Un diagnóstico archivístico, no hay una única manera de hacerlo. Los Archivos y las áreas de gestión documental no son para nada ajenas a los problemas. Desde la falta de interés de los directivos, usuarios y productores de la información por los archivos y la gestión documental. Pasando por la pérdida de documentos físicos o […]
Tres historias, un camino. Historia #1. Lucerito, hola. Hola Juan. Lucerito, ¿me puedes regalar una hora para investigar que documentos produces? es para construir el Cuadro de Clasificación Documental de la empresa. Aaayyy Juan, envíeme un correo y yo le digo lo que hago, el tiempo no me da, estoy tan ocupada. Bueno Lucerito. «Fin». […]
Hay dos tipos de usuarios de la Gestión Documental en una entidad: los usuarios internos (dentro de la empresa) y los usuarios externos (fuera de la empresa). Es muy importante prestar un buen servicio a estos usuarios ya que son los que dan el voz a voz de la Gestión Documental. Es esencial que todas […]
En algún momento todos hemos buscado inspiración en citas archivísticas para tenerlas presente en el día a día. Sean para utilizarlas con interés personal, para compartirlo con las demás áreas de tu empresa o simplemente de inspiración. Por estas razones te traemos 28 citas archivísticas que puedes utilizar para lo que desees. Estas citas archivísticas […]
Yyyyy la respuesta a la pregunta es: «Que la gestión documental sea valorada por todos en mi entidad». ¿Alguna vez viste en televisión un programa de concurso en el que a 100 personas le hacían una pregunta sobre un tema cualquiera y habían dos familias que competían por adivinar la respuesta más común? Fue un […]
Son 17 fuentes de ingresos para un Archivista, no 17 «ideas millonarias» Así que el objetivo de este artículo no es decirte como hacerte rico. Primero no lo sé, y si lo supiera, yo ya lo sería jejeje. Pero si te quiero dar un listado de posibles fuentes de ingresos para un Archivista y que […]
Llega el día de iniciar un proyecto archivístico, bien sea porque has vendido uno o porque es tu responsabilidad coordinar alguno para la entidad en la que trabajas. Quizás es tu primera gran experiencia estando al frente. O es uno más para ti. Pero es posible que te pase esto: Te sientas delante del computador […]
A pesar que ya hace tiempo (por lo menos en Colombia) se habla del teletrabajo, solo es hasta ahora que a raíz del COVID-19 tomó mayor fuerza; creándose para el Archivista la necesidad de definir actividades archivísticas para hacer en teletrabajo. Es muy claro que, según el nivel de tecnología implantada por las empresas para […]
Este pack sí que te será útil. Son formatos para realizar la eliminación documental en tu entidad. Este proceso técnico de la archivística es delicado. Debería ser aplicado con mucho cuidado y prestando atención a los detalles de los valores documentales. El Archivo General la Nación de Colombia lo define como: Actividad resultante de la […]
Estos 13 formatos para la organización documental pueden ser utilizados en los distintos tipos de archivos. En archivos de gestión, archivo central como en los archivos históricos. También se pueden usar como apoyo en la intervención de un fondo acumulado. Te comparto estos formatos con el fin que puedan serte útiles en tu proceso de […]
Los documentos de archivo requieren de un control documental. Este control documental es una responsabilidad de las áreas de gestión documental. En especial como parte de la etapa de producción de documentos. Y es que en las entidades los documentos se producen en dos vías: Cuando la misma entidad los crea. Y cuando la misma […]
Todas las entidades tienen ventanilla documental. Sean entidades públicas o privadas. Sean grandes o pequeñas. Porque todas, todas y todas reciben o envían documentos con el fin de resolver algún trámite. La diferencia está en la infraestructura utilizada para la recepción, registro, radicación y redirección de los documentos internos o externos. LLevar a cabo el […]
No se puede tapar el sol con un dedo. Te presento los 3 obstáculos más comunes para implementar gestión documental, pero seguro hay más. El objetivo de este artículo, no es para hacer más quejas. Sino de reflexionar sobre como los podemos superar. La mayoría ve obstáculos; pocos ven objetivos; la historia registra los éxitos […]
Al ser el archivo de gestión de talento humano uno de los más grandes de las entidades, conlleva una gran responsabilidad. Y que más responsabilidad que la información que contiene pueda ser consultada en el momento que se requiere. Y como siempre lo he dicho, no solo cuando que se encuentre. Para esto, el archivo […]
¿El superpoder de hacer excelentes instrumentos archivísticos? Nooop. ¿El superpoder de ser un experto en Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo? Nooop. ¿El superpoder de foliar a la velocidad de la luz? (Jejeje) Nooop. ¿El superpoder de ser Archivista profesional, con especialización, maestría y doctorado? Nooop. ¿El superpoder de ser el todero de la […]
¿La codificación de estructuras organizacionales? «Aaahh eso es ponerle números a cada dependencia. ¿No?» Si eres Archivista esta no podría ser tu respuesta. Primero, porque una estructura organizacional no siempre es por dependencias o áreas. Segundo, porque no solo es poner unos números. Va mucho más allá que eso. Tercero, para poderlo hacer debes tener […]
Iniciaré este artículo sobre políticas de gestión documental con un ejemplo muy sencillo: El gerente de tu empresa firma los documentos con el lapicero de tinta húmeda porque así se ve más bonita la firma, además su esfero es de marca y tiene su nombre grabado en oro. La líder financiera todo lo imprime porque […]
Te aseguro que has vivido alguna o ambas situaciones que te voy a presentar con la identificación de series documentales: Situación #1 Suena el teléfono de tu oficina. Contestas. Es Myriam, la auxiliar de contabilidad. Llama para decirte: Tú nos dijiste en la capacitación que no archiváramos en carpetas de «comunicaciones enviadas» o «comunicaciones recibidas» […]
¿ Valoración Documental ? ¿Eso es solo colocar los años de retención de los documentos en el Archivo de Gestión y Archivo Central? ¿Tan solo basta con colocar una X (equis) para decidir si los documentos se eliminan o conservan por siempre? A mi alrededor he escuchado con frecuencia este tipo de frases sobre valoración […]
El coco del Comité de Archivo: La improductividad. Bueno, no solo para el Comité de Archivo. Diría que para cualquier otra reunión. Es probable que en algún Comité de Archivo hayas sentido que las cosas no salieran como esperabas. No es un delito cuando esto te sucede, todos estamos expuestos a que en las reuniones de Comité […]
«Necesito normas sobre la Gestión Documental ¿en donde consulto?» Escena número 1: ¿Cuál será la norma que dice el tipo de carpeta a utilizar en los archivos? Escena número 2: ¿A quién le pregunto cuál será la norma que me dice cuanto tiempo debo de conservar los documentos? Escena número 3: ¿Cuál será la norma […]
