál será tu plan de trabajo archivístico.
Lo anterior, lo vas a hacer respondiendo a tres preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo final de tu proyecto?
- ¿Cuáles son los resultados que esperas lograr?
- ¿Cuáles son los recursos que requieres?
La herramienta administrativa que debes usar antes de iniciar un proyecto archivístico
No es otra que la que estoy anunciándote en este artículo:
El Plan de Trabajo Archivístico. (PTA)
Seguramente, ya has escuchado de esta herramienta, en especial cuando de intervenir fondos acumulados se trata.
La cuestión es que no solo debería usarse para fondos acumulados, sino para realizar cualquier proyecto archivístico.
Pero no confundas el Plan de Trabajo Archivístico (PTA) con el Plan Estratégico Archivístico (PEA), son diferentes, sobre todo en el sentido de su alcance.
Mientras el PEA engloba la entidad a varios años, el PTA se diseña para ejecutar los diferentes proyectos que quedan contemplados en el PEA.
Mi concepto del el Plan de Trabajo Archivístico es:
Una herramienta que permite definir, ordenar y seleccionar un conjunto de acciones a llevar cabo para el logro de un objetivo, mediante la sistematización de información relacionada con dicho objetivo, teniendo en cuenta aspectos técnicos, humanos, tecnológicos, financieros y administrativos.
El Plan de Trabajo Archivístico te da la guía y las pautas para recorrer el camino con su respectivo control hacia el objetivo presupuestado.
3 razones por las que deberías hacer un Plan de Trabajo Archivístico en todos tus proyectos.
Razón #1. Evita Improvisar
Y es que improvisar un poco también es bueno, pero si, un poco. No todo el tiempo.
En mi caso, a raíz de múltiples proyectos y tareas dejaba a un lado contar con un Plan de Trabajo Archivístico, lo cual me llevaba a «apagar incendios» día tras día y obviamente se afectaba el resultado final.
Con un Plan de Trabajo Archivístico bien elaborado, tendrás tu fiel compañero que te ayudará a controlar el camino hacia la meta.
Razón #2. Mantienes el control
«Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.» – Lord Kelvin
¡Así de sencillo!
Uno de los beneficios del Plan de Trabajo Archivístico, es monitorear si los resultados que estás obteniendo sí están acorde con lo registrado en el PTA.
Si encuentras anomalías, desviaciones, cambios no esperados, pues es el momento de actuar y tomar el control.
Razón #3. Genera compromiso y motivación
Celebrar las pequeñas victorias alientan, animan y generan mayor compromiso por continuar alcanzando las metas descritas en el plan.
Pero es claro, el plan de trabajo archivístico no debe quedar solo para ti, al contrario, debes compartirlo, darlo a conocer a tu equipo de trabajo o a quienes tienen algún interés en su ejecución.
Si lo haces así, tú equipo de trabajo se identificará con los objetivos y por lo tanto, los motivará en su consecución.
Si eres tú el que estás solo al frente del desarrollo, tendrás la motivación activa cada vez que te das cuenta que logras los objetivos.
7 elementos que deben estar en la estructura de un Plan de Trabajo Archivístico Integral
Antes de dar inicio, te recuerdo que el Plan de Trabajo Archivístico Integral, es un documento base o guía que deberás tener siempre contigo para llevar el control del proyecto que estás realizando.
Y como es un documento formal, elabórale portada, tabla de contenido, índices de fotografías, tablas y gráficas; además agrega una introducción y finaliza con biografía.
Que no se te olvide elaborarlo aplicando normas para la presentación de documentos escritos, como las normas APA por ejemplo.
Una vez sugerido lo anterior, te diré cuales son esos elementos (que yo uso), que deberías tener en cuenta para cuando estés elaborando tu Plan de Trabajo Archivístico.
Elemento #1: Diagnóstico.
Describe lo más preciso posible el estado archivístico de aquello en lo que enfocarás tu Plan de Trabajo Archivístico.
