No se puede tapar el sol con un dedo. Te presento los 3 obstáculos más comunes para implementar gestión documental, pero seguro hay más. El objetivo de este artículo, no es para hacer más quejas. Sino de reflexionar sobre como los podemos superar. La mayoría ve obstáculos; pocos ven objetivos; la historia registra los éxitos […]
Al ser el archivo de gestión de talento humano uno de los más grandes de las entidades, conlleva una gran responsabilidad. Y que más responsabilidad que la información que contiene pueda ser consultada en el momento que se requiere. Y como siempre lo he dicho, no solo cuando que se encuentre. Para esto, el archivo […]
¿El superpoder de hacer excelentes instrumentos archivísticos? Nooop. ¿El superpoder de ser un experto en Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo? Nooop. ¿El superpoder de foliar a la velocidad de la luz? (Jejeje) Nooop. ¿El superpoder de ser Archivista profesional, con especialización, maestría y doctorado? Nooop. ¿El superpoder de ser el todero de la […]
¿La codificación de estructuras organizacionales? «Aaahh eso es ponerle números a cada dependencia. ¿No?» Si eres Archivista esta no podría ser tu respuesta. Primero, porque una estructura organizacional no siempre es por dependencias o áreas. Segundo, porque no solo es poner unos números. Va mucho más allá que eso. Tercero, para poderlo hacer debes tener […]
Iniciaré este artículo sobre políticas de gestión documental con un ejemplo muy sencillo: El gerente de tu empresa firma los documentos con el lapicero de tinta húmeda porque así se ve más bonita la firma, además su esfero es de marca y tiene su nombre grabado en oro. La líder financiera todo lo imprime porque […]
Te aseguro que has vivido alguna o ambas situaciones que te voy a presentar con la identificación de series documentales: Situación #1 Suena el teléfono de tu oficina. Contestas. Es Myriam, la auxiliar de contabilidad. Llama para decirte: Tú nos dijiste en la capacitación que no archiváramos en carpetas de «comunicaciones enviadas» o «comunicaciones recibidas» […]
Llega el día de iniciar un proyecto archivístico, bien sea porque has vendido uno o porque es tu responsabilidad coordinar alguno para la entidad en la que trabajas. Quizás es tu primera gran experiencia estando al frente. O es uno más para ti. Pero es posible que te pase esto: Te sientas delante del computador […]
¿ Valoración Documental ? ¿Eso es solo colocar los años de retención de los documentos en el Archivo de Gestión y Archivo Central? ¿Tan solo basta con colocar una X (equis) para decidir si los documentos se eliminan o conservan por siempre? A mi alrededor he escuchado con frecuencia este tipo de frases sobre valoración […]
El coco del Comité de Archivo: La improductividad. Bueno, no solo para el Comité de Archivo. Diría que para cualquier otra reunión. Es probable que en algún Comité de Archivo hayas sentido que las cosas no salieran como esperabas. No es un delito cuando esto te sucede, todos estamos expuestos a que en las reuniones de Comité […]
«Necesito normas sobre la Gestión Documental ¿en donde consulto?» Escena número 1: ¿Cuál será la norma que dice el tipo de carpeta a utilizar en los archivos? Escena número 2: ¿A quién le pregunto cuál será la norma que me dice cuanto tiempo debo de conservar los documentos? Escena número 3: ¿Cuál será la norma […]
¿Cómo se deben de organizar las Historias Laborales? ¿Porqué se crean las Historias Laborales? ¿Qué documentos se guardan en las Historias Laborales? ¿Cómo se deben de ubicar los documentos dentro de las Historias Laborales? ¿Por cuánto tiempo debe tu empresa conservar las Historias Laborales? Sigue leyendo. En las próximas líneas te daré respuesta a cada […]
¿Acaso la Tabla de Retención Documental es el único o más importante instrumento Archivístico? No. Ni es el único instrumento y ni es el más importante. Pero… Hay una expresión popular que dice: Tener casa no es riqueza, pero no tenerla si es pobreza. Me atrevo a comparar la Tabla de Retención Documental con la […]
Tan importante como es solucionar un trámite, lo es igual el saber conformar y organizar los expedientes que lo evidencian. Imagínate esta conversación: Gerente: Marta buenos días, ¿hay algún expediente del carro que transportaba nuestra mercancía hasta el año pasado? Secretaria: Señor González, ¿el carro de placas ABC123? Gerente: ¡Sí, ese! Secretaria: Don González, pero […]
El Inventario Documental, aquel instrumento Archivístico que seguramente ya debes de tener o que tienes contemplado realizar. Aunque no es un instrumento con un alto grado de complejidad para elaborar, si se necesita ser asumido con responsabilidad y visión archivística. Empezaré este tema así: Caso de la vida real #1 Necesitas con urgencia saber en […]
Sí, te doy la razón, un Fondo Acumulado no se organiza solo con la aplicación del Principio de Procedencia. Se necesita más que eso. Para organizar un Fondo Acumulado se debe aplicar además del Principio de Procedencia: El Principio de Orden Original. La Identificación Documental. La Clasificación Documental. La Ordenación Documental. La Descripción Documental. Por […]
Sí, es el Principio de Orden Original. Imagina este escenario: Es una tarde común y corriente en la empresa donde trabajas. Todo sigue como siempre: Servicio al Cliente recibe pedidos y el Área de Producción se pone a toda máquina para cumplir con ellos. El Área Contable sigue pagando las facturas y recuperando la cartera. […]
Aunque a veces no parece desde afuera, lo cierto es que en las áreas de Gestión Documental siempre hay algo que tienes para hacer. Es muy probable que alguna vez hayas sentido que a pesar de haber hecho mucho, aún falta más. La situación se torna preocupante, cuando te embarga la sensación de no avanzar […]
Hacer uso de buenas prácticas de Gestión Documental no es una situación que solo se dé en empresas grandes. ¡Todo lo contrario! Todos, absolutamente todos estamos en las condiciones de poner en marcha buenas prácticas de Gestión Documental en las organizaciones para las que trabajamos. ¡Y tú no eres la excepción! Es posible que estés […]
Las Series Documentales. Un concepto valioso que a la vez ha sido maltratado en los procesos de organización documental. He decidido escribir este artículo sobre las Series Documentales por dos motivos que considero, fueron una señal: Hace poco estuve en una charla en la Universidad de Antioquia en donde estuvo presente el profesor Luis Fernando […]
Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental. Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central. Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas le dan a la Gestión Documental. Cuando les mencionas el tema, crean […]
¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa. Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos. Por tanto, han acumulado en un depósito los documentos que han generado a través de 20 años de existencia. ¡Es un gran reto para […]
