Hoy espero poder aportar algo a la causa de Nosonpapeles.com:  «Hacer de la archivística memorable».  

Es por eso por lo que el tema de hoy enmarca la importancia del archivista en las entidades del orden nacional, y territorial.

Las tareas que realizas desde tu escritorio, esas horas dedicadas a la construcción de instrumentos archivísticos, esas horas de planeación de la gestión documental, y ese aporte a la cultura archivística de tu entidad toman mayor valor y relevancia cuando se alinean con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG por sus iniciales).

Este modelo es catalogado como una herramienta de gestión y planeación en las entidades públicas y en aquellas entidades privadas con funciones públicas.

A mi criterio, el MIPG podría ser tomado como una guía de buenas prácticas en el sector privado, surge ante la necesidad de guiar, estandarizar y articular la gestión pública.

Su estructura se basa en siete dimensiones que abarcan la totalidad de la entidad, y que involucran a diferentes actores como las oficinas de control interno y las oficinas encargadas de los sistemas de gestión.

Aquellas oficinas son garantes de la armonización de los procesos y la correcta ejecución de las actividades en diferentes dependencias.

El modelo es evaluado cada año por medio del FURAG (Formulario Único de Reportes y Avances de Gestión) el cual por medio de un cuestionario evalúa cada dimensión y arroja un resultado general conocido como el índice de desempeño institucional.

Si deseas conocer más información del modelo da clic aquí.

Ahora bien, enfoquémonos en la dimensión donde tú como archivista aportas a los buenos resultados de tu entidad, esta dimensión denominada “Información y Comunicación”.

Es decir, la dimensión en la que la gestión documental participa en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Esta busca que la información dispuesta al interior se encuentre habilitada para el fácil acceso, de manera adecuada y organizada, facilitando las labores diarias de toda la organización.

¡Sí! ¡así es! impactas a toda la organización, por eso nunca debes desfallecer en el quehacer archivístico.

Esta dimensión se cimienta sobre tres políticas institucionales, entre las cuales se encuentra la política de gestión documental, cuyo líder a nivel nacional es el Archivo General de la Nación (AGN).

Con el AGN ya estás familiarizado a nivel de las normativas y lineamientos que emite de manera periódica, esas mismas normativas y lineamientos que aplicas en tu gestión, de esta manera es muy fácil visualizar la labor del archivista desde la planeación estratégica en cualquier entidad.

Esto lo respalda el Modelo Integrado de Planeación y Gestión ya que el mismo implementa esta política como un motor para el manejo adecuado de la gestión documental.

5 engranajes fundamentales para la política de Gestión Documental en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión funciona como un motor por medio de cinco engranajes fundamentales, estos son:

Engranaje #1. La gestión del cambio.

La gestión del cambio aporta el fortalecimiento cultural de la administración de archivos y gestión documental en todas las dependencias de la entidad.

Engranaje #2. La implementación de tecnologías.

La implementación de tecnologías a los procesos facilita la recuperación de la información, llegando incluso a abarcar los documentos electrónicos.

Engranaje #3. La implementación de procesos de gestión documental.

La implementación de procesos de gestión documental acorde a las necesidades particulares de cada entidad.

Engranaje #4. La gestión de archivos.

La gestión de archivos de manera adecuada con la totalidad de recursos que se requieren para esta labor.

Y, por último, pero a mi criterio el engranaje más relevante,

Engranaje #5. El componente estratégico.

Este abarca todo el proceso de planeación de la actividad archivística de la entidad alineándose con las demás políticas y sistemas existentes en las entidades.

¿Puedes creerlo? La archivística vista desde la visual gerencial.

Esto es algo que me encanta, y me encanta porque muchas veces el/la archivista está encasillado en la elaboración de Tablas de Retención Documental.

Pero déjame decirte que tu aporte va mucho más allá.

Si deseas conocer más información acerca de estos cinco engranajes da clic aquí.

¿Cómo te sientes hasta aquí?, yo en verdad me siento emocionado, tu aporte en el modelo es invaluable.

Y más allá del aporte que puedas hacer al modelo, la labor del archivista en las entidades es esencial para que funcione esta herramienta.

Algo que quisiera compartir contigo es una de las herramientas de las cuales dispone el MIPG y es el autodiagnóstico.

Este autodiagnóstico es una herramienta inmersa en el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos.

Corresponde a un archivo en Excel que te permite de manera objetiva calificar cada uno de los cinco engranajes anteriormente mencionados.

Una vez has evaluado la situación actual de cada componente podrás trazar una hoja de ruta para generar impacto en la gestión documental de tu entidad y ¿por qué no?, poder visualizar aún más tu gestión.

Recuerda cada año el modelo es evaluado y que mejor que resaltar los números de tu trabajo.

Por cierto, si tienes interés o curiosidad por los números de tu entidad los puedes revisar a nivel general y a nivel particular e incluso comparar con otras entidades en el mismo enlace que te entregué inicialmente.

Esta revisión te permitirá afianzar aún más tu hoja de ruta y acrecentar el impacto en tu entidad, en cuanto más profundizas más te enrolas en la articulación de más y mejores fuentes de información, a la par que visualizas más campos de acción en los que participa la gestión documental.

Quizás queden por fuera muchas cosas que contarte sobre este tema, sé que la información que hoy has recibido puede parecer abrumadora y de difícil adaptación al diario vivir, sin embargo, no es así, cada acción, cada actividad desarrollada, cada deber ser que haces aporta al fortalecimiento archivístico de la entidad, y recuerda no estás solo puedes buscar apoyo y ayuda en diferentes entidades, colegas, libros y claro está en Nosonpapeles.com.

Gracias por haber llegado hasta aquí y dedicar tu tiempo a leerme, solo deseo aportar un poco a la función archivística.

Antes de terminar con este tema, quiero darle las gracias a Nosonpapeles.com por el aporte que día a día generan a la comunidad archivista del país, y por el permitirme participar en este espacio de crecimiento y aprendizaje profesional y personal.

Si bien es cierto no soy archivista de profesión, debo decir con gran entusiasmo que han sido más de 12 invaluables años de experiencia y aprendizaje en la gestión documental al lado de grandes archivistas e invaluables seres humanos.

Hasta la próxima.

Esperamos que este artículo te sea de gran utilidad a la hora de implementar la dimensión en la que participa la Gestión Documental del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Cuéntanos en los comentarios.

¿Has tenido alguna vez algún acercamiento con esta herramienta?

O ¿has tenido alguna experiencia participando en la implementación de este modelo?

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