Hay algo que veo con frecuencia entre colegas archivistas y profesionales de gestión documental. Hay personas muy buenas en lo técnico. Además con experiencia, con conocimiento, con criterio archivístico y con capacidad para resolver problemas reales en una entidad. Pero cuando llega el momento de explicar una idea, presentar una propuesta, socializar un instrumento archivístico […]
¿La codificación de estructuras organizacionales? «Aaahh eso es ponerle números a cada dependencia. ¿No?» Si eres Archivista esta no podría ser tu respuesta. Primero, porque una estructura organizacional no siempre es por dependencias o áreas. Segundo, porque no solo es poner unos números. Va mucho más allá que eso. Tercero, para poderlo hacer debes tener […]
Iniciaré este artículo sobre políticas de gestión documental con un ejemplo muy sencillo: El gerente de tu empresa firma los documentos con el lapicero de tinta húmeda porque así se ve más bonita la firma, además su esfero es de marca y tiene su nombre grabado en oro. La líder financiera todo lo imprime porque […]
Te aseguro que has vivido alguna o ambas situaciones que te voy a presentar con la identificación de series documentales: Situación #1 Suena el teléfono de tu oficina. Contestas. Es Myriam, la auxiliar de contabilidad. Llama para decirte: Tú nos dijiste en la capacitación que no archiváramos en carpetas de «comunicaciones enviadas» o «comunicaciones recibidas» […]
¿Acaso la Tabla de Retención Documental es el único o más importante instrumento Archivístico? No. Ni es el único instrumento y ni es el más importante. Pero… Hay una expresión popular que dice: Tener casa no es riqueza, pero no tenerla si es pobreza. Me atrevo a comparar la Tabla de Retención Documental con la […]
Hasta el momento, las oficinas han sido esquivas a la Gestión Documental. Desde que estás en la empresa, tu alcance sólo ha sido el Archivo Central. Estás un poco desmotivado por la falta de importancia y valor que las personas de las oficinas le dan a la Gestión Documental. Cuando les mencionas el tema, crean […]
¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa. Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos. Por tanto, han acumulado en un depósito los documentos que han generado a través de 20 años de existencia. ¡Es un gran reto para […]
¿Es una buena práctica que archives los documentos en comunicaciones enviadas y recibidas? Imagina este posible caso: Trabajas para una entidad que protege los recursos hídricos de la ciudad, la cual ha realizado una convocatoria pública para contratar una empresa que realice la limpieza del rio principal ya que se encuentra muy contaminado. Luego de culminado […]
¿Tabla de Retención Documental?, te pregunta tu jefe después de llegar de una capacitación empresarial. «Estuve en una capacitación, donde me recomendaron implementar la Tabla de Retención Documental para mejorar y controlar la información que producimos como empresa. ¿Sabes hacerla?, ¿me puedes hablar más de ella?, ¿qué necesitas para empezar con este proceso?» Todo esto […]