Realiza una descripción de los distintos componentes de la realidad del problema o la necesidad detectada, ya sea de tu proyecto como independiente o que se encuentra identificado en el Plan Estratégico Archivístico de la entidad para la que trabajas.
Tiempo atrás escribí un artículo sobre el Diagnóstico, en el comparto la herramienta que yo uso en mis proyectos. Solo da clic aquí para leerlo.
Elemento #2: Objetivos.
Tu Plan de Trabajo Archivístico debe partir de un objetivo.
Dicho objetivo debería estar alineado con lo que has formulado en el Plan Estratégico Archivístico.
Así que recuerda:
El Plan de Trabajo Archivístico lo utilizas para desarrollar los objetivos (proyectos) que han quedado aprobados en el Plan Estratégico Archivístico (En Colombia conocido como el PINAR).
Pero si lo que vas a ejecutar, es un proyecto como independiente, entonces piensa en:
¿Qué quieres conseguir? (Objetivo General)
- Crear un Centro Administración Documental…
- Organizar el fondo acumulado de la compañía…
- Diseñar los programas específicos del PGD.
- Etc, etc, etc.
Para los objetivos específicos, haz uso de la metodología SMART, diseñando objetivos:
- Concretos
- Medibles
- Alcanzables
- Realistas
- Y que definan tiempo de inicio y fin.
Elemento #3: Indicadores.
Por muy hermosa que sea la estrategia, de vez en cuando hay que medir los resultados. – Winston Churchill
Toma en cuenta diseñar como mínimo un indicador para cada objetivo específico con el cual puedas monitorear su avance hasta el cumplimiento.
Dependiendo del tipo de objetivo que te hayas propuesto, será el tipo de indicador.
Hay indicadores que miden la eficacia, la eficiencia, el cumplimiento, el tiempo, etc.
Hace tres años compré un libro sobre indicadores de gestión, te recomiendo que lo adquieras. Te dejo el link aquí.
Elemento #4: Recursos.
¿Qué recursos necesitas para llevar a cabo todo el Plan de Trabajo Archivístico Integral?
¿Qué recursos requieres para ejecutar cada estrategia?
En este punto, debes establecer los recursos para el proyecto:
- Humanos.
- Tecnológicos.
- Económicos.
- De infraestructura.
En ocasiones podrías caer en el error de plantear objetivos para los cuales no cuentas con los recursos.
Así que plantea objetivos que estén a tu alcance o el de tu empresa.
Elemento #5: Estrategia y acciones
Ya hasta aquí tienes:
- Los objetivos.
- Indicadores.
- Recursos.
Con base a esta información, toma cada objetivo y diseña las estrategias. Es decir:
Que harás para dar cumplimiento al objetivo.
Así entonces, escribe la estrategia y luego haz las lista de las acciones.
Elemento #6: Responsables.
No todos deberían hacer de todo.
Mi sugerencia es que si cuentas con un equipo que te acompaña, identifica sus fortalezas y debilidades para que asignes a los encargados de cada actividad.
Claro, dependiendo del nivel y tipo de proyecto que estás planeando, también puede ser necesario que asignes responsabilidades y roles según niveles de educación.
¡Ten mucho cuidado con este elemento!
Establecer y asignar quien o quienes serán las personas responsables de llevar a cabo las tareas, puede marcar el éxito o el fracaso del proyecto archivístico.
Elemento #7: Tiempo.
Un hombre que se atreve a perder una hora de su tiempo, no ha descubierto el valor de la vida. – Charles Darwin.
Este elemento tiene que ser analizado en conjunto con todos los anteriores.
Además, el tiempo en un proyecto es un recurso que debes administrar de forma eficiente, ya que todo proyecto tiene un principio y un fin.
Así que debes asignar tiempos para cada tarea acordes con su complejidad.
Es probable que siempre hayan tareas que dependen de otras o se pueden hacer de manera simultánea, presta mucha atención a esta situación, puesto que si planeas bien el tiempo te podrás evitar dolores de cabeza.
