Articular la Gestión Documental con otros sistemas de gestión.
Paso clave para fortalecer el desarrollo archivístico de tu área.
Bien sabes que las entidades hoy por hoy cuentan con variedad de Sistemas de Gestión para implementar.
Donde cada uno apunta a objetivos distintos.
Con un punto en común.
Hacer de la entidad más ordenada, confiable, rápida y eficiente.
Y obviamente tú y yo sabemos que el Sistema de Gestión Documental también direcciona a la entidad en ese camino.
La pregunta es:
¿Para ti es claro que la Gestión Documental a parte de ser un proceso, se puede transformar en un Sistema de Gestión Documental?
¿O por lo menos que se puede comportar como uno?
Y ojo, no me refiero al concepto de Sistema de Gestión Documental como una aplicación informática.
No.
El Sistema de Gestión Documental al igual que un Sistema de Gestión de la Calidad o de Seguridad y Salud en el Trabajo, o Ambiental, entre otros, también se compone de:
- Políticas
- Reglas
- Lineamientos
- Planes
- Procesos
- Procedimientos
- Guías e instructivos
- Indicadores.
- Etc.
Si ves, es probable que tu proceso de gestión documental se componga de todos los elementos de un Sistema de Gestión, pero solo quizás le falta un pequeño porcentaje para subir a nivel de Sistema o Subsistema de Gestión.
Aunque puede ser que tu entidad no lo vea necesario (y quizás realmente no lo es), y eso es respetable.
En todo caso, sea o no un Sistema de Gestión, lo que sí deberías procurar, es que se comporte como tal, como si fuera un Sistema de Gestión.
Es más beneficioso.
A parte de esto, lo tengas o no como un Sistema de Gestión Documental, lo que no debería estar pasándote en tu entidad con la gestión documental, es ser una isla con respecto a los demás Sistemas de Gestión.
Por ello es trascendental articular la Gestión Documental con los otros Sistemas de Gestión que tenga la entidad.
Para hablar de este tema, invité en esta ocasión a Nikos Sierra, quien es profesional en Ciencias de la Información experto en Gestión Documental y quien nos da unas excelentes recomendaciones.
En este episodio hablamos sobre:
- La diferencia entre el concepto de Gestión Documental y el Sistema de Gestión Documental.
- Cuál es el propósito de implementar un Sistema de Gestión Documental.
- Los elementos que componen un Sistema de Gestión Documental.
- El papel que debe jugar la política de Gestión Documental en una entidad.
- Qué tipos de conocimientos requiere un Archivista para implementar un Sistema de Gestión Documental
- Sus recomendaciones para articular la Gestión Documental con otros Sistemas de Gestión.
- Con cuáles Sistemas de Gestión se puede articular el Sistema de Gestión Documental.
- Las normas ISO que están relacionadas con los Sistemas de Gestión Documental.
- Si puede o no un Archivista especializarse en la implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad.
La frase que más me gustó:
(…) de esos registros y evidencias de los sistemas de gestión, ahí es en donde estamos nosotros (el Sistema de Gestión Documental), estamos en una etapa de transición entre lo que hace la empresa y el cómo lo hace y el cómo deja evidencia de esas actividades, ahí es donde está el quid de nuestra integración. Está en entender que nosotros administramos lo que produzcan todos los sistemas.
Nikos Sierra
Los libros que recomienda leer:
- Introducción al estudio de la información y la documentación. – José Antonio Moreiro.
- Gestión de los documentos en el contexto de los Sistemas de Gestión ISO. – Carlota Bustelo Ruesta
- Serie ISO 30300: Sistema de Gestión para Documentos. – Carlota Bustelo
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- Su correo electrónico: nikos.sierra@radar.com.co
Espero que una vez hayas escuchado la entrevista, me regales tu comentario abajo en la parte de los comentarios.
Me encantará saber qué piensas sobre este tema de articular la Gestión Documental con otros Sistemas de Gestión.
¿Qué otras recomendaciones tú harías para articular la Gestión Documental con los otros Sistemas de Gestión de una entidad?
Espero conocer tu opinión y leerte.
Como siempre, te pido el favor que compartas esta entrevista con otros con los que tu consideres que este tema aportará valor en sus vidas personales y profesionales.
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Muy buena entrevista, los temas que se trataron fueron muy buenos.
Con esta entrevista de Nikos, nos deja entrever que la gestión documental, debe cobrar vida al integrarse con otros sistema de la empresa no quedarse en el letardo o como un ladrillo en el papel que casi nunca lo consultan.
muy interesante, gracias
Excelente información
Excelente charla. Gracias Nikos y Edin por la explicación de muchos conceptos.
Entendí muy claro que si una Empresas tiene estructuras complejas, requieren de Gestionar por medio de herramientas como de elementos o procesos que la ayuden al manejo de su información. Que esta técnica de Identificar la forma de captura, manejo, almacenamiento y recuperación de documentos se conoce nombre de GESTIÓN DOCUMENTAL.
Y que SISTEMAS DE GESTIÓN es el conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una empresa con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.
Dentro de los SISTEMAS DE GESTIÓN que pueden ser aplicados a empresas de cualquier tipo, sector o tamaño, se encuentran los Sistemas de: Documental, Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Servicios Tecnológicos Informáticos, Riesgos, Competencias, entre otros.
Los SISTEMAS DE GESTIÓN son normas certificables; esto quiere decir que están redactadas en forma de requisitos, de manera que un Organismo Autorizado puede verificar su cumplimiento.