Para ayudarte mucho más, te comparto un Formato de Plan de Trabajo Archivístico Integral.
Descarga el Formato de Plan de Trabajo Archivístico Integral
Este formato es un apoyo que te servirá como herramienta de trabajo en el desarrollo de un proyecto operativo archivístico.
Al descargar esta herramienta, aceptas la Política de privacidad
Y ahora sigues tú.
Me gustaría conocer tu opinión al respecto del Plan de Trabajo Archivístico.
¿Alguna vez haz elaborado uno?
¿Para qué tipo de proyecto lo hiciste?
¿Cómo fue tu experiencia?
¡Vamos, anímate! escribe en el campo de comentarios.
Si compartes este artículo con otras personas a las que consideras puede ser de su interés, te lo agradeceré por montones.
Amigo mil gracias por tu valioso aporte.
Edin muchas gracias por compartir tus conocimientos es de gran importancia para las personas que iniciamos este camino de la gestión documental.
muy buenos dias , estoy de acuerdo con mi compañero solo queria agregar que todo depende de donde vas a desarrollar un proyecto de gestion documental si es una entidad publica o si es privada si tu estas trabajando con un equipo de trabajo a tu cargo o lo vas hacer solo si tienes un contrato por prestacion de servicios donde desde el inicio ya tienes una fecha limite estipulada o tienes un contrato termino endefinido. en entidades publicas tienes que tener muy en cuenta que debes conocer y aplicar todas la snormas del AGN . porque son obligadorias , pero en entidades privadas debes de investigar que normas las pueden regir segun su razon social y a lo que se dedica. y por otro lado primero antes de realizar este plan de trabajo debes conocer hasta donde se quiere llegar y esto te lo dira la entidad en donde estes en ese momento, tambien debes tener en cuenta , que encontraste , ejemplo no es lo mismo llegar a un lugar donde ya se tiene una gran parte avamzada en orden documental ejemplo dond ya su fondo acumulado ya esta organizado pero la parte del centro documental esta en proceso a encontrar una empresa donde esta de cero con la organizacion documental. si es corecto que se elboren estos planes y proyectos pero ojo todo depende dedonde estes , y que encuentres.
Que buenos elementos y tips nos distes,para realizar, hacer un plan para la organizacion de estos fondos o de cualquier plan archivistico que se tenga,tambien gracias al comentario del compañero un aporte muy bueno para tener encuenta.
Buen dia y bendiciones…
Buenos días
Me parece super buenos todos los artículos de la Gestión Documental editados por usted, para mi perspectiva son muy importantes, ya que nos ayudan a las labores cotidianas, no solo para emplear actividades en archivo, sino también en otras áreas, son muy conquistadoras y dan ganas de seguirlas leyendo, puesto que al final nosotros mismos nos relacionamos y queremos hacer las cosas de la mejor manera para obtener resultados muy satisfactorios a nivel personal o laboral.
Hola buen dia,
Muchas gracias por la información que brindas, es de mucha ayuda.
Nunca lo he implementado pero la empresa en la que estoy he estado escalando a nivel profesional y ya estoy liderando proyectos pequeños, espero poder tomar tus ideas en mis futuros proyectos.
Gracias por este buen artículo, me aclara más el panorama, en el curso de formulación de proyectos, estamos trabajando esta herramienta.
Gracias por el valioso aporte
Mensaje de agradecimiento Edin por compartir el conocimiento y la dinámica que le das a cada una de las intervenciones en los temas a favor de las buenas practicas en la administración de los Archivos.
¡Qué buen trabajo! Primero que todo quisiera felicitarlo por promover este canal, en el cual muchos podemos participar, despejar dudas, comparar conceptos e ideas y sobre todo enriquecer nuestro conocimiento.
Ya antes había visto y apreciado otras publicaciones con diferentes temáticas archivísticas, sin embargo, no había podido comentar alguna.
Así mismo, en éste texto, observo la asertividad y coherencia con la escribe cada línea, de manera que se hace bastante claro y aplicable.
¡Muchas gracias y bendiciones!
Hola. Respetuosamente considero que como se propone, esta herramienta no es la primera, sino la segunda despues del PINAR, por lo que confundes a tus lectores. Por otro lado esta metodologia que propones es casi la misma que la del yaencionado PINAR, solo que no se basa en aspectos criticos a resolver. Te sugiero marcar claramente la diferencia entre bas herramientas porque has canibalizado y de alguna manera, sepultado el instrumento que le asigna los recursos a la funcion archivistica al poner de primero este que propones.
Hola Carlos,
¿Cómo estás?
Gracias por tu comentario.
En el artículo hago la aclaración, que el Plan de Trabajo Archivístico (PTA) no se debe confundir con el Plan Estratégico Archivístico (que conocemos en Colombia como el PINAR, y en otros paises lo llaman de forma diferente, pero los cuales son todos planes estratégicos). De igual manera hago la salvedad que el Plan Estratégico Archivístico engloba toda la entidad y se construye a varios años, mientras que el PTA se utiliza para desarrollar y controlar aquel o aquellos proyectos que se han definido en el PINAR (o EL plan Estratégico Archivístico).
Por lo cual, en caso que seamos líderes de Gestión Documental en una entidad, antes que cualquier otro Instrumento Archivístico, deberá desarrollarse primero el Plan Estratégico Archivístico (conocido en Colombia como el PINAR),y el Plan de Trabajo Archivístico será una herramienta que servirá de apoyo para la ejecución de lo que quede establecido en dicho PEA, así entonces el PTA no tiene un orden dentro de la elaboración de los instrumentos, puesto que no se concibe como uno, sino que se considera como una herramienta de apoyo.
Incluso, si el proyecto archivístico fuera diseñar y aprobar el Plan Institucional de Archivos PINAR, se puede utilizar el PTA para controlar la ejecución de dicho proyecto.
Te agradezco por tu comentario Carlos,es bastante pertinente para todos, de igual manera edité el artículo en el elemento #1 objetivos, para enfatizar la diferencia.
Hola Edin muchas gracias por compartir tu conocimiento de una manera tan clara y objetiva.
¡Felicitaciones!!
Hola! Gracias por compartir tus conocimientos!
Edín, estoy agradecido por tus aportes, tus conocimientos ha sido muy importante para el desarrollo de nuevas ideas y aplicarlas.
Saludos Colega Edin.
Gran aporte ,a través de esta herramienta de trabajo, la cual será de vital importancia en todo proyecto archivistico, asi como tambien de las ciencias de la información.
Un abrao y bendiciones
Saludos Edin, me parece muy interesante el aporte que realizas como profesional en el campo de la Archivistica, me servira para aplicarlo en un proyecto que me toque realizarlo y que sea desde la base de cero, tiene muy claro el panorama para su aplicacion.
Espero que te encuentres excelentemente y gracias nuevamente por todo tu aporte para crecer en nuesto conocimiento.
gracias por tu aporte, en realidad es muy importante y satisfactorio tener claridad en cada proceso que en ocasiones me generan dudas pero leyendo lo que acabo de leer me deja un concepto mas amplio frente de muchas situaciones que debo tener en cuenta y que existes ciertas herramientas que aportan un gran avance en cualquier ambito de archivo.
Excelente aporte, me han servido mucho.
Gracias por dedicar tiempo para compartir tu conocimiento.
Muchs gracias, excelente herramienta de trabajo, sólo me falta ponerlo en práctica.
Saludos Edin!! Te cuento que hace poco ascendí a Jefe de Recursos Humanos en una base de operaciones de una compañía petrolera, cómo ya sabrás es una empresa privada . Mi reto en estos momentos es salvaguardar las Historias Laborales ya que el manejo que le venían dando a los documentos no es el mejor … Por eso me gustaría leer un poco más sobre Historas Laborales .
Un abrazo desde la distancia.
Gracias Edin, tus aportes siempre suman.
Saludos!
Gracias por el aporte, soy estudiante de ésta área del conocimiento en México. Y desde que empecé el servicio social en una archivo institucional se han presentado una serie de problemáticas en torno a que los directores quieren que llegues y te pongas a ordenar «papeles» porqué hay que sacar el trabajo lo más pronto posible. Y se les olvida que antes de tocar cualquier documento es necesario planear cómo, cuando y qué se va a realizar y con qué fin o a beneficio de quién.
Gracias por compartir tus conocimientos. Un saludo desde México.
Que aporte! Gracias por apoyar y compartir tus sugerencias para aplicar correctamente la Gestión Documental.
La verdad trabajo en archivo hace unos cinco años presto servicios a distintas empresas si trato de establecer un cronograma con fechas y duración de cada actividad diagnostico lo empiezo a hacer en borrador para mi para ver q necesita la empresa determinada pero por lo demás no lo hago por q la mayoría m dice necesito el fondo acumulado q m evacue necesito esto o aquello primero y como tu sabrás el cliente tiene la razon
Buena tarde Edín. Tengo un par de dudas que necesito resolver y si es posible saber su opinión. Le escribí al correo
info@nosonpapeles.com. No sé si tmabién es posible comunicarme por otro medio. Le agradecería mucho su valiosa colaboración.
Hola Edin buen día,
De antemano agradecer inmensamente compartir tus valiosos aportes y conocimientos para con nosotros los mortales que nos enfrentamos día a día con diversos factores y eventos en en mundo de la archivística, no es un mundo nada fácil de cambiar en las organizaciones y requiere paciencia el poder lograr las metas proyectadas en pro de la filosofía del mejoramiento documental.
Quiero pedirte el favor sobre cuando puedes compartirnos una entrada en tu blog sobre el tema referente a la creación de instrumentos de descripción documental (Guías, Inventarios, Catálogos, Indices), existe en Internet un sin numero de conceptos generales y muy superficiales que hablan sobre este tema, pero; siento que a la final no explican nada y solo algo escrito, no practico y no aportan a la final nada…
Si puedes poner ejemplos (Cuadros, imágenes, videos, entre otros) de cada uno de estos instrumentos bienvenidos serán, pues; tus conocimientos son muy buenos y sería magnifico ponerlos en practica, tienes una metodología y forma de explicar temas complicados de una manera sencilla…
Disculpa mi atrevimiento y agradecido nuevamente por existir personas como usted en nuestra sociedad.
Cordial saludo,
Albert.
Edin muchas gracias por tus excelentes aporte a nuestro aprendizaje y es sumamente importante recalcar tus habilidades en el tema y la experiencia que tienes
Espero poder seguir aprendiendo mas del tema y sería bueno que realizará una conferencia con las personas que seguimos tu blog
Feliz tarde
Mil Gracias Edin por las herramientas que facilitas para proyectos documentales, me están siendo de mucha utilidad para emprender ese tipo de proyectos ahora como independiente, compartiré tu dirección web. Un saludo
Hola Edin…
Es decir que acuerdo al PINAR o PEA ¿se pueden realizar varios PTA?
Muchas gracias Edin por compartir tus conocimientos de una manera sencilla y agradable
muchas gracias, por tu información, es muy valiosa para desarrollar una propuesta que estoy desarrollando.
Interesante y esclarecedora información. Gracias Edín.
Muchas gracias soy un estudiante Tecnólogo de Gestión Documental, y ya voy en el sexto trimestre y esta muy interesante el plan de trabajo, lo pondré en practica en mi etapa productiva ante la empresa la cual hare mis practicas, muy agradecido
Luis
Muchas gracias por tu valioso aporte, personas así marcan la diferencia, felicidades y éxitos en sus labores diarias.
Felicitaciones todos los temas, artículos y enseñanzas son muy interesantes y útiles so solo para quemes tan incoando en esta profesión o actividades, sino para los que estamos metidos en este cuento, es una forma de ayudarnos a refrescar aquello que aprendimos y actualizarnos en lo que no ignoramos. Gracias